A continuación, encuentre la información necesaria para crear una empresa en Colombia.

Transcripción

1 2. CÓMO CREAR UNA EMPRESA EN COLOMBIA En Colombia se ha avanzado en la reducción de trámites de registro necesarios para formalizar la constitución de empresas. Actualmente, el país cuenta con una red de Centros de Atención Empresarial (CAE), que ha reducido el número de trámites requeridos para formalizar la constitución de una sociedad (de 17 trámites a 2 trámites). Como resultado de la puesta en marcha y operación del proyecto CAE, la Cámara de Comercio de Bogotá (CCB) obtuvo el Premio Mundial al Mejor Proyecto para el Desarrollo de las Pequeñas y Medianas Empresas, otorgado por el Congreso Mundial de Cámaras de Comercio. A continuación, encuentre la información necesaria para crear una empresa en Colombia. 2.1 Información importante para crear una empresa - Herramientas útiles: Para facilitar y agilizar el proceso de creación de una empresa, Bogotá cuenta con los CAE, donde el empresario puede encontrar la información y asesoría necesarias para adelantar en un solo lugar todos los trámites para constituir una empresa y desarrollar su negocio sin requerir de intermediarios. Con la utilización de esta herramienta, el empresario ahorrará tiempo, al poder formalizar la constitución de su empresa en un solo día. Adicionalmente, existen otras herramientas que ayudarán al empresario con el desarrollo de su negocio, como lo es el portal en el cual se pueden consultar los trámites necesarios para constituir una empresa y, así, guiar al empresario en el proceso de constitución de la misma. Sin perjuicio de las herramientas utilizadas por el empresario para facilitar el trámite de constitución, es importante señalar que la sociedad o sucursal que se constituya quedará registrada ante la Cámara de Comercio del domicilio principal del ente creado y el CAE que es un medio para el registro, pero no la entidad encargada del registro público de comercio. - Formalidad de los documentos: Los documentos que se protocolicen ante la notaría pública o se presenten ante las autoridades deben ser originales o copias auténticas. Adicionalmente, en caso de que los documentos estén escritos en un idioma diferente al español, deben ser traducidos por un traductor oficial reconocido por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Las firmas que aparezcan en los documentos deben estar certificadas por un notario público o por la autoridad competente en el país de origen de la casa matriz. Posteriormente, la firma de la autoridad competente debe legalizarse según lo establecido en la Convención de Apostilla, si el país de origen hace parte de la Convención de La Haya de Si el país de origen de los documentos no hace parte de la Convención de La Haya, la firma de la autoridad competente deberá certificarse ante el consulado de Colombia, con jurisdicción en el domicilio social de la casa matriz. Posteriormente, el consulado deberá emitir un certificado en el que conste que la sociedad existe y que se encuentra constituida

2 según la ley del país de origen de la sociedad. Este certificado deberá evidenciar que quien firma tiene el poder y facultades suficientes para hacerlo. - Disponibilidad de nombre: Es conveniente verificar la disponibilidad del nombre escogido para la empresa. Esta información está disponible en la página web o se puede consultar directamente en cualquier sede de la Cámara de Comercio. - Constitución a través de Apoderado: Si la sociedad es constituida por poder, es recomendable que en él se incluyan las siguientes facultades para el apoderado: (1) suscribir la escritura pública o el documento privado de constitución de la sociedad, (2) solicitar, en caso de requerirse, un número de identificación tributaria (NIT) para los fundadores ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), (3) registrar la inversión extranjera ante el Banco de la República, cuando alguno(s) de los accionista(s) sea(n) inversionista(s) extranjero(s) - Certificados de Existencia: Una vez registrada la empresa ante la Cámara de Comercio correspondiente, por solicitud de cualquier persona natural o jurídica, la Cámara de Comercio expedirá certificados que evidencian la existencia y representación legal de la sociedad o sucursal, con indicación del nombre, el objeto social, la vigencia, el domicilio, el capital asignado, el nombre de sus representantes legales, sus facultades y el nombre de los revisores fiscales. 2.2 Tipos de empresas La normatividad comercial en Colombia establece varios mecanismos para crear una empresa en el país. Los más utilizados son: (1) la sucursal de sociedad extranjera y (2) las empresas subsidiarias, como la sociedad de responsabilidad limitada, la sociedad anónima, la sociedad en comandita por acciones y la sociedad por acciones simplificada Sucursal de una sociedad extranjera La sucursal de una sociedad extranjera comparte la misma personalidad jurídica que su casa matriz, es decir, son la misma persona, y por ello no tiene socios ni accionistas propios, pero cuenta con: (1) capital asignado, (2) objeto social definido y (3) administradores y revisores fiscales propios. Para formalizar la constitución de una sucursal de una sociedad extranjera, deben aportarse los siguientes documentos ante una notaría pública del domicilio fijado para la sucursal: - Documentos de fundación de la casa matriz (sociedad extranjera). - Estatutos sociales de la casa matriz (sociedad extranjera).

3 - Resolución de apertura de la sucursal emitida por el órgano competente de la casa matriz (por ejemplo, la junta directiva), en la que se apruebe la incorporación de la sucursal en Colombia. - Documentos que acrediten la existencia de la sociedad extranjera. - Documentos que acrediten la personería de los representantes de la casa matriz. La notaría pública expedirá copias de la escritura pública. Para formalizar la constitución de la sucursal de sociedad extranjera, la misma deberá inscribirse en el registro mercantil que lleva la Cámara de Comercio de Bogotá (entidad competente para el registro de las sucursales y sociedades en Colombia), y presentar los documentos señalados más adelante en esta sección, en el numeral (Inscripción Registro) Sociedad Existen varias formas de sociedades para establecer negocios en Colombia. Los accionistas o socios fundadores deberán elegir el tipo de sociedad que más se adapte a sus necesidades de negocios y a su objeto social. El siguiente cuadro resume los tipos de sociedad más utilizados en Colombia y algunas de sus características más relevantes o distintivas:

4 Tipo sociedad Asunto Derechos y gastos notariales derivados de la constitución Socios / Accionistas Sociedad de responsabilidad limitada Sociedad anónima Sociedad en comandita por acciones En las sociedades de responsabilidad limitada, anónima y en comandita por acciones, la constitución se formaliza mediante escritura pública. En la Notaría Pública se cobrarán derechos notariales a una tarifa del 0,27% del capital suscrito. Sobre los derechos notariales se cobra el impuesto al valor agregado (IVA) con una tarifa del 16%. Debe tener al menos dos socios al momento de su constitución y durante su existencia. Sin embargo, no podrá tener más de 25 socios. Debe tener mínimo cinco accionistas, de los cuales ninguno podrá tener el 95% ó más del capital social. No existe un límite máximo en el número de accionistas para esta sociedad. Debe tener mínimo cinco accionistas, de los cuales ninguno podrá tener el 95% ó más del capital social. No existe un límite máximo en el número de accionistas que puede tener la sociedad. Adicionalmente, la sociedad en comandita por acciones debe tener un socio gestor, que administra directamente la Sociedad en comandita por acciones Por documento privado debidamente firmado ante un Notario Público por los accionistas fundadores. En consecuencia, se paga un cargo menor por la autenticación de firmas, pero no hay lugar al cobro de derechos notariales. Puede ser formada por uno o más accionistas, y es considerada una persona jurídica distinta de sus accionistas fundadores. No existe un límite máximo en el número de accionistas que puede tener la sociedad. Por lo tanto, la Asamblea de Accionistas puede estar conformada por un número plural de accionistas o por el accionista único.

5 Objeto social Capital sociedad y es responsable conjunta e ilimitadamente por las operaciones de la sociedad. El socio gestor puede ser una persona natural o jurídica y debe ser designado en la escritura pública, mediante la que se formalice la constitución de la sociedad. En las sociedades de responsabilidad limitada, anónima y en comandita por acciones, el objeto social debe enunciar de manera clara y completa las actividades que lo conforman. No puede ser indefinido. Se divide en cuotas de igual valor que, en general, podrán ser transferidas a favor de terceros con el voto favorable de un número plural de socios que represente al menos el 70% de las cuotas en las que se encuentra dividido el capital social. La cesión de cuotas implica una reforma a los estatutos de la Se divide en acciones de igual valor que, en general, son libremente negociables, salvo que en los estatutos sociales se pacte el derecho de preferencia en la negociación de las acciones a favor de los accionistas. El capital de la sociedad anónima Se divide en acciones de igual valor que en general son libremente negociables, salvo que en los estatutos sociales se pacte un derecho de preferencia en la negociación de las acciones, a favor de los accionistas y/o de la sociedad. El plazo para pagar el capital suscrito inicial es de un año. Puede ser indefinido, siempre y cuando desarrolle cualquier actividad lícita. Se divide en acciones que en general son libremente negociables, salvo que en los estatutos sociales se pacte el derecho de preferencia en la negociación de las acciones a favor de los accionistas y/o de la sociedad. La sociedad podrá emitir acciones (1) ordinarias, (2) privilegiadas, (3) con dividendo preferencial y sin derecho a voto, (4)

6 sociedad, la cual debe constituirse en escritura ante una notaría pública en Colombia. Posteriormente, se debe inscribir una copia de la escritura pública en el registro mercantil ante la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad. está conformado por el capital autorizado, suscrito y pagado. Al momento de la constitución, los accionistas deben suscribir, por lo menos, el 50% del capital autorizado y pagar, por lo menos, una tercera parte del capital suscrito. La sociedad puede emitir acciones (1) ordinarias, (2) privilegiadas, (3) con dividendo preferencial y sin derecho a voto y (4) de industria. El plazo para pagar las cuotas pendientes del capital suscrito inicial es un año. con dividendo fijo anual y (5) de pago. Adicionalmente, los accionistas podrán restringir, por decisión unánime, la negociablidad de las acciones por períodos de 10 años, prorrogables por períodos iguales o menores. De igual manera, el capital de la sociedad está conformado por el capital (1) autorizado, (2) suscrito y (3) pagado (no hay ninguna proporción obligatoria entre estos tres capitales y los accionistas pueden pactar la composición del capital libremente). Así mismo, los accionistas cuentan con un plazo de dos años para pagar el capital que suscribieron al constituir la sociedad.

7 Junta Directiva La sociedad de responsabilidad limitada no está obligada a tener una Junta Directiva, pues es administrada directamente por los socios, quienes pueden nombrar un gerente y delegar en él la administración de la sociedad. No obstante, la sociedad puede contar con una Junta Directiva si es creada estatutariamente por decisión de los socios. La sociedad anónima está obligada a tener una Junta Directiva conformada mínimo por tres miembros principales con sus suplentes (numéricos o personales), designados por la Asamblea General de Accionistas. Las facultades comúnmente delegadas en la Junta Directiva son: - Nombrar a los gerentes y ejecutivos de la sociedad. - Emitir y colocar acciones. - Autorizar ciertos actos del gerente de la sociedad, según los estatutos sociales. La sociedad en comandita por acciones no está obligada a tener una Junta Directiva, pues la administración es ejercida por el socio gestor, quien puede delegar esta función en otro socio gestor o en terceros. Sin embargo, la sociedad puede contar con una Junta Directiva, si los accionistas lo consideran conveniente; en este caso, la Junta Directiva se creará estatutariamente. La sociedad por acciones simplificada no está obligada a tener una Junta Directiva, pues la administración es ejercida por los accionistas directamente o por un gerente. Sin embargo, la sociedad puede contar con una Junta Directiva, en caso de que los accionistas lo consideren conveniente y lo pacten en sus estatutos. Esta Junta podrá estar compuesta por cualquier número de miembros, con o sin suplentes personales, designados por la Asamblea de Accionistas. La Asamblea de Accionistas debe establecer las facultades de la Junta Directiva en los estatutos de la sociedad. En caso contrario, los poderes de la Junta Directiva son los establecidos en el Código de Comercio

8 para las sociedades anónimas.

