Feria RUTAS DEL VINO DE ESPAÑA en Bilbao (27 a 30 de mayo de 2010)

Transcripción

1 Feria RUTAS DEL VINO DE ESPAÑA en Bilbao (27 a 30 de mayo de 2010) Descripción de la Actuación, Sistema de Organización y Programa de Actividades (Oficina Técnica de ACEVIN, Mayo de 2010) 0

2 1. UBICACIÓN La acción promocional se ubicará en el atrio del Edificio Ensanche de Bilbao (Pza. Ensanche, 11). Se trata de un antiguo mercado de abastos rehabilitado que en la actualidad es propiedad del Ayuntamiento de Bilbao, gestionado por Bilbao Turismo y que se utiliza para la realización de eventos y ferias. 2. DESCRIPCIÓN DEL ESPACIO Se trata de un espacio diáfano de alrededor de m2 que se utilizará para el montaje de la acción. Se dispondrán los siguientes espacios: 21 ESPACIOS EXPOSITORES (mostradores o similar), uno por cada Ruta del Vino. Serán espacios que permitan tanto estar atendidos por aquellas Rutas que deseen enviar a alguien a atenderlos, como no atendidos (autoservicio de folletos) pensando en aquellas Rutas que prefieran no ir a atender su espacio. Cada uno de estos espacios estará personalizado conforme a la imagen de marca de la Ruta, todo ello dentro de una línea gráfica y de diseño uniforme. (*) Deberá remitirse cumplimentada por correo electrónico a rosario.hernandez@fmpee.es la Ficha de Confirmación de Atención de Espacio Expositivo de la Ruta (Anexo IV) que se adjunta con fecha tope del 20 de mayo. ESPACIO GENERAL RUTAS DEL VINO DE ESPAÑA Mostrador de información destinado a: o Prestar información general sobre las Rutas del Vino de España o Entrega de folletos genéricos de Rutas del Vino de España (folletos RVE editados por el Ministerio de Medio Ambiente. Reedición actualizada de mayo de 2010) o Venta de tiquets de para la degustación de vinos de las Rutas del Vino de España o Inscripción y recogida de tiquets para la participación en actividades El mostrador estará atendido por un Servicio de Azafatas. En principio se han previsto 5 azafatas (3 para atender el mostrador y 2 para la supervisión general de los espacios expositores de las Rutas del Vino y de las actividades paralelas) ZONA BAR Se instalará una o dos barras (por determinar en función del diseño del espacio) para el servicio y degustación de los vinos de las Rutas del Vino de España. Estará atendido por camareros profesionales (4 camareros). El sistema para la degustación de vinos será a través de tiquets de 1,50 que permitirán la degustación de un vino y un pincho. El visitante elegirá el vino a degustar de entre todos los disponibles. Realizaremos un listado de referencias disponibles por cada una de las Rutas del Vino que se instalará en la zona bar a la vista del público. 1

3 ESCENARIO Se utilizará para el acto de presentación e inauguración oficial de la feria y para las actuaciones musicales. ZONA DE ACTIVIDADES PARALELAS: Se dispondrán diversas zonas para la realización de las siguientes actividades participativas destinadas al público visitante: o Casino del Vino: mesas de juego y apuestas a partir de la degustación de vinos de las RVE o Catas comentadas de los vinos de las RVE (se realizarán en una espacio insonorizado) o Caricaturas o Tratamientos faciales de vinoterapia (por confirmar) La participación en las actividades será gratuita aunque limitada al cupo de personas previstas para cada actividad. ALMACÉN: Se dispondrá un espacio cerrado para almacenar material: folletos, catavinos, vinos, etc. OFFICE: Se dispondrá una zona a modo de Office destinada al lavado de copas y preparación de catering y pinchos. Nota: Se adjuntan planos y fotos del espacio, aunque aún no disponemos de los planos de de distribución y diseño de espacios, se enviarán tan pronto como se dispongan. 2

4 3. HORARIO DE FERIA Y SERVICIOS PERMANENTES ABIERTOS AL PÚBLICO La feria estará abierta al público viernes, sábado y domingo con los siguientes horarios y servicios permanentes: HORARIO: Viernes, 28 de mayo: De a h. y de a h. Sábado, 29 de mayo: De a h. y de a h. Domingo, 30 de mayo: De a h. SERVICIOS PERMANENTES: 21 Espacios de información turística de cada una de las Rutas del Vino de España 1 Espacio de información turística general del Club de Producto Rutas del Vino de España Degustación de vinos de las Rutas del Vino de España en la zona bar. 4. PROGRAMA DE ACTIVIDADES En paralelo a los servicios permanentes de la feria, se ha previsto el siguiente programa de actividades. Se trata aún de un borrador pendiente de concretar: JUEVES, 27 DE MAYO: Acto institucional de Inauguración de la Feria Se celebrará un acto a puerta cerrada para los siguientes invitados: Representantes políticos del Ministerio de Medio Ambiente Representantes políticos del Ministerio de Turismo Representantes de las ciudades de ACEVIN y las Rutas del Vino de España. Representantes políticos del Gobierno Vasco y del Ayuntamiento de Bilbao Medios de comunicación Esquema provisional del acto: h. Acto Institucional de Presentación e Inauguración de la Feria, con la intervención de: ACEVIN: Presidente MARM: Secretario de Estado de Medio Rural y Agua o Directora General de Industria y Mercados Alimentarios. TURESPAÑA: Director General o Subdirector General GOBIERNO VASCO: Directora General de Turismo h. Cóctel con degustación de los vinos de las RVE (*) Deberá remitirse cumplimentada por correo electrónico a rosario.hernandez@fmpee.es la Ficha de Confirmación de Asistencia a Acto Inauguración (Anexo III) que se adjunta con fecha tope del 20 de mayo. 3

5 VIERNES, 27 DE MAYO: Feria abierta al público según el horario previsto a h. Tratamientos de Vinoterapia Realización de tratamientos faciales de 15 minutos a base de productos con vino a h. Caricaturas Realización de caricaturas a h. Cata Comentada de Vinos de las Ruta del Vino de xxxxx a h. Cata Comentada de Vinos de las Ruta del Vino de xxxxx a h. Cata Comentada de Vinos de las Ruta del Vino de xxxxx a h. Cata Comentada de Vinos de las Ruta del Vino de xxxxx a h. Cata Comentada de Vinos de las Ruta del Vino de xxxxx a h. Cata Comentada de Vinos de las Ruta del Vino de xxxxx a h. Cata Comentada de Vinos de las Ruta del Vino de xxxxx a h. Actuación Musical Pendiente determinar el grupo 4

6 SÁBADO, 28 DE MAYO: Feria abierta al público según el horario previsto a h. Cata Comentada de Vinos de las Ruta del Vino de xxxxx a h. Cata Comentada de Vinos de las Ruta del Vino de xxxxx a h. Cata Comentada de Vinos de las Ruta del Vino de xxxxx a h. Cata Comentada de Vinos de las Ruta del Vino de xxxxx a h. Cata Comentada de Vinos de las Ruta del Vino de xxxxx a h. Cata Comentada de Vinos de las Ruta del Vino de xxxxx a h. Tratamientos de Vinoterapia Realización de tratamientos faciales de 15 minutos a base de productos con vino a h. Caricaturas Realización de caricaturas a h. Casino del Vino Tres Mesas de juegos entorno al vino abiertas al público: Dos mesas de degustación y apuestas sobre el origen del vino De qué Ruta es? Una mesa de degustación y apuesta sobre el color del vino Blanco, Rosado o Tinto? a h. Actuación Musical Pendiente determinar el grupo 5

7 DOMINGO, 30 DE MAYO: Feria abierta al público según el horario previsto a h. Tratamientos de Vinoterapia Realización de tratamientos faciales de 15 minutos a base de productos con vino a h. Caricaturas Realización de caricaturas a h. Casino del Vino Tres Mesas de juegos entorno al vino abiertas al público: Dos mesas de degustación y apuestas sobre el origen del vino De qué Ruta es? Una mesa de degustación y apuesta sobre el color del vino Blanco, Rosado o Tinto? Nota: Se ha previsto la realización a través de la Agencia de Prensa de ACEVIN de una campaña previa de comunicación y publicidad en Bilbao para dar difusión al evento (inserción de publicidad en Guías de Ocio de Bilbao y reparto de octavillas en la calle) 5. ENVÍO DE MATERIAL POR PARTE DE LAS RUTAS DEL VINO 5.1. MATERIAL A ENVIAR POR PARTE DE CADA RUTA DEL VINO FOLLETOS DE LA RUTA DEL VINO Cantidad: a criterio de la Ruta OTRO MATERIAL PUBLICITARIO (merchandasing, posters, etc,) Cantidad y carácter: a criterio de cada Ruta VINOS: Para todas las Rutas: 60 botellas de vino por Ruta. Se utilizarán conforme al siguiente cálculo: o Para cóctel acto inaugural: 4 botellas x 21 Rutas = 84 botellas (588 copas aprox.) o Para bar de vinos: 54 botellas x 21 Rutas = botellas (7.938 copas aprox.) o Para mesas degustación casino vino: 2 botellas x 21 Rutas = 42 botellas Las referencias del vino quedan a criterio de la Ruta, pueden ser vinos iguales o diferentes, aunque en la medida de lo posible sería conveniente que hubiera variedad de referencias entre estas 60 botellas. Para aquellas Rutas que quieran que se realice una cata comentada de sus vinos: o 3 botellas x 3 vinos distintos = 9 botellas (*) Deberá remitirse cumplimentada por correo electrónico a rosario.hernandez@fmpee.es la Ficha de Material (Anexo II) que se adjunta con fecha tope del 17 de mayo. 6

8 5.2. INDICACIONES PARA EL ENVÍO DE MATERIAL Dirección de envío: Edificio Ensanche Referencia: ACEVIN Plaza Ensache, Bilbao Fecha de llegada del material: Todo el material deberá llegar a la dirección de destino durante la mañana del miércoles día 26 de mayo, y en cualquier caso, antes de las h. Instrucciones para el etiquetado de los envíos: Cada caja de material deberá ir etiquetada con la Referencia ACEVIN, así como con la indicación del material que contiene: Folletos, Merchandasing, Vino para Cóctel Inauguración, Vino para Bar, Vino para Casino o Vino para Cata Comentada. 6. ENVÍO DE MATERIAL POR PARTE DE ACEVIN Desde la Oficina Técnica de ACEVIN se ha previsto el envío del siguiente material: Guías Rutas del Vino de España (actualizadas y reeditadas en mayo de 2010) Tarjetas de contacto Rutas del Vino de España Merchandasing (por determinar) Catavinos con serigrafía Rutas del Vino de España Tiquets con matriz para la degustación de vinos y pinchos (*) Deberá remitirse cumplimentada por correo electrónico a rosario.hernandez@fmpee.es la Ficha de Confirmación de Modificación o Confirmación de Datos para Tarjetas del Contacto (Anexo I) que se adjunta con fecha tope del 10 de mayo. 7. CRONOGRAMA RESUMEN DE PLAZOS Por último y a modo de resumen se incluye el siguiente cronograma en el que se recogen los plazos que todas las Rutas deben respetar para garantizar la correcta coordinación y organización de esta actividad: PLAZO (fecha máxima) 10 de mayo (lunes) 17 de mayo (lunes) 20 de mayo (jueves) 20 de mayo (jueves) HITO Envío Ficha Modificación o Confirmación de Datos para Tarjetas Contacto (Anexo I) Envío Ficha Materiales (Anexo II) Envío Ficha Confirmación Asistencia Acto Inauguración (Anexo III) Envío Ficha Confirmación Atención Espacio Expositivo de la Ruta (Anexo IV) RESPONSABLES Todas las Rutas del Vino, incluso para confirmar que los datos siguen igual Todas las Rutas del Vino Todas las Rutas del Vino Todas las Rutas del Vino, incluso para indicar que no asistirán 7