GUÍA PARA AUDITORÍA EXTERNA GUÍA DE GOBIERNO CORPORATIVO PARA EMPRESAS SEP

Transcripción

1 GUÍA PARA AUDITORÍA EXTERNA GUÍA DE GOBIERNO CORPORATIVO PARA EMPRESAS SEP

2 Índice 1. Razones para su emisión 2. Principales características 3. Introducción 4. Consideraciones claves 5. Elementos básicos Anexos Anexo I Anexo II Factores que afectan la independencia Incorporación de estándares de servicios 1

3 1. Razones para su emisión Por disposiciones legales las empresas deben emitir trimestralmente información a los organismos reguladores, y anualmente sus estados financieros deben ser sometidos a un examen por parte de las empresas auditoras. Todo ello, con el objetivo de obtener una opinión sobre la razonabilidad o no de la situación financiera de la empresa que auditan. Dado que su trabajo es clave, es de interés del Directorio que el auditor realice un trabajo detallado e independiente sobre los estados financieros, informando sobre cualquier situación de interés. Esta guía trata aspectos sustantivos para que el trabajo del auditor externo sea realizado de modo independiente y que el Directorio se encuentre informado de todos los aspectos significativos sobre aspectos que pueden afectar la opinión sobre los estados o situación financiera. 2. Principales características Esta guía no es un estándar y sólo trata materias críticas relacionadas fundamentalmente con la independencia de Auditoría Externa y lo relevante de su labor para el Directorio. Se incluye anexos con mayores detalles sobre materias tratadas. 2

4 3. Introducción La Superintendencia de Valores y Seguros es el organismo regulador del mercado de valores y bajo su fiscalización se encuentran las empresas del sistema. Uno de los requisitos que exige dicho organismo es que los estados financieros deben ser revisados por empresas auditoras independientes, disponiendo para ello de un registro de este tipo de compañías. La selección de la empresa auditora, el trabajo que realiza y su independencia, son variables que deben ser adecuadamente administradas para obtener una opinión sobre los estados financieros ajustada a la realidad de los hechos económicos de la empresa. 4. Consideraciones claves a. Es fundamental para el Comité de Auditoría El Comité debe considerar como crítica la labor que desempeña A.E., ya que ésta entregará una opinión sobre la razonabilidad de la situación financiera de la empresa. Es responsabilidad del Comité velar por esta independencia. b. Posicionamiento El Directorio debe reducir al máximo los incentivos y amenazas que pueden afectar el posicionamiento de A.E. Estas amenazas dicen relación con su dependencia. Por ejemplo, Auditoría Externa debe depender del Directorio. 3

5 c. Monitoreo El Comité debiera reunirse con el Auditor de modo de revisar los hallazgos, soluciones y mejoras a realizar. Es importante contar con la opinión de la Gerencia y del Contador General, para formarse una opinión completa. Sobre esto, el Comité puede pedir que Auditoría Interna se pronuncie sobre la calidad del sistema contable, las competencias de los involucrados en la obtención de la información financiera, políticas contables críticas, disposición para la auditoría, etc. d. Calidad del servicio El Comité debe procurar tener una opinión de la calidad del servicio de auditoría, en aspectos como la experiencia del Socio y Gerente, la calidad de los hallazgos encontrados, la oportunidad de las respuestas solicitadas, el conocimiento del negocio, el conocimiento de los puntos críticos de la empresa, el posicionamiento técnico que han alcanzado. En tal sentido es necesario establecer algunas pautas para evaluar y solicitar mejoras en el servicio. 5. Elementos básicos a. Empresas de Auditoría inscritas en SVS La empresa auditora externa que opinará sobre los estados financieros deberá estar inscrita en el Registro de Empresas de Auditoría Externa de la Superintendencia de Valores y Seguros. b. El Comité debe asegurar la independencia La independencia efectiva se alcanza con los siguientes requisitos copulativos: Depender del Comité de Auditoría Sostener reuniones con el Comité sin la presencia de gerentes Proceso de licitación y adjudicación independiente a la gerencia Contar con comunicación directa con el Presidente del Comité Cumplir con la independencia profesional 4

