SINDICATURA MUNICIPAL. NORMA TÉCNICA No. 35

Transcripción

1 SINDICATURA MUNICIPAL DIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD NORMA TÉCNICA No. 35 CONTRATO DE COMODATO. 1

2 CONTENIDO Antecedentes... 3 Marco legal.. 4 Objetivos.. 5 Dependencias y su área de aplicación. 6 Diagrama de flujo Descripción de actividades Políticas de operación 11 Anexo número 1.- Formato de Anexo número 2.- Formato de Declaración Testimonial. 16 Vigencia y periodo de revisión

3 ANTECEDENTES En virtud de que es usual que los empleados del Ayuntamiento deseen o necesiten utilizar bienes de su propiedad para llevar a cabo actividades laborales, es necesario establecer un para identificar adecuadamente estos bienes como ajenos al Patrimonio Municipal, de tal forma se ha implementado la presente Norma Técnica conteniendo las políticas para llevar a cabo los Contratos de Comodato, delimitando la responsabilidad, tanto del Ayuntamiento como del propietario del bien en comodato. Es importante el adecuado seguimiento de la presente norma por las dependencias que intervienen y de los propietarios, con el fin de llevar un adecuado control de los insumos autorizados para los bienes en comodato. 3

4 MARCO LEGAL La presente Norma Técnica se encuentra fundamentada en lo dispuesto por: La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículos 108 párrafo primero y, 115 fracción II; Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Baja California, Artículo 82 apartado A fracciones I, II y Artículo 91; Ley del Régimen Municipal para el Estado de Baja California, Artículos 3 segundo párrafo y 8 fracciones III y IV; Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Baja California; Artículos 3, 46 fracción IV y XII, 47 fracción VIII, 58 y 60; Código Civil para el Estado de Baja California, Artículos 2371 y 2381 El Reglamento de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Tijuana, Baja California, Artículos 16 fracciones IV, V y 34 fracciones II, V, VII, XV, XVI, XVII y XXII; El Reglamento Interno de la Secretaria de Administración y Finanzas del Ayuntamiento de Tijuana, Baja California, artículo 7 fracciones IV, VI y XIV. El Reglamento Interno de la Sindicatura Municipal, artículos 4, 8 fracciones II, V y 12 fracciones I y IV. 4

5 OBJETIVOS 1.- Establecer un procedimiento que facilite el trámite del, tanto para el interesado, como para las dependencias que en él intervienen. 2.- Contar con instrumentos que permitan el adecuado control de los insumos autorizados a los bienes en comodato, especialmente vehículos. 3.- Identificar claramente, mediante un documento válido aquellos bienes que son propiedad Municipal de aquellos que no lo son. 5

6 DEPENDENCIAS Y SU ÁREA DE APLICACIÓN I.- DIRECCIÓN O DELEGACIÓN a)- Empleado Solicita la elaboración del al de Inventarios de Oficialía Mayor, cuando se cuenta con factura que ampare la propiedad del bien. En caso de no tener factura que ampare la propiedad del bien, recibe también formato de Declaración Testimonial. Llena el formato de solicitud de, y en su caso Declaración Testimonial, recabando firma del Titular de su dependencia o delegación. Elabora oficio firmado por el titular de la dependencia, conteniendo la justificación de solicitar dicho bien en comodato según política No. 3, una vez reunidos los documentos, los entrega al de Inventarios de Oficialía Mayor, para que proceda con su trámite. Recibe oficio del de Inventarios anexando a él cuando ha sido aprobado, dos copias de su contrato, una para el empleado y otra para el administrador de la dependencia. En caso de que no haya sido aprobado, recibirá oficio informándole los motivos por los cuales no se autorizó. b)- Administrador de la dependencia Conserva copia de y lleva un control sobre los comodatos existentes en su dependencia. II.- OFICIALÍA MAYOR de Inventarios Otorga al interesado para su llenado, y en su caso Hoja de Declaración Testimonial, anotando en su hoja de control, número de folio y nombre de la persona a la cual se le fue entregado. Recibe del interesado documentos debidamente llenados, así como oficio de justificación para dar en comodato el bien, firmada por el titular de la dependencia. Los envía para su aprobación a la Sindicatura Municipal, para que esta a su vez, lo envíe a la Secretaría de Gobierno Municipal, y este último a Presidencia Municipal. Recibe los contratos una vez que han sido autorizados. Conserva copia de los contratos autorizados. Envía oficio notificando al interesado que su contrato ha sido autorizado o no, quedándose con original y entregándole dos copias. En el caso de que no haya sido autorizado, en el oficio explicará los motivos por los cuales se llegó a esa resolución. 6

7 III.- SINDICATURA MUNICIPAL Síndico (a) Procurador (a) Recibe del de Inventarios de Oficialía Mayor contrato debidamente llenado. Lo revisa. Si lo aprueba, lo envía a la Secretaría de Gobierno Municipal para firma, si lo desaprueba, anotará en el espacio correspondiente para observaciones el motivo de dicha desaprobación y lo envía al de Inventarios para que sea informado al interesado. IV.- SECRETARÍA DE GOBIERNO MUNICIPAL Secretario de Gobierno Municipal. Recibe de la Sindicatura, lo revisa. Si da su aprobación, lo envía a Presidencia; si no es así, anota en el espacio correspondiente sus observaciones. Lo envía al de Inventarios para rendir su informe mediante oficio al interesado V.- PRESIDENCIA Presidente Municipal Recibe de la Secretaría de Gobierno Municipal aprobado para su revisión. Lo envía al de Inventarios aprobado con su firma, y en caso de que no sea así, anota en el espacio correspondiente sus observaciones. Lo regresa al de Inventarios mediante oficio. 7

8 DIAGRAMA DE FLUJO EMPLEADO DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS (OFICIALIA MAYOR) SINDICA PROCURADORA SINDICATURA SECRETARIA DE GOBIERNO PRESIDENTE (PRESIDENCIA) Desea proporcionar un bien en comodato 1. Solicita elaboración del contrato de comodato al Depto. de Inventarios de Oficialía Mayor 3. Recibe formato. Procede a llenarlo. Recaba la firma del titular de su dependencia, así como la justificación por escrito de la necesidad de solicitar el bien en comodato, los entrega al de Inventarios de Oficialía Mayor, anexando los documentos requeridos. 2. Proporciona al interesado contrato de comodato para su llenado, en caso de que el interesado no cuente con factura de propiedad, se le entrega formato de Declaración Testimonial. Anota en su hoja de control: numero de folio y datos del interesado. 4. Recibe del interesado formato junto con la documentación requerida. 5. Envía a la Sindicatura los formatos, para que a más tardar en 3 días hábiles ésta los envié a la Secretaría de Gobierno Municipal. 6. Recibe del de Inventarios contrato y anexos, si lo desaprueba anota sus observaciones y lo envía al Depto. de Inventarios, si lo aprueba lo firma y lo envía a la Secretaria de gobierno municipal. 7. Recibe de Sindicatura contrato de comodato, lo revisa, si lo desaprueba anota sus observaciones y lo envía al de Inventarios, si lo aprueba lo envía a Presidencia. 8. Recibe de la Secretaria de Gobierno Municipal el contrato, lo revisa, si lo aprueba o desaprueba anota firma o sus observaciones y lo envía al de inventarios. 11. recibe del de Inventarios por medio de oficio, contrato autorizado, o en su defecto, observaciones de por que no le fue autorizado. 9. Recibe contrato aprobado o no aprobado de Presidencia, Sindicatura o Secretaria de Gobierno. Incluyendo en el firmas y observaciones de no aprobado. Termina 10. Envía al empleado interesado por medio de oficio el formato autorizado o, en su defecto, motivos por el cual no fue aprobado el contrato de comodato que solicito. 8

9 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACT PUESTO DEPTO. DEPENDENCIA A C T I V I D A D E S 1 Interesado Empleado 2 Jefe del de Inventarios 3 Interesado Empleado 4 Jefe del de Inventarios 5 Jefe del de Inventarios 6 Síndica Procuradora 7 Secretario de Gobierno Municipal de Inventarios. de Inventarios. de Inventarios Dependencia ó Delegación - Desea proporcionar un bien en comodato. Solicita elaboración del Contrato de Comodato al de Inventarios de Oficialía Mayor. Oficialía Mayor - Proporciona al interesado Contrato de Comodato para su llenado y en caso de que el interesado no cuente con factura que ampare la propiedad del bien, le entrega formato de Declaración Testimonial. Anota en su hoja de control el número de folio y los datos del interesado. Dependencia ó Delegación Oficialía Mayor Oficialía Mayor Sindicatura Municipal Secretaría de Gobierno Municipal. 8 Presidente Presidencia Municipal - Recibe formato, procediendo a su llenado, recabando la firma del titular de su Dependencia, así como la justificación por escrito de la necesidad de solicitar el bien en comodato, los entrega al de Inventarios, anexando documentos requeridos. - Recibe del interesado formato debidamente llenado junto con la documentación requerida. - Envía a la Sindicatura Municipal los formatos, para que a más tardar en 3 días hábiles este los envíe a la Secretaría de Gobierno Municipal. - Recibe del de Inventarios de Oficialía Mayor contrato y anexos. Los revisa. Lo desaprueba anotando en el lugar respectivo sus motivos, enviándolo al de Inventarios; o lo aprueba, anotando su firma y enviando contrato a la Secretaría de Gobierno Municipal. - Recibe de la Sindicatura Contrato de Comodato, lo revisa. Si lo desaprueba anota sus observaciones y lo envía al de Inventarios. Si lo aprueba, lo envía a Presidencia Municipal. - Recibe de la Secretaría de Gobierno Municipal el contrato. Lo revisa. Si lo aprueba o desaprueba anota firma o sus observaciones y lo envía al de Inventarios. 9

10 9 Jefe del de Inventarios 10 Jefe del de Inventarios de Inventarios de Inventarios. Oficialía Mayor Oficialía Mayor - Recibe contrato aprobado o no, ya sea de Sindicatura, de Secretaría de Gobierno Municipal o de Presidencia, incluyendo en él firmas u observaciones de no aprobado. - Envía al empleado interesado por medio de oficio, formato autorizado o, en su defecto, motivos por el cual no le fue aprobado el que solicitó. 11 Empleado Interesado Dependencia ó Delegación - Recibe del de Inventarios por medio de oficio, contrato autorizado, o en su defecto, observaciones del por qué no le fue autorizado. Termina 10

11 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1.- El bien otorgado en comodato deberá estar a nombre del solicitante, comprobado mediante factura o cualquier documento legal. En caso de no contar con esta, se llenará el formato de Declaración Testimonial mismo, que se anexará al. La Declaración Testimonial deberá contener los nombres y firmas del declarante y de los testigos. Se anexarán a la Declaración Testimonial copia fotostática de la identificación oficial con fotografía de cada uno de los firmantes. 2.- El bien deberá estar en buenas condiciones físicas para su utilización. Para hacer constar este hecho se anexarán al fotografías del bien otorgado en comodato que serán tomadas del lado derecho, lado izquierdo y frontal. 3.- Tratándose de vehículos o de equipo que requiera de insumos para su funcionamiento, el titular de la Dependencia solicitante deberá justificar y explicar por escrito la necesidad de solicitar el bien en comodato, conteniendo para ello en oficio los siguientes requisitos: Estar dirigido al Oficial Mayor con copia para el de Inventarios. Dependencia o Delegación que solicita el. Nombre del empleado solicitante. Descripción del bien solicitado. Actividades para las cuales se requiere el uso de dicho bien. Especificar si requerirá suministros, en los casos de que el bien en comodato sea un vehículo será solamente combustible (gasolina, diesel o gas). Nombre de persona (as) a las cuales se destinará el uso del bien. Estar firmado por el Titular de la Dependencia. 4.- El Ayuntamiento no proporcionará servicios de mantenimiento y reparación al bien en comodato, solo podrá proveer de suministros a aquellos bienes que lo requieran para su operación. 5.- En caso de bienes que requieran de suministros, sólo se autorizarán Contratos de Comodato cuando haya sido aprobado el presupuesto de egresos de la Dependencia solicitante. 6.- Los titulares de las Dependencias que deban de autorizar el, procurarán darle trámite en forma ágil, despachando el mismo en un máximo de 3 días hábiles. 11

12 7.- En el caso de vehículos otorgados en comodato: Deberán estar legalizados. Deberá ser destinado a desarrollar actividades operativas en campo, (NO DE PERSONAL ADMINISTRATIVO NI DIRECTIVO), excepto cuando se demuestre que lo requiere para actividades propias de su puesto. No deberán de exceder de 5 vehículos en comodato por Dependencia. Se otorgará un máximo de 25 litros de gasolina por vehículo, por semana, salvo en los casos de que dicho vehículo sea utilizado para viajar a otros municipios de la entidad por cuestiones de trabajo, se podrá autorizar por Oficialía Mayor un aumento de consumo hasta por 25 litros de gasolina más. 8.- Oficialía Mayor conservará en su poder original de todos y cada uno de los Contratos de Comodatos autorizados, así como el control de folios utilizados. 9.- La Oficialía Mayor deberá de proporcionar copia a la Sindicatura Municipal de todos los Contratos de Comodato que sean autorizados El Administrador deberá de conservar copia de los contratos existentes en su Dependencia y llevar un control sobre los mismos La duración del no podrá ser más allá del término constitucional del Ayuntamiento en que se haya otorgado, o al término de la relación laboral del comodante Para los casos no previstos en la presente Norma, se solicitara autorización por parte de la Síndica Procuradora. 12

13 CONTRATO DE COMODATO CONTRATO DE COMODATO QUE CELEBRAN POR UNA PARTE EL H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE TIJUANA, BAJA CALIFORNIA, A QUIEN EN LO SUCESIVO SE LE DENOMINARÁ COMO EL AYUNTAMIENTO, REPRESENTADO EN ESTE ACTO POR EL LIC. CARLOS WALTERIO BUSTAMANTE ANCHONDO, PRESIDENTE MUNICIPAL, ASISTIDO POR EL C. P. ALCIDE ROBERTO BELTRONES RIVERA, ASI COMO POR EL C., SECRETARIO DE GOBIERNO MUNICIPAL Y OFICIAL MAYOR, RESPECTIVAMENTE; Y POR OTRA PARTE EL (LA) C. QUIEN ACTUALMENTE SE DESEMPEÑA COMO DEL H. XX AYUNTAMIENTO DE TIJUANA, BAJA CALIFORNIA, A QUIEN EN LO SUCESIVO SE LE DENOMINARÁ COMO EL COMODANTE ; AMBAS PARTES EN CONJUNTO Y EN LO SUCESIVO SE LES DENOMINARÁ COMO LAS PARTES. EN VIRTUD DE LO ANTERIOR, LOS SIGNANTES MANIFIESTAN DE PROPIA VOLUNTAD, LAS SIGUIENTES: D E C L A R A C I O N E S: I.- Declara EL AYUNTAMIENTO por conducto de su representante legal: A) Que es una Entidad de Derecho Público, con personalidad jurídica y patrimonio propio, como lo dispone el Artículo 115 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y el Artículo 76 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Baja California. B) Que con fundamento en los artículos 7 fracción IV de la Ley del Régimen Municipal para el Estado de Baja California y 16 fracciones IV y V del Reglamento de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Tijuana, Baja California, el Lic. Carlos Walterio Bustamante Anchondo, en su carácter de Presidente Municipal, es representante legal de EL AYUNTAMIENTO. C) Para efectos del presente acto, el Presidente Municipal es acompañado por el C. P. Alcide Roberto Beltrones Rivera y C., Secretario de Gobierno Municipal y Oficial Mayor respectivamente, en atención a lo dispuesto por los artículos 17 fracciones I y XXVI del Reglamento de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Tijuana, Baja California y 7 fracciones VI y XIV del Reglamento Interno de la Secretaría de Administración y Finanzas. D) Que conoce el bien que se otorga en comodato, mismo que se encuentran precisado en el presente Capitulo de Declaraciones. E) Continúa declarando EL AYUNTAMIENTO que requiere del equipo objeto del presente contrato para su operación y administración, por lo tanto está en disposición de usar y gozar del bien mueble en calidad de Comodato. II.- Declara EL COMODANTE : A) Que es mexicano (a), mayor de edad, en pleno uso y ejercicio de su capacidad, se identifica con credencial para votar número, expedida por el Instituto Federal Electoral. Se agrega copia fotostática al presente contrato y se identifica como ANEXO I, formando parte integral del mismo. B) Que actualmente desempeña el cargo de del H. XX Ayuntamiento Constitucional de Tijuana, Baja California. 13

14 C) Ser legítimo propietario del bien mueble que se detalla a continuación: Se detallan el (los) bien en comodato. D) Que cuenta con (Factura, Declaración Testimonial, etc.) con la cual acredita la propiedad del bien materia del presente contrato, misma que se acompaña al presente, de acuerdo a lo dispuesto por la Norma Técnica Administrativa Número 35 y la cual se identifica como ANEXO II, y forma parte integrante del presente instrumento. E) Que para identificación plena del bien objeto del presente instrumento legal, exhibe --- fotografías del mismo, formando parte integrante del presente contrato como ANEXO III. III.- Declaran LAS PARTES que: A) Se reconocen mutuamente la personalidad con la que comparecen a la celebración del presente instrumento, sin tener en consecuencia, objeción alguna respecto de las facultades que les han sido conferidas y de las obligaciones que contraen, por lo que es voluntad de las partes celebrar el presente contrato, al tenor de las siguientes C L A U S U L A S PRIMERA.- Objeto. EL COMODANTE concede gratuitamente el uso y disfrute del bien mueble descrito en el Capítulo de Declaraciones del presente instrumento, a favor de EL AYUNTAMIENTO, quien se obliga a restituirlo en buenas condiciones y solo con el deterioro normal del uso. SEGUNDA.- Destino. EL AYUNTAMIENTO se obliga a destinar y utilizar el bien objeto del presente contrato en las labores y actividades exclusivas de su objeto social y funciones públicas. TERCERA.- Exclusividad. LAS PARTES acuerdan que el bien será utilizado de manera exclusiva por EL AYUNTAMIENTO a través de la (nombre de la dependencia), de tal forma que se deberán adoptar las medidas que sean necesarias para evitar que otras personas lo utilicen. CUARTA.- Vigencia. La vigencia de este instrumento correrá a partir de la firma del presente contrato y concluirá el día del mes de del año LAS PARTES, de manera unilateral, podrán dar por terminado el contrato en cualquier momento, previo aviso con anticipación de quince días y sin necesidad de declaración judicial, por lo que EL COMODANTE podrá retirar los bienes materia de este contrato pasado este plazo. QUINTA.- Cesión de Derechos. EL AYUNTAMIENTO, se abstendrá de ceder total o parcialmente los derechos y obligaciones derivadas de este convenio sin previo consentimiento por escrito otorgado por la contraparte. SEXTA.- Jurisdicción. Para todo lo relativo a la interpretación, cumplimiento, alcances y consecuencias derivadas del presente instrumento, LAS PARTES acuerdan someterse a la jurisdicción y competencia de los Tribunales del Fuero Común del Partido Judicial de Tijuana, Baja California, renunciando expresamente y de manera anticipada a cualquier otro fuero que pudiese corresponderles por razón de su domicilio presente o futuro. SÉPTIMA.- Domicilio. Los contratantes señalan como domicilio para los efectos de este Contrato, inclusive para ser emplazados a juicio los siguientes: 14

15 a. EL AYUNTAMIENTO. Avenida Independencia No. 1350, Zona Urbana Río Tijuana, de esta ciudad, C. P b. EL PRESTADOR. Calle No. interior de la Colonia Delegación de esta ciudad. OCTAVA.- Voluntad. LAS PARTES manifiestan que en la celebración de este instrumento no existe lesión, dolo, error, mala fe o cualquier otro vicio de la voluntad, por lo que renuncian a cualquier acción de nulidad que pudiera invalidarla. Leído por las personas que intervienen en el presente instrumento y enteradas de su contenido y fuerza legal, lo firman por duplicado en la ciudad de Tijuana, Baja California, el día de del 201. Por EL AYUNTAMIENTO LIC. CARLOS WALTERIO BUSTAMANTE ANCHONDO PRESIDENTE MUNICIPAL C.P. ALCIDE ROBERTO BELTRONES RIVERA SECRETARIO DE GOBIERNO MUNICIPAL C. OFICIAL MAYOR Por EL COMODANTE C. Del H. XX Ayuntamiento de Tijuana, Baja California. 15

16 DECLARACIÓN TESTIMONIAL Número de folio Tijuana B.C., a de del 201. El C. con número de empleado Quien labora en el de de la dependencia, declara bajo protesta de decir verdad, ser el propietario del bien que a continuación se describe: La ubicación del bien es: D E C L A R A C I O N E S Aduce el declarante ser propietario de dicho bien, que lo tiene para beneficio de su labor dentro de la Administración Pública, que presenta como testigos solidarios a los abajo firmantes, quienes hacen constar que por fama pública, es conocido que el mencionado bien es propiedad del dicente propietario. Que el hecho de haber traído bienes de su propiedad, se debió a iniciativa propia para facilitar el trabajo. Que la presente declaración testimonial se elabora ante la imposibilidad de demostrar documentalmente la auténtica evidencia de la propiedad del citado bien por parte del dicente propietario. Que la presente declaración testimonial, no convalida la propiedad del bien descrito al declarante, sino solo cumple una función administrativa de control interno. Presunto propietario Nombre y Firma Testigo Nombre y Firma Testigo Nombre y Firma Testigo Nombre y Firma 16

17 VIGENCIA Y PERIODO DE REVISIÓN El presente instrumento será evaluado periódicamente por la Sindicatura a través de la Dirección de Normatividad, con la finalidad de incrementar su eficiencia y facilitar su aplicación. Su actualización se realizará cuando sea necesario, tomando en consideración las sugerencias y observaciones manifestadas por las dependencias involucradas, por consiguiente, dichas observaciones y sugerencias deberán ser enviadas al Síndico, con copia a la Dirección de Normatividad. La actual Norma Técnica se evalúa y refrenda el 30 de Julio del 2012 y permanecerá vigente mientras no se emita una nueva versión de la misma. Arq. Yolanda Enríquez de la Fuente Síndica Procuradora del H. XX Ayuntamiento de Tijuana, B.C. 17