Nombramiento y cese de auditores y administradores societarios

Transcripción

1 Nombramiento y cese de auditores y administradores societarios

2 ÍNDICE I. ADMINISTRADORES Quiénes pueden serlo? Quiénes no pueden serlo? Quién los nombra? Inscripción del nombramiento Administradores suplentes Remuneración de los administradores Prestación de servicios de los administradores Duración del cargo Reelección Continuidad Dimisión Caducidad Cese Titulación Del nombramiento De los Consejero delegados De la separación II. AUDITORES No procedencia del nombramiento Nombramiento por la junta general Revocación Competencia para el nombramiento de auditor Revocación del auditor Remuneración del auditor Causas de incompatibilidad Página 2

3 Quiénes pueden serlo? Podrán ser personas físicas o jurídicas. Salvo estatutos, para ser nombrado administrador no se requiere ser socio. Administrador persona jurídica: esta designar a una sola persona natural para el ejercicio de las funciones propias del cargo. (Se inscribirá en el Registro Mercantil, conforme artículo 215). Quiénes no pueden serlo? (Prohibiciones) No pueden ser administradores: - menores de edad no emancipados, - judicialmente incapacitados, - personas inhabilitadas conforme a la Ley Concursal mientras no haya concluido el período de inhabilitación fijado en la sentencia de calificación del concurso - condenados por delitos contra la libertad, contra el patrimonio o contra el orden socioeconómico, contra la seguridad colectiva, contra la Administración de Justicia o por cualquier clase de falsedad, así como aquéllos que por razón de su cargo no puedan ejercer el comercio. Tampoco los funcionarios al servicio de la Administración pública con funciones a su cargo que se relacionen con las actividades propias de las sociedades de que se trate, los jueces o magistrados y las demás personas afectadas por una incompatibilidad legal. Página 3

4 Quién los nombra? La Junta de Socios. Salvo que los estatutos lo impidan, la junta general podrá fijar las garantías que los administradores deberán prestar o relevarlos de esta prestación. Los administradores deben aceptar el cargo expresamente: desde entonces surtirá efecto. Inscripción del nombramiento El nombramiento de los administradores, una vez aceptado, deberá ser presentado a inscripción en el Registro Mercantil haciendo constar: La identidad de los nombrados, Si tienen la representación de la sociedad, si pueden actuar por sí solos o necesitan hacerlo conjuntamente. La presentación en el Registro deberá hacerse dentro de los diez días siguientes a la aceptación. Administradores suplentes Podrá nombrarse suplentes de los administradores para el caso de que cesen por cualquier causa uno o varios de ellos. El nombramiento y aceptación de los suplentes como administradores se inscribirán en el Registro una vez producido el cese del anterior titular. El nombramiento del suplente se entenderá por el período pendiente de cumplir por la persona cuya vacante se cubra. Página 4

5 Remuneración de los administradores 1. Gratuito. El cargo de administrador es gratuito, a menos que los estatutos sociales establezcan lo contrario determinando el sistema de remuneración. 2. Retribuido. El sistema de remuneración establecido determinará los conceptos retributivos a percibir por los administradores en su condición de tales y que podrán consistir, entre otros, en uno o varios de los siguientes: a) una asignación fija, b) dietas de asistencia, c) participación en beneficios, d) retribución variable con indicadores o parámetros generales de referencia, e) remuneración en acciones o vinculada a su evolución, f) indemnizaciones por cese, siempre y cuando el cese no estuviese motivado por el incumplimiento de las funciones de administrador y g) los sistemas de ahorro o previsión que se consideren oportunos. Página 5

