ECOLFORMAS S.A.S. MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCION DE DATOS

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1 CONTENIDO INTRODUCCION :... 2 OBJETO:... 2 APLICACIÓN:... 3 DEFINICIONES... 4 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION DE DATOS... 5 CONDICIONES ESPECIALES DE DATOS... 6 DERECHO DE NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES... 7 RESPONSABLES Y ENCARGADOS DE LA INFORMACIÓN... 8 DEBERES DE LOS RESPONSABLES DE LA INFORMACION... 8 DEBERES DE LOS ENCARGADOS DE LA INFORMACION... 9 RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DERECHO DE CONSULTAS: DERECHO DE RECLAMOS: ENTRADA EN VIGENCIA Y MODIFICACIÓN NORMATIVIDAD APLICABLE... 12

2 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (HABEAS DATA) INTRODUCCION : ECOLFORMAS S.A.S., en cumplimiento con el art 15 de la Constitución Política de Colombia de 1991 donde todas las personas tienen derecho a la intimidad personal derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privada y conforme la ley 1266 de 2008, ley 1273 de 2009, ley 1581 de 2012, y sus decretos reglamentarios y complementarios, donde se garantiza de forma integral la protección de los derechos fundamentales de Habeas Data de todos los titulares de la información de carácter personal garantiza los derechos fundamentales al buen nombre y la privacidad, siempre y cuando no se hubiesen comprometido con los valores de confidencialidad, transparencia, sujeción a la legalidad, integridad y manejo adecuado de la información; razón por la cual se adopta y aplica el presente Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales. La protección de los datos personales de cada titular, inicia desde saber quién conserva sus datos, hasta definir que uso se le da y quien puede consultarlos también le da la opción de modificar, consultar, reanudar o suprimir la información garantizando el derecho fundamental. El HABEAS DATA, busca garantizar a las personas el control de decisión que les asiste sobre la información, uso y destino de sus datos personales. OBJETO: Establecer las normas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados por ECOLFORMAS para desarrollo del objeto social ya sea en calidad de encargado o responsable del tratamiento de datos de la información personal, dando cumplimiento con la ley 1581 de 2012 y el art 15 de la constitución política de Colombia. ECOLFORMAS es una sociedad, constituida para prestar servicios de alquiler y arrendamiento de otros tipos de maquinaria y bienes tangibles n.c.p. quien con el presente manual da cumplimiento a la legislación del Habeas data y se hace responsable de la protección de los datos que comparten las personas naturales y jurídicas para el desarrollo de nuestra actividad económica y establece el tratamiento y uso adecuado de la información suministrada por los directivos, usuarios, clientes, proveedores y empleados.

3 APLICACIÓN: la normatividad se aplicará a todas las bases de datos personales de las entidades que se encuentren ubicadas en el territorio nacional o fuera de él, que estén en custodia de ECOLFORMAS, ya sea como encargado del tratamiento o en calidad de responsable, para el desarrollo de las funciones y actividades relacionadas con el objeto social, formalizando así el tratamiento de los datos personales con directivos, socios, proveedores, empleados y clientes. Que aparecen registrados en nuestra base de datos para el cumplimiento del objeto social de la sociedad y específicamente para: Desarrollar el objeto social de las actividades propias que desarrolla ECOLFORMAS. Cumplir con las obligaciones contraídas en los contratos y relaciones comerciales celebradas con terceros. Verificar la información relacionada con la ejecución y cumplimiento de los respectivos contratos. Confirmar la información suministrada por nuestros proveedores, clientes, empleados y socios en desarrollo de las actividades de la empresa. Proveer información sobre nuestros productos y servicios. Informar sobre cambios de nuestros precios, productos, servicios, cambios de horarios o sedes. Enviar estados de cuenta de cartera y realizar actividades de cobranza, recaudo, consultas, verificaciones, control y habilitación de medios de pago. Mantener constante comunicación a cerca de las estrategias de mercadeo y publicidad, programas de fidelización, estrategias comerciales y de servicio al cliente. Gestionar una relación de confianza propias de la administración del talento humano o las relaciones laborales, dando cumplimiento a la normatividad aplicable a la seguridad social, laborales, jurídicas, entre otras exigidas en el marco normativo colombiano. Permitir el tratamiento de los datos a través de redes sociales, correo electrónico, teléfonos fijos, celulares, páginas web o cualquier medio de comunicación aplicado en nuestra empresa.