6 c. Evaluar los factores que pueden afectar la independencia profesional Los factores que pueden afectar la independencia de la empresa auditora pueden ser a nivel de la empresa y a nivel de las personas que participaran en proporcionar el servicio de auditoría. El Comité de Auditoría debe evaluar dichos factores para mitigarlos al máximo. Si bien existen normas legales que hay que cumplir, es prudente no darle un alcance meramente legal. En anexo I se establecen factores que afectan la independencia. d. Plazo de la contratación El plazo de contratación de la empresa auditora será hasta por 4 años, sujetos a la ratificación anual de la junta de accionistas, o del Directorio o su equivalente si no existiera la primera. Vencido el plazo señalado precedentemente o terminado anticipadamente el contrato, se deberá efectuar una selección de una nueva empresa auditora. e. Incorporación de estándares de calidad de servicio Al momento de la licitación, cada empresa auditora deberá presentar por separado una propuesta técnica y una propuesta económica. Se debe incorporar algunos estándares de calidad de servicios que digan relación con consultas telefónicas, tiempo de respuestas a éstas y tiempos de respuestas a solicitudes de reuniones. Incorporar cláusulas en las que no se permita el cambio de Socio o Gerente. En anexo II se mencionan en forma referencial estándares para los servicios prestados. 5

7 f. Independencia del proceso de licitación y adjudicación El Directorio o el Comité debe asegurar que todo el proceso de designación de la empresa auditora sea realizado de forma independiente, para lo cual se sugiere contar con el apoyo de Auditoría Interna. El Directorio deberá conocer en detalle los antecedentes de las propuestas con el objeto de asegurar que las empresas participantes seleccionadas ameritan dicha calificación y que indistintamente pueden ser seleccionadas para realizar la auditoría externa de los estados financieros. g. Proporcionar al auditor la información en tiempo adecuados Es vital para el desarrollo de la auditoría disponer de los antecedentes solicitados en forma, fondo y tiempos, esto permite aprovechar al máximo el trabajo del auditor, lograr una profundidad adecuada y revisar con los tiempos adecuados. Por lo tanto dentro, de la estrategia del Directorio está asegurar el cumplimiento de estas materias. 6

8 Anexos Anexo I Anexo II Factores que afectan la independencia Incorporación de estándares de servicios 7

9 Anexo I (REFERENCIAL) FACTORES QUE AFECTAN LA INDEPENDENCIA Los factores que afectan la independencia de A.E. pueden ser a nivel de empresa o de las personas que participaran en proporcionar el servicio. a. A nivel de la empresa. Ejemplos de servicios incompatibles: i. Auditoría interna ii. Desarrollo de procesos contables y presentación de Estados Financieros iii. Servicios de contabilidad iv. Tasaciones, valorizaciones y servicios actuariales que impliquen el cálculo, estimación o análisis de hechos o factores de incidencia económica que impliquen un registro contable para la entidad auditada v. Asesoría para la colocación o intermediación de valores y la agencia financiera, salvo que se trate de servicios prestados por exigencia legal o regulatoria en relación con la información exigida para casos de oferta pública de valores o colocaciones vi. Asesoría en la contratación de los principales ejecutivos de la entidad, entendiéndose por éstos los que ocupan cargos gerenciales y Contador General vii. Servicios tributarios b. A nivel de los profesionales. Sobre esta materia las empresas auditoras disponen de sus propios códigos de independencia en las que tratan materias relativas a los intereses financieros personales o familiares directos, préstamos y garantías otorgadas a la empresa auditora, relaciones familiares, etc. Sobre esta materia es prudente solicitar un certificado de independencia y evaluar las variables que éste incluye, de modo que el Directorio se satisfaga de la adecuada mitigación de este riesgo. 8

10 Anexo II (REFERENCIAL) INCORPORACION DE ESTANDARES DE SERVICIOS Si bien el servicio de auditoría tiene un producto final concreto, es necesario establecer estándares sobre la calidad del servicio que permitan garantizar la propuesta realizada por la empresa auditora. En la propuesta se pueden incluir los siguientes: 1. La imposibilidad de hacer cambios en el equipo presentado, en especial para el Socio y Gerente, salvo que sea necesario por razones ajenas a la empresa auditora. 2. Tiempos de respuestas a las consultas telefónicas 3. Tiempos de respuestas a la solicitud de reuniones 4. Los informes de hallazgos deben indicar el nivel de riesgo asociado 5. Establecer que después de cada etapa en un plazo de no más de tres semanas de retirado de terreno deberán remitir su informe oficial 9