6 El importe máximo de la remuneración anual del conjunto de los administradores, en su condición de tales, deberá ser aprobado por la junta general y permanecerá vigente en tanto no se apruebe su modificación. La distribución de la retribución entre los administradores se establecerá por acuerdo de éstos y, en el caso del consejo de administración, por decisión del mismo, que deberá tomar en consideración las funciones y responsabilidades atribuidas a cada consejero (siempre salvo que la junta determine otra cosa). La remuneración deberá (*): guardar proporción razonable con la importancia de la sociedad, la situación económica en cada momento y los estándares de mercado de empresas comparables. estar orientado a promover la rentabilidad y sostenibilidad a largo plazo de la sociedad e incorporar las cautelas necesarias para evitar la asunción excesiva de riesgos y la recompensa de resultados desfavorables. 2. A. Remuneración mediante participación en beneficios - los estatutos determinarán concretamente la participación o el porcentaje máximo de la participación en los beneficios. En este último caso, la junta general determinará el porcentaje aplicable dentro del máximo establecido en los estatutos sociales. S.L.: el porcentaje máximo de participación NO podrá ser superior al 10% de los beneficios repartibles entre los socios. S.A.: la participación solo podrá ser detraída de los beneficios líquidos y después de estar cubiertas la reserva legal y la estatutaria y de haberse reconocido a los accionistas un dividendo del cuatro por ciento del valor nominal de las acciones o el tipo más alto que los estatutos hayan establecido. Página 6

7 2. B. Remuneración vinculada a las acciones de la sociedad S.A.: acciones u opciones sobre acciones, o retribuciones referenciadas al valor de las acciones: expresamente en los estatutos sociales. Su aplicación requerirá un acuerdo de la junta general. deberá preverse Prestación de servicios de los administradores S.L.: el establecimiento o la modificación de cualquier de prestación de servicios o de obra entre la sociedad y sus administradores requerirán acuerdo de la junta general. Duración del cargo S.L: por tiempo indefinido, salvo que los estatutos establezcan un plazo determinado S.A.: No podrá exceder de seis años y deberá ser igual para todos ellos. Reelección Los administradores podrán ser reelegidos para el cargo, una o varias veces, por períodos de igual duración. En caso de reelección del administrador persona jurídica, el representante anteriormente designado continuará en el cargo, en tanto no se le sustituya expresamente. Página 7

8 Continuidad de cargos del Consejo de Administración. Salvo estatutos, el Presidente, los Vicepresidentes, el Secretario y Vicesecretarios del Consejo de Administración que sean reelegidos miembros del Consejo por acuerdo de la Junta General, continuarán desempeñando los cargos que ostentaran con anterioridad en el seno del Consejo sin necesidad de nueva elección Excepción: La anterior regla no se aplicará a los Consejeros Delegados ni a los miembros de las comisiones ejecutivas, que deben ser reelegidos en cada caso. Dimisión de administradores. La inscripción de la dimisión de los administradores se practicará mediante escrito de renuncia al cargo otorgado por el administrador y notificado fehacientemente a la sociedad, o por certificación del acta de la Junta General o del Consejo de Administración, con las firmas legitimadas notarialmente. Caducidad El nombramiento de los administradores caducará cuando, vencido el plazo, se haya celebrado junta general o haya transcurrido el plazo para la celebración de la junta que ha de resolver sobre la aprobación de las cuentas del ejercicio anterior. Página 8

9 Cese Caso general. Los administradores podrán ser separados de su cargo en cualquier momento por la junta general aun cuando la separación no conste en el orden del día. En la S.L. los estatutos podrán exigir para el acuerdo de separación una mayoría reforzada que no podrá ser superior a los dos tercios de los votos correspondientes al capital social. Casos especiales en la S.A. prohibiciones legales: Los administradores que estuviesen incursos en cualquiera de las prohibiciones legales deberán ser inmediatamente destituidos, a solicitud de cualquier accionista, sin perjuicio de la responsabilidad en que puedan incurrir por su conducta desleal. Intereses opuestos: Los administradores y las personas que bajo cualquier forma tengan intereses opuestos a los de la sociedad cesarán en su cargo a solicitud de cualquier socio por acuerdo de la junta general. Página 9

10 Titulación 1. Del nombramiento Certificación expedida por persona no inscrita. La certificación del acuerdo por el que se nombre al titular de un cargo con facultad certificante, si la hace el nombrado, sólo tendrá efecto si se acompañare notificación fehaciente del nombramiento al anterior titular, con cargo inscrito, en el domicilio de éste según el Registro. El Registrador no lo inscribirá hasta pasados quince días desde la fecha de la presentación. ( ) Lo anterior no será de aplicación cuando se acredite el consentimiento del anterior titular al contenido de la certificación, mediante su firma legitimada en dicha certificación o en documento separado, ni cuando se acredite debidamente la declaración judicial de ausencia o de fallecimiento, la incapacitación o la defunción de aquél. Aceptación del nombramiento. El nombramiento de los administradores se inscribirá a medida en que se vaya produciendo la aceptación de cada uno de los designados, pero el órgano de administración no quedará válidamente constituido mientras no hayan aceptado un número de administradores que permita su actuación efectiva. La fecha de la aceptación no podrá ser anterior a la del nombramiento. Página 10

