Centro de Información Técnica y Administración de Archivos y Documentos. Proceso de Digitalización con Recursos Propios

Transcripción

1 Proceso de Digitalización con Recursos Propios

2 Agenda - Antecedentes - Digitalización - Sistema de Administración Documental - Beneficios

3 LAS SOLICITUDES DE SERVICIO SE TRANSFORMAN EN PRODUCTOS PARA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE. Nuestros Procesos de Servicio CENTROS DE TRABAJO PEMEX REFINACIÓN CORPORATIVO Y SUBSIDIARIAS C L I E N T E S TERCEROS ENTIDADES FEDERATIVAS PLANEACION ESTRATEGICA Y RECURSOS RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA EVALUACION Y MEJORA CONTINUA S O L I C I T U D D E L S E R V I C I O PATRIMONIAL RIESGOS SERVICIOS OPER ACIONES INMOBILIARIAS CONTROL DE BIENES MUEB. E INMUEB DESINCOR- PORACIÓN FIANZAS / C ARTAS DE INFORMACION SEGUROS DE CREDITO ADMINISTRATIVOS ADMINISTRATIVOS GENERALES / GENER ALES DE INFORMACION P R O D U C T O S S A T I S F A C C I Ó N D E L C L I E N T E GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS GERENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS P R O V E E D O R E S GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES GERENCIA DE TECNOLOGÍA Y PROCESOS INF. TU CONTRIBUYES AL CUMPLIMIENTO DE NUESTROS OBJETIVOS: Nuestra Política Nuestra Misión Nuestra Visión Proporcionar servicios que cumplan con los requerimientos de nuestros clientes. Atender a nuestros clientes con: - Eficacia - Eficiencia - Capacidad de respuesta - Actitud positiva La plena satisfacción de nuestros clientes!

4 Areas de oportunidad Solución Atender observación del OIC para espacios de archivo Concentración acervo Refinación Obtención de un Repositorio Digital Sistema de información eficiente y oportuna

5 Servicios CITAAD Coordinación de Archivos de Trámite del Organismo. Archivo de Concentración e Histórico del Organismo. Digitalización y clasificación de documentos para su consulta vía Intranet e Internet, a través del Sistema de Administración Documental (SAD). Digitalización Remota (MFD s). Microfilmación de documentos. Impresión de formatos institucionales y artes gráficas. Guarda y Custodia de archivo jurídico y patrimonial. Bóveda de seguridad. Salas de usos múltiples, capacitación y videoconferencia. Area de conferencias (eventos especiales y exposiciones) Biblioteca técnica, hemeroteca y área de consulta física.

6 Agenda - Antecedentes - Digitalización - Sistema de Administración Documental - Beneficios

7 El activo más importante de la Organización: la información.

8 Difusión y consulta de fácil acceso Información oportuna para la toma de decisiones

9 Cobertura nacional, acceso desde cualquier computadora personal dentro de la red de Petróleos Mexicanos, sin instalación de software adicional Aprovechamiento de la información compartida entre áreas.

10 Por concentración de archivo, ahorro en espacios de oficina Cumplimiento a la LFTAIPG Cumplimiento a los Lineamientos de Organización y Conservación de Archivos

11 Información disponible sin importar quien la genere Información oportuna para quien la solicite CITAAD

12 Digitalización Local Se eliminan elementos físicos y se colocan separadores Se verifica que la imagen sea idéntica al documento original Captura de datos de búsqueda requeridos por el usuario Entrega del batch al administrador de contenidos Preparación Escaneo Control de Calidad Restauración Indexación Verificación Release SW de Administrador de Contenidos Toma de imágenes, alimentador y manipulación VRS Se retiran separadores, se reestablece el documento a su estado original Control de calidad aplicado a la captura de datos

13 Procedimiento Operativo de: Digitalización ( PO-7-10) Evaluación Mensual Objetivo de Calidad Atender en los plazos establecidos la totalidad de las solicitudes de los clientes manteniendo el parámetro de excelente en el indicador del desempeño. Solicitudes Atendidas Objetivo en tiempo cumplido % 160, , ,000 Análisis Operativo Mayo Octubre 2007 (número de imágenes en el SAD) 149,871 Indicador Porcentaje de solicitudes de Digitalización atendidas en tiempo. 130, , , , , , , ,189 Solicitudes atendidas Indicador = X 100 Solicitudes recibidas 100,000 90,000 80,000 = Parámetro (porcentaje) Indicador de Octubre 2007 X 100 = 94.4 % Excelente = Regular = Bueno = Malo < 70 70,000 60,000 MAY JUN JUL AGO SEP OCT Cabe destacar el compromiso del personal del área de digitalización por mejorar la productividad y mantener la tendencia en atender en su totalidad las solicitudes recibidas

14 Digitalización Remota MEXICALI ROSARITO ENSENADA CD. JUAREZ SONORA BAJA CALIFORNIA HERMOSILLO CHIHUAHUA GUAYMAS BAJA CALIFORNIA SUR CD. OBREGON CHIHUAHUA COAHUILA SABINAS Gran dispersión geográfica Equipos MDF s en cada CT Contenido asociado a diferentes funciones Consulta a través de SAD y RM SAAD MONCLOVA G O L F O DE C A L I F O R N I A TOPOLOBAMPO GUAMUCHIL CULIACAN GOMEZ PALACIO SALTILLO DURANG O SANTA CATARINA NUEVO LEON REYNOSA CADE REYTA TAMAULIPAS MATAMOROSS AZCAPOTZALCO SAN JUAN IXHUATEPEC AÑIL Otros repositorios Ctrl. de Gestión Dirección General Estaciones de Servicio SINALOA ZA CA TE CA S CD. VICTORIA MAZATLAN SAN LUIS POTOSI ZACATECAS NAYARIT SAN LUIS POTOSI AG USC ALI ENT ES MADERO AGUASCALIENTES TULA QUERETARO ZAPOPAN LEON HIDALGO TUXPAN GUANAJUATO Q UERE TAR O EL CASTILLO PACHUCA ZAMORA POZA RICA JALISCO CELAYAEDO. MEX. MANZANIILLO TLAX CAL A VERACRUZ COLIMA TOLUCA D.F. SALAMANCA MORELIA MICHOACAN MORELOS PUEBLA PUEBLA ESCAMELA L. CARDENAS VERACRUZ CUERNAVACA TIERRA BLANCA GUERRERO ACAPULCO OAXACA MINATITLAN BARRANCA D. F. PROGRESO MERIDA YUCATAN CAMPECHE LERMA QUINTANA ROO CAMPECHE PAJARITOS DOS BOCAS TABASCO VILLAHERMOSA NUEVO TEAPA SALINA CRUZ CHIAPAS

15 Digitalización Remota GAD GOM Oficinas Centrales $ $ $ CITAAD Refinería Intranet Terminal de Almacenamiento $ Administrador Empresarial de Contenido $

16 Digitalización Remota Evaluación Mensual Objetivo de Calidad Validar, procesar y efectuar adecuaciones en el Sistema de Administración Documental de los registros recibidos en el Batch Manager en un lapso que no exceda las 24 horas. Registros Procesados Objetivo Recibidos en tiem po cum plido 1,479 1, % 45,000 Análisis Operativo Mayo Octubre 2007 (número de imágenes en el SAD) 41,605 Indicador Porcentaje de solicitudes de Digitalización atendidas en tiempo. 40,000 35,000 38,903 35,039 38,235 Registros procesados Indicador = X 100 Registros recibidos 30,000 25,000 25,447 28,165 1,479 = 1,479 Indicador de Octubre 2007 X 100 = 100 % 20,000 15,000 Parámetro (porcentaje) Excelente = Regular = Bueno = Malo < 70 10,000 MAY JUN JUL AGO SEP OCT Cabe destacar el compromiso del personal del área de digitalización por continuar atendiendo el total de registros recibidos

17 Agenda - Antecedentes - Digitalización - Sistema de Administración Documental - Beneficios

18 Sistema de Administración Documental Objetivo: Incorporar la información de Pemex Refinación en el Administrador de Contenidos, para proporcionar a todas las instancias del Organismo la facilidad de extraer eficaz y oportunamente documentos e información.

19 Sistema de Administración Documental Centro de Información Técnica y Administración de Archivos y Documentos Administración Documental

20 Sistema de Administración Documental Centro de Información Técnica y Administración de Archivos y Documentos

21 Sistema de Administración Documental Centro de Información Técnica y Administración de Archivos y Documentos

22 Sistema de Administración Documental Centro de Información Técnica y Administración de Archivos y Documentos

23 Agenda - Antecedentes - Digitalización - Sistema de Administración Documental - Beneficios

24 Beneficios Primer Centro de digitalización masiva en América Latina, para una empresa paraestatal o de gobierno (2000). Creación de una plataforma de Administración de Contenidos para Petróleos Mexicanos, Pemex Refinación, Organismos Subsidiarios y terceros, a través de intranet e internet. Poner a disposición de los usuarios la documentación administrativa y técnica generada por el Organismo en sus diferentes instancias e instalaciones. Más de 9 millones de documentos administrados a la fecha. Más de 180 distintos tipos documentales. Reducción en tiempos de búsqueda desde cualquier región del País o del Mundo.

25 Beneficios Obtener la Certificación ISO-9000 en dos versiones 94 y 2000, desde el año 2000 a la fecha. Se ha logrado mantener el nivel de excelencia en los procesos de digitalización de acuerdo a los índices del Sistema de Gestión de la Calidad. Implantación de un solo Procedimiento Operativo para la digitalización masiva y remota. Implantar el Escaneo Remoto a través de la infraestructura de equipos multifuncionales a nivel nacional. Se han logrado incrementar los recursos humanos para satisfacer la demanda de cada una de las áreas usuarias.

26 Beneficios Fácil acceso a la información con niveles establecidos de seguridad. Disponibilidad simultanea de información requerida por diversas áreas. Reducción de costo, eliminación gradual en duplicidad de impresiones y papel. Reducción de espacio físico destinado al almacenamiento información. Herramienta útil y ágil para efectos de Auditorias.

27 A quién le generamos valor? Áreas de Pemex-Refinación, Corporativo y Organismos Subsidiarios Manejan altos volúmenes de documentos en formato electrónico y papel. Tienen procesos de trabajo establecidos y requieren automatizarlos con la finalidad de mejorar sus operaciones. Requieren constantemente de documentos para la toma de decisiones y no cuentan con una librería electrónica de manera organizacional. Ejecutan acciones conjuntas entre personal disperso de manera local, regional. Cuentan con mas de una o ninguna plataforma de administración de documentos y contenido.

28 Que valor representan los Servicios de Información? Gente: Prestadores de Servicio que Agregan Valor Servicios de Tecnología: Información Procesos: Agrega Valor Generadores de CITAAD Valor