Procedimiento y condiciones de préstamo de documentación del Arxiu Nacional de Catalunya para exposiciones temporales

Transcripción

1 Procedimiento y condiciones de préstamo de documentación del Arxiu Nacional de Catalunya para exposiciones temporales 1. Solicitud del préstamo El proceso se inicia con la petición formal, por parte de la institución solicitante, al director del Archivo Nacional de Cataluña (ANC). El plazo mínimo para cursar la solicitud de préstamo de documentos se establece en 2 meses antes de la fecha de inauguración de la muestra siempre que la petición sea inferior a 20 piezas, y de 4 meses si se supera esta cantidad. En el caso de exposiciones fuera de España el plazo mínimo es de 6 meses. El ANC puede denegar el préstamo si así lo aconsejan las medidas de seguridad, de conservación u otras de carácter jurídico, administrativo, científico o técnico. No se podrá, en ningún caso, autorizar la salida temporal del Archivo de documentos en préstamo sin la autorización previa y expresa del titular del fondo. 2. Objeto y contenido Los solicitantes deben presentar el proyecto de la exposición indicando: a) Motivo de la exposición y la justificación de la inclusión de las obras solicitadas. b) Datos de la exposición: Título Entidad organizadora (nombre, dirección, teléfono, correo electrónico) Entidad peticionaria (nombre, dirección, teléfono, correo electrónico) Comisario (nombre, dirección, teléfono, correo electrónico) Coordinador (nombre, dirección, teléfono, correo electrónico) Su (nombre, dirección, teléfono, correo electrónico) Fechas de inauguración y de clausura Edición de catálogo y / o material de difusión (si / no) c) Condiciones ambientales de la sala, con indicación de la humedad relativa, la temperatura, la intensidad lumínica y el tipo de luz utilizado. d) Descripción de las infraestructuras de climatización y iluminación e) Condiciones de seguridad: Lugar de almacenamiento previo y / o posterior a la instalación definitiva Sistemas de alarma plano vigilancia Características de las vitrinas (con indicación de los materiales internos de las vitrinas, ya que serán los que estarán en contacto con la documentación [madera / material inerte / cartón de conservación]) Otras instalaciones de exposición Gráficas de humedad y temperatura de la sala de exposición f) Relación del material solicitado. Mínima descripción Nombre del fondo Código de referencia Tipo de documento Título y / o descripción Autor / autoría

2 Fecha / fechas extremas Técnica del documento (en dibujos, grabados, mapas, fotografías...) g) Observaciones No se admitirán las solicitudes de obras mal identificadas. Sólo se podrá hacer un cambio en la relación una vez se haya formalizado el préstamo *. [* Quiere decir que, cuando hayan recibido los originales en préstamo, si les conviene, sólo podrán pedir cambiar por otro de los originales que han recibido] 3. Póliza de seguro Antes de retirar las obras, el solicitante deberá entregar al Archivo la certificación de la póliza de seguro clavo a clavo concertada, donde el titular de los documentos objetos del préstamo aparecerá como beneficiario, por el importe que el ANC haya valorado las obras (*). La póliza deberá cubrir, pieza a pieza, el riesgo de pérdida, robo o cualquier daño o deterioro aunque sea por causa de fuerza mayor, durante todo el tiempo que los documentos estén fuera del Archivo. Esta póliza deberá incluir también el transporte. El prestador se reserva el derecho de no aceptar la compañía aseguradora propuesta por el prestatario. [(*) Cada área gestora de fondos documentales será la encargada de hacer dicha valoración]. 4. Restauración Cuando, a efectos de conservación, sea necesario restaurar algún documento, los gastos originados por estos procesos serán a cargo de la entidad organizadora. El ANC se reserva el derecho a decidir que documentos deben ser restaurados o no según su estado de conservación y otros aspectos científicos y técnicos. La restauración irá a cargo de la entidad organizadora, y será el Laboratorio de Restauración del ANC quien directamente realice la restauración o técnicamente la supervise. 5. Gastos de reproducciones de seguridad y de difusión Por motivos de seguridad e identificación, antes de salir del Archivo Nacional de Cataluña, se llevará a cabo una copia digital de los documentos, que quedará en propiedad del ANC: La persona o entidad prestataria asumirá los gastos de reproducción de los documentos prestados para hacer la copia de seguridad y los de las reproducciones solicitadas para ilustrar el catálogo de la exposición. [Los precios (tasas) de las reproducciones pueden consultarse en el Web: ] 6. Embalaje y transporte El traslado de las piezas desde el Archivo Nacional de Cataluña hasta el lugar de la exposición se llevará a cabo con las garantías de seguridad adecuadas y por personal especializado en este tipo de traslados, el cual deberá, asimismo, aportar los materiales de embalaje necesarios para proteger a los documentos. Los documentos se deberán transportar en cajas acondicionadas contra la humedad, cambios de temperatura, golpes o cualquier otra circunstancia que las pudiera poner en peligro. Los gastos de embalaje y desembalaje irán a cargo de la entidad prestataria. La fecha o fechas de embalaje y de transporte se acordará entre el comisario de la muestra o persona en quien delegue, y el ANC.

