SINDICATURA PROCURADORA. NORMA TÉCNICA No. 10

Transcripción

1 SINDICATURA PROCURADORA DIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD NORMA TÉCNICA No. 10 CONTROL DE VALES DE GASTOS POR COMPROBAR 1

2 C O N T E N I D O Antecedentes...3 Marco legal...4 Objetivos...5 Áreas de aplicación...6 Descripción de actividades...8 Políticas de operación Vigencia y período de revisión

3 ANTECEDENTES La presente Norma Técnica relativa al Control de Vales de Gastos por Comprobar, tiene como propósito definir claramente los lineamientos y pasos que los involucrados en este proceso deben seguir, a fin de satisfacer jurídicamente los requisitos establecidos en la Ley del Régimen del Estado de Baja California y en el Reglamento de la Administración Pública del Ayuntamiento de Tijuana, Baja California, para la comprobación oportuna y clara de gastos. Esta norma será utilizada por aquellos funcionarios y empleados municipales involucrados en la comprobación de gastos, excepto los que se relacionen con el fondo fijo de caja (fondo revolvente). La presente norma es emitida para el control y el registro contable y administrativo de los vales de gastos por comprobar del Ayuntamiento de Tijuana, Baja California. 3

4 MARCO LEGAL La Sindicatura Procuradora del XXI Ayuntamiento de Tijuana ha diseñado y emitido, la presente Norma Técnica Administrativa relativa a los Gastos por Comprobar, de observancia obligatoria para la Administración Pública de Tijuana, con base en lo dispuesto por: La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, artículos 108 párrafo primero, 115 fracción II párrafo segundo; La Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Baja California, artículos 76, 82 Apartado A fracción I y artículo 91; La Ley del Régimen para el Estado de Baja California, artículos 3 y 8 fracciones III, VI y IV VII, 22; Ley de Presupuesto y Ejercicio del Gasto Público del Estado de Baja California, artículos 4, 5, 57, 59, 60, 62, 64, 83, 89, 90 y 91; Ley General de Gubernamental, artículos 1, 2, 16, 17, 20, 21 y demás relativos. La Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Baja California; artículo 46; El Código Fiscal de la Federación, los artículos 29 y 29-A; El Reglamento de la Administración Pública del Ayuntamiento de Tijuana, Baja California, artículo 34 fracciones I, II, V, VII, XV, XVI, XVII y XXXVI; El Reglamento Interno de la Secretaría de Administración y Finanzas del Ayuntamiento de Tijuana, Baja California, artículos 5 fracciones I y II, 8 fracción I, 24 fracciones I, V, VI y IX, 25 fracción II y III, así como artículos 34, 35, 37 y 38 fracciones I, III; El Reglamento Interno de la Sindicatura Procuradora para el Municipio de Tijuana, Baja California, artículos 4, 5 fracciones IV, 8 fracciones II, V y 12 fracciones I y IV; 4

5 OBJETIVOS 1.- Establecer un procedimiento sistemático y consistente en el control y registro contable y administrativo de los vales por comprobar del Ayuntamiento de Tijuana. 2.- La solventación de gastos que por su naturaleza requieran se operados directamente por las dependencias, como en los casos de pagos de servicios, eventos cívicos oficiales, etc. Estos deberán solicitarse para realizar gastos específicos, para lo cual se requiere que exista partida expresa en el Clasificador por Objeto del Gasto del H. Ayuntamiento de Tijuana, B.C y en el Presupuesto de Egresos aprobado. 3.- Evitar observaciones del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Baja California. 4.- Evitar el rezago en la comprobación de gastos. 5.- Evitar la pérdida financiera que significa la demora en la devolución de dinero a las arcas municipales, que no fue utilizado para los fines que fue solicitado. 6.- Que los funcionarios y empleados municipales vean la importancia de comprobar haber utilizado el dinero solicitado para los fines a los cuales esté destinado. 5

6 ÁREAS DE APLICACIÓN I. SOLICITANTE Genera el vale de gastos por comprobar y lo entrega al Tesorero para solicitar dinero para gastos oficiales. Si le autorizan la entrega del dinero solicitado, recibe el cheque de la Dirección de Egresos de la. Entrega a la Dirección de de la las facturas que comprueban los gastos, previamente registrados en el Sistema Informático Contable. Si los comprobantes cumplen con los requisitos fiscales que establecen el Código Fiscal de la Federación, y corresponden a la partida para la cual fue solicitado el dinero, recibe el original del vale que dejó en garantía. Si todos o algunos de los comprobantes no cumplen con los requisitos fiscales o no son congruentes con la partida solicitada, cambia los que no cumplan y los presenta nuevamente o deposita el dinero en efectivo por el saldo no comprobado en las Cajas Generales de la. Si el solicitante gasta más de lo solicitado y sus comprobantes reúnen los requisitos fiscales y son congruentes con la partida correspondiente, entrega éstos a la Dirección de. Recibe cheque de la Dirección de Egresos por la cantidad gastada de más y que fue debidamente comprobada. II. TESORERÍA MUNICIPAL A) TESORERO Recibe solicitud de vale para gastos oficiales por comprobar, de parte del solicitante. Pide al Director de Egresos la elaboración del cheque. Recibe de la Dirección de la relación de vales de gastos por comprobar emitidos cada catorcena, y la archiva. Firma cheque y el vale. Recibe informe del Director de Egresos de los comprobantes de dinero gastado de más para el mismo fin que el vale solicitado. Autoriza pago de dinero por la cantidad excedente del vale comprobado. En caso de no comprobar el vale en el tiempo establecido, solicitará a la Oficialía Mayor que se aplique el descuento vía nómina. B) DIRECTOR DE EGRESOS Recibe instrucciones del Tesorero que elabore el cheque y los entregue al solicitante. Para tal efecto, tendrá hasta 3 días hábiles para elaborar y entregar el cheque al solicitante; informándole que tiene un plazo de 10 días hábiles contados a partir de la recepción del dinero para presentar los comprobantes, excepto autorización escrita del Tesorero por un plazo mayor. Entrega el vale original firmado al Departamento de. D) DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Recibe de la Dirección de Egresos el vale original firmado por el solicitante. Elabora una relación de vales que entrega catorcenalmente al Tesorero. Archiva copia de la relación de vales que le envía diariamente al Tesorero. Recibe comprobantes de gastos y verifica que éstos reúnan los requisitos fiscales y que sean congruentes con la partida del vale. Si los comprobantes reúnen los requisitos fiscales y son congruentes con la partida, entrega el vale al solicitante una vez sea comprobado el gasto. Si los comprobantes no reúnen los requisitos mencionados, pide al solicitante que envíe los comprobantes correctamente o 6

7 deposite en Cajas Generales de la el dinero en efectivo, ya que de no hacerlo se le empezará a descontar por nómina el monto de la cantidad faltante por comprobar. Si el solicitante no envía los comprobantes de pago o el recibo del depósito del dinero en efectivo en Cajas Generales durante el plazo fijado, la Dirección de recibe comprobantes del solicitante cuando haya excedido el gasto en cuanto al monto del vale solicitado en un principio al Tesorero. Si los comprobantes de pago reúnen los requisitos fiscales y son congruentes con la partida correspondiente, el Departamento de elabora un oficio al Tesorero solicitando el reembolso, para que posteriormente se emita el cheque de reembolso en la Dirección de Egresos. III. OFICIALÍA MAYOR A) DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Recibe solicitud de la para descontar el monto no comprobado por nómina al solicitante. Descuenta por nómina al solicitante el monto del vale de gastos que no comprobó, en número de pagos catorcenales completos que sean necesarios para cubrir el importe de dicho vale. 7

8 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Norma Técnica No.10 ACT PUESTO DIRECCION Ó DEPTO DEPENDENCIA A C T I V I D A D E S 1 Solicitante - Solicita al Tesorero dinero para gastos oficiales. 2 Tesorero - Si el solicitante tiene saldo en su presupuesto, autoriza la elaboración del vale, cheque, y da instrucciones al Director de Egresos. 3 Director Dirección de Egresos y Presupuesto 4 Jefe Dirección de Egresos 5 Jefe Dirección de Egresos 6 Jefe Dirección de 7 Tesorero 8 Jefe Dirección de 9 Director Dirección de Egresos 10 Director Dirección de Recursos Humanos 11 Jefe Dirección de Egresos - Solicita al Departamento de Egresos que elabore el cheque y vale, y los entregue al solicitante. - Elabora y entrega cheque al solicitante y le pide que firme vale. - Envía vale firmado al departamento de contabilidad. - Recibe vale firmado, elabora relación diariamente y envía ésta al tesorero. - Recibe relación de vales de gastos por comprobar emitidos cada día, y la archiva. - Vigila los vencimientos de los vales y si estos están vencidos se elabora un oficio para el departamento de nominas para su descuento correspondiente. - Comunica al Departamento de Recursos Humanos de Oficialía Mayor para que empiecen a descontar vía nómina al solicitante el importe del vale. Oficialía Mayor - Empieza a descontar por nómina al solicitante el monto del vale, en número de pagos catorcenales completos que sean necesarios para cubrir el importe de dicho vale. F I N - Informa al solicitante que tiene 10 días hábiles contados a partir de la recepción del dinero para presentar comprobantes de gastos. 12 Solicitante - Recibe cheque, firma vale y se entera del plazo que tiene para comprobar gastos. 13 Solicitante - Entrega al Departamento de las facturas que comprueban gastos. 14 Jefe Dirección de 15 Director Dirección de 16 Director Dirección de. - Verifica que los comprobantes reúnan los requisitos fiscales y que sean congruentes con la partida del vale. - Si los comprobantes no reúnen los requisitos, pide al solicitante envíe, comprobantes o dinero en efectivo que cubra importe no comprobado. - Si el solicitante no le envía otros comprobantes o el dinero en efectivo y el 8

9 ACT PUESTO DIRECCION Ó DEPTO 17 Director Dirección de DEPENDENCIA 18 Director Dirección de 19 Solicitante - Recibe vale original. F I N. 20 Director Dirección Egresos Norma Técnica No.10 A C T I V I D A D E S vale ya esta vencido, se elabora un oficio para el departamento de nominas para su descuento correspondiente. - Si los comprobantes reúnen los requisitos o el solicitante envío el dinero en efectivo, informa al Director de Egresos y presupuesto y envía póliza de descargue para su autorización. - Entrega al solicitante el vale original. - Firma de autorizado la póliza de descargue. F I N. 21 Solicitante - Si gastó más del vale para la misma partida, entrega comprobantes al departamento de contabilidad. 22 Jefe Dirección de 23 Jefe Dirección de 24 Director Dirección Egresos 25 Tesorero 26 Director Dirección Egresos y Presupuesto 27 Jefe Depto. de Egresos - Verifica que los comprobantes reúnan los requisitos fiscales y que sean congruentes con la partida del vale. - Si reúnen los requisitos, informa al Director de Egresos y presupuesto - Informa al tesorero municipal. - Autoriza pago de los gastos de más. - Da instrucciones al Departamento de Egresos para que elaboren cheque por la cantidad gastada de más. - Elabora y entrega el cheque al solicitante. 28 Solicitante - Recibe cheque por la cantidad gastada de más. 9

10 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1.- El solicitante tiene 10 días hábiles contados a partir de la recepción del cheque, para presentar los comprobantes de los gastos, excepto autorización escrita del Tesorero por un plazo mayor, la cual debe ser solicitada un día antes del vencimiento del vale. En caso de requerir una prórroga más, justificar el motivo y establecer compromisos con la fecha de comprobación final. 2.- Al solicitante que no compruebe los gastos en el plazo señalado, se le descontará en el número de pagos catorcenales completos que sean necesarios para cubrir el importe del vale. 3.- La Dirección de de la deberá llevar al día la relación de vales de gastos por comprobar con sus respectivas fechas de vencimiento, y comunicar oportunamente al Tesorero los datos de los vales vencidos para que sean descontados al solicitante por el Departamento de Nominas de Oficialía mayor. 4.- Los gastos a comprobar se utilizaran exclusivamente para cubrir los conceptos que específicamente se autorizaron al deudor, debiendo evitar que los recursos se utilicen para otros fines o de lo contrario serán rechazados por el Departamento de, reembolsando el importe correspondiente en dinero en efectivo ante el Departamento de Cajas Generales de la Dirección de Recaudación. 5.- Las solicitudes de vales y sus respectivas comprobaciones deberán ser registradas presupuestalmente dentro del sistema de Gubernamental, afectando los momentos contables de acuerdo a lo que señala la Ley General de Gubernamental. 6.- Se autorizarán hasta 4 vales por beneficiario, debiendo el solicitante comprobar sus vales pendientes para hacer solicitudes adicionales de vale. Cada beneficiario podrá tener hasta 4 vales vigentes por comprobar. 7.- La presente Norma Técnica será de observancia general para las Dependencias y Delegaciones del Ayuntamiento de Tijuana. 10

11 VIGENCIA Y PERIODO DE REVISIÓN La presente norma será evaluada periódicamente por la Sindicatura Procuradora a través de la Dirección de Normatividad, con la finalidad de incrementar su eficiencia y facilitar su aplicación. Su actualización se realizará cuando sea necesario, tomando en consideración las sugerencias y observaciones manifestadas por las dependencias involucradas, por consiguiente, dichas observaciones y sugerencias deberán ser enviadas al Síndico Procurador, con copia a la Dirección de Normatividad. La presente Norma Técnica se evalúa, reforma y refrenda el 24 de Junio de 2015 y permanecerá vigente mientras no se emita una nueva versión de la misma. LICENCIADO ARTURO LEDESMA ROMO Síndico Procurador del H. XXI Ayuntamiento de Tijuana, B.C. 11