4 ECOLFORMAS SAS S.A.S. podrá tomar la huella digital o usar otros mecanismos biométricos autorizados de sus clientes, proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros y administrarlos con el fin de validar su identidad en el manejo de los productos y/o servicios que adquieran con la sociedad, ECOLFORMAS SAS S.A.S. podrá entregar los datos personales de sus directivos, socios, proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros a entidades radicadas en Colombia o en el exterior, sean públicas o privadas, siempre y cuando esta información sea utilizada acorde al art 2 de ley estatutaria 1266 de 2008 para garantizar el orden público, Inteligencia del estado por parte de DAS, con fines estadísticos DANE, para una investigación o para realizar la sanción de un delito, igualmente, quedan excluidos de la aplicación de la presente ley aquellos datos mantenidos en un entorno exclusivamente personal, familiar y aquellos que circulan internamente, esto es, que no se suministran a otras personas jurídicas o naturales y los registros públicos a cargo de las cámaras de comercio se regirán exclusivamente por las normas y principios consagrados en las normas especiales que las regulan. 1 DEFINICIONES Titular: Persona natural o jurídica cuya información personal se encuentran en la base de datos y quien tiene las garantías del habeas data, este también puede ser un representante o apoderado quien debe acreditar su representación. Responsable del tratamiento: ECOLFORMAS es el responsable del tratamiento de la base de datos frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente y en cumplimiento del objeto social propio de la empresa. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica encargada del tratamiento de la base de datos personales. Usuario de la información: Es quien puede acceder a la información suministrada por el encargado, responsable o titular de la información y está sujeto a los deberes y responsabilidades del habeas data. Autorización: Consentimiento previo, informado por el titular de los datos personales o por el representante o apoderado para que ECOLFORMAS pueda realizar el tratamiento de datos personales. Aviso de privacidad: Comunicación escrita, verbal o por medios electrónicos generada por el responsable del tratamiento y dirigida al titular para el manejo de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las 1 Ley estatutaria 1266 de diciembre de 2008, articulo 2.

5 políticas y procedimientos de protección de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Base de datos: Conjunto organizado de información personal que sea objeto de Tratamiento. Dato personal: Cualquier información que pueda asociarse a una o a varias personas naturales y las haga identificables como por ejemplo gráficos visuales, perfiles entre otros. Dato público: Es el dato que es autorizado según los mandatos de la ley, que no sean privados, semiprivados o sensibles. Son datos públicos, entre otros, la profesión u oficio, el estado civil de las personas y su calidad de comerciante o de servidor público, también son datos públicos los contenidos en documentos públicos, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Dato personal público: Información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general. Dato personal privado: Información personal que tiene un conocimiento particular y en principio es privado para el público en general y solo es relevante para el titular. Dato personal sensible: Todo dato que afecta la intimidad del Titular o puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, los relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos con consentimiento del titular, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, entre otras. Transferencia: La transferencia de datos se da cuando el encargado o responsable del tratamiento de datos está ubicado en Colombia y envía información de la base de datos a un receptor, que a su vez es responsable o encargado del tratamiento y se encuentra fuera o dentro del país. Tratamiento: Operación que ECOLFORMAS realice sobre datos de carácter personal tales como el procesamiento, la recolección, almacenamiento, publicidad, circulación, uso o supresión. Lo anterior solo aplicará exclusivamente para personas naturales. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION DE DATOS Posteriormente, se relacionan los principios que ECOLFORMAS aplicara de acuerdo con el habeas data y el manejo de protección de datos de la información:

6 Legalidad: ECOLFORMAS está sujeto por las reglas establecidas en Colombia para el tratamiento de los datos personales y el habeas data establecidos en la en la Ley. Finalidad de la información: Acorde con la ley y la constitución política de Colombia se informará al titular el tratamiento dado a los datos suministrados, previo consentimiento de este o del representante o apoderado legal y solo para los fines con que fueron creados en la base de datos. Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento de los datos personales, debe ser veraz, actualizada, completa, exacta, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos errados que induzcan a un error. Transparencia: Se garantiza al titular el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, por parte del encargado, información sobre sus datos personales. Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales que se obtengan en función de sus actividades no podrán estar disponibles en internet o en otros medios de comunicación o divulgación masiva, solo aquellos que sean de naturaleza pública o que su acceso sea controlable para brindar un conocimiento restringido al titular o terceros autorizados. Seguridad: La información sujeta a tratamiento estará protegida mediante el uso de medidas técnicas, administrativas y humanas que otorguen seguridad a los registros, evitando su adulteración, consulta, perdida, uso o acceso no autorizado. Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información suministrada. Inclusive después de finalizada su relación laboral. CONDICIONES ESPECIALES DE DATOS 2 Datos sensibles: Para los efectos de la ley 1581 de 2012, son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, las convicciones religiosas o filosóficas, la orientación política,, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva 2 Ley 1581 de 2012, Titulo II

7 intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Uso de los datos sensibles. Se prohíbe el uso de los datos sensibles, excepto cuando: El Titular, representante legal o apoderado, haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. El procedimiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, bajo autorización del apoderado o representante. El manejo de los datos que son necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso se deberá suprimir la identidad de los Titulares. DERECHO DE NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES. En el Tratamiento que da ECOLFORMAS se asegurará el respeto a los derechos de los niños, niñas y adolescentes. Excepto aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es deber del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales peligros a los que se enfrentan los niñas, niños y adolescentes respecto del Tratamiento inadecuado de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes sus datos personales. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES Los titulares de las bases de datos personales que se encuentra en ECOLFORMAS tienen los siguientes derechos: Derecho actualización y rectificación de sus datos personales. Evitando así la inexactitud o errores de los mismos

8 Derecho a conocer el uso que se le ha dado a sus datos personales previa solicitud remitida al responsable de la información. Derecho a cancelar o suprimir los datos personales cuando estos no sean Pertinentes o el tratamiento dado por el responsable no esté bajo los lineamientos dados por la ley y las normas colombianas. Derecho de los titulares a solicitar prueba de la autorización de la base de datos personales otorgada a los responsables o encargados del Tratamiento de sus datos, conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de Se exceptúan de esta obligación los datos señalados en el artículo 10 de esta Ley. Derecho a revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos otorgados por el titular si comprueba que estos no han respetado los principios, garantías y derechos constitucionales y legales. RESPONSABLES Y ENCARGADOS DE LA INFORMACIÓN ECOLFORMAS como responsable y encargado del tratamiento de la base de datos personales y dando cumplimiento a las normas establecidas en Colombia obligara a las siguientes personas: Representantes legales, directivos y administradores societarios que tengan acceso a la base de datos. Revisores fiscales, accionistas, comerciales que tengan acceso a la base de datos. Personas naturales y jurídicas que tengan una relación contractual y tengan acceso a la base de datos. Las personas que establezca la ley. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DE LA INFORMACION. ECOLFORMAS como responsable de la información de la base de datos debe cumplir con los siguientes deberes:

9 Actualizar y rectificar la información personal que se halla en la base de datos e informar a los encargados, evitando así la inexactitud o errores de los mismos en los términos señalados por la ley 1581 de Conservar y solicitar copia de la autorización otorgada por el titular de la cuenta, garantizando así el derecho al habeas data. Conocer el uso que se le ha dado a cada uno de los datos personales de los titulares e informar a estos sobre la finalidad que la da ECOLFORMAS, según autorización otorgada por el Titular o apoderado previamente. Almacenar la información bajo las condiciones de seguridad optimas que impidan la perdida, adulteración, consulta, acceso o uso no autorizado. Tramitar las consultas y reclamos manifestados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de DEBERES DE LOS ENCARGADOS DE LA INFORMACION Cuando se tenga la calidad de encardado de la base de datos de ECOLFORMAS se deberán cumplir los siguientes deberes: Actualizar y rectificar la información personal que se halla en la base de datos e informar a los encargados, evitando así la inexactitud o errores de los mismos en los términos señalados por la ley 1581 de Conservar y solicitar copia de la autorización otorgada por el titular de la cuenta, garantizando así el derecho al habeas data. Conocer el uso que se le ha dado a cada uno de los datos personales de los titulares e informar a estos sobre la finalidad que la da ECOLFORMAS, según autorización otorgada por el Titular o apoderado previamente. Almacenar la información bajo las condiciones de seguridad optimas que impidan la perdida, adulteración, consulta, acceso o uso no autorizado. Tramitar las consultas y reclamos manifestados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