11 2. De los Consejero delegados Inscripción de la delegación de facultades. O la enumeración particularizada de las facultades que se delegan, O la expresión de que se delegan todas las facultades legal y estatutariamente delegables. Si se nombran varios Consejeros Delegados: qué facultades se ejercerán solidariamente y cuáles en forma mancomunada Las facultades concedidas delegadas por la Junta General al Consejo sólo podrán (sub) delegarse por éste si se enumeran expresamente en el acuerdo de delegación. Título inscribible de la delegación. La inscripción del acuerdo de delegación de facultades del Consejo de Administración y de nombramiento de los Consejeros Delegados o de miembros de la Comisión Ejecutiva, así como de los acuerdos posteriores que los modificaren, se practicarán en virtud de escritura pública. Efectos de la inscripción. Inscrita la delegación, sus efectos en relación con los actos otorgados desde la fecha de nombramiento se retrotraerán al momento de su celebración. Página 11

12 Título inscribible. certificación del acta de la Junta General o, en su caso, del Consejo de Administración en que fueron nombrados, con las firmas legitimadas notarialmente (si no hay cambio de sistema de administración) por testimonio notarial de dicha acta o mediante copia autorizada del acta notarial Escritura pública (si hay cambio de sistema de administración) Facultad de certificar. La facultad de certificar las actas y los acuerdos de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles corresponde: A. Al Secretario y, en su caso, al Vicesecretario del órgano colegiado de administración, sea o no administrador. Las certificaciones se emitirán siempre con el Visto Bueno del Presidente o, en su caso, del Vicepresidente de dicho órgano. B. Al administrador único, o a cualquiera de los administradores solidarios. C. A los administradores que tengan el poder de representación en el caso de administración conjunta. Lo mismo para los liquidadores Página 12

13 Será necesario que las personas que expidan la certificación tengan su cargo vigente en el momento de la expedición. Para la inscripción de los acuerdos contenidos en la certificación deberá haberse inscrito, previa o simultáneamente, el cargo del certificante. Socio Único: Certificar las actas con las decisiones del socio único corresponderá a éste o a los administradores de la sociedad con cargo vigente. No se podrán certificar acuerdos que no consten en actas aprobadas y firmadas o en acta notarial. 3. De la separación La inscripción de la separación de los administradores se practicará: Si la separación hubiera sido acordada por la Junta General o se produjera como consecuencia del acuerdo de promover o de transigir la acción social de responsabilidad, mediante cualquiera de los documentos anteriores. Si la separación hubiese sido acordada por resolución judicial firme, mediante testimonio de la misma. Página 13

14 II. AUDITORES No procedencia del nombramiento Sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes: a) Activo < b) Importe neto de su cifra anual de negocios < euros. c) Número medio de trabajadores en el ejercicio < 50. En el primer ejercicio social desde su constitución, transformación o fusión, las sociedades quedan exceptuadas de la obligación de auditarse si reúnen, al cierre de dicho ejercicio, al menos dos de las tres circunstancias anteriores. Causas de incompatibilidad (*) En todo caso, se considerará que el auditor de cuentas o la sociedad de auditoría no goza de la suficiente independencia en el ejercicio de sus funciones respecto de una empresa o entidad, cuando concurra alguna de las siguientes circunstancias en el auditor de cuentas firmante del informe de auditoría: a) La condición de cargo directivo o de administración, el desempeño de puestos de empleo o de supervisión interna en la entidad auditada, o el otorgamiento a su favor de apoderamientos con mandato general por la entidad auditada. b) Tener interés financiero directo o indirecto en la entidad auditada si, en uno u otro caso, es significativo para cualquiera de las partes (*)Real Decreto Legislativo 1/2011, de 1 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Auditoría de Cuentas Página 14

15 II. AUDITORES c) La existencia de vínculos de matrimonio, de consanguinidad o afinidad hasta el primer grado, o de consanguinidad colateral hasta el segundo grado, incluidos los cónyuges de aquellos con quienes mantengan éstos últimos vínculos, con los empresarios, los administradores o los responsables del área económica-financiera de la entidad auditada. d) La llevanza material o preparación de los estados financieros u otros documentos contables de la entidad auditada. e) La prestación a la entidad auditada de servicios de valoración que conduzcan a la evaluación de cantidades significativas, medidas en términos de importancia relativa, en los estados financieros u otros documentos contables de dicha entidad correspondientes al período o ejercicio auditado, siempre que el trabajo de valoración conlleve un grado significativo de subjetividad. f) La prestación de servicios de auditoría interna a la entidad auditada, salvo que el órgano de gestión de la entidad auditada sea responsable del sistema global de control interno, de la determinación del alcance, riesgo y frecuencia de los procedimientos de auditoría interna, de la consideración y ejecución de los resultados y recomendaciones proporcionados por la auditoría interna. g) La prestación de servicios de abogacía simultáneamente para la entidad auditada, salvo que dichos servicios se presten por personas jurídicas distintas y con consejos de administración diferentes, y sin que puedan referirse a la resolución de litigios sobre cuestiones que puedan tener una incidencia significativa, medida en términos de importancia relativa, en los estados financieros correspondientes al período o ejercicio auditado. h) La percepción de honorarios derivados de la prestación de servicios de auditoría y distintos del de auditoría a la entidad auditada, siempre que éstos constituyan un porcentaje significativo del total de los ingresos anuales del auditor de cuentas o sociedad de auditoría, considerando la media de los últimos tres años. Página 15

16 II. AUDITORES i) La prestación a la entidad auditada de servicios de diseño y puesta en práctica de sistemas de tecnología de la información financiera, utilizados para generar los datos integrantes de los estados financieros de la entidad auditada, salvo que ésta asuma la responsabilidad del sistema global de control interno o el servicio se preste siguiendo las especificaciones establecidas por dicha entidad, la cual debe asumir también la responsabilidad del diseño, ejecución, evaluación y funcionamiento del sistema. Nombramiento por la junta general Por la junta general antes de que finalice el ejercicio a auditar, por un período de tiempo inicial, que no podrá ser inferior a tres años ni superior a nueve, a contar desde la fecha en que se inicie el primer ejercicio a auditar. La junta podrá designar a una o varias personas físicas o jurídicas que actuarán conjuntamente. Auditores personas físicas: se debe nombrar tantos suplentes como auditores titulares. Revocación La junta general no podrá revocar al auditor antes de que finalice el periodo inicial para el que fue nombrado, a no ser que medie justa causa. Página 16

17 II. AUDITORES Competencia para el nombramiento de auditor Sociedades obligadas a auditarse: Cuando la junta general no hubiera nombrado al auditor antes de que finalice el ejercicio a auditar, debiendo hacerlo, o la persona nombrada no acepte el cargo o no pueda cumplir sus funciones, los administradores y cualquier socio podrán solicitar del registrador mercantil la designación de auditor. Sociedades no obligadas a auditarse: Los socios que representen, al menos, el cinco por ciento del capital social podrán solicitar del registrador mercantil que, con cargo a la sociedad, nombre un auditor de cuentas para el ejercicio anterior, si no hubieran transcurrido tres meses desde el cierre de dicho ejercicio. Revocación del auditor Cuando concurra justa causa, los administradores de la sociedad y las personas legitimadas para solicitar el nombramiento de auditor podrán pedir al Secretario judicial o Registrador mercantil la revocación y el nombramiento de otro. La solicitud dirigida al Registrador mercantil se tramitará de acuerdo a lo dispuesto en el Reglamento del Registro Mercantil. Si la revocación se instará ante el Secretario judicial, se seguirán los trámites establecidos en la legislación de jurisdicción voluntaria. Página 17

18 II. AUDITORES Remuneración del auditor Se fijará de acuerdo con lo establecido en la Ley de Auditoría de Cuentas. No podrá percibir ninguna otra remuneración o ventaja de la sociedad auditada. Si lo nombra el registrador mercantil, éste fijará la retribución para todo el período que deba desempeñar el cargo o, al menos, los criterios para su cálculo. Antes de aceptar e inscribir el encargo en el Registro, se deberán acordar los honorarios correspondientes. Los auditores podrán solicitar caución adecuada o provisión de fondos a cuenta de sus honorarios antes de iniciar el ejercicio de sus funciones. Página 18