9 Revisores fiscales En principio, esta sociedad no está obligada a tener revisoría fiscal, salvo si sus ingresos o activos del año anterior, al 31 de diciembre, exceden los salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV) o si sus ingresos brutos durante el año anterior, al 31 de diciembre, exceden los SMLMV 1. En caso de que la sociedad cumpla alguna de estas condiciones, la Junta de Socios debe designar a los revisores fiscales, cuyas funciones y deberes son los establecidos en el Código de Comercio y las demás normas aplicables. La sociedad anónima está obligada a tener revisores fiscales, quienes deberán ser designados por la Asamblea General de Accionistas. La sociedad en comandita por acciones está obligada a tener revisores fiscales, designados por la Asamblea General de Accionistas. En principio, la sociedad no está obligada a tener revisoría fiscal, salvo si sus ingresos o activos del año anterior, al 31 de diciembre, exceden los SMLMV o si sus ingresos brutos durante el año anterior, al 31 de diciembre, exceden los SMLMV. En caso de que la sociedad cumpla alguna de estas condiciones, la Asamblea de Accionistas deberá designar a los revisores fiscales, cuyas funciones y deberes son los establecidos en el Código de Comercio y en las demás normas aplicables. 1 Para el año 2009 el SMLMV es de COP$ (aproximadamente USD$ 198,76, con una tasa de COP$ por dólar)

10 Responsabilidad Los socios son responsables hasta el monto de sus aportes, excepto si tienen obligaciones fiscales pendientes ante la DIAN o si tienen obligaciones laborales pendientes. En estos casos, los socios responden solidariamente con la sociedad por estas obligaciones, es decir, con su propio patrimonio. Sin embargo, en los casos de obligaciones tributarias, los socios no son responsables solidariamente por multas e intereses, sólo por montos correspondientes a capital no pagado, a favor de la DIAN. En principio, los accionistas son responsables hasta el monto de sus aportes. En principio, los accionistas son responsables hasta el monto de sus aportes, excepto si hay obligaciones fiscales pendientes, caso en el cual los accionistas responden solidariamente con la sociedad por estas obligaciones. Sin embargo, el socio gestor es responsable conjunta e ilimitadamente por las operaciones de la sociedad. Los accionistas son responsables hasta el monto de sus aportes, salvo en los casos de fraude a la ley y levantamiento del velo corporativo (desconocimiento de la personalidad jurídica), caso en el cual los accionistas serán solidariamente responsables con la sociedad.

11 2.3 Procedimiento para la constitución de una sociedad y/o una sucursal de sociedad extranjera Formalización del documento de constitución - Estatutos: Una vez los fundadores hayan elegido el tipo de sociedad más conveniente para sus intereses y necesidades, deben formalizar la constitución tal como se establece en el numeral 2.1 de esta sección. El documento de constitución debe establecer los estatutos de la respectiva empresa, en los cuales se debe incluir la siguiente información: - Nombre y domicilio de los socios, de los accionistas fundadores o del empresario. - Clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de dicha sociedad. - Domicilio de la sociedad. - El objeto social. - El capital social y la proporción suscrita y pagada por los fundadores al momento de la constitución. Debe indicarse la forma en que fue aportado el capital, es decir, si fue en efectivo o en especie, caso en el cual deben establecerse los bienes aportados. Por su parte, en las sociedades por acciones (anónima, por acciones simplificadas y en comandita por acciones) los estatutos sociales deben indicar la clase, el número y el valor nominal de las acciones, así como el plazo para pagar las cuotas pendientes del capital suscrito. - La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los administradores. - La época y la forma de convocar y constituir la Asamblea de Accionistas o la Junta de Socios en sesiones ordinarias y extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia. - Fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales. - Fechas y forma en que se distribuirán los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, que deberá ser mínimo una vez al año (el 31 de diciembre), con indicación de las reservas que deben hacerse. - Término de duración de la sociedad y las causas de disolución anticipada. - Mecanismos para solucionar las controversias que se presenten entre los socios o accionistas, o entre éstos y la sociedad. En caso de que los socios o accionistas sometan sus diferencias a tribunales de arbitramento, los estatutos sociales deben establecer claramente cómo se designarán los árbitros y las reglas de funcionamiento del tribunal.

12 - Nombre y domicilio de las personas que representarán legalmente a la sociedad. Precisar sus facultades y obligaciones. - Deberes y facultades de los revisores fiscales Número de Identificación Tributaria (NIT) El representante legal o el apoderado facultado debe registrar la sociedad ante la DIAN, diligenciando el RUT (o pre-rut en la etapa inicial), para que se le asigne un NIT. Para diligenciar el pre-rut, se debe ingresar a la página de Internet seleccionar la opción Solicitud inscripción RUT en la ventana Tipo Inscripción, luego, se debe seleccionar la opción Cámara de Comercio y hacer clic en la ventana continuar 2. Al completar el procedimiento en la página web, debe imprimirse una copia del documento para la firma. Este documento es necesario para formalizar la constitución de la sociedad y deberá inscribirse junto con los documentos señalados en el numeral de este documento, ante la Cámara de Comercio del domicilio social Inscripción Registro: Deben presentarse ante la Cámara de Comercio los siguientes documentos: - Original o copia auténtica del documento de constitución contentivo de los estatutos (escritura pública o documento privado). - Original o copia auténtica del pre-rut, firmado por el representante legal o apoderado con presentación personal ante una Notaría Pública. - Original de los formularios de registro denominados Registro Único Empresarial y "Formulario Adicional de Registro con otras Entidades, que se podrán descargar de la página de Internet de la Cámara de Comercio ( o solicitarse en cualquiera de sus sedes. Estos formularios los debe firmar el representante legal designado o un apoderado. - Copia de las cartas de aceptación de cargo firmadas por cada una de las personas designadas para actuar como representante legal y revisores fiscales. Hay que incluir en dichas cartas el número de documento de identificación y el lugar de origen del mismo. - Copia del documento de identificación de la persona que firma los formularios. - Original del recibo de pago de los impuestos y gastos aplicables, especificados en el numeral 2.4 de este documento. La Cámara de Comercio expedirá un certificado que evidencie la existencia y representación legal de la sociedad tal y, como se mencionó 2 Una vez seleccionada la ventana continuar, la página solicitará el número del formulario, el que deberá diligenciarse únicamente en caso de haber ingresado anteriormente para preparar un borrador del formulario. En caso contario, no deberá diligenciarse dicha información.

13 anteriormente, tres días después de expedido dicho certificado, la Cámara de Comercio incluirá en el mismo el NIT definitivo asignado por la DIAN para la sociedad. Si la Cámara de Comercio, durante este término, no incluye en el certificado de existencia el NIT respectivo, el empresario deberá visitar las oficinas de la DIAN para solicitar la asignación del NIT definitivo y tomar una copia del RUT. Completados los trámites anteriores, la sociedad podrá iniciar las operaciones para desarrollar su objeto social en Colombia. 2.4 Impuestos y gastos de la constitución y registro La constitución de una sociedad o sucursal genera los siguientes costos: - Derechos notariales a una tarifa del 0,27% del capital social (en el caso de las sociedades por acciones se autoriza el 0,29%). Sobre los derechos notariales se cobra el impuesto al valor agregado (IVA) con una tarifa del 16%. Estos gastos aplican para las sociedades anónimas, las de responsabilidad limitada, en comandita por acciones y las sucursales. No aplicará para las sociedades por acciones simplificadas. - Impuesto de registro pagado a favor de la Cámara de Comercio en cualquiera de las ventanillas de atención a los usuarios, liquidado con una tarifa del 0,7% sobre el valor del capital social en las sociedades de responsabilidad limitada y sobre el capital suscrito en las sociedades anónimas, en comandita y por acciones simplificadas, salvo que se aporten bienes inmuebles; en este último caso, basta presentar el recibo de pago de dicho impuesto ante la respectiva Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Éste debe realizarse al momento de radicar el documento de constitución de la sociedad ante dicha entidad. - Derechos de matrícula en el registro público, los que se determinan según las tarifas establecidas por el gobierno nacional mediante el Decreto 393 de 2002 y con base en los activos de la sociedad, que variarán entre COP$ (aproximadamente USD$ 10 con una tasa de COP$ 2.500) y COP$ (aproximadamente USD$ 516 con una tasa de COP$ 2.500). Es importante mencionar que los costos arriba mencionados no son deducibles para efectos de impuestos. 2.5 Información adicional Para mayor información, se pueden consultar las páginas web de las siguientes entidades: - Superintendencia de Sociedades - DIAN

14 - E-REGULATIONS COLOMBIA - Portal Nacional de creación de empresas - Portal de la Cámara de Comercio de Bogotá: Guía Básica para Crear Empresa - Información sobre el monto del Salario Mínimo Mensual Legal Vigente * Texto basado en la Guía de Negocios de Bogotá de la Cámara de Comercio de Bogotá, Invest in Bogota y Brigard & Urrutia Abogados.