Acta de la Cuarta Sesión Extraordinaria del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios

Transcripción

1 Acta de la Cuarta Sesión Extraordinaria del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios En la Ciudad de México, siendo las diecisiete horas del veintiuno de julio de dos mil nueve, presentes en las oficinas ubicadas en el tercer piso del edificio marcado con el número veintiuno de la calle de Magdalena, en la colonia Del Valle, Distrito Federal, el licenciado Carlos Nava Pérez, Secretario Administrativo, en su carácter de Presidente del Comité, con derecho a voz y voto; licenciado Reynaldo Maldonado Tapia, Director de Recursos Materiales y Servicios, en su carácter de Secretario del Comité, con derecho a voz; licenciado Oscar Francisco Vela Hidalgo, en representación del licenciado Gregorio Galván Rivera, Secretario General; como lo acredita con oficio número TEDF/SG/0465/2009, maestro Jaime Calderón Gómez, Director de la Coordinación de Documentación y Difusión; licenciada Silvia Dolores Vargas Cabrera, Coordinadora de Comunicación Social y Relaciones Públicas; licenciado Jaime Cicourel Solano, Director del Centro de Capacitación Judicial Electoral, todos con el carácter de Vocal del Comité, con derecho a voz y voto; licenciado Fernando Lorenzana Rojas, Director General Jurídico, en su carácter de Asesor, con derecho a voz y voto; Actuario Roberto Cánovas Theriot, Contralor General y Asesor con derecho a voz; ingeniero Marco Antonio Méndez Guerrero, Coordinador de Tecnologías de la Información, contador público Erwin Chávez García, en su carácter de Invitados Permanentes, dio inicio la cuarta sesión extraordinaria. Una vez que el Secretario del Comité certificó la integración del quórum legal para sesionar válidamente, se declaró instalada la sesión y se sometió a consideración de los participantes el siguiente: ORDEN DEL DIA 1. Lista de asistencia, verificación del quórum e inicio de la sesión. 2. Lectura y, en su caso, aprobación del Orden del Día. 3. Análisis y, en su caso, aprobación del asunto 014/2009, referente a la autorización del procedimiento de adjudicación directa, como caso de excepción a la licitación pública, para la adquisición de materiales y útiles de oficina; materiales y útiles de impresión y reproducción, y materiales y útiles para el procesamiento en equipos y bienes informáticos, así como la autorización para rebasar los montos de actuación. 4. Asuntos generales. Enseguida, el Presidente del Comité licenciado Carlos Nava Pérez, dio la bienvenida a los integrantes, determinando el inicio de la sesión, siendo la hora fijada en el oficio de convocatoria previo.

2 Posteriormente, el licenciado Reynaldo Maldonado Tapia, por instrucciones del Presidente del Comité sometió a consideración de los integrantes del Comité el proyecto del orden del día propuesto mediante el oficio referido, al respecto el Presidente licenciado Carlos Nava Pérez, sugirió excluir del orden del día el punto número cuatro denominado asuntos generales lo anterior toda vez que la presente sesión es de carácter extraordinario. En uso de la palabra el maestro Jaime Calderón Gómez, manifestó que en el punto tres habría que excluir "aprobación del asunto 014/2009" toda vez que sólo se pone a consideración, de manera general, el caso respectivo sin haberse aun acordado al respecto. En virtud de las manifestaciones anteriores, se aprobaron los cambios sugeridos al orden de día quedando de la siguiente manera: Lista de asistencia, verificación del quórum e inicio de la sesión. Lectura y, en su caso, aprobación del Orden del Día. 3. Análisis y, en su caso, autorización del procedimiento de adjudicación directa, como caso de excepción a la licitación pública, para la adquisición de materiales y útiles de oficina, materiales y útiles de impresión y reproducción, y materiales y útiles para el procesamiento en equipos y bienes informáticos, así como la autorización para rebasar los montos de actuación. 4. Clausura de la Sesión. Acto seguido, el licenciado Reynaldo Maldonado Tapia, Secretario del Comité, por instrucción del Presidente, somete a votación el orden del día, siendo aprobado en sus términos por unanimidad, por lo que, se tuvieron por desahogados, en atención a su naturaleza, los puntos marcados con los números 1 y 2. En desahogo del punto 3 del orden del día, referente a: Análisis y, en su caso, autorización del procedimiento de adjudicación directa, como caso de excepción a la licitación pública, para la adquisición de materiales y útiles de oficina, materiales y útiles de impresión y reproducción, y materiales y útiles para el procesamiento de