Recoméndase consultar periodicamente estas políticas, xa que poden sufrir modificacións sen aviso previo.

Transcripción

1 Introdución O propósito deste documento é ofrecer unha guía e uns requirimentos mínimos que se deben satisfacer para o uso axeitado do servizo de correo electrónico, así como definir os niveis de servizo e procedementos de administración de usuarios co fin de mellorar a calidade. É importante indicar que o uso non axeitado dos recursos tecnolóxicos expón a Universidade a riscos innecesarios como ataques de virus, compromiso das redes e sistemas ou problemas de índole xurídico nacionais, rexionais e internacionais. Preténdese ofrecer a liña que cómpre seguir para asegurar que o correo electrónico sexa utilizado en apoio ás actividades da Universidade, para minimizar os fallos presentados polo seu uso inadecuado e para lles proporcionar aos usuarios e aos administradores do servizo unha guía que describa as súas responsabilidades relacionadas coa confidencialidade, a privacidade e o uso aceptable dos servizos de correo electrónico. Estas políticas están dirixidas ao persoal docente, ao persoal de administración e servizos, ao estudantado, ao persoal técnico e demais membros da comunidade universitaria, incluído o persoal vinculado con proxectos de investigación ou convenios coa Universidade, que utilicen o servizo de correo electrónico ou que estean involucrados coa súa administración. A utilización do devandito servizo implica a aceptación das políticas aquí descritas. Recoméndase consultar periodicamente estas políticas, xa que poden sufrir modificacións sen aviso previo. Dispoñibilidade da conta de correo electrónico O noso servizo realizará todos os esforzos que sexan razoables para tentar garantir a dispoñibilidade e a accesibilidade ao servizo vinte e catro horas ao día durante todos os días do ano. Porén, en ocasións por mor de tarefas de mantemento, e sempre baixo aviso previo, poderán producirse interrupcións polo tempo que resultar necesario para acometer as devanditas tarefas. Políticas Asignación e desactivación de contas de correo electrónico 1. Como principio fundamental, todas as persoas pertencentes á comunidade universitaria vinculadas a calquera dos colectivos da Universidade da Coruña terán dereito a unha conta de correo electrónico. Este principio tamén se lle aplica ás dependencias e aos proxectos oficiais da Universidade. Os grupos de traballo ou proxectos non formais que desexaren utilizar este servizo, deberán solicitar ou renovar cada ano a súa conta a través dunha comunicación dirixida ao persoal administrador do servizo xunto co visto e prace da dirección do grupo de traballo/proxecto. Poderase asignar máis dunha conta de correo a unha persoa cando as necesidades da Universidade así o requiriren.

2 2. A capacidade máxima de almacenamento da caixa de correo é de 1 Gb para o persoal docente e para o persoal administrativo, institucional e as dependencias. 3. As contas de correo serán desactivadas despois dun período de 30 días a partir da data en que a persoa remate oficialmente a súa vinculación coa Universidade ou cando a dependencia ou o proxecto deixar de existir. Para o estudantado, o sistema indicará a data da súa desvinculación (data de grao ou retiro académico) e a partir desta data contaranse os 30 días. Durante estes 30 días é decisión e responsabilidade da persoa usuario gardar as súas mensaxes. Pasado este período de tempo, a conta eliminarase do servidor de correo. 4. Os grupos de traballo non-formais que non renovaren a súa solicitude tamén serán desactivados. Unha persoa ou dependencia vinculada coa Universidade que non utilice correctamente a súa conta pode ser sancionada coa desactivación temporal da conta de correo. Aquelas contas que non se utilizaren durante un semestre tamén serán desactivadas. 5. A Universidade poderalles ofrecer contas de correo electrónico aos pensionistas cando se contar cos recursos suficientes e se considerar vital para as actividades propias da Universidade. A conta de correo 1. Enténdese por conta de correo electrónico a asignación por parte da Universidade de: a. un enderezo electrónico coa forma usuario@udc.es b. unha caixa de correo (espazo en disco) para almacenar as mensaxes c. unha palabra clave ou contrasinal para acceder de xeito privado á conta d. a posibilidade de enviar e recibir mensaxes dentro da Universidade e cara a internet coa utilización do enderezo electrónico asignado 2. Co fin de garantir que a identificación do usuario no enderezo de correo sexa única, seguirase a mesma regra de construción establecida para utilizar os outros servizos e aplicacións da Universidade. Por tanto, a identificación de usuario construirase coas iniciais do nome do usuario e as letras do primeiro apelido (sen tiles nin signos propios dalgúns idiomas). En caso de se presentaren coincidencias na identificación de dous usuarios, resolverase de acordo coa orde de procesamento: o primeiro usuario recibirá a identificación antes mencionada, o segundo será alterado recorrendo á primeira e seguintes letras do segundo apelido. Exemplo: supoñamos que hai dous usuarios, un chámase Miguel Anxo Souto Vilanova e outro chámase María dos Anxos Souto Vázquez, o primeiro recibiría a identificación de usuario masouto@udc.es e o segundo sería masoutov@udc.es. Para as persoas que contaban con enderezos de correo antigos, definidos desde hai varios anos, o seu identificador de usuario antigo non terá validez e será construído un novo coa regra enunciada antes. A creación dun alcume para unha conta de correo electrónico poderá ser solicitada polo usuario cubrindo un formulario.

3 3. Á hora de solicitar a conta de correo, o usuario debe facilitar información veraz, exacta e completa sobre a súa identidade, en relación cos datos que se solicitan no formulario correspondente, así como manter actualizada a devandita información. De o usuario facilitar calquera dato falso, inexacto ou incompleto, ou de se teren motivos abondos para sospeitar que a devandita información for falsa, inexacta ou incompleta, o servizo de correo electrónico terá dereito a cancelar ou bloquear a conta de correo. 4. O usuario recibirá os datos relativos á súa conta e contrasinal por correo postal, nun prazo aproximado de cinco días laborables desde a recepción da súa solicitude. O usuario poderá cambiar o contrasinal de acceso en calquera momento, por medio da interface web dispoñible no noso servizo. 5. En xeral, facilítase unha única conta de correo por persoa. No caso particular de persoas responsables dalgún organismo da universidade (directores de departamento, secretarias de departamento etc) ofrécese a posibilidade dunha segunda conta vinculada ao devandito organismo. Os enderezos requiridos para cursos, mestrados etc, non se lles creará conta ningunha, senón que se establecerá un redireccionamento a outra conta especificada. Utilización da conta de correo electrónico 1. A conta de correo electrónico é persoal e intransferible. O usuario comprométese a facer un uso dilixente da conta e a manter o seu nome de usuario e contrasinal en segredo. Esta obriga inclúe familiares e calquera outra persoa que habitar na residencia do funcionario, docente ou estudante cando a actividade se realizar desde o fogar (por exemplo, ordenadores portátiles, teléfonos móbiles ou axendas electrónicas propiedade da Universidade). Así mesmo, o usuario comprométese a pechar a súa conta ao final de cada sesión e a lle notificar á Unidade de Correo Electrónico de xeito inmediato a perda do seu contrasinal ou o acceso non autorizado por parte de terceiros á súa conta. Será de exclusiva responsabilidade do usuario manter a confidencialidade do seu contrasinal e a súa conta, e asumirá persoalmente calquera actividade que se realizar ou que tiver lugar mediante a súa utilización. 2. A primeira vez que o usuario reciba a súa conta de correo, deberá mudar a súa clave. A clave debe mudarse, como mínimo, cada tres meses. 3. As dependencias ou grupos de traballo que tiveren asignada unha conta deben nomear un usuario autorizado para a manexar. 4. Os usuarios do servizo de correo de da Universidade poderán recibir e enviar mensaxes desde programas (clientes) de correo que utilicen os protocolos SMTP, POP e IMAP, ou a través de navegadores web. Exemplos de clientes de correo son Outlook Express, Microsoft Outlook, Netscape Messenger, ou Eudora, entre outros. Exemplos de navegadores Web son Internet Explorer, Netscape Navigator ou Mozilla. É responsabilidade do usuario a escolla do cliente de correo que vai utilizar; e a configuración poderá ser solicitada ao servizo de incidencias de a Universidade da Coruña, desde o cal se lle prestará asesoría de configuración para Outlook, Outlook Express, Microsoft Mail, Thunderbird, Eudora e Evolution. 5. As mensaxes enviadas a listas de correo ou grupos de discusión polos membros da comunidade universitaria e que utilicen os enderezos de correo da Universidade deben conter un parágrafo onde se especifique: "As opinións expresadas nesta mensaxe son estritamente persoais e non é unha posición oficial da Universidade da Coruña". 6. Aínda que a Universidade conta cun servizo de revisión de virus para as mensaxes de correo entrante, os membros da comunidade universitaria deben ser coidadosos cando decidiren abrir os anexos (attachments) que acompañen mensaxes de remitentes descoñecidos ou sospeitosos.

4 7. É responsabilidade de cada usuario ter copias de seguridade (backups) das mensaxes dos seus cartafoles de correo e mais da súa axenda de enderezos electrónicos. Políticas de administración do Servizo de Correo Electrónico 1. A violación da seguridade dos sistemas e/ou da rede pode incorrer en responsabilidades civís e/ou criminais. A Universidade da Coruña colaborará ao máximo das súas posibilidades para investigar este tipo de actos, incluída a cooperación coa xustiza. 2. A Unidade de Correo Electrónico resérvase a facultade de limitar, total ou parcialmente, o acceso á conta de correo a determinados usuarios, así como de cancelar, suspender, bloquear ou eliminar contas, se tiver coñecemento efectivo de que a actividade ou a información almacenada é ilícita ou de que lesiona bens ou dereitos de terceiros. Neste sentido, poderanse establecer os filtros necesarios co fin de evitar que a través deste servizo poidan verquerse na rede contidos claramente ilícitos ou nocivos. 3. A Unidade de Correo Electrónico adoptará todas as medidas técnicas e organizativas de seguridade que sexan de obriga, de conformidade co establecido pola lexislación vixente, co fin de garantir ao máximo a seguridade e confidencialidade das comunicacións. A Unidade garante que existen controis para previr a apertura de fendas na seguridade ou outras consecuencias negativas, adoptando as medidas organizativas e os procedementos técnicos máis acaídos co fin de minimizar estes riscos. Porén, o usuario recoñece e acepta que as medidas de seguridade en internet non son inexpugnables, que as redes utilizadas en internet non son seguras e que calquera comunicación enviada por este medio pode ser interceptada ou modificada por persoas non autorizadas. Políticas de filtrado - Política antivirus O servizo de correo electrónico da UDC utiliza o antivirus de servidor de ClamAV para o filtrado de virus. Por motivos de seguridade, as mensaxes que contiveren virus serán inmediatamente eliminadas sen posibilidade de recuperación. No caso de que un equipo da rede interna for infectado cun virus de propagación masiva por correo electrónico, o servizo poderá bloquear todo o correo saínte do enderezo IP dese equipo e/ou do enderezo de correo electrónico. - Política de ficheiros adxuntos ou anexos (attachments) O servizo poderá filtrar, co fin de garantir a seguranza da rede, os seguintes tipos de arquivos que viren anexados ao correo electrónico: - Executables Microsoft (.EXE,.BAT,.COM,.CMD,.MSI,.PIF) - Aplicacións (scripts) executables (.VBS,.JSC,.BAS,.JS) - Ficheiros con extensións duplas

5 - Nomes de ficheiro con tres espazos en branco ou máis - Outros arquivos potencialmente perigosos (extensións:.mim,.b64,.bhx,.hqx,.xxe,.uu,.uueade,.adp,.app,.chm,.cpl,.crt,.emf,.fxp,.grp,.hlp,.hta,.inf,.ins,.isp,.jse,.lnk,.mda,.mde,.mdw,.mdt,.mdz,.msc,.msp,.mst,.ops,.pcd,.prg,.reg,.scr,.sct,.shb,.shs,.vb,.vbe,.wm,.lha,.tnef,.cab,.dl,.wmf,.wsc,.wsf,.wsh) Recoméndase realizar os envíos de ficheiros sensibles en formato comprimido para evitar que sexan filtrados. - Política anti correo lixo O servizo realiza un filtrado a varios niveis. O filtrado de primeiro nivel (servidor de recepción de correo de internet) componse de dúas listas de IP, enderezos e dominios perigosos. O filtrado de segundo nivel e posteriores (maquina de filtrado e control) realizan unha serie de análises sobre a mensaxe para determinaren se é valida. As mensaxes filtradas no primeiro nivel serán rexeitadas e enviaráselle unha notificación ao seu emisor, así como un código que pode ser utilizado para identificar o motivo do rexeitamento. As mensaxes filtradas en niveis inferiores ao primeiro poden ser controlados polos usuarios. Así, un usuario pode definir se quere utilizar o fitrado do correo lixo e en que grao o quere facer, mediante unha serie de modelos. Así mesmo, todas as mensaxes dos usuarios que definiran modelos serán almacenadas durante un período de 15 días desde a data de recepción, e daráselle ao usuario a posibilidade de os revisar e recibir se así o desexar. Uso do correo electrónico A conta de correo débese usar con fins académicos e/ou investigadores seguindo os seguintes preceptos: 1. Respectar as contas doutros usuarios. 2. Usar unha linguaxe apropiada nas súas mensaxes. 3. Cinguirse ás normas e condutas de cortesía de uso de correo electrónico. 4. Non mandar nin contestar cadeas de correo ou calquera outro esquema de "pirámide" de mensaxes. 5. O usuario debe evitar subscribirse a calquera lista de correo que xere mensaxes cuxo contido non teña que ver coa misión da Universidade. 6. O tamaño dunha mensaxe de correo (incluídos os anexos) que se poden enviar é de 20Mb e recibir o que teña en cota. 7. O usuario asegurarase de non lles responder a todas as persoas cando sexan enviados comunicados xerais ou para un grupo específico de persoas, a excepción de que esta for a finalidade da resposta. 8. En caso de abuso de correo, e segundo a súa gravidade, os usuarios están obrigados a llo comunicar ao persoal administrador da Unidade de Correo Electrónico (abuse@udc.es) para evitar que lle volva suceder a este ou a outros usuarios. 9. Para enviar arquivos superiores a 20 Mb, os usuarios poderán facer uso da opción de "Portaarquivos" ao redactar un correo novo desde a interface web. Queda prohibido: 1. Usar a conta para fins comerciais.

6 2. Transmitir virus, programas de uso mal intencionado ou introducir sóftware malicioso na rede ou nos servidores (virus, vermes informáticos worms, vagas de correo electrónico non solicitado etcétera). 3. Ler correo alleo, xerar ou enviar correos electrónicos a nome doutra persoa sen autorización ou suplantándoa. 4. As violacións dos dereitos de calquera persoa ou institución protexidos por dereitos de autor, patentes ou calquera outra forma de propiedade intelectual. Entre outras actividades, inclúese a distribución ou instalación de sóftware sen a licenza de uso axeitada adquirida pola UDC (sóftware "pirata"). 5. A copia non autorizada de material protexido por dereitos de autor que inclúe, mais non está limitado a, a dixitalización e a distribución de imaxes ou fotografías de calquera orixe (revistas, libros, páxinas web etc), a dixitalización e a distribución de música, audio ou vídeo, a distribución e a instalación de sóftware dos cales nin a Universidade nin o usuario teñen a licenza debida. 6. O uso do sistema co fin de realizar algún tipo de acoso, difamación, calumnia, con intención de intimidar, insultar ou calquera outro xeito de actividade hostil. 7. Facer ofrecementos fraudulentos de produtos ou servizos cuxa orixe sexan os recursos ou servizos propios da Universidade. 8. O envío de mensaxes de calquera tipo co propósito de interferir ou desactivar unha sesión de usuario a través de calquera medio, local ou remoto (internet ou intranet). 9. Enviar mensaxes de correo non solicitadas, incluído o correo lixo junk mail (material publicitario enviado por correo) ou calquera outro tipo de anuncio comercial a persoas que nunca solicitaron ese tipo de material (correo lixo e mensaxes electrónicas masivas que non foron solicitadas nin autorizadas no correo electrónico). 10. Colocar mensaxes de correo iguais ou similares non relacionadas coas actividades da Universidade nun gran número de grupos de novas (grupo de novas, correo lixo, mensaxes electrónicas masivas, non solicitadas e non autorizadas en grupos de novas).

7 Outras apreciacións 1. A UDC resérvase o dereito de monitorizar as contas que presentaren un comportamento sospeitoso para a súa seguridade. 2. O dominio de correo xeral da UDC é udc.es. 3. A UDC préstalle servizo de correo á súa comunidade para enviar e recibir correos de tamaño considerable (máximo 20 Mb). Naqueles casos en que o usuario desexar enviar arquivos anexos demasiado grandes, cumprirá consultar co persoal administrador da Unidade de Correo Electrónico para estudar outras posibilidades. 4. As contas de correo novas serán dadas de alta en listaxes de correo de xeito automático. Dependendo do colectivo ao que pertenceren as persoas responsables das contas, estas serán incorporadas á lista de correo oficial do PAS ou do PDI. A finalidade desta medida é poderlles enviar información e notificacións aos membros dos respectivos colectivos.