10 Permitir el acceso a la información que se encuentra en la base de datos únicamente a las personas autorizadas. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio e informar cuando se violen las medidas de seguridad. RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Doris Dasias Cohen Hernández Representante Legal A correo electrónico: Gerencia@ecolformas.com ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO María Olga Echeverri Gaviria Directora Administrativa A correo electrónico: directoradmin@ecolformas.com Paula Andrea Vallejo Ceballos Contadora A correo electrónico: contador@ecolformas.com Christian David Rodríguez Torres Talento Humano A correo electrónico: talentohumano@ecolformas.com Silvia Natalia Sánchez Cristancho Coordinadora de Operaciones A correo electrónico: operaciones@ecolformas.com Natalia Eugenia Ochoa Velásquez Auxiliar administrativa A correo electrónico: compras@ecolformas.com DERECHO DE CONSULTAS: Los Titulares de los datos personales pueden consultar la información de carácter personal que se encuentre en la base de datos de ECOLFORMAS garantizando el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, sobre los datos personales sensibles, privados y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de ECOLFORMAS

11 Las solicitudes de consulta podrán ser tramitadas a talentohumano@ecolformas.com las cuales serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida, en el plazo señalado, se informará al interesado antes del vencimiento las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso será superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. DERECHO DE RECLAMOS: El Titular, representante y/o apoderado que consideren que la información contenida en la base de datos de ECOLFORMAS debe ser corregida, actualizada o eliminada puede presentar una petición ante el Responsable y/o Encargados del Tratamiento de la información de la siguiente manera: La petición se realizará mediante el formato de sugerencias, quejas y reclamos o remitiendo un correo a talentohumano@ecolformas.com realizando la solicitud, este remitirá la información al Responsable con la descripción de los hechos que dan lugar a la petición y dará respuesta a la solicitud. Si la petición resulta incompleta se requerirá al interesado dentro de los 5 días hábiles a la recepción de la petición para que subsane fallas, si dentro de 1 mes siguientes a esta solicitud de completar los documentos, no presentan respuesta al requerimiento se entenderá que ha desistido de su petición. Las peticiones serán incorporadas en las bases de datos de ECOLFORMAS a través de la leyenda, PETICIÓN EN TRÁMITE, y el motivo del mismo y esta se mantendrá hasta que la petición sea resuelta. Las solicitudes de consulta podrán ser tramitadas a talentohumano@ecolformas.com las cuales serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida, en el plazo señalado, se informará al interesado antes del vencimiento las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso será superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Titular solo podrá presentar reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio siempre que se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable y/o Encargado de ECOLFORMAS SAS.

12 ENTRADA EN VIGENCIA Y MODIFICACIÓN La presente política iniciará su vigencia el día 20 de octubre de 2016 y tendrá validez mientras ECOLFORMAS SAS ejerza su objeto social en Colombia, o hasta que la ley disponga asunto en contrario o diferente. Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte ECOLFORMAS SAS, debiendo dar a conocer oportunamente a los titulares de los datos personales, dichas modificaciones. Las políticas, serán publicadas según instructivo que impartió la Superintendencia de Industria y Comercio. NORMATIVIDAD APLICABLE Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20. Ley 1581 de 2012 Ley 527 de 1999 Ley 1266 de Ley 1273 de 2009 Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de Decretos reglamentarios 1727 de 2009,2952 de 2010, 1377 de 2013 y 886 de mayo 13 de 2014 Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional