Informe de Logros Año Fiscal

Transcripción

1 Año Fiscal - COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO

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3 Introducción TABLA DE CONTENIDO Mensaje del Presidente Composición de la Comisión Estatal de Elecciones al concluir el Año Fiscal Estructura y Organigrama I. La Comisión Estatal de Elecciones Estructura, Misión, Visión Política de Calidad, Valores Compartidos y Metas Reflexión II. Labor realizada por Programas A. Programa de Dirección y Administración Oficina del Presidente Oficina de Asuntos Legales Oficina de Prensa y Relaciones Públicas Oficina de Auditoria Interna B. Programa de Planificación y Desarrollo de Actividades Electorales Oficina de Educación y Adiestramiento Oficina de Control de Calidad Oficina de Recursos Humanos Centro de Cuidado y Desarrollo del Niño Mi Casita Electoral Oficina de Administración Finanzas Presupuesto Compras y Suministros Servicios Generales

4 Almacén Correo Reproducción Receptor Propiedad Transporte TABLA DE CONTENIDO Oficina de Centro de Estudios Electorales Oficina de Conservación y Mantenimiento Oficina de Operaciones Electorales Oficina de Seguridad Oficina de Secretaria Oficina del Primer Subsecretario Oficina del Segundo Subsecretario Oficina de Planificación C. Programación de Juntas de Inscripción Permanente Oficina del Tercer Vicepresidente D. Programa de Auditoria Interna Oficina del Auditor Electoral

5 COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES INTRODUCCIÓN Este informe presenta un resumen de los logros más significativos de cada uno de los Programas de Dirección y Administración, Planificación y Desarrollo de Actividades Electorales, Programa de Juntas de Inscripción Permanente, Programa de Auditoria Electoral y Programa de Comisionados Alternos que componen la Comisión Estatal de Elecciones (CEE) durante el año fiscal -. Durante el año fiscal -, la CEE se concentró en la planificación, organización, dirección y supervisión de todos los procedimientos de naturaleza electoral encaminados a la celebración de las Elecciones Generales del 4 de noviembre. Entre los aspectos significativos que debemos señalar está la participación de cuatro (4) partidos políticos en las Elecciones Generales, el voto por teléfono para las personas con impedimentos y la continuación del uso de la machina electrónica implantada desde el 4. Entre los aspectos significativos que debemos señalar está la participación de cuatro (4) partidos políticos en las Elecciones Generales, el voto por teléfono para las personas con impedimentos y la continuación del uso de la machina Electrónica implantada desde el 4. Además cabe destacar que el cierre de registro electoral para dichos comicios electorales conllevó un gran esfuerzo, ya que nunca antes se habían inscrito tantos electores como para las Elecciones Generales de. A pesar de las limitaciones de presupuesto que confrontó la CEE, los funcionarios electorales continuaron ejerciendo sus labores, de forma tal que, se cumplió con la misión de calidad, los valores compartidos y las metas fijadas para ofrecer un servicio electoral eficiente y confiable para el pueblo puertorriqueño. Por tal razón, y en cumplimiento del Articulo.5 (i) de la Ley Electoral de Puerto Rico se presenta este informe ante las Rama Ejecutiva y Legislativa.

6 MENSAJE DEL PRESIDENTE COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES Me corresponde presentar el de la Comisión Estatal de Elecciones para el año fiscal -. Los logros, las metas y objetivos alcanzados por la CEE durante dicho año fiscal fueron bajo la Presidencia de licenciado Ramón E. Gómez Colón. El contenido del informe es un resumen detallado de los trabajos y logros alcanzados por cada una de las dependencias de la Comisión. De igual modo, se enriquece con la presentación gráfica sobre las estadísticas contenidas, las fotografías de los procesos llevados a cabo y las reseñas sobre las Primarias de los Partidos Políticos, Primarias Presidenciales, las Elecciones Generales, los invitados internacionales de la Comisión a las elecciones y el Bicentenario de la Primera Elección realizada en Puerto Rico, entre otros aspectos. Por ello, y en virtud del Artículo.5, inciso (i) de la Ley Electoral y de todos los que laboran en esta Agencia rindo este informe ante el Gobernador de Puerto Rico y la Asamblea Legislativa. A la Rama Ejecutiva y Legislativa les reitero mi disposición de atender cualquier asunto que se desprenda de este informe y tenga que ser clarificado. Héctor J. Conty Pérez Este informe contiene un resumen detallado de los trabajos y logros alcanzados por cada una de las dependencias de la Comisión.

7 CEE 5 COMPOSICIÓN DE LA COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES Lcdo. Ramón E. Gómez Colón Presidente Lcdo. Gerardo A. Cruz Maldonado Comisionado Electoral PPD Lcdo. Nicolás Gautier Comisionado Electoral PPD Sr. Edwin Mundo Ríos Comisionado Electoral PNP Sr. Hugo Pérez Comisionado Electoral PNP Lcdo. Juan Dalmau Ramírez Comisionado Electoral PIP Lcdo. Nelson Rosario Rodríguez Comisionado Electoral PPR Sr. Iván Algarín Comisionado Alterno PPD Lcdo. Ortiz Comisionado Alterno PPD Lcdo. José E. Meléndez Ortiz Comisionado Alterno PNP Lcdo. César Vázquez Comisionado Alterno PNP Lcdo. Roberto I. Aponte Berríos Comisionado Alterno PIP Sr. Francisco J. Cruz González Comisionado Alterno PPR Sr. Néstor J. Colón Berlingeri Primer Vicepresidente Durante el año fiscal de -, hubo cambio de Comisionados Electorales y Comisionados Alternos en algunos partidos políticos. De igual modo, después de las Elecciones Generales de, se integraron a la Comisión nuevos Comisionados y Alternos. Sra. María D. Santiago Rodríguez Segunda Vicepresidencia Sr. Andrés Miranda Rosado Tercer Vicepresidente Sr. Walter Vélez Martínez Secretario Lcdo. Gilberto Bracero Rivera Primer Subsecretario Sr. Benjamín Ortiz Ríos Segundo Subsecretario

8 ORGANIZACIÓN DE LA AGENCIA CONFORME A LA GUÍA NÚMERO DE LA CARTA CIRCULAR 74-4 DE LA OFICINA DE GERENCIA Y PRESUPUESTO COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES CEE 6 Componente Estratégico Forman parte del componente estratégico de la Agencia las unidades de dirección general, unidades en asesoramiento legal, comunicaciones, auditoria, consejo o cuerpos asesores. Este componente o tipo de trabajo formula la estrategia de operación del organismo. Componente de Apoyo Administrativo El componente de apoyo administrativo es responsable de las finanzas, el presupuesto, la administración de los recursos humanos, la propiedad, nóminas, compras, mantenimiento y conservación de la planta física y propiedad entre otros. Componente de Apoyo Técnico Este componente es responsable de la conceptualización y desarrollo de proyectos y programas. Representan el apoyo especializado a la operación de la Agencia. La tecnología o cualquier actividad altamente especializada o técnica que genere información o servicios necesarios para la operación se encuentra en este tipo de trabajo. Componente Operacional Las unidades responsables de ejecutar las funciones asignadas al organismo mediante ley u orden ejecutiva constituyen el componente operacional. En este componente se lleva a cabo la actividad o actividades principales de la Agencia. Unidades Primarias Unidades a través de las cuales el organismo formula y dirige la implantación de la política pública, tanto en términos estratégicos, administrativos, técnicos u operacionales. Unidades Secundarias son parte de un proceso mayor donde los supervisores responden al (a la) director (a) de la unidad primaria. Grupos o Equipos de Trabajo Unidades especializadas en funciones o servicios.

9 DIAGRAMA ORGANIZACIONAL () Oficina del Auditor Electoral COMISION ESTATAL DE ELECCIONES Oficina del Presidente () Enmendado 6 de marzo Oficina de Auditoria Interna Oficina de Asuntos Legales Oficina de Prensa y Relaciones Públicas Componente Estratégico Componente Apoyo Administrativo Oficina de Recursos Humanos Oficina de Seguridad Oficina de Administración (3) Oficina de Conservación y Mantenimiento Oficina de Sistemas y Procedimientos Componente Apoyo Técnico Oficina de Planificación Centro de Estudios Electorales Oficina de Sistemas de Información y Procesamiento Electrónico Componente Operacional Comisiones Locales Oficina de Educación y Adiestramiento Electoral Oficina de Operaciones Electorales Oficina de Secretaria Juntas de Inscripción Permanente Observaciones:. Creada en virtud de la Ley Núm. 5 de 5 de abril de 3.. En virtud de Ley Núm. 4 del ro. de marzo de, se crea un Centro de Cuidado Diurno adscrito a la Oficina de Recursos Humanos y en funcionamiento desde el ro. de octubre de. 3.Creada el ro. de febrero de.

10 FOTOS COLEGIOS DE VOTACIÓN ELECCIONES GENERALES COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES

11 CEE COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES ESTRUCTURA, MISIÓN, VISIÓN, POLÍTICA DE CALIDAD, VALORES COMPARTIDOS Y METAS

12 ESTRUCTURA, MISIÓN, VISIÓN, POLÍTICA DE CALIDAD, VALORES COMPARTIDOS Y METAS COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES CEE Estructura El organigrama de la CEE presenta en forma gráfica cómo está organizada operacionalmente la institución, conforme se define en la Ley Electoral, según enmendada. Misión Garantizar a todos los electores su derecho a ejercer el voto en forma igual, secreta, directa, libre y democrática, mediante un proceso transparente y eficiente que reafirme la credibilidad de nuestro pueblo. Esta es nuestra razón de ser. Visión Aspiramos a desarrollar un Sistema Electoral de excelencia que mantenga constantemente la satisfacción del electorado puertorriqueño y la admiración de las organizaciones electorales de otros lugares del mundo. Política de Calidad Nosotros: los empleados de la Comisión Estatal de Elecciones estamos comprometidos con el cumplimiento de los requisitos dispuestos en la Ley Electoral, los reglamentos, las resoluciones y los manuales de procedimientos, para garantizar la calidad y transparencia de los procesos y el servicio a los electores.

13 CEE COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES ESTRUCTURA, MISIÓN, VISIÓN, POLÍTICA DE CALIDAD, VALORES COMPARTIDOS Y METAS Valores Compartidos En la CEE compartimos los siguientes valores en el quehacer diario. Participación democrática Comunicación abierta y honesta Apoyo a la creatividad Oportunidad para proveer el Mejor servicio a los electores, candidatos y a la ciudadanía. Promover el consenso Desarrollo de relaciones y alianzas estratégicas Metas La CEE es responsable de desarrollar a su máxima expresión la democracia puertorriqueña, mediante la planificación e implementación de elecciones transparentes y eficientes. Nuestro propósito fundamental es lograr la satisfacción del pueblo, dirigidos por las siguientes metas. Realizar elecciones de excelencia Proveer servicio de inscripción y registro de electores de primer orden Defender la integridad de los procesos electorales Demostrar nuestro único compromiso con el interés público Aspirar a convertirnos en un organismo electoral modelo local e internacional Con este marco de referencia presentamos el resultado del desempeño en el ejercicio de las funciones y deberes asignados a nuestra Agencia en la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico en general y en la Ley Número 4 de de diciembre de 77.

14 COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES CEE LABOR REALIZADA POR PROGRAMA

15 CEE 3 COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES OFICINA DEL PRESIDENTE El pasado año fiscal - se llevaron a cabo varias actividades electorales las cuales culminaron con la celebración de las Elecciones Generales en el mes de noviembre de. Durante este año se destacan desde el punto de vista de la Presidencia los siguientes eventos: En el área administrativa, la Comisión Estatal de Elecciones logró superar el balance negativo de catorce (4) millones de dólares en el Presupuesto que existía desde el año 6 mediante la implantación total de todas la medidas de reducción de gastos adoptadas en la Comisión para concluir el año fiscal - con un presupuesto balanceado y en armonía con lo dispuesto en la Orden Ejecutiva -. Por primera vez en Puerto Rico se utilizó el mecanismo del voto por teléfono para los electores con impedimentos en cumplimiento con la Ley HAVA. El ro de junio de se llevó a cabo un proyecto piloto utilizando este sistema en la celebración de las Primarias Presidenciales Demócratas. Por el éxito obtenido se utiliza nuevamente esta modalidad de votación en las Elecciones Generales en un colegio de fácil acceso por precinto. En el y dentro de un ajustado calendario de trabajo electoral se logró imprimir en un corto tiempo la papeleta en español e inglés conforme a la orden emitida por el Tribunal Federal para el Distrito de Puerto Rico con fecha del de septiembre de. Por primera vez en Puerto Rico se utilizó el mecanismo del voto por teléfono para los electores con impedimentos en cumplimiento con la Ley HAVA. El de junio de se llevó a cabo un proyecto piloto utilizando este sistema en la celebración de las Primarias Presidenciales Demócratas.

16 OFICINA DEL PRIMER VICEPRESIDENTE COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES CEE 4 Misión Inspeccionar e informar a la CEE sobre el cumplimiento de los trabajos que están bajo la supervisión de la Oficina del Primer Vicepresidente y atender aquellas otras encomiendas asignadas por el Presidente o por la Comisión. Objetivos Año - (Julio a Junio) Colaborar con el Presidente en el diseño e implantación de la política administrativa de la Comisión. Inspeccionar con regularidad las labores y proyectos que se desarrollen en las áreas asignadas por Ley: Operaciones Electorales, Administración, Recursos Humanos, Auditoria, Planificación, Seguridad y Prensa e informar en las reuniones de la Comisión. Impulsar el desarrollo de nuevas tecnologías para la administración de todo el proceso electoral de Puerto Rico. Evaluar y dar seguimiento a la solución de casos problemas de los electores que se identifican por los Comisionados Electorales Estatales, las JIP, las Comisiones Locales, Unidades de Trabajo de la Comisión, por los propios electores o por la propia Oficina del Vicepresidente. Implementar y dar seguimiento al Plan de Acción de la CEE para cumplir con la Ley HAVA y los proyectos de las propuestas aprobadas con fondos asignados por el Departamento de Salud Federal (HHS). Representar a la Comisión ante la EAC, en Misiones de Observaciones y Asistencia Técnica de los Protocolo de TIKAL y la UNIORE.

17 CEE 5 COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES OFICINA DEL PRIMER VICEPRESIDENTE Actividades y Logros: A tenor con los objetivos anteriores, durante el período que cubre este informe se han desarrollado las siguientes actividades; con los logros que se indican a continuación: I. Actividades Específicas de la Oficina a. Reuniones de la Comisión Participamos activamente en 3 reuniones de la Comisión Estatal de Elecciones e informamos sobre las gestiones de seguimiento y evaluación de labores y proyectos desarrollándose en cada una de las áreas asignadas por Ley. b. Participación en reuniones de Comité de Trabajo o Especiales El Primer Vicepresidente o su Ayudante Especial, como su representante autorizado, participamos en reuniones de Comités Especiales de Trabajo:. Componente Electoral -. Comité y Sub de Ética Gubernamental - 4 de la CEE (Presidente) 3. Staff del Presidente - 4. Comité y Subcomité Asesorativo Amplio de la Ley HAVA - 5 c. Investigación y seguimiento de casos de electores con Problemas electorales o cambios de status circulados, a los que se le ha dado seguimiento o referido a otras oficinas: Total de: 5 casos

18 OFICINA DEL PRIMER VICEPRESIDENTE COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES CEE 6 d. Participamos activamente en el desarrollo de los conceptos técnicos y administrativos para los siguientes proyectos y se dio seguimiento a la implantación de los mismos:. Proyecto Sistema de Votación por Teléfono para personas con Impedimentos utilizado en las Primarias Presidenciales y las Elecciones Generales del 4 de noviembre de.. Implantación Nuevo Sistema de Registro de Asistencia en la Oficina Central y en las JIP. 3. Planificación para la implementación e instalación de un sistema de correo electrónico en las JIP. e. Viajes Oficiales Durante este periodo efectuamos los siguientes viajes oficiales:. El Salvador -7 de septiembre/ XI Conferencia de UNIORE. Miami, Florida 6-3 de enero/ Reunión convocada por la EAC sobre Testing & Certification 3. Orlando, Florida 5- de febrero/ Representación de la CEE en Reunión del Comité de Normas de la EAC 4. Quito, Ecuador - -7 de abril/ Misión de Asistencia Técnica y Observación Internacional de las Elecciones Generales en Ecuador celebradas el 6 de abril de

19 CEE 7 COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES OFICINA DEL PRIMER VICEPRESIDENTE 5. Panamá 3-4 de mayo/ Misión de Observación Internacional de las Elecciones Generales en Panamá celebradas el 3 de mayo de. 6. Quito, Ecuador 5- de mayo/ Misión de Asistencia Técnica para Evaluación y Recomendaciones sobre el proceso de votación de las personas con impedimentos en las Elecciones Generales en Ecuador celebradas el 6 de abril de y su proyección para las elecciones del 4 de junio de. f. Comité de Normas de la EAC El Primer Vicepresidente y la Segunda Vicepresidenta representan a la CEE en el Comité de Normas ( Standards Board ) de la Election Assistance Commission creado en virtud de la Ley HAVA. A estos fines, se participó activamente en las reuniones del Comité de Normas o Sub-Comités de Trabajo de la Election Assistance Commission en atención de los intereses del sistema electoral de Puerto Rico y de los procesos electorales en general. La participación se da a través de reuniones convocadas por la EAC, así como a través de conferencias telefónicas y la preparación de informes de trabajos en Comités Ad-Hoc y otros tipos de informes requeridos por la EAC. Actividades relacionadas con el Comité Especial de los Vicepresidentes encargado de implementar y dar seguimiento al Plan de Acción de la Ley HAVA, así como a los proyectos especiales incluidos en las propuestas para los que se obtuvo fondos asignados a través del Departamento de Salud Federal (HHS)

20 OFICINA DEL PRIMER VICEPRESIDENTE COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES CEE Se llevaron a cabo 4 reuniones del Comité y Sub-Comité; y se dio seguimiento a la implantación de los siguientes proyectos: a. Proyectos incluidos en el Plan de Acción de HAVA. Voto por Teléfono. Evaluación y certificación de funcionarios de colegio que atenderán el Colegio Fácil Acceso (CFA) 3. Actualización del Sistema de Voz Electrónica para la orientación de los electores 4. Desarrollo y revisión de las plantillas de las papeletas en Braille y del libro de instrucciones suplementario en letra agrandadas y en Braille 5. Compra y distribución de rampas portables adicionales 6. Compra y distribución de lupas adicionales 7. Proyecto de Mapificación de la Oficina de Planificación. Actualización de equipos de las Unidades Móviles f. Comité de Ética. Se participó en varias reuniones del Comité y Sub-Comité de Ética donde se desarrollaron varias actividades.. Seguimiento al Plan de Trabajo de Ética. 3. Distribución de boletines de Conética para cumplir con las horas requeridas para el período bienal del Se envió de manera electrónica mensajes positivos relacionados con la Semana de la Mujer.

21 CEE COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES OFICINA DEL PRIMER VICEPRESIDENTE g. Seguimiento de los trabajos en las áreas bajo la inspección de la Oficina del Primer Vicepresidente sobre los logros alcanzados por las mismas El Primer Vicepresidente da seguimiento e informa a la Comisión sobre el desarrollo de los proyectos y actividades o que se llevaron a cabo y presenta alternativas para atender los problemas que surgen en las áreas bajo su inspección. Durante el periodo de este informe en las áreas bajo su inspección se dio seguimiento a los siguientes proyectos:. Oficina Operaciones Electorales - Seguimiento a: a. Procedimientos de subastas de equipos y materia les para las Elecciones Generales. b. Contratación e impresión de papeletas regulares y en braille. c. Actualización y funcionamiento del sistema electrónico para el control del embalaje de los materiales electorales.. Oficina de Planificación - Seguimiento a: a. Desarrollo e implementación del Programa de Revisión y Actualización de Unidades Electorales y limites precintales. b. Notificación a los electores de transacciones producto de la Actualización del Programa de Unidades Electorales y limites precintales. c. Atención al problema de los electores clasificados como Otros en el renglón de Unidad Electoral para su ubicación correcta.

22 OFICINA DEL PRIMER VICEPRESIDENTE COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES CEE d. Certificación de los Centros de Votación que se utilizaron en las Elecciones Generales de ; en especial al asunto de los colegios de fácil acceso (CFA). 3. Oficina de Seguridad - Seguimiento a: a. Plan de Contingencias de Seguridad para las Elecciones Generales. b. Participación en reuniones con el Superintendente y Oficiales de la Policía de Puerto Rico en relación con al plan de seguridad para las Primarias Locales, Presidenciales y Elecciones Generales. 4. Oficina de Prensa - Seguimiento a: a. Revisión de todos los avisos y anuncios relacionados con los procedimientos utilizados en las Elecciones Generales de b. Participación en el Programa Camino a las Urnas de la CEE transmitido por WIPR 5. Oficina Recursos Humanos - Seguimiento a: a. Desarrollo de las normas y reglamentación en relación con el nuevo Sistema Electrónico de Registro de Asistencia (SERA). b. Planificación y desarrollo de adiestramientos y orientaciones a supervisores y empleados en general.

23 CEE COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES OFICINA DEL PRIMER VICEPRESIDENTE 5. Oficina Recursos Humanos - Seguimiento a: a. Desarrollo de las normas y reglamentación en relación con el nuevo Sistema Electrónico de Registro de Asistencia (SERA). b. Planificación y desarrollo de adiestramientos y orientaciones a supervisores y empleados en general. c. Instalación de relojes adicionales en Operaciones Electorales para atender la asistencia de los empleados asignados al proceso de Escrutinio General y recuentos. d. La transición del sistema anterior de registro de asistencia al nuevo sistema. e. A la actualización de los balances y la auditoria del funcionamiento del sistema y la operación por parte de los supervisores y empleados. f. Al proceso de autorización de destaques solicitado por los Comisionados para el año electoral. g. Al proceso de liquidación de los empleados, luego de las Elecciones Generales del. h. A la preparación y radicación de informes requeridos por el Presidente, la Oficina del Contralor, la Oficina del Procurador de Personas con Impedimentos (OPPI) y la Oficina de Ética Gubernamental (OEG) y otros. 6. Oficina de Administración - Seguimiento a: La contratación y desarrollo de la auditoría (Single Audit) requerida en relación con los fondos federales asignados a la CEE a través de la Ley HAVA y las propuestas de HHS.

24 OFICINA DEL PRIMER VICEPRESIDENTE COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES CEE i. Elecciones Generales (4 de noviembre de ) Se participó activamente en todas las actividades que tuvieron que ver con las Elecciones Generales del 4 de noviembre de, especialmente durante el periodo que duró el escrutinio general y los recuentos. j. Otras Actividades Durante este periodo participamos también en las siguientes actividades:. Conferencia de Voto sin Barreras auspiciado por el Municipio de Humacao y la Oficina de Asuntos de las Personas con Impedimentos (agosto/).. En varios adiestramientos a los Presidentes y Comisiones Locales sobre el Reglamento de las Elecciones Generales (septiembre/) 3. En varios adiestramientos a las Juntas de Inscripción sobre la Depuración de Listas de las Elecciones Generales (marzo/). 4. Conferencia Anual sobre la Carta de Derechos de las Personas con Impedimentos en San Juan (marzo/) 5. La XI Conferencia Bienal PRATP ofrecida por el Programa de Asistencia Tecnológica de la UPR en el Centro de Convenciones de San Juan (abril/)

25 CEE 3 COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES OFICINA SEGUNDA VICEPRESIDENTA Misión Supervisar e informar a la CEE sobre el desarrollo de los trabajos que realizan las oficinas que están bajo la supervisión de la Oficina de la Segunda Vicepresidenta y realizar aquellas otras tareas y designaciones que son asignadas por el Presidente y la Comisión. Objetivos Atender junto al Presidente los asuntos administrativos y electorales de la Comisión. Inspeccionar los trabajos que realizan las áreas asignadas por Ley a nuestra oficina: Oficina de Sistemas de Información y Procesamiento Electrónico (OSIPE), Buscar nuevas alternativas de tecnologías para el desarrollo de los procesos electorales en Puerto Rico. Participar en el Plan de Acción de la CEE para cumplir con las disposiciones de la Ley HAVA y los proyectos aprobados por el Departamento de Salud Federal (HHS). Representar a la Comisión en la EAC, en Misiones de Observación y Asistencia Técnica del Protocolo de TIKAL y UNIORE. Actividades y Logros: Durante el año fiscal que cubre este informe se desarrollaron las siguientes Actividades.

26 OFICINA SEGUNDA VICEPRESIDENTA COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES CEE 4 Actividades Reuniones de la Comisión Participar en las reuniones de la Comisión Estatal de Elecciones. Informamos sobre las labores y proyectos que se desarrollan en cada área que está asignada por Ley a nuestra oficina. Participación en las reuniones de los Comités de Trabajo. Se celebraron reuniones para delinear y calendarizar los trabajos a realizarse hasta las elecciones. Coordinación, contratación e implementación y seguimiento al módulo de transacciones en bloque. Coordinación a propuesta radicación electrónicamente de informes al Auditor, Digitalización y Secretaría Electrónica. Desarrollo propuesta Escrutinio Electrónico y Votación Electrónica. Parte integrante del Comité de Reglamentos y Manuales para eventos electorales. (Comité Alterno) Se celebraron reuniones para delinear y calendarizar los trabajos a realizarse hasta las elecciones. Coordinación, contratación e implementación y seguimiento al módulo de transacciones en bloque. Coordinación a propuesta radicación electrónicamente de informes al Auditor, Digitalización y Secretaría Electrónica. Desarrollo propuesta Escrutinio Electrónico y Votación Electrónica.

27 CEE 5 COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES OFICINA SEGUNDA VICEPRESIDENTA Parte integrante del Comité de Reglamentos y Manuales para eventos electorales. (Comité Alterno) Supervisión y apoyo en desarrollo e implementación del Sistema de Recibo y Divulgación (REYDI) de las Primarias de Ley, Primarias Presidenciales y Elecciones Generales. Participación como conferenciante en adiestramiento a comisiones locales. Desde fin de año, hasta el presente, coordinación del Comité de Estadísticas para edición Elecciones Generales. Desarrollo y preparación de Plan de contingencias para las Elecciones. Participación en reuniones con Departamento de Educación, División. Comedores Escolares para alimentos a servirse en días próximos a las elecciones. Reuniones con IFES SOBRE State Plan y otros. Seguimiento a todos los procesos OSIPE, entre ellos prueba del sistema REYDI Reuniones periódicas para dar seguimiento a procesos y acciones pendientes de oficinas supervisadas. Participación videos educativos referente a próximas Elecciones, evaluación de anuncios y campaña educativa para los diferentes medios. Desarrollo de plan estratégico y coordinación general del Voto en Hospitales. Contacto con Agencias concernidas como Asociación de Hospitales, Departamento de Salud e instituciones hospitalarias.

28 OFICINA SEGUNDA VICEPRESIDENTA COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES CEE 6 Supervisión simulacro machina y Cierre Registro Electoral. Reuniones y supervisión preparación papeletas Conferencia en Universidad de Cayey sobre voto a la juventud. Supervisión simulacros OSIPE y reuniones con OSIPE y compañías concernidas para los ajustes necesarios. Coordinación con las JIP y Juntas asignadas para atender el voto en hospitales. Seguimiento al proceso. Simulacros con motivo de Elecciones Generales y reuniones para tomar acciones correctivas, de ser necesario. Seguimiento a instalaciones para atender recibo de resultados en do. Piso. Supervisión a Machina para preparación de maletines voto hospital Participación en programa educativo televisado sobre proceso electoral. Reuniones con las distintas dependencias bajo mi inspcción para afinar detalles para el evento. Atención a evento del voto en los hospitales y recibo de maletines. Supervisión OSIPE durante el proceso de Elecciones Generales.

29 CEE 7 COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES OFICINA SEGUNDA VICEPRESIDENTA Escrutinio. Reuniones para hacer ajustes durante el proceso con otros. Funcionarios de la CEE y con representantes compañías contratadas. Atención directa a los Invitados Internacionales a participar del Proceso Electoral. Escrutinio: Reuniones para hacer ajustes durante el proceso con otros funcionarios de la CEE y con representantes compañías contratadas. Certificación de candidatos a puestos oficiales. Reuniones sobre recuentos a llevarse a cabo y certificación a candidatos a puestos oficiales Viaje Oficial a El Salvador como Observador Internacional Reuniones con Advantics referente a la depuración de listas Viaje oficial EAC Miami en representación CEE, como miembros del Standard Board. Recuento Legisladores Municipales, Guaynabo, Caguas y Ponce. Reunión en el Departamento Salud sobre los Data Cards y cámaras electrónicas para evaluar la posibilidad de sustituir los equipos existentes mediante una transferencia de equipos disponibles similares a los nuestros en el Departamento de Salud.

30 OFICINA SEGUNDA VICEPRESIDENTA COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES CEE Reuniones con el Presidente sobre enmiendas al Reglamento y Manual JIP s, y sobre Asamblea Delegados P.N.P., Método Alterno. Reuniones (varias) referentes a Depuración Viaje Oficial a Orlando, Florida en representación de la CEE (EAC Standard Board) Reunión con Departamento de Transportación y Obras Públicas con relación a Programa de Verificación de Electores con Número Seguro Social, según requerido de Ley HAVA. Participación en adiestramientos sobre depuración en varios puntos de la isla a todos los oficiales de Inscripción. Reunión y conversaciones para pactar acuerdos con el Registro Demográfico sobre verificación de datos electores y actualización del memorando de entendimiento entre las Agencias. Reunión correo electrónico JIP S, para coordinar forma y manera de llevar este tipo de comunicación las Juntas de Inscripción Permanente Reunión con Presidente Proyecto Digitalización. Seguimiento a la implementación del mismo, con el nuevo ofrecimiento de distintas compañías. Reunión en OSIPE Y Secretaría sobre digitalización para presenciar las presentaciones de varias compañías.

31 CEE COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES OFICINA SEGUNDA VICEPRESIDENTA Reuniones como Coordinadora nombrada por el Presidente para elección del nuevo Senador por Acumulación del P.N.P., Método Alterno. Reunión sobre la Secretaría Electrónica, para afinar detalles del proyecto. Conference Call con IFES para mantener al día los proyectos vigentes. Verificar el estatus del contrato y solicitar apoyo en algunas decisiones pendientes para nuevos proyectos. Reuniones con el Comité de Primarias para ultimar detalles del evento del 7 de Junio de. (Método Alterno) y supervisión proceso Asamblea Delegados para Primarias. Reunión Plan de Vacaciones JIPS y personal general para coordinar el llevar a los compañeros a los balances dentro de los términos establecidos, incluyendo agotar tiempo compensatorio. Reunión en Planificación (Asunto Otros), para poder solucionar de una vez la problemática de ubicar al elector donde le corresponde. Reunión en DTOP para actualizar acuerdo de entendimiento, revisar el método de corroborar datos desde la JIP hacia información sometida por el Departamento de Transportación y Obras Públicas. Proyecciones Analizar y recomendar los distintos Sistemas para Voto y/o Escrutinio Electrónico para futuros eventos electorales. Esto en coordinación directa con OSIPE y la Junta de Asesores Técnicos.

32 OFICINA SEGUNDA VICEPRESIDENTA COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES CEE 3 Implementar finalmente la Secretaría Electrónica, la digitalización y cualquier otro proyecto de tecnología, conducente a facilitar y viabilizar el servicio al elector. Coordinar con las diferentes oficinas, seminarios, adiestramientos y cualquier otra gestión conducente al mejoramiento del personal de la CEE. Evaluar sugerencias para que la CEE pueda involucrarse en actividades y proyectos con la comunidad, para apoyar los mismos mediante actividades especiales. Presentar diferentes opciones para que la CEE se proyecte nuevamente hacia en ámbito internacional en material electoral, comenzando en el mes de octubre de, en asociación con CAPEL y algunas universidades y Agencias de gobierno. Limitaciones El tiempo ha sido un factor determinante para que algunos proyectos se encuentren inconclusos o en progreso. La falta de recursos económicos para ser asignados a nuevos proyectos o proyectos en desarrollo, no permitió implementar con éxito muchas de las iniciativas. La falta de personal en áreas específicas, que luego de las Elecciones Generales quedaron fuera de la plantilla electoral, nos llevó a cubrir todas las áreas de trabajo con menor cantidad de personal.

33 CEE 3 DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN OFICINA DE ASUNTOS LEGALES Misión Proveer todos los servicios legales solicitados (el %). Objetivos Proveer los servicios legales solicitados en el menor tiempo posible y de la mejor calidad, relacionados con los trabajos regulares que ejecuta la Oficina, así como con los procesos electorales que se llevaron a cabo durante el segundo semestre del año. Durante el primer semestre del año, atender todos los asuntos jurídicos que fueron necesarios. Proveer el apoyo jurídico a las distintas Oficinas que lo requirieron y participar de los proyectos especiales preparados por la Comisión Estatal de Elecciones (CEE) durante el segundo semestre del año electoral. Preparar los distintos documentos que nos solicitaron. Proveer apoyo durante el segundo semestre del año electoral a la Junta Examinadora de Anuncios de la CEE, en cuanto a personal y facilidades de nuestra Oficina. Trabajos realizados durante el Año Fiscal - Contratos 7 Revisión de contratos 66 Reglamentos Revisión de reglamentos 5 Revisión de documentos 75 Redacción de borradores Reuniones 7 Reconocimientos de deudas Opiniones y Estudios Legales 7 Búsqueda legal (Research) Orientaciones verbales 4 Investigaciones administrativas 4 Declaraciones Juradas 33 Documentos solicitados por otras oficinas 5 Comunicaciones a otras oficinas 3 Casos referidos a Dpto. de Justicia Seguimientos casos electorales 5 Trabajos de Biblioteca 66 Participación en seminarios y actividades 7 Informes Planes de trabajo 5 Anteproyectos de ley Compendios: Revisión y Actualización 7 Escritos al Tribunal y Oficial Examinador

34 OFICINA DE ASUNTOS LEGALES DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN CEE 3 Se acompaña una gráfica ilustrativa principal con todos los trabajos realizados por nuestra Oficina durante el año fiscal -, organizada en renglones o tareas. Cada renglón muestra, a su vez, la cantidad de trabajo llevado a cabo durante el año fiscal. En las otras gráficas del informe se comparan, renglón por renglón, los trabajos que nuestra Oficina ha estado realizando desde el año fiscal 7- hasta el año fiscal -. Logros Fueron provistos todos los servicios legales y documentos solicitados a nuestra oficina, lo más rápido posible y de la mejor calidad. Durante el segundo semestre del año electoral se le proveyó todo el apoyo necesario a la Junta Examinadora de Anuncios para realizar sus trabajos. Fueron adquiridas las suscripciones necesarias para el funcionamiento de la biblioteca. Durante el año fiscal - hubo varios renglones en donde se incrementaron los trabajos en nuestra Oficina; éstos fueron: Revisión y preparación de contratos Revisión de documentos Investigaciones administrativas Reuniones Toma de Juramentos (declaraciones juradas) Participación en seminarios y actividades oficiales Informes Planes de trabajo Revisión y actualización de Compendios Por otra parte, fueron menores los trabajos solicitados a nuestra Oficina en cuanto a: Revisión y preparación de reglamentos Revisión de documentos Redacción de borradores Opiniones legales Búsqueda legal (research) Orientaciones verbales Documentos solicitados por otras Oficinas Comunicaciones a otras Oficinas Casos referidos al Secretario de

35 CEE 33 DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN OFICINA DE ASUNTOS LEGALES Anteproyectos de ley Ningún reconocimiento de deuda Escritos a Tribunales y a Examinador Independiente de la CEE Proyecciones para el Año Fiscal - Participar activamente en todo lo que corresponde a los servicios jurídicos que presta nuestra Oficina. Esto incluye lo concerniente a cualquier evento electoral especial que se celebrara o referéndum sobre el status político de Puerto Rico. Seguir proveyendo apoyo a las demás Oficinas y Divisiones de la Agencia. Proveer orientación a los electores que lo soliciten. Seguir actualizando los Compendios que ha preparado nuestra Oficina y añadir los nuevos que se necesiten. Lograr que todo el personal de la Oficina tome cursos de educación continua, en coordinación con nuestra Oficina de Recursos Humanos. 3 TAREAS T A R E A S 7 5 7

36 OFICINA DE ASUNTOS LEGALES DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN CEE 34 CONTRATOS REVISIÓN DE CONTRATOS C O N T R A T O S CONTRATOS 7-5 CONTRATOS - CONTRATOS - 5 CONTRATOS - CONTRATOS - 7 CONTRATOS REGLAMENTOS CONTRATOS CONTRATOS CONTRATOS CONTRATOS 7-7 CONTRATOS R E G L A M E N T O S REGLAMENTOS 7- REGLAMENTOS - REGLAMENTOS - REGLAMENTOS - 3 REGLAMENTOS - REGLAMENTOS -3 REGLAMENTOS 3-4 REGLAMENTOS REGLAMENTOS 6-7 REGLAMENTOS 7-3 REGLAMENTOS R E V I S I Ó N D E C O N T R A T O S REVISIÓN DE CONTRATOS 7-6 REVISIÓN DE CONTRATOS - REVISIÓN DE CONTRATOS - REVISIÓN DE CONTRATOS - 53 REVISIÓN DE CONTRATOS - 45 REVISIÓN DE CONTRATOS REVISIÓN DE REGLAMENTOS REVISIÓN DE CONTRATOS REVISIÓN DE CONTRATOS REVISIÓN DE CONTRATOS REVISIÓN DE CONTRATOS REVISIÓN DE CONTRATOS R E V I S I Ó N D E R E G L A M E N T O S REVISIÓN REGLAMENTOS 7- REVISIÓN REGLAMENTOS - REVISIÓN REGLAMENTOS - 77 REVISIÓN REGLAMENTOS - 44 REVISIÓN REGLAMENTOS - 56 REVISIÓN REGLAMENTOS REVISIÓN REGLAMENTOS REVISIÓN REGLAMENTOS REVISIÓN REGLAMENTOS REVISIÓN REGLAMENTOS 7-75 REVISIÓN REGLAMENTOS

37 CEE 35 DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN OFICINA DE ASUNTOS LEGALES R E V I S I Ó N D E D O C U M E N T O S E DOCUMENTOS 7-47 E DOCUMENTOS - 6 E DOCUMENTOS - 6 E DOCUMENTOS - 7 E DOCUMENTOS - 73 E DOCUMENTOS -3 5 E DOCUMENTOS 3-4 E DOCUMENTOS E DOCUMENTOS REVISIÓN DE DOCUMENTOS E DOCUMENTOS 7- E DOCUMENTOS R E U N I O N E S REUNIONES REUNIONES 55 REUNIONES - 7 REUNIONES - 75 REUNIONES - 55 REUNIONES - 43 REUNIONES REUNIONES REUNIONES 4-5 REUNIONES REUNIONES 7-73 REUNIONES REDACCIÓN DE BORRADORES R E D A C C I Ó N D E B O R R A D O R E S REDACCIÓN BORRADORES 7- REDACCIÓN BORRADORES - REDACCIÓN BORRADORES - 47 REDACCIÓN BORRADORES - 46 REDACCIÓN BORRADORES - 4 REDACCIÓN BORRADORES -3 5 RECONICIMIENTOS DE DEUDA REDACCIÓN BORRADORES REDACCIÓN BORRADORES 4-5 REDACCIÓN BORRADORES REDACCIÓN BORRADORES 7-33 REDACCIÓN BORRADORES R E C O N O C I M I E N T O S RECONOCIMIENTOS DEUDAS 7-6 RECONOCIMIENTOS DEUDAS - RECONOCIMIENTOS DEUDAS - RECONOCIMIENTOS DEUDAS - 7 RECONOCIMIENTOS DEUDAS - RECONOCIMIENTOS DEUDAS -3 RECONOCIMIENTOS DEUDAS 3-4 RECONOCIMIENTOS DEUDAS RECONOCIMIENTOS DEUDAS RECONOCIMIENTOS DEUDAS 7- RECONOCIMIENTOS DEUDAS D E D E U D A S

38 OFICINA DE ASUNTOS LEGALES DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN CEE 36 OPINIONES LEGALES BUSQUEDA LEGAL NIONES LEGALES 7-4 NIONES LEGALES - 5 NIONES LEGALES - 37 NIONES LEGALES - 5 NIONES LEGALES - ORIENTACIONES VERBALES NIONES LEGALES -3 4 NIONES LEGALES NIONES LEGALES NIONES LEGALES NIONES LEGALES NIONES LEGALES O R I E N T A C I O N E S V E R B A L E S ORIENTACIONES VERBALES 7-47 ORIENTACIONES VERBALES - 5 ORIENTACIONES VERBALES - 43 ORIENTACIONES VERBALES - 47 ORIENTACIONES VERBALES - ORIENTACIONES VERBALES -3 ORIENTACIONES VERBALES ORIENTACIONES VERBALES ORIENTACIONES VERBALES 6-7 ORIENTACIONES VERBALES 7-34 ORIENTACIONES VERBALES O P I N I O N E S L E G A L E S INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA I N V E S T I G A C I O N E S A D M I N I S T R A T I V A S INV. ADMINISTRATIVAS 7- INV. ADMINISTRATIVAS - 5 INV. ADMINISTRATIVAS - 4 INV. ADMINISTRATIVAS - 4 INV. ADMINISTRATIVAS - INV. ADMINISTRATIVAS -3 6 INV. ADMINISTRATIVAS INV. ADMINISTRATIVAS INV. ADMINISTRATIVAS 6-7 INV. ADMINISTRATIVAS 7- INV. ADMINISTRATIVAS B Ú S Q U E D A L E G A L BÚSQUEDA LEGAL 7-45 BÚSQUEDA LEGAL - 5 BÚSQUEDA LEGAL - 3 BÚSQUEDA LEGAL - 5 BÚSQUEDA LEGAL - 4 BÚSQUEDA LEGAL -3 6 BÚSQUEDA LEGAL BÚSQUEDA LEGAL 4-5 BÚSQUEDA LEGAL 6-7 BÚSQUEDA LEGAL 7-7 BÚSQUEDA LEGAL

39 CEE 37 DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN OFICINA DE ASUNTOS LEGALES D E C L A R A C I O N E S J U R A D A S CIONES JURADAS CIONES JURADAS - CIONES JURADAS - 67 CIONES JURADAS - 4 CIONES JURADAS - CIONES JURADAS -3 6 CIONES JURADAS CIONES JURADAS DECLARACIONES JURADAS CIONES JURADAS CIONES JURADAS 7- CIONES JURADAS COMUNICACIONES A OFICINAS C O M U N I C A C I O N E S A O T R A S O F I C I N A S COMUNICACIONES 7- COMUNICACIONES - 37 COMUNICACIONES - 36 COMUNICACIONES - 74 COMUNICACIONES - 65 COMUNICACIONES -3 7 COMUNICACIONES COMUNICACIONES COMUNICACIONES COMUNICACIONES COMUNICACIONES DOCUMENTOS SOLICITADOS D O C U M E N T O S S O L I C I T A D O S P O R O T R A S O F I C I N A S DOCUMENTOS SOLICITADOS 7-3 DOCUMENTOS SOLICITADOS - 4 DOCUMENTOS SOLICITADOS - 3 DOCUMENTOS SOLICITADOS - 34 DOCUMENTOS SOLICTADOS - 7 DOCUMENTOS SOLICITADOS -3 3 DOCUMENTOS SOLICITADOS REFERIDOS A JUSTICIA DOCUMENTOS SOLICITADOS 4-5 DOCUMENTOS SOLICITADOS DOCUMENTOS SOLICITADOS 7-3 DOCUMENTOS SOLICITADOS C A S O S R E F E R I D O S A L CASOS A JUSTICIA 7- CASOS A JUSTICIA - 57 CASOS A JUSTICIA - 3 CASOS A JUSTICIA - CASOS A JUSTICIA - CASOS A JUSTICIA -3 CASOS A JUSTICIA 3-4 CASOS A JUSTICIA 4-5 CASOS A JUSTICIA CASOS A JUSTICIA 7- CASOS A JUSTICIA S E C R E T A R I O D E J U S T I C I A 7 7

40 OFICINA DE ASUNTOS LEGALES DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN CEE 3 TRABAJOS DE BIBLIOTECA SEMINARIOS Y ACTIVIDADES T R A B A J O S D E B I B L I O T E C A TRABAJOS DE BIBLIOTECA 7-7 TRABAJOS DE BIBLIOTECA - 34 TRABAJOS DE BIBLIOTECA - 45 TRABAJOS DE BIBLIOTECA - 34 TRABAJOS DE BIBLIOTECA - 4 TRABAJOS DE BIBLIOTECA INFORMES TRABAJOS DE BIBLIOTECA TRABAJOS DE BIBLIOTECA TRABAJOS DE BIBLIOTECA TRABAJOS DE BIBLIOTECA 7- TRABAJOS DE BIBLIOTECA I N F O R M E S INFORMES 7- INFORMES - INFORMES - INFORMES - INFORMES - 4 INFORMES -3 6 INFORMES INFORMES 4-5 INFORMES INFORMES 7-5 INFORMES P A R T I C I P A C I Ó N E N S E M I N A R I O S Y A C T I V I D A D E S O F I C I A L E S SEMINARIOS Y ACT. 7- SEMINARIOS Y ACT. - SEMINARIOS Y ACT. - SEMINARIOS Y ACT. - 3 SEMINARIOS Y ACT. - SEMINARIOS Y ACT. -3 SEMINARIOS Y ACT PLANES DE TRABAJO SEMINARIOS Y ACT SEMINARIOS Y ACT. 6-7 SEMIMARIOS Y ACT. 7- SEMINARIOS Y ACT P L A N E S D E T R A B A J O PLANES DE TRABAJO 7-3 PLANES DE TRABAJO - PLANES DE TRABAJO - PLANES DE TRABAJO - 5 PLANES DE TRABAJO - PLANES DE TRABAJO -3 PLANES DE TRABAJO 3-4 PLANES DE TRABAJO 4-5 PLANES DE TRABAJO PLANES DE TRABAJO 7- PLANES DE TRABAJO

41 CEE 3 DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN OFICINA DE ASUNTOS LEGALES ANTEPROYECTOS DE LEY A N T E P R O Y E C T O S D E L E Y ANTEPROYECTOS ANTEPROYECTOS - ANTEPROYECTOS - 3 ANTEPROYECTOS -3 4 ANTEPROYECTOS ANTEPROYECTOS 4-5 ANTEPROYECTOS ANTEPROYECTOS 7- ANTEPROYECTOS ESCRITOS TRIBUNALES Y EXAMINADOR REVISIÓN DE COMPENDIOS R E V I S I Ó N O C R E A C I Ó N D E C O M P E N D I O S COMPENDIOS COMPENDIOS -3 COMPENDIOS COMPENDIOS COMPENDIOS COMPENDIOS 7-7 COMPENDIOS RIBUNALES Y A EXAMINADOR CEE 6-7 RIBUNALES Y A EXAMINADOR CEE 7- RIBUNALES Y A EXAMINADOR CEE - ESCRITOS A TRIBUNALES Y A EXAMINADOR CEE

42 PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN CEE 4 La Oficina de Prensa tiene la misión institucional de garantizar a todos los electores su derecho a ejercer el voto de forma igual, secreta, directa, libre y democrática mediante un proceso transparente y eficiente que continúe reafirmando la credibilidad de nuestro pueblo en el proceso electoral. Misión Coordinar la divulgación de toda la información electoral que sea de sumo interés para los electores a través de los medios de comunicación masiva; en busca de mantener la imagen, la confianza y la credibilidad del pueblo de Puerto Rico en nuestro sistema electoral, de manera que se pueda evidenciar las iniciativas innovadoras en los sistemas y procedimientos administrativos y electorales. Metas Incrementar los alcances de la cobertura en los medios de comunicación del país y de lo exterior para cumplir con todas las necesidades de orientación; información, educación y motivación de cada elector en los eventos electorales, en los procesos de inscripción y en los trámites que requieren los electores, así como, contestar las llamadas telefónicas y las solicitudes de información del electorado, la prensa, el público en general y de los estudiantes. Logros Para el año fiscal -, la Oficina de Prensa planifica e implementa los programas de educación y divulgación de información electoral mediante una estrategia de comunicación en prensa, radio, televisión, publicidad y relaciones públicas para informar y orientar al público elector. Logros para el año fiscal - Se trabaja con la revisión y producción del Informe del Año Fiscal 7-. Se trabaja para mejorar la imagen pública de la Comisión durante las Elecciones Generales del 4 de noviembre de. Se lleva a cabo un plan de medios de radio, prensa y televisión para cumplir con las campañas reglamentarias que dispone Ley Electoral.

43 CEE 4 DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS Se maximiza el presupuesto asignado para la publicidad y se fiscalizan los procesos de facturación sobre los gastos en los medios de comunicación. Se redactan comunicados de prensa, textos y materiales de fondo para informar al público en general. Se coordinan las conferencias de prensa del Presidente de la Comisión. Se coordinan las visitas y entrevistas de prensa para el Presidente, Vicepresidentes, Comisionados Electorales, Secretario y el Auditor Electoral. Se atienden todas las solicitudes de información y materiales electorales solicitados por los medios de comunicación, estudiantes y público en general. Se realiza la coordinación de reportajes electorales en prensa, radio y televisión para informar objetivamente sobre la celebración de las Elecciones Generales. Se prepara un resumen diario de las noticias publicadas en los periódicos que son de interés para la Comisión y las Elecciones Generales de. Se envía al Web Máster la Información de medios que debe ser pautada en Se trabaja en la coordinación y grabación de la información para el Sistema Telefónico de Orientación Electoral, que informa a los electores sobre los Centros de Votación para las Elecciones Generales. Se trabaja con las disposiciones que establece la Ley HAVA. Se desarrollan ideas creativas para llevar a cabo la campaña de información y orientación para las Elecciones Generales del 4 de noviembre de. Se trabaja junto con la Agencia de publicidad para realizar la campaña de medios para las Elecciones Generales de. Se acreditan para las Elecciones Generales; ( ) canales de televisión, ( ) prensa escrita, ( ) radio y ( 4 ) otros. Se colabora con la traducción al inglés del texto de las tres papeletas, de acuerdo con la decisión del Tribunal Federal.

44 PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN CEE 4 Se coordina la Inscripción de electores en los Centros Comerciales de Plaza Las Américas, Hato Rey. San Patricio Plaza, Guaynabo. Santa Rosa Mall, Bayamón. Plaza Carolina, Carolina. The Outlets, Canóvanas. Plaza Centro Mall, Caguas. Prime Outlet, Barceloneta. Aguadilla Mall, Aguadilla. Mayagüez Mall, Mayagüez y Plaza del Caribe, Ponce. La inscripción de electores se llevó a cabo del de julio al de agosto de. Se emiten (7) comunicados de prensa y se contestan (5) peticiones de información de prensa y electores. Se organizan (5) conferencias de prensa y se coordinan (7) entrevistas periodísticas. Se coordinan (5) entrevistas de radio y (5) en programas de televisión. Se realiza la traducción al español el lenguaje de instrucciones a utilizarse durante el proyecto piloto y elecciones del Voto por Teléfono. Para este proyecto se realizó la grabación de todo el lenguaje de las tres papeletas. Se colabora con la internacionalización de la Comisión Estatal de Elecciones a través de los Organismos Electorales Internacionales, tales como, Election Center, Federal Voting Assistance Program, Federal Elections Comission, Internacional Foundation for Electoral Systems (IFES) y el Centro de Asesoría y Promoción Electoral Latinoamericana (CAPEL). Se realiza una cobertura en video de los Adiestramientos ofrecidos por los Vicepresidentes a las Comisiones Locales sobre los Reglamentos para las Elecciones Generales de. Se realiza la reproducción de, copias del video Adiestramiento a los Funcionarios de Colegio para los Partidos Políticos y la Oficina de Educación y Adiestramiento. Se labora con la Oficina de Auditoría Interna en la coordinación de la logística para proveer los alimentos durante las Elecciones Generales de

45 CEE 43 DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS Se realiza la pre-producción, producción y post-producción del video de 5 minutos de duración del Adiestramiento a los Funcionarios de Colegio para las Elecciones Generales de. Durante este proyecto se diseña y realiza el montaje de la escenografía y la selección de vestuario, además, se configura un equipo de trabajo de la CEE que economiza recursos económicos. Se trabaja antes, durante y después en más de 37 horas para obtener un producto de satisfacción para la Comisión Estatal de Elecciones y los Partidos Políticos. Se realiza la pre-producción, producción y post-producción del programa de información y orientación electoral: Camino a las Urnas. Se diseña y realiza el montaje de la escenografía, se configura un equipo de trabajo técnico; Productor, Director, tres (3) camarógrafos, editor, ingeniero técnico, maquillista, sonidista, teleprompter, y dos () talentos para realizar la producción de ocho () programas de media hora. Dicha producción se transmite a través de WIPR Canal 6. Se trabaja aproximadamente unas 34 horas para producir un proyecto satisfactorio. Se coordina con la Compañía de Turismo, Autoridad de los Puertos, Departamento de Estado, Policía de Puerto Rico, Instituciones Penales, Departamento de Agricultura, Condado Plaza Hotel & Casino, Agencia de Viajes, Restaurantes, Compañía de Rones de Puerto Rico, Oficina de Seguridad Interna de la CEE para la coordinación de todas las actividades relacionadas con los invitados internacionales de la Comisión. Dichos invitados son procedentes del Caribe, Centro y Sur América. Se realiza una cobertura en video y fotografía de todas las actividades en que participaron los invitados internacionales. Se coordina el recorrido del Presidente, los invitados internacionales y la prensa acreditada del país por varios centros de votación el día de las Elecciones Generales. Se coordina la participación de los licenciados César Vázquez y Juan R. Melecio, Ex Presidentes de la CEE, Cónsules del Caribe, Centro y Sur América; y otros invitados locales del Presidente durante el recibo de resultados la noche de las Elecciones Generales.

46 PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN CEE 44 Se trabaja con la información de prensa durante el Escrutinio General de Elecciones. Se trabaja con la administración de la asignación de presupuesto de $5,,, de los cuales, se realiza una economía recomendada de $5,. Por lo que se trabaja con un presupuesto fijo de $4,7,, para realizar la campaña de información y orientación para las Elecciones Generales de. Al concluir los trabajos se preintervienen y certifica toda la facturación. La inversión realizada es de $4,65,54 con un sobrante de $4,45.4. Se pre-intervienen y certifican más de 5 facturas provenientes de los gastos publicitarios para las Elecciones Generales de. Para las Elecciones Generales del 4 de noviembre de se emiten un total de 54 credenciales. Ver tabla adjunta con la distribución por áreas. * Incluye la Policía de Puerto Rico ** Personal externo que brinda servicios durante el evento. *** Prensa acreditada para cubrir el evento desde el Centro de Información y Prensa de la CEE. Credenciales emitidas para todo el personal que trabajó durante las Elecciones Generales del 4 de noviembre de Presidencia Primer Vicepresidente 3 Segunda Vicepresidenta 3 Tercer Vicepresidente Comisionado PPD 3 Comisionado PNP 3 Comisionado PIP 5 Comisionado PPR 4 Secretaría 6 Primer Subsecretario 3 Segundo Subsecretario Auditoría Interna Administración 3 Servicios Generales OSIPE Planificación Asuntos Legales 3 Recursos Humanos 5 Educación y Adiestramiento 6 Seguridad Interna* 73 Operaciones Electorales Oficina de Prensa Conservación y Mantenimiento Apoyo Técnico** 7 Medios de Comunicación*** 5 Invitados Locales Invitados Internacionales 3 Observadores de Candidatos 4

47 CEE 45 DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS INVITADOS INTERNACIONALES ELECCIONES GENERALES Para las Elecciones Generales de, la Comisión Estatal de Elecciones invita a los representantes de las Organizaciones Electorales del Caribe, Centro y Suramérica pertenecientes al Instituto Federal Electoral de México, al Tribunal Supremo Electoral de Guatemala, al Tribunal Supremo Electoral de El Salvador, al Tribunal Supremo de Elecciones de Costa Rica,, al Centro de Asesoría y Promoción Electoral (CAPEL) de Costa Rica, al Tribunal Electoral de Panamá, a la Corte Electoral de Uruguay, General Election de Antigua y Barbuda, al Electoral Commission de Santa Lucia, al Tribunal Supremo Electoral de Ecuador, a la Junta Central Electoral de República Dominicana y al Consejo Nacional Electoral de Venezuela. Entre las actividades electorales que llevan a cabo los Invitados Internacionales durante su visita para las Elecciones Generales de, se destaca la observación de la salida de los camiones con materiales electorales en el Edificio de Operaciones Electorales. El recorrido por las Instituciones Penales de Puerto Rico para observar el proceso del Voto de Confinados. Además, se lleva a cabo una presentación sobre la campaña de publicidad que lleva a cabo la Comisión para orientar e informar a los electores sobre las Elecciones Generales. Se realiza un recorrido por los Centros de Votación de Fácil Acceso a Domicilio y los Centros de Votación en el Hospital Auxilio Mutuo. Se presentan ante los medios informativos del país en una entrevista periodística en las instalaciones del Periódico Primera Hora. De igual modo, realizan un recorrido por los Centros de Votación, Colegios Regulares y Colegios de Fácil Acceso y Voto por Teléfono durante el día de las Elecciones Generales. Para el recibo de los resultados de las elecciones, se presentan en el Centro de Información y Prensa de la CEE. De igual modo, llevan a cabo una discusión y evaluación sobre su observación durante los procesos llevados a cabo durante las Elecciones Generales de.

48 PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS INVITADOS INTERNACIONALES ELECCIONES GENERALES DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN CEE 46 De izq. a der. (sentadas), Dra. Sofía Vincenzi, Oficial de Programa CAPEL de Costa Rica, Lcda. Beatriz Eugenia Galindo Centeno, Presidenta Sala Regional Monterrey del Instituto Federal Electoral de México, Lcda. Itzel Barahona, Magistrada Suplente del Tribunal Electoral de Panamá, Lcda. Lourdes González Mendoza, Magistrado Suplente del TE de Panamá, Lcda. Tania V. Troyano R., Subdirectora Nacional Registro Civil del TE de Panamá, Mrs. Lorna Simon, Supervisor of Election, General Election de Antigua y Barbuda, Lcda. Yara Ivette Campo B., Magistrada Suplente del TE de Panamá y la Sra. María D. Santiago, Segunda Vicepresidenta de la CEE de Puerto Rico. De pie, de izq. A der. Sr. Néstor Colón Berlingeri, Primer Vicepresidente de la Comisión Estatal de Elecciones de Puerto Rico, Dr. Alfredo Figueroa, Consejero Electoral del Instituto Federal Electoral de México, Dr. José Thompson, Director CAPEL de Costa Rica, Dr. Alejandro Viccini, Protocolo Junta Central Electoral de República Dominicana, Dr. César Francisco Feliz Feliz, Magistrado JCE de la Republica Dominicana, Dr. Carlos A. Urruty Navatta, Presidente Corte Electoral de Uruguay, Mr. Claudius Francis, Member Electoral Commission de Santa Lucia, Lcdo. Ramón E. Gómez Colón, Presidente de la CEE de Puerto Rico, Dr. Vicente Díaz Silva, Rector Electoral, Consejo Nacional Electoral de Venezuela, Dr. Luis A. Sobrado González, Presidente Tribunal Supremo de Elecciones de Costa Rica, Lcdo. Marco Tulio Melini Minera, Magistrado Vocal IV del Tribunal Supremo Electoral de Guatemala, Dr. Manuel Socorro, Director Ejecutivo de Rectoría del CNE de Venezuela, Sr. Andrés Miranda, Tercer Vicepresidente de la CEE de Puerto Rico y el Dr. Rafael Riva Palacio Galimberti, Subdirector de Procesos Internacionales del IFE de México.

49 CEE 47 DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS ELECCIONES GENERALES El 4 de noviembre de se llevan a cabo las Elecciones Generales, en las que los electores activos en el registro electoral votan para elegir cargo de Gobernador, Comisionado Residente de Puerto Rico en Washington, Senadores por Acumulación y por cada de los Distritos Senatoriales para un total de 6 Senadores. Para la Cámara de Representantes se eligen Representantes por Acumulación y por cada de los 4 Distritos Representativos para un total de 4 Representantes por Distrito. De igual modo, se eligen 7 Alcaldes y 6 Legisladores Municipales. Un dato interesante es que desde las Elecciones Generales de, no se incluía en la papeleta un cuarto partido inscrito. Para las pasadas Elecciones de, además de los llamados partidos tradicionales como el Partido Nuevo Progresista, Partido Popular Democrático y Partido Independentista, se incluyó el Partido Puertorriqueños por Puerto Rico que logró su inscripción durante el cuatrienio de 4 al.

50 PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS ELECCIONES GENERALES DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN CEE 4 Los resultados de las Elecciones Generales de, dan una victoria al candidato del Partido Nuevo Progresista con,5,45 votos para un 5.4%, el candidato del Partido Popular Democrático obtiene,53 votos para un 4.6%, el candidato del Partido Puertorriqueños por Puerto Rico con 53,6 votos para un.77% y el candidato del Partido Independentista Puertorriqueño con 3,5 votos para un.%. El total de electores inscritos fue de,45,36 de los cuales, votaron,4,3 para un 7.4% de participación electoral. Cabe señalar que el triunfo del Partido Nuevo Progresista fue tan abarcador que hubo que aplicar la Ley de Minorías, por lo que algunos Senadores y Representantes del Partido Popular Democrático lograron sus escaños mediante la aplicación de dicha Ley.

51 CEE 4 DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS ELECCIONES GENERALES Además, los Partidos Independentista Puertorriqueño y Puertorriqueños Por Puerto Rico no lograron alcanzar el número de votos que requiere la Ley para quedar inscritos después de una elección general. Estos Partidos iniciaron su proceso de reinscripción durante el segundo semestre del año fiscal. Al presente, sólo el Partido Independentista ha podido lograr su reinscripción como Partido. El mismo presentó 6, endosos requeridos por Ley y validados por la Comisión Estatal de Elecciones. Mientras tanto, el Partido Puertorriqueños por Puerto Rico continúa su proceso de reinscripción.

52 PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS PRIMARIAS PRESIDENCIALES DEMÓCRATAS DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN CEE 5 El de junio de, se llevan a cabo las Primaras Presidenciales Demócratas en Puerto Rico. Los candidatos que se presentan en la papeleta son Hillary Clinton y Barack Obama. Al electorado se le presentó papeleta donde los delegados que presentaba eran distintos en cada uno de los Distritos Senatoriales. Los electores, además de votar por los aspirantes a la candidatura de Presidente de los Estados Unidos, votaban para elegir los delegados representativos de cada Distrito que asistirán a la Convención Nacional del Partido Demócrata. En las Primarias Presidenciales Demócratas votaron 37, electores, los cuales, la candidata Hillary Clinton recibió 63, para un 6%, mientras el candidato Barack Obama obtuvo,45 para un 3% del total de los votos emitidos. En la Primaria Presidencial Demócrata podían votar los electores afiliados a dicho partido. El costo aproximado para llevar a cabo estas primarias fue de --- de dólares.

53 CEE 5 DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS PRIMARIAS DE LOS PARTIDOS POLÍTICOS El de marzo de, se llevan a cabo las primarias del Partido Nuevo Progresista y el Partido Popular Democrático. El total de las primarias celebradas por el Partido Nuevo Progresista fue de 7, de las cuales, se lleva a cabo una (), para la candidatura a Gobernador, una (), para la candidatura a Comisionado Residente de Puerto Rico en Washington, una () para cada grupo de los aspirantes a Senadores y Representantes por Acumulación, ocho (), para los candidatos a Senadores, veinte y cinco (5), para Representantes por Distrito y treinta y cinco (35) para candidatos a Alcaldes. Por su parte, el Partido Popular celebra 5 primarias, de las cuales, una () para cada uno de los grupos aspirantes a candidatos a Senadores y Representantes por Acumulación, dos () para los candidatos a Senadores por Distritos, veinte y cinco (5) para los aspirantes a Representantes por Distrito y veinte y tres (3) para los aspirantes a candidatos a Alcalde. En las primarias del Partido Nuevo Progresista votaron 75, electores para un 3.6% de un registro de,34, electores inscritos. Mientras tanto, en las Primarias del Partido Popular Democrático la participación fue de 7,7 electores para una participación de.6% del total de,34, electores inscritos en el registro electoral. En las Primarias tenían derecho a votar los electores afiliados a cada uno de los partidos políticos. El costo aproximado para llevar a cabo estas primarias fue de millones de dólares.

54 PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS CENTRO DE INFORMACIÓN ELECCIONES GENERALES DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN CEE 5 La cobertura de prensa para las Elecciones Generales de, se realiza desde el Centro de Información y Prensa de la Comisión Estatal de Elecciones. En dicho Centro la prensa acreditada accede al recibo de los resultados que llegan desde los Centros de Votación en toda la isla. La Comisión presenta una aplicación a través del sistema computarizado, donde los periodistas pueden ir de un resultado a otro, a las candidaturas electivas o resultados a nivel isla, desde la fuente de información oficial. La Oficina de Prensa diseño y coordinó el montaje del Centro de Información y Prensa, así como, la acreditación de 5 periodistas, fotoperiodista y técnicos parte de once () canales de televisión, ocho () medios de prensa escrita, veinte () medios de radio y cuatro (4) medios de Internet. Durante la divulgación de los resultados oficiales de las elecciones generales, el Centro de Información y Prensa de la CEE, acredita sobre 5 periodistas y técnicos de prensa escrita, radio, televisión y otros medios.

55 CEE 53 DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS CENTRO DE INFORMACIÓN ELECCIONES GENERALES De igual modo, la prensa acreditada participa junto al Presidente de la CEE y los Invitados Internacionales el día de las elecciones de un recorrido por los Centros de Votación; Colegios Regulares, Colegios Fácil Acceso y Voto por Teléfono. Además, se cubre la llegada de los Invitados Internacionales a Puerto Rico, el día ro de noviembre de. Se destaca también, la observación de la salida de los camiones con materiales electorales en el Edificio de Operaciones Electorales. El recorrido por las Instituciones Penales para observar el proceso del Voto de los Confinados, el recorrido por los Centros de Votación de Fácil Acceso a Domicilio y los Centros de Votación en el Hospital Auxilio Mutuo en Hato Rey. En la visita a los Centros de Votación durante las elecciones generales de, la prensa pudo observar como un elector ciego, votó mediante el uso del teléfono.

56 PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS BICENTENARIO DE LA PRIMERA ELECCIÓN DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN CEE 54 Hace años que Puerto Rico tiene una tradición electoral mediante el sufragio universal. Ha sido mediante el voto de los electores que los representantes del pueblo han sido elegidos para ocupar cargos en los cuerpos ejecutivos y legislativos dentro del sistema político que existe en Puerto Rico. La primera Elección General llevada en Puerto Rico surge del Decreto de la Junta Suprema y Gubernativa de España e Indias. El de enero de, la Isla de Puerto Rico es declarada provincia de España con el derecho a tener representantes con voz y voto en la "Junta Suprema y Gubernativa". Para mayo de, existían en Puerto Rico cinco ayuntamientos conocidos como San Juan, San Germán, Arecibo, Aguada y Coamo que tenían a su cargo la elección del diputado que representa a Puerto Rico en España. Estos cinco consejos municipales se encargan de darle al elegido las directrices sobre los asuntos que debe promover en las Cortes de Cádiz en España. Este hecho histórico promulgado por la Junta Suprema y Gubernativa de España e Indias, decretó el 5 de julio de, la celebración de la primera elección general para elegir al primer diputado de Puerto Rico ante la Cortes Españolas. Como resultado de dicha elección, se elige a Ramón Power y Giralt como el primer diputado puertorriqueño electo a las Cortes de Cádiz en España. En el año, la Comisión Estatal de Elecciones lanzó una campaña histórica en prensa y televisión. En la foto se recrea la primera elección donde Ramón Power y Giralt, fue elegido como el primer diputado de Puerto Rico ante las Cortes Españolas en. Dicha foto se realizó en una residencia en el Municipio de San Germán.

57 CEE 55 DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS BICENTENARIO DE LA PRIMERA ELECCIÓN DE A principios del siglo XIX, las elecciones en Puerto Rico se llevan a cabo con irregularidad debido a las luchas entre la monarquía absoluta y los regímenes constitucionales en España. En el año, la Isla pasa a votar en una nueva composición de 5 a 7 Distritos o Partidos Electorales. Se incluye además, aquellos cambios o enmiendas electorales que se incorporan al proceso, los cuales también forman parte del desarrollo de la historia electoral que vive Puerto Rico durante los pasados años. En Puerto Rico se han celebrado 36 Elecciones Generales, de las cuales se llevaron a cabo cada dos años, 5 de esas fueron para elegir Alcaldes y han sido Elecciones Generales. De igual modo, se han llevado a cabo 4 Plebiscitos, Referéndums, Elecciones Especiales, 5 Primarias de los Partidos Políticos bajo la planificación y administración de la Comisión Estatal de Elecciones, Primarias Demócratas y Republicanas y 5 cambios o enmiendas al sistema electoral. El documento no presenta los nombres de los partidos políticos, los candidatos y resultados electorales por no ser el propósito del mismo. Ramón Power y Giralt nació en San Juan en octubre de 775. Provenía de una familia de hacendados y era militar de carrera. Viajó a España por sus estudios y allí ingresó en la marina de guerra española. Se destacó en la lucha por rescatar La Española. Fue elegido diputado a las Cortes de Cádiz y se desempeñó como vicepresidente de las Cortes. Murió en Cádiz en junio de 3, víctima de la fiebre amarilla.

58 PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS LA PUBLICIDAD ELECTORAL DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN CEE 56 La publicidad electoral realizada para los eventos electorales tuvo la particularidad de ofrecer al público elector una alternativa sencilla, pero de gran valor informativo y creativo. La campaña de dividió en tres aspectos significativos: uno, la campaña de inscripción, reactivación y cambio de dirección; dos, la campaña de exhortación al voto y tres, la reglamentaria. Se utilizaron diversas técnicas creativas para cumplir con los objetivos de informar a los electores en el proceso de inscripción, reactivación, cambio de dirección, motivación a votar, avisos institucionales y otros. El contrato de publicidad fue de $4,7,, para realizar la campaña de información y orientación para las Elecciones Generales de. Al concluir los trabajos la Oficina de Prensa realizó una pre intervención y certificación de todas las facturas. La inversión realizada fue de $4,65,54 con un sobrante de $4,45.4. Un dato interesante fue que hubo un aumento de electores inscritos, aunque la participación electoral el día de las elecciones descendió.

59 CEE 57 DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS LA PUBLICIDAD ELECTORAL

60 PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS LA PUBLICIDAD ELECTORAL DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN CEE 5

61 CEE 5 DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA El Artículo. de la Ley Electoral de Puerto Rico, según enmendada, dispone, entre otras, que el Presidente de la CEE nombrará un Auditor Interno. La Auditoria Interna es una actividad de evaluación de las operaciones financieras y administrativas dentro de un organismo. Dicha evaluación se realiza a base de las leyes, las normas, los planes y los procedimientos que rigen al organismo. Como parte de esta función se examinan los controles establecidos y el sistema de información con el propósito de asesorar y hacer recomendaciones a los altos niveles de dirección. La gerencia debe, además, establecer por escrito el propósito, la autoridad, las funciones y las responsabilidades de la Oficina de Auditoría Interna (OAI), e informar sobre el particular a todos los niveles de organización para su conocimiento. También debe de apoyar totalmente la función de auditoría interna para que la misma sea eficaz. El de marzo de 6, el Presidente de la Comisión Estatal de Elecciones, aprobó la Carta Constitutiva-Estatuto de la Oficina de Auditoría Interna. Misión Nuestra misión es la fiscalización mediante la verificación de la legalidad, eficiencia, efectividad y corrección de las transacciones fiscales, para la determinación y señalamientos de deficiencias, irregularidades, prácticas administrativas indebidas y la formulación de recomendaciones para corregirlas. A los efectos de cumplir con esa misión: Se fiscalizará las operaciones fiscales y administrativas de la Comisión y se revisarán los controles internos. Se fiscalizará la fase administrativa de las Comisiones Locales y de las Juntas de Inscripción Permanente. La OAI participará en el diseño, desarrollo e implantación de los sistemas computarizados. Metas Fiscalizar los ingresos, gastos y desembolsos de los fondos para el funcionamiento de la Comisión, conforme a lo establecido en el Artículo. (b) segundo párrafo, de la Ley Electoral, según enmendada. Objetivos El alcance del trabajo de la OAI cubre el examen y la evaluación de cuán adecuada y efectiva es la estructura del

62 OFICINA DE AUDITORIA INTERNA DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN CEE 6 sistema de control interno de la Comisión Estatal de Elecciones. La calidad del desempeño al llevar a cabo las responsabilidades asignadas para lograr las metas y los objetivos de aseguramiento y consulta, está concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la Comisión, de forma tal que: Los riesgos estén adecuadamente identificados y manejados. Exista interacción entre los diversos grupos de dirección, según sea necesario. La información significativa de carácter financiero, de gestión y operación sea precisa, confiable y oportuna. Las acciones de los empleados cumplan con las políticas, normas, procedimientos, leyes y reglamentos. Los recursos sean adquiridos de manera económica, utilizados con eficiencia y protegidos adecuadamente. Los programas, planes y objetivos se cumplan. La calidad y el mejoramiento continuo sean fomentados en los procesos dentro de la Comisión Estatal de Elecciones. Los asuntos legales y regulatorios significativos que impactan a la Comisón sean reconocidos y se traten adecuadamente. Las oportunidades de mejoramiento de la Comisión puedan ser identificadas durante las auditorías. Las mismas serán comunicadas a los correspondientes niveles de la Comisión. Actividades De acuerdo a nuestro Plan de Trabajo Anual Fiscal -, aprobado por el Presidente, se establecieron las siguientes actividades: Realizar Evaluación de Riesgo Auditorías de Cumplimiento: División de Finanzas: Pagador Especial Recaudador Oficial

63 CEE 6 DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN OFICINA DE AUDITORIA INTERNA Unidad de Propiedad Auditoría Operacional Oficina de Sistema y Procedimientos Cumplir con horas de Educación Profesional Continua y de Ética. Informes: Plan de Trabajo, de Progreso (dos) y de Logros. Solicitudes de la gerencia Los auditores internos tienen el deber de proveer información sobre la adecuacidad y efectividad del sistema de control interno de la organización y la calidad de su ejecución. La información provista a cada cual puede diferir en el formato o detalle, dependiendo de los requisitos y solicitudes de la gerencia. En el año Fiscal - recibimos solicitudes de la gerencia, que fueron atendidas de acuerdo a la disponibilidad de tiempo y recursos humanos. Planes de Acción Correctiva de la Oficina del Contralor y de la Oficina de Auditoría Interna. Atender Establecimiento de Programa de Prevención-Anticorrupción -. Redactar borradores (manuales, procedimientos y otros) para atender la Actividad de Auditoría Interna. Cumplimiento de requerimientos de otras entidades: Ética, Contralor y Justicia. Logros La actividad de auditoría interna ayuda a la Comisión a cumplir con sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar la eficacia de los procesos de gestión de riesgo, control y gobierno. A tales efectos alcanzamos y cumplimos con las siguientes actividades. Actividades Evaluación de Riesgo: Realizamos evaluaciones de riesgos, mediante cuestionarios que se enviaron a las Oficinas, Divisiones y Áreas de trabajo. Se enviaron 3 cuestionarios y contestaron 34, esto representa un % de cumplimiento. Basado en el resultado se estableció el Plan de Trabajo -. (ver gráfica A)

64 OFICINA DE AUDITORIA INTERNA DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN CEE 6 Riesgos por Oficinas, Divisiones y Áreas de trabajo: El 7.5% son las áreas con mayor de mayor de la CEE, por lo que serán incluidas en el Plan de Trabajo anual -. (ver gráfica B) La actividad de auditoría interna ayuda a la Comisión Estatal de Elecciones a cumplir con sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgo, control y gobierno. En nuestro plan de trabajo establecimos realizar cuatro auditorias, teniendo un 5% de cumplimiento. (Ver gráfica C) El establecimiento de un Programa de Prevención-Anticorrupción, es uno de los elementos que ha demostrado su eficacia para crear un ambiente de integridad y prevención en las entidades. Nuestra Oficina dio seguimiento al establecimiento del programa 7 y atendió el programa. Alcanzamos la meta establecida. (Ver gráfica D) Los auditores internos deberán completar un mínimo de 4 horas de adiestramiento en un periodo de años, de las cuales horas serán en áreas técnicas de la profesión ( anual). Además, tienen que completar horas que la Oficina de Ética Gubernamental requiere en año bienal. (Ver gráfica E) El Director de la OAI someterá al Presidente de la CEE un Plan de Trabajo e informes semestrales que permitan evaluar la actividad de gestión de auditoría interna. (Ver gráfica F) La OAI da apoyo para que los requerimientos de entidades externas como la Oficina del Contralor, la Oficina de Ética Gubernamental y el Departamento de Justicia, entre otros, se cumplan. (Ver gráfica G) De acuerdo a nuestro Plan de Trabajo Anual Fiscal -, atendimos actividades, de las cuales cumplimos o alcanzamos en de éstas. Esto representa que tuvimos un cumplimiento de 6 % aproximadamente. (Ver grafica H)

65 CEE 63 DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN OFICINA DE AUDITORIA INTERNA GRÁFICA A GRÁFICA B GRÁFICA C GRÁFICA D

66 OFICINA DE AUDITORIA INTERNA DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN CEE 64 GRÁFICA E GRÁFICA F GRÁFICA G GRÁFICA H

67 CEE 65 DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN OFICINA DE AUDITORIA INTERNA Dificultades Debido al gran volumen de trabajo y al poco personal con el que contamos en la Oficina de Auditoría Interna, durante el Año Fiscal -, no pudimos atender la actividad relacionada con la Reorganización de la Oficina de Auditoría Interna. La Ley 5 de 5 de abril de 3 dispone, entre otras cosas, que se reorganice la Oficina de Auditoría de la CEE, para ejercer las funciones de realizar auditorías internas para fiscalizar los ingresos, gastos y desembolsos de los fondos para el buen funcionamiento de la Comisión. Proyecciones Realizar auditorías de acuerdo a la Evaluación de Riesgo: Auditoría de Cumplimiento a la Unidad de Almacén de Materiales y Suministros y a la División de Compras y Suministros. Atender solicitudes de la gerencia como investigaciones, auditorías especiales y querellas. Atender Planes de Acciones Correctivas en nuestra Oficina como de la Oficina del Contralor de P. R. Continuar con la Redacción de los Borradores y Procedimientos para atender la Actividad de Auditoría Interna. Realizar la Evaluación de Riesgo para determinar las auditorías a incluir en el Plan de Trabajo de -. Atender Programa de Prevención Anticorrupción 7- y -, -. Informes: Semestrales durante el Año Fiscal -, Anual de Logros y de Plan de Trabajo. Cumplir con un mínimo de horas anuales de educación continua, requerido por la profesión y con un mínimo de 5 horas anuales en adiestramiento en materia de ética gubernamental. Atender la Reorganización de Oficina de Auditoría Interna. Atender Requerimientos de otras entidades gubernamentales. Tener personal disponible para apoyo para eventos electorales.

68 OFICINA DE EDUCACIÓN Y ADIESTRAMIENTO PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO DE ACTIVIDADES ELECTORALES CEE 66 Misión Capacitar y desarrollar al Recurso Humano en el Área Electoral de la CEE para que pueda desempeñarse y ofrecer un servicio de calidad a la ciudadanía en los Procesos Electorales. Además, educar y orientar al electorado respecto a sus derechos a ejercer el voto en la medida que nos soliciten dichas orientaciones. Objetivos Participar de la Revisión de los manuales y formularios, según el Reglamento de Elecciones Generales, el Comité de Comisionados Alternos y Comité de Diseño de Manuales Ilustrados. Mantener orientado a través de los materiales de Elecciones Generales a las JIP, Comisiones Locales, Candidatos Independientes y Partidos Locales puedan conocer los procesos. Planificar y desarrollar un plan para orientar y educar a la población de personas con impedimento, según las disposiciones de la Ley HAVA. Capacitar a los nuevos Presidentes de las Comisiones Locales. Capacitar y certificar a los funcionarios nombrados al Colegio de Fácil acceso para garantizar el derecho al voto a las personas con impedimento, conforme a la Ley HAVA. Ofrecer servicios en un % de calidad al cliente externo (electores y ciudadanos) y al cliente interno (JIP, Supervisores Auditores, Control de Calidad y JES) mediante adiestramientos, orientaciones y consultas de tipo electoral. Canalizar las necesidades de las JIP recibidas por los Supervisores Auditores a través de las reuniones del Componente Electoral celebradas quincenalmente (readiestramiento o consultas). Clarificar las dudas o preguntas sobre los procesos electorales que se reciben de los ciudadanos a través de las llamadas telefónicas (Sistema de Voz). Trabajar en las actividades relacionadas a personas con impedimentos, a través del Subcomité de Educación y Adiestramiento de HAVA para ofrecerle servicios a las personas con impedimento, incluyendo el Voto por Teléfono.

69 CEE 67 PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO DE ACTIVIDADES ELECTORALES OFICINA DE EDUCACIÓN Y ADIESTRAMIENTO Para medir estos objetivos, utilizamos herramientas tales como: hojas de asistencia, evaluaciones, carta de solicitud de orientación electoral, hoja de recibo de llamadas y consultas de cada servicio ofrecido. ACTIVIDADES PRINCIPALES Y LOGROS ALCANZADOS ADIESTRAMIENTOS Y ORIENTACIONES Adiestramiento a los Oficiales de Inscripción de recién nombramiento sobre Procesos Electorales (se ofrece por una semana) (julio- / junio-) PARTICIPANTES TIEMPO 4 5 días Adiestramiento a la Supervisora Auditora PPR (//) día Adiestramiento a Funcionarios de Colegio Fácil Acceso Voto por Teléfono ( sesiones por día, excepto el 4 de octubre) 4// (CEE piso en la tarde) 5// (Humacao y Bayamón) 6// (Aguadilla y Ponce) días Adiestramiento Funcionario de Colegio Candidata Independiente de Loíza (/ /) 7 3 horas Adiestramiento sobre Reglamento de Elecciones Generales a Comisiones Locales 6/septiembre/ (Ponce) /septiembre/ (San Juan) /septiembre/ (Aguada días Adiestramiento a Oficiales de Inscripción de la JIP de Morovis sobre direcciones postales y residenciales (6/7/) 4 ½ día Adiestramiento sobre la Segunda Fase del Proyecto de la Depuración de Listas Elecciones Generales ( sesiones cada día) /marzo/ (Mayagüez) /marzo/ (Ponce) 4/marzo/ (Humacao) 5/marzo/ (CEE piso ) TOTAL días 6 ½ días

70 OFICINA DE EDUCACIÓN Y ADIESTRAMIENTO PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO DE ACTIVIDADES ELECTORALES CEE 6 ACTIVIDADES PRINCIPALES Y LOGROS ALCANZADOS ADIESTRAMIENTOS Y ORIENTACIONES PARTICIPANTES TIEMPO Orientación sobre Procesos Electorales en: Esc. Superior Luz América Calderón-Carolina Esc. Elemental Luis Muñoz Marín-Carolina Esc. Felipe Colón Díaz-Juana Díaz Head Start- Barriada Israel Movimiento Afirmativo Viequense (MAVI) Iglesia Eben-Ezer Defensores de la Fe Cristiana, Inc.-Dorado Academia Bautista de Puerto Nuevo Dorado Academy UPR Recinto Carolina (personas con impedimentos) Centro Sor Isolina Ferré-Ponce Universal Career Community College-Santurce Esc. Inter. Berwind-Río Piedras John Dewey College-Juana Díaz ASSMCA-San Juan Voto sin Barreras -Humacao horas 3 horas 3 horas 3 horas 3 horas 3 horas 3 horas 3 horas 3 horas 3 horas 3 horas 3 horas 3 horas 3 horas 3 horas TOTAL ORIENTACIONES 73 4 horas TOTAL ADIESTRAMIENTOS,6 6 ½ días TOTAL,7 6 ½ días con 4 horas

71 CEE 6 PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO DE ACTIVIDADES ELECTORALES OFICINA DE EDUCACIÓN Y ADIESTRAMIENTO EVALUACION Y PRUEBAS DE RETROALIMENTACION Evaluación Adiestramiento a Comisiones Locales sobre Reglamento de Elecciones Generales Administrar Prueba de Retroalimentación (Examen) a Oficiales de Inscripción. CUESTIONARIOS OFRECIDOS CUESTIONARIOS CONTESTADOS TOTAL SERVICIOS OFRECIDOS, Adiestramientos Ofrecidos Orientaciones Evaluaciones Comisiones Locales Evaluación (Examen Oficiales de Inscripción)

72 OFICINA DE EDUCACIÓN Y ADIESTRAMIENTO PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO DE ACTIVIDADES ELECTORALES CEE 7 Desglose de Reuniones Asistencia Servicios Ofrecidos a las Juntas de Inscripción Permanentes, Comisión y Electores Reuniones Participar de reuniones para aclarar dudas, recomendar procedimientos, etc... Total Staff Comité de Alternos 3 Componente Electoral Comité Amplio HAVA Subcomité de HAVA 4 Comité Diseño y Revisión Manuales 6 Otras: 34 Total 5