3 Bajo ningún concepto, salvo en caso de fuerza mayor, los documentos cedidos en préstamo no podrán hacer otro recorrido, fuera del recinto de la exposición, que no sea el de su regreso al ANC. Si se produce una causa de fuerza mayor, se deberá comunicar de inmediato al ANC. Todos los gastos que ocasione el traslado de las piezas, así como cualquier otro producido a consecuencia de esta operación, irán a cargo de la entidad prestataria. El ANC se reserva el derecho de refutar la empresa de transporte propuesta por el prestatario. 7. Acta de entrega Las obras serán retiradas del ANC por personal acreditado mediante la firma de un acta de entrega. En dicho documento, además de la fecha de retorno de los documentos, se indicará cualquier otro dato u observación que se considere de interés. 8. Autorización de exportación La salida temporal de documentos para ser expuestos fuera de Cataluña pero dentro de territorio español, estará supeditada a la autorización, o no, que haga la Dirección General de Archivos, Bibliotecas, Museos y Patrimonio, del Departamento de Cultura de la Generalidad de Cataluña, oída la Junta de Calificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio Cultural de Cataluña. La exportación temporal de piezas para exposiciones fuera del Estado español quedará supeditada a la autorización del Departamento de Cultura de la Generalidad de Cataluña (Dirección General de Archivos, Bibliotecas, Museos y Patrimonio), oída la Junta de calificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio Cultural de Cataluña, y a la correspondiente autorización del Ministerio de Educación y Cultura, oída la Junta de calificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio Histórico Español. La entidad organizadora será la responsable de los trámites aduaneros, si los hubiere. 9. Medidas de conservación La entidad organizadora deberá garantizar la seguridad y conservación de los documentos expuestos mediante una vigilancia permanente, sistemas de detección y extinción de incendios y controles ambientales de humedad, temperatura y luz, para garantizar los niveles estándares estipulados para una óptima conservación de los documentos. Se deberán mantener los valores de humedad y temperatura, que estarán comprendidos entre los 19ºC +/ 1ºC y entre un 40 y 50% HR. En las instalaciones se deberán evitar los vaivenes acentuados de temperatura y de humedad relativa, no pudiendo haber oscilaciones superiores a 1º C ni 5% HR al día. En ningún caso la luz solar incidirá directamente sobre las obras. Las fuentes lumínicas deberán ser filtradas, y la iluminación será habrá de ser indirecta, sin exceder los 50 LUX No se autorizan las fotografías con flash por parte de los visitantes de la exposición. Las piezas se instalarán en vitrinas u otros estándares de seguridad alejados de fuentes de calor, y evitando el uso de materiales adherentes o abrasivos. Cuando el montaje de las piezas no requiera el uso de un atril, será necesario que la base de la vitrina esté forrada con tela de algodón o cartón neutro, y con las condiciones necesarias para que el material expuesto no pueda resultar perjudicado. Según el tipo de material, se especificarán en anexo las condiciones exigibles.

4 Los libros expuestos podrán permanecer abiertos por la misma página un máximo de 90 días. Pasado dicho período habrá que cambiar la página de abertura. El ANC se reserva el derecho a que la manipulación que lleve a cabo por personal técnico de conservación del ANC. Los documentos que se presenten enmarcados (fotografías, carteles, etc ) deberán estar bajo las mismas condiciones de conservación que los citados anteriormente. Cuando el ANC lo considere, podrá situar dentro de la vitrina equipos de medición de humedad y temperatura. Cuando, a efectos de conservación, sea necesaria la restauración de algún documento, los gastos que se originen por este proceso irán a cargo de la entidad organizadora de la exposición. 10. Montaje de preservación de los documentos Los documentos se instalarán siguiendo las indicaciones del ANC. Por norma general, los libros se colocarán sobre atriles, vigilando el ángulo de apertura concreto para cada libro. Los atriles pueden ser de metacrilato, cartón de conservación o cartón pluma y correrán a cargo de la entidad organizadora. El ANC se reserva el derecho a que las vitrinas donde se coloquen las piezas se cierren en presencia de personal de la ANC y no se vuelvan abrir hasta el desmontaje de la exposición. Cuando, por motivos de conservación, se requiera un montaje de preservación, los gastos originados por dichos procesos irán a cargo de la entidad organizadora. Bajo criterio del Área de Conservación Restauración del ANC se determinará esta necesidad y las características que el montaje deba tener. La entidad organizadora no podrá manipular el material cedido con este sistema de protección. Los dibujos, mapas grabados, fotografías, carteles y documentos sueltos deberán salir del ANC montados en carpetas passepartout de cartón neutro. Si es necesario enmarcarlos, éste se hará según indicaciones de personal técnico del ANC. La entidad organizadora se hará cargo del montaje y de los costes que se originen. El material del montaje quedará en propiedad del ANC si así se determina. Una vez devueltas las piezas, éstas se desembalaran el mismo día de la entrega, o previa autorización del ANC, el día inmediatamente posterior. 11. Reproducción de documentos y catálogo El préstamo de la obra no autoriza al prestatario a realizar ningún tipo de reproducción. En caso de que la entidad solicitante quiera reproducir la obra deberá pedir la correspondiente autorización al ANC. La reproducción de la obra/documento para el catálogo será realizada por el Archivo Nacional de Cataluña, y los gastos correrán a cargo del solicitante de la reproducción. Editado el catálogo, deberá entregar tres ejemplares al ANC. 12. Mención del ANC Se hará constar el préstamo del Archivo Nacional de Cataluña en cualquier información dirigida a los medios de comunicación: breves, notas de prensa, etc., así como en cualquier otro documento de difusión y en el catálogo de la exposición. 13. Correo e inspección Cuando el Archivo Nacional de Cataluña considere oportuno que un correo supervise el transporte y la instalación de las obras en las salas de exposición, la cobertura de los costes generados irá a cargo del solicitante del préstamo.

5 El ANC se reserva el derecho de inspeccionar las condiciones de instalación y seguridad de las salas de exposiciones, y de retirar las piezas en cualquier momento si observa alguna deficiencia o riesgo que ponga en peligro la conservación de la obra/documentos prestados. 14. Duración de las exposiciones El préstamo se hará para una sola exposición estable. En caso de exposiciones itinerantes habrá preverla de inicio, o bien hacer una nueva solicitud que será valorada por el ANC como un nuevo préstamo. Una prórroga de las fechas de la exposición exigirá la reconsideración de los trámites complementarios. El ANC se reserva el derecho de no aceptar esta prolongación. Un mismo documento no estará más de 6 meses en exposición efectiva al año. Transcurrido este tiempo, los documentos no se prestarán para ser expuestos hasta que pasen 4 años. 15. Devolución Clausurada la exposición, dentro del período de cobertura del seguro y, en todo caso, dentro de un plazo máximo de diez días, será necesario que las piezas sean devueltas al Archivo Nacional de Cataluña por el mismo procedimiento y con las mismas medidas de seguridad que a su salida. Al recibir las obras, y antes de la firma del acta de recepción, el Archivo revisará el estado de conservación de los documentos devueltos, por si se hubiera producido algún desperfecto. En caso de alguna incidencia del tipo que sea, se incluirá una nota en el acta de devolución para determinar si procede pedir responsabilidades. Declaro conocer i aceptar estas condiciones. Firmado: La institución organizadora o el responsable de la exposición. Sant Cugat del Vallès, de de. La devolución al ANC de este documento firmado y sellado por el prestatario es requisito indispensable para la concesión del préstamo.