DIRECTIVA Nº GG-.OPP-EMAPAT SRLTDA.

Transcripción

1 DIRECTIVA Nº GG-.OPP-EMAPAT SRLTDA. METODOLOGÍA PARA EL REQUERIMIENTO Y ATENCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS, CONTRATACIÓN POR LA MODALIDAD DE SERVICIOS NO PERSONALES, Y LA EJECUCIÓN DEL GASTO. I. Objetivo La presente Directiva tiene por objetivo uniformizar la metodología para la atención de los Requerimientos solicitados a la Gerencia de Administración referidos a la atención de bienes y servicios, contratación por la modalidad de servicios no personales, y la ejecución de gasto y de esta manera contribuir a mejorar su gestión y los niveles de satisfacción de sus usuarios. II. Alcance La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio para todos los usuarios comprendidos dentro (Unidades Orgánicas conformantes de la EPS EMAPAT SRL) y Comisiones permanentes y especial que ejecutan gastos bajo la modalidad de aplicación directa e indirecta). III. Definiciones 1 Bienes.- Objetos o cosas que requiere una entidad para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus fines. 2 Servicio.- Comprende la afectación presupuestaria por la atención de servicios básicos, así como de aquellos conceptos que por su carácter son permanentes y de cualquier otro gasto relacionado con la prestación de algún servicio; así mismo, la actividad o servicio que presta una persona natural o jurídica ajena a la entidad, para atender una necesidad de esta última, pudiendo estar sujeta a resultados para considerar terminadas las prestaciones del contratista. Quedan comprendidos dentro de la categoría de servicios, los siguientes rubros de gasto: tarifas de servicios públicos, honorarios, servicios de vigilancia, limpieza, seguridad, campañas de publicidad, estudios cuantitativos y cualitativos de investigación de mercados, y encuestas con sus diferentes modalidades. 3 Programación de gasto.- Es la asignación mensual aprobada por la Dirección Nacional del Presupuesto Público del MEF a la Unidad Ejecutora, que le permite proceder a la ejecución del gasto con cargo a los recursos aprobados a nivel de Programas y de Grupos Genéricos de Gasto, que incluyen las distintas actividades y proyectos desarrollados por la propia entidad. 4 Ejecución presupuestaria.- Es la fase durante la cual se afecta mensualmente los compromisos de gasto, sin exceder los montos aprobados de la ejecución de gasto de la entidad. en las asignaciones trimestrales. IV. Base legal 1 Ley Nº 28927, Ley de Presupuesto del Sector Público para Año Fiscal Decreto Supremo N PCM que aprueba el Te xto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

2 3 Decreto Supremo N PCM que aprueba el Re glamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. 4 Resolución de Contraloría Nº CG que aprueba las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público. 5 Resolución de Contaduría N EF que aprueba el Instructivo Nº EF/93.01, sobre Procedimiento Contable de la Utilización de Recursos Públicos por la Modalidad de Encargos. 6 Directiva Nº EF/77.15 Directiva de Tesorería para el año fiscal Ley de Equilibrio Financiero del Presupuesto del Sector Publico para el Año Fiscal Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley Nº Directiva Nº EF/76.01, Directiva para la Aprobación del Presupuesto Institucional de Apertura de las Entidades de Tratamiento Empresarial para el Año Fiscal 2007, RD Nº EF/ Directiva Nº EF/76.01 Directiva para la Ejecución del Presupuesto de las Entidades de Tratamiento Empresarial para el año Fiscal 2007, RD Nº EF/ Resolución de Gerencia General N GG.E MAPAT SRL que aprueba el Plan Anual de adquisiciones y contrataciones para el ejercicio fiscal V. Disposiciones Específicas 5.1 Del requerimiento de servicios De la solicitud Los requerimientos para la atención de servicios deberán ser solicitados a la Gerencia de Administración mediante el formulario de Pedido Directo de Servicio (ver Anexo 1) debidamente sustentado y suscrito por el Jefe o Funcionario responsable de la Unidad Orgánica (ver Anexo 2). No se tramitarán y serán devueltos los formatos que no cuenten con el V B del Jefe o Funcionario responsable de la Unidad Orgánica solicitante y la debida sustentación. La devolución será comunicada al solicitante del servicio en un plazo no mayor de setenta y dos (72) horas de haber sido recibidos por la Oficina de Administración De la atención Los requerimientos de servicios serán aprobados por la Gerencia de Administración y atendidos únicamente y exclusivamente por la Oficina de Logística y de acuerdo a los procedimientos establecidos por la normativa vigente, previa confirmación de la disponibilidad presupuestal en el correspondiente calendario de compromisos dentro del marco de las asignaciones presupuestales (mensual, trimestral y anual), y su programación en el Plan Anual de Adquisiciones Del pago Los requisitos para el pago de servicios, son los siguientes: Que el proveedor del servicio cumpla en contar con certificado de inscripción ante RNP con vigencia actualiza. Informe de Actividades, elaborado por el interesado y visado por el Jefe o Funcionario responsable de la Unidad Orgánica que solicito el servicio. Recibo por servicios. La recepción de la documentación en la Logística para el pago de Servicios se efectuará a más tardar el día 25 de cada mes. 2

3 5.2 Del requerimiento de bienes De la solicitud Los requerimientos para la adquisición de bienes deben ser solicitados a la Gerencia de Administración, y se realizarán a través del formulario de Pedido Directo de Compra (ver Anexo 3) y suscrito por el Jefe o Funcionario responsable de la Unidad Orgánica (ver Anexo 2). No se tramitarán y serán devueltos los formatos que no cuenten con el V B del Jefe o Funcionario responsable de la Unidad Orgánica solicitante y la debida sustentación. La devolución será comunicada al solicitante del servicio en un plazo no mayor de setenta y dos (72) horas de haber sido recibidos por la Oficina de Administración De la atención Los requerimientos de bienes serán aprobados por la Gerencia de Administración y atendidos únicamente y exclusivamente por la oficina de logística, de acuerdo a los procedimientos establecidos por la normativa vigente, previa confirmación Y Vº Bº de la disponibilidad presupuestal del área de Presupuesto en el correspondiente calendario de ejecución (mensual) y su programación en el Plan Anual de Adquisiciones De la conformidad Todos los bienes deberán ser recibidos por el Área de Almacén y, que será la encargada de verificar que dichos bienes estén de acuerdo a las especificaciones técnicas descritas en la respectiva Orden de Compra. Para los casos de bienes menudos y urgentes comprados a través del Fondo para Pagos en Efectivo, la conformidad de la recepción del bien será suscrita al reverso del Comprobante de Pago por el Jefe o Funcionario responsable de la Unidad Orgánica solicitante Del pago Los requisitos para el pago de los bienes, son los siguientes: Que el proveedor de los bienes cumpla en contar con certificado de inscripción ante RNP con vigencia actualiza. Informe de la conformidad de la recepción del bien por parte de la oficina de almacén y logística de acuerdo al pedido de compra y sus características Recibo, factura por los bienes comprados. La recepción de la documentación en la Logística para el pago de los bienes se efectuará a más tardar el día 25 de cada mes. 5.3 De la contratación por servicios no personales Del requerimiento Los requerimientos de contratación de nuevos locadores, se solicitarán mediante documento dirigido a la Gerencia de Administración, señalando la necesidad de la contratación, adjuntando los Términos de Referencia (ver Anexo 4) con el perfil profesional o técnico del servicio a prestar, el valor referencial del honorario mensual y el período de duración de la contratación. 3

4 5.3.2 De la autorización Las suscripciones de contratos serán autorizadas por el Jefe de la Gerencia de Administración y suscrito por el Gerente General, previo informe favorable del Área de Personal de la Oficina, en lo referente a incompatibilidades o impedimentos para contratar con el estado, así como sobre las calificaciones del locatario, la naturaleza de servicio, el tiempo de duración del mismo y el monto de los honorarios; y de la Oficina de Planificación y presupuesto en lo concerniente a disponibilidad presupuestal, de acuerdo a lo estipulado en el numeral 7.2 de artículo 7 de la Ley N Ley del Presupuesto Público para el año Dichos contratos deberán estar visados por la Área de Asesoría legal Gerencias y/o Direcciones área de personal y por la área que lo solicita Del pago Los requisitos para el pago de contratados bajo la modalidad de servicios no personales, son los siguientes: Documento dirigido por el Jefe o Funcionario responsable del locador al Jefe de la Gerencia de Administración solicitando el pago. Informe de Actividades, elaborado por el interesado y visado por el Jefe o Funcionario responsable de la Unidad Orgánica. Recibo de honorarios profesionales. Copia de los Términos de Referencia (ver Anexo 4). Contrato de Servicios No Personales, sólo la primera vez y/o cuando se produzca modificaciones. La recepción de la documentación en la Logística para el pago de Servicios No Personales se efectuará a más tardar el día 25 de cada mes. 5.4 De las entregas para pagos en efectivo Del requerimiento Los requerimientos para el manejo de pagos en efectivo se efectuarán mediante documento dirigido a la Gerencia de Administración, indicando el motivo y el nombre de la persona responsable del manejo de los fondos solicitados. El otorgamiento del manejo se aplicará de acuerdo a lo indicado en el artículo 35º y 36 de la Directiva de Tesorería para el Año Fiscal 2007, aprobada por Resolución Directoral N EF De la autorización Se realiza por documento emitido por la Gerencia General y Gerencia de Administración quienes autorizarán para el pago en efectivo De la rendición de cuentas La persona responsable del manejo de los fondos deberá presentar a más tardar dentro de los cinco (05) días hábiles de haber concluido la actividad materia del encargo, la respectiva rendición de cuentas. Dicha rendición será presentada en el formato Rendición de Cuentas por pagos en efectivo (ver Anexo 5), al que se le adjuntará la documentación sustentatoria debidamente visada por el funcionario responsable que solicitó la asignación; asimismo, en caso de no haberse utilizado la totalidad de los fondos materia del encargo, se adjuntará el recibo de caja que acredite su devolución. 4

5 Los Comprobantes de Pago y/o documentos sustenta torios de los gastos, deberán reunir los requisitos mínimos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por Resolución de Superintendecia Nº SUNAT y sus modificatorias., (facturas, boletas de pago, tickets, o cintas emitidos por máquinas registradoras, recibos por honorarios, etc. 5.5 De la ejecución del compromisos Será ingresado exclusivamente por la Oficina de Logística en forma diaria la que recepcionará los pedidos de bienes y/o servicios a más tardar los 25 primeros días del mes, y que a su vez lo remitirá a la Oficina de Afectación Presupuestal para la habilitación de los recursos correspondientes, siendo el 28 de cada mes, el día de cierre de los Compromisos. El documento de compromiso constituye un mecanismo utilizado para materializar la obligación de la entidad de reservar parte o la totalidad de la asignación presupuestaria. Cada Compromiso se operativiza a través de documentos administrativos tales como la Orden de Compra, Orden de Servicio, Planilla Única de Pagos de Remuneraciones y otros documentos que dejen constancia expresa de la afectación presupuestal No se admitirán anulaciones de compromisos, sin la justificación administrativa pertinente autorizada por la Oficina de Administración. No es procedente la modificación del registro en la cadena de gasto presupuestarios, luego de haber sido procesados en la aprobación del registro del correspondiente gasto comprometido, salvo cuando se trate de un error material al ingresar los datos en el sistema, VI De las compras de Bienes y Servicios Aprobados en el PAAC Disposiciones generales El comité Especial Permanente según su competencia, los procesos de selección serán conducidos por el comité el cual se encargara de su organización y ejecución, desde la preparación de las bases hasta que la buena quede consentida administrativamente firme o se produzca la cancelación del proceso. Según Articulo 45º del Reglamento de la ley de contrataciones y adquisiciones del estado. 6.2 De Las convocatorias La realización de las convocatorias para la compra de bienes y servicios se realizara de acuerdo a la aprobación y priorización de las necesidades a través de los proceso técnicos aprobados del PAAC De la autorización Se realiza por documento emanado por la Gerencia General y acatados de acuerdo a lo indicados en el numeral 6.1 de la presente Directiva. 6.4 Del Informe de procesos de convocatoria Al finalizar cada trimestre el presidente de la Comisión Especial Permanente deberá elevar al Gerente General un informe pormenorizado sobre cada uno de los aspectos puntualizados en el párrafo del numeral 6.1 de la presente directiva. 6.5 Adquisición de Menor cuantía 5

6 Es responsabilidad del área de Logística la Adquisiciones y Contrataciones efectuar las Adjudicaciones de Menor Cuantía de las diversas áreas y/o unidades de la empresa, así como apoyar a los diferentes comités especiales permanentes que se designen para los procesos de selección, brindándole la información necesaria Requerimientos Programados y no programados Cuyo costo estimado esté considerado como menor cuantía y no supere el valor de una U.I.T vigente (S/.3,450.00), serán cancelados siguiendo la normatividad interna vigente a través del área de tesorería. En aplicación de los considerándoos y su cumplimiento de los artículos 17º de la Ley, así como de los artículos 24º, 106º del Reglamento de la ley de contrataciones y adquisiciones del estado. VII. De las limitaciones y prohibiciones 7.1 Bienes y servicios Queda terminantemente prohibido que el solicitante proceda directamente a la adquisición de bienes y servicios, bajo la responsabilidad. La Empresa EMAPAT.SRL no asumirá gastos contraídos o efectuados por otras Oficinas o Unidades Orgánicas distintas a la Oficina de Logística 7.2 Contratación por la modalidad de servicios no personales Los contratos de Locación de Servicios deberán contener obligatoriamente y bajo sanción de nulidad una cláusula que condicione su eficacia a partir del mes inmediato siguiente, quedando prohibido el reconocimiento de pagos devengados con anterioridad a dicho mes, bajo responsabilidad de la Jefe de Personal, así como según las disposiciones complementarias, y disposiciones transitorias primera de la Ley N Ley del Presupuesto Público para el Año Fiscal La Oficina de Logística no recibirá la documentación para pagos de contratados bajo la modalidad de servicios no personales incompleta (indicados en el numeral de la presente Directiva) y procederá a devolverlos de forma inmediata con el objeto de que sean regularizadas y/o completadas. Queda prohibido que un Locador empiece a prestar servicios sin que haya sido aprobada su contratación de acuerdo a lo establecido en la presente Directiva, bajo responsabilidad del Jefe o Funcionario responsable de la Unidad Orgánica que solicita la contratación y jefe de del área de Personal. VIII. Disposiciones Complementarias El Jefe de la Oficina de Logística en coordinación con el responsable del Área de Almacén, son responsables de velar por el buen estado de conservación de los bienes que se encuentran en custodia del mismo, bajo responsabilidad. La Oficina de Personal deberá contar con una base de datos actualizada y los currículums vitae del personal de los contratados bajo la modalidad de servicios no personales así como a plazo indeterminado. Para el caso de adquisiciones de bienes de capital, el jefe de Logística, deberá poner en conocimiento de la Oficina de Planificación y Presupuesto adjuntando la justificación debida; posteriormente dispondrá las acciones pertinentes para la ejecución de dicho proceso. Según el 6

7 Capitulo III Disposiciones especiales de gasto Publico Articulo 7º de la Ley Nº 28927, La Gerencia de Administración es la responsable del cumplimiento del presente Disposición. DISPOSICIONES FINALES. a) La Gerencia General, en casos de emergencia y/o urgencia, podrá otorgar exoneraciones a las medidas establecidas en la presente Directiva. b) Los funcionarios y servidores son responsables del estricto cumplimiento de la presente directiva. El incumplimiento constituye falta grave y genera la aplicación de la correspondiente sanción administrativa, sin perjuicio de la responsabilidad penal a que hubiere lugar. c) Déjese sin efecto, según sea el caso, todo Reglamento, Directiva o Memorandos Internos que se oponga a la presente Directiva Interna. Puerto Maldonado, Febrero de