Gestión y Archivo de Información

Transcripción

1 Programa Modular en 5 lecciones prácticas Con la comodidad y flexibilidad de un Curso de AUTOFORMACION a DISTANCIA Toda la información necesaria para organizar, tratar y gestionar la información corporativa aumentando la eficiencia y optimizando tiempos Técnicas eficaces y pautas prácticas de Gestión y Archivo de Información para Secretarias y PA Descargue una prueba gratuita de este Written Course a través de nuestra web Elaborado por 3 profesionales de alto nivel 85 horas lectivas de rigurosa y completa formación Certificado de participación Ejemplos prácticos y Autoevaluación Claves prácticas para la correcta organización de archivos físicos Tratamiento práctico, seguimiento y conservación de documentos digitales Aplicaciones para codificar, modificar y recuperar archivos Sistemas de gestión electrónica de la información: Access y Excel en la práctica Elaboración del Manual de archivo

2 Un Written Course para lograr la máxima eficiencia en el manejo de los documentos a lo largo de su ciclo de vida! Estimado Profesional, Cada día, las empresas y organizaciones trabajan con una gran variedad de tipos de documentos, algunos son generados internamente, mientras otros se reciben de fuentes externas: Circulares Pedidos Notificaciones Facturas y albaranes Manuales Catálogos (de procedimiento, instructivos, de especificaciones) Revistas Memorando Correspondencia Comercial Normas Correspondencia Oficial Reglamentos Estos documentos contienen información en forma de texto, gráficos, imágenes, vídeos, y para saber cómo actuar correctamente debemos saber qué documentos son de paso y los que tienen una mayor o menor vigencia, y por tanto deben ser guardados. Este Written Course le facilitará las claves para establecer una metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Un material 100% didáctico con autoevaluación, glosario de términos y distintas señales visuales para que durante la lectura pueda identificar rápidamente: Notas importantes Ejemplos Prácticos Sinopsis del capítulo Una nueva forma sencilla y práctica de aprender con la comodidad y la flexibilidad de un programa de autoformación a distancia y el apoyo para su seguimiento del Servicio de Tutorías. Sin duda, la calidad de la información archivada, su organización o las posibilidades de acceso y búsqueda, si están optimizadas suponen un valor incalculable como apoyo a la gestión cotidiana. Solicite ahora su Welcome Pack y recibirá un Módulo cada semana, hasta entonces, reciba un cordial saludo, Mª Jesús Huertas Directora de Programas IIR España P.D.: Aumente su productividad y eficiencia optimizando tiempos y trabajo! 2 IIR inscrip@iir.es

3 El Equipo de Autores Coordinador-Chief Editor Mª Claudia Londoño Mateus Titulada como Secretaria Bilingüe en Coral Gables University (Florida-EE.UU.). Desde 1973 trabaja como Secretaria de Alta Dirección en el Grupo Telefónica. Autora de los libros Guía para la Secretaria Ejecutiva (2ª Ed.) y Habilidades de Gestión para la Secretaria Eficaz (2ª Ed.) y Atención al Cliente: en busca del grial editados por FC Editorial. Diseña e imparte cursos especializados en la formación del secretariado, fundamentalmente orientados a la inteligencia emocional, organización y a la atención al cliente. Actualmente, es experto tecnológico del Grupo de Trabajo de Administración y Gestión para la elaboración del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales. Es Presidenta de la Junta Directiva de la Asociación del Secretariado Profesional de Madrid. Elena Gómez Deiros Técnico de Apoyo en la Subdirección de Proyectos de Endesa Generación, contratada por ADECCO. Es Diplomada en Dirección y Gestión de Empresas por la Comunidad Autónoma de Madrid y Diplomada en Contabilidad por la Universidad de La Salle. Ha desempeñado funciones en la Subdirección General de Inversiones y Obras del Ministerio de Cultura. Trabajó en la Secretaría General Técnica, Archivo Central del Ministerio de Educación y Cultura sobre investigación, control, valoración y control de documentos, así como establecer normas sobre eliminación y conservación del fondo documental. Tiene amplia experiencia como profesora y coordinadora en cursos de verano de la Universidad Pontificia de Salamanca en protocolo así como en la Asociación de Comunicación y Relaciones Públicas de Castilla y León. Ana Isabel Córcoles Cubero Actualmente es Secretaria Virtual bajo la marca Caplem. Máster en Secretariado Ejecutivo por el Instituto de Secretariado Europeo y Diplomada Europea de Secretariado de Dirección. Ha impartido seminarios de Secretariado a nivel internacional. Tiene amplia experiencia como Secretaria de Dirección en diversas empresas nacionales y asociaciones internacionales. Miembro de la Junta Directiva de A.S.P.M. (Asociación del Secretariado Profesional de Madrid). Autora del libro "El Manual de Acogida en la empresa" y Cómo realizar buenos informes publicados por FC Editorial. IIR España pone a su disposición 3 Autoras especializadas para APRENDER cómo: Controlar la circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos Recopilar, ordenar y almacenar correctamente los diferentes documentos según criterios lógicos Seleccionar las herramientas más adecuadas para digitalizar y limpiar documentos Utilizar el paquete informático adecuado al tipo de archivo y documentos a gestionar Diseñar bases de datos y hojas de cálculo con la estructura necesaria para los documentos que se deben controlar Descubrir los métodos para conservar y recuperar documentos digitales Analizar los sistemas para realizar cambios en archivos digitales Todos los conocimientos necesarios, sin necesidad de ausentarse de la oficina!

4 Los 5 módulos del curso Agenda Fecha de comienzo: 3 de Marzo de 2008 Fin: 31 de Marzo de 2008 A partir de la fecha de comienzo recibirá una lección cada semana para que pueda planificar su propio estudio El 31 de Marzo recibirá la última lección, con la que completará este curso MODULO 1 Claves para la correcta gestión de la información y reglas básicas para la organización de archivos Función de la información Formatos y conservación Tipos de documento Finalidad del archivo -físico y digital- Criterios para la selección de un sistema de archivo Fundamentos metodológicos de un archivo Tipos de archivo: archivos estatales, archivos públicos y privados, archivos de gestión, etc... Sistemas de archivo Técnicas de archivo Ciclo de vida de un archivo Indice del archivo Manual de archivo >>> Mª Claudia Londoño Mateus Personal Assistant TELEFONICA SOLUCIONES SECTORIALES MODULO 2 Control, seguimiento y conservación de documentos digitales Ventajas del uso de las tecnologías de la información frente al despilfarro de papel Herramientas para digitalizar y limpiar documentos en papel Aplicaciones de selección electrónica de documentos Cómo organizar los archivos informáticos: documentos, imágenes, correo electrónico Tratamiento práctico de los documentos del correo electrónico Codificación de documentos Informes sobre las diferentes clases de documentos tratados Claves para seleccionar los documentos según su importancia Seguridad física/seguridad lógica >>> Elena Gómez Deiros Técnico Apoyo. Subdirección de Proyectos ENDESA 4 IIR inscrip@iir.es >>>>

5 MODULO 3 Aplicaciones y sistemas para modificar y recuperar archivos digitales Las aplicaciones de selección electrónica de documentos Sistemas para realizar cambios en los archivos digitales Esquema gráfico Sistema de digitalización Creación de ficheros en formato PDF OCR, conversores y empaquetadores Control de documentos físicos enviados al archivo -custodia de documentos por externos- Recuperación de documentos digitales perdidos o borrados accidentalmente Copias de respaldo -back-up- >>> Elena Gómez Deiros Técnico Apoyo. Subdirección de Proyectos ENDESA MODULO 4 Optimización y gestión electrónica de la información a través del uso de herramientas tecnológicas: Access y Excel en la práctica Claves para utilizar el paquete informático adecuado al tipo de archivo y documentos que se gestionan Creación de una base de datos en Access Campos imprescindibles y recomendados Códigos y leyendas de utilidad Bases de datos relacionales Elaboración del índice Creación de carpetas y subcarpetas Referencias cruzadas Seguimiento y actualización Documentos y versiones En formato papel En formato electrónico ( s y documentos adjuntos) Elaboración de informes basados en Access Operaciones matemáticas de utilidad para obtener resultados totales Cómo diseñar bases de datos y hojas de cálculo con la estructura necesaria para los documentos que se deben controlar Portabilidad de una base de datos a Excel Gráficos estadísticos Filtros Etiquetas >>> Ana Isabel Córcoles Cubero Secretaria Virtual CAPLEM >>>> IIR Fax: Tel

6 MODULO 5 Manual de archivo: Cómo establecer un criterio común para evitar diferentes sistemas de gestión y archivo de información Claves para la correcta elaboración y archivo de manuales de procedimiento Qué son y para qué sirven Cuáles son sus ventajas para la correcta gestión de la información Cómo puede ayudar la elaboración de estos manuales en una gran empresa Análisis del procedimiento de archivo de los manuales Cómo y por qué se vinculan entre ellos Cómo se hacen los hipervínculos Cuál es la importancia de establecer un manual de archivo aplicable a toda la empresa para evitar que cada departamento tenga su propio sistema de archivo Aspectos a tener en cuenta para su elaboración Cómo establecer un proceso ante el peligro de pérdida o extravío de documentación Cómo se debe gestionar el archivo y hacerlo extensivo a todos los departamentos para que se adecuen a él Qué información debería contener?: respuestas a qué, cómo, cuándo, por qué, por quién, para quién, con qué recursos, etc. >>> Ana Isabel Córcoles Cubero Secretaria Virtual CAPLEM Conozca los Written Course a través de los entusiastas comentarios de los participantes en la 1ª Edición de Secretarias Ejecutivas y de Dirección 1. Son 85 horas de contenidos prácticos y aplicables, con ejercicios y autoevaluación al final de cada módulo "Muy buena forma de actualizar y aprender nuevos conocimientos en el sector en el que trabajo" Yolanda Fernández. SOCIEDAD REGIONAL PALACIO 2. Está redactado de un modo ameno y profesional que contiene: Dibujos, gráficos, tablas, notas importantes "Contenido interesante y con una presentación atractiva que permite una asimilación de los conceptos aunque pertenezcan a áreas muy distintas" Verónica Díez. ANDREW ESPAÑA 3. Se ajusta perfectamente a sus necesidades y recoge los temas de máxima actualidad "Curso muy bien documentado en el que todos los temas son imprescindibles para nuestra profesión. Muy cómodo ya que puedes estudiar y consultar en cualquier momento" Paz Moro. KPMG RECURSOS 4. Permite su seguimiento sin salir de la oficina "Me parece un buen curso al ser a distancia, ya que permite organizarse mejor y se puede compatibilizar con el puesto de trabajo" Julia Mojón. TELEFONICA 5. Un verdadero Manual de Referencia, muy completo y perfectamente estructurado para futuras consultas Felicitarles por el contenido de este curso que ha sido realmente interesante y provechoso, siendo una referencia para mi trabajo Dolores Saavedra. GRUPO DISA 6 IIR inscrip@iir.es

7 Dirigido a: Secretaria de Dirección Personal Assistant (PA) Secretarias Ejecutivas Cómo funciona un Written Course? Secretarias de Presidencia Ayudante de Dirección Ayudante Técnico Administración >>> Cada curso está compuesto por una serie de lecciones o módulos en formato papel, redactado de una forma estructurada, lógica y orientada al estudio y aprendizaje >>> Los módulos se le entregan semanalmente y contienen tanto aspectos técnicos y teóricos, como contenidos prácticos aplicables a la realidad concreta de la empresa. Por lo tanto, es un material completamente actualizado que sirve como una importante referencia o guía profesional >>> Se trata de un material 100% didáctico y orientado a directivos, diseñado para poder ser seguido y asimilado fácilmente. Cada lección incluye un resumen del material presentado, ejercicios de auto-evaluación, un índice bibliográfico, y unas señales visuales especiales que hemos diseñado para que pueda identificar rápidamente notas importantes, ejemplos prácticos, jurisprudencia y referencias cruzadas con otros módulos. >>> Además, dispone de tutorías con el autor para las consultas sobre la comprensión de contenidos a través de un directo: tutoriaswrittencourse@iirspain.com >>> La mejor garantía para Vd. es que los módulos están redactados por un equipo de reconocidos expertos con una gran experiencia contrastada en cada materia Un curso de AUTOFORMACION por ESCRITO y a DISTANCIA Información actualizada Los temas tratados en el momento actual en un formato just in time y adecuada a su práctica diaria Contenidos prácticos y aplicables Un curso estructurado y completado con consejos, casos representativos y sugerencias propias de los autores-expertos Tutorías Tendrá a su disposición el correo electrónico de tutoriaswrittencourse@iirspain.com al que transmitir todas sus dudas al autor sobre la comprensión del contenido Agenda de próximos Written Courses >> Régimen Jurídico, Fiscal y Contable de las UTEs Inicio: 12 de Diciembre de 2007 Fin: 30 de Enero de 2008 >> Aspectos Jurídicos-Laborales y soluciones prácticas en Organización, Gestión y Control de Tiempos de Trabajo Inicio: 25 de Enero de 2008 Fin: 29 de Febrero de 2008 >> Toda la información necesaria para elaborar estados financieros conformes a las Normas IAS/IFRS Inicio: 25 de Enero de 2008 Fin: 29 de Febrero de 2008 >> Control de Créditos Inicio: 25 de Febrero de 2008 Fin: 31 de Marzo de 2008 >> Contratos Laborales -Up to Date Inicio: 25 de Febrero de 2008 Fin: 31 de Marzo de 2008 >> Secretarias Ejecutivas y de Dirección Inicio: Mayo Flexibilidad Podrá elegir el lugar y horario más apropiado para formarse, ya que recibirá un módulo cada semana, hasta finalizar el programa completo Material de referencia Finalizado el curso, contará con una documentación de más de 250 páginas y perfectamente estructurada para futuras consultas Autores expertos Los Written Courses están redactados por reconocidos expertos seleccionados tanto por su experiencia práctica como por su capacidad de comunicación y su experiencia como autores IIR Fax: Tel

8 written course Sí, deseo participar en Gestión y Archivo de Información para Secretarias y PA CUOTA DE INSCRIPCION % IVA por participante CW134 Div. C/DR PDF Boletín de Inscripción % IVA si efectúa el pago antes del 4 de Febrero de Príncipe de Vergara, Madrid inscrip@iir.es DATOS DE LOS PARTICIPANTES 1º NOMBRE: Precio Especial para Grupos CARGO: TEL. DIRECTO: 2º NOMBRE: FAX DIRECTO: MOVIL: FORMA DE PAGO IMPORTANTE Al realizar el pago indiquen la referencia CW134 Transferencia bancaria a la cta (Barclays) Visa Mastercard American Express Diners Club Titular de la tarjeta Número de la tarjeta CARGO: TEL. DIRECTO: EMPRESA: SECTOR: DIRECCION para el envío de los Módulos: FAX DIRECTO: MOVIL: NUMERO DE EMPLEADOS EN SU OFICINA: >1.000 CIF: Caduca Fecha y firma DIRECCION: PROVINCIA: C.P.: QUIEN AUTORIZA SU INSCRIPCION: TFNO.: FAX: Cheque a nombre de IIR España Datos Personales En cumplimiento con el artículo 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, le informamos de que los datos personales que aporte en el presente formulario serán incorporados a los ficheros de Institute for International Research España, S.L., debidamente inscritos ante la Agencia Española de Protección de Datos, y cuyas finalidades son la gestión y cumplimiento de la relación establecida como consecuencia de la inscripción en el evento a que hace referencia, así como la gestión por parte de IIR de la selección de los asistentes al mismo, así como la realización de envíos publicitarios acerca de las actividades, servicios, ofertas, promociones especiales y de documentación de diversa naturaleza y por diferentes medios de información comercial, además de la gestión de la información de la que se disponga para la promoción de eventos, seminarios, cursos o conferencias que pudieran resultar de interés para los inscritos, de acuerdo con las labores de segmentación y obtención de perfiles relativa a los mismos, todo ello al objeto de personalizar el trato conforme a sus características y/o necesidades. Mediante la presente, usted queda informado y consiente que sus datos puedan ser cedidos a patrocinadores, publicaciones, expositores en ferias u otros sujetos en base a la relación que IIR mantiene con los mismos para procurar una mayor eficiencia de la gestión de sus actividades. Para el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición de sus datos por parte de IIR, deberá remitir un escrito identificado con la referencia Protección de Datos a Institute for International Research España, S.L., con domicilio social en la calle Príncipe de Vergara nº 109, Madrid, en el que se concrete la solicitud y al que acompañe fotocopia de su Documento Nacional de Identidad. CARGO: RESPONSABLE DE FORMACION: DATOS DE FACTURACION EMPRESA: CIF: DEPARTAMENTO: JEFE DE CONTABILIDAD: DIRECCION: POBLACION: TELEFONO: FAX: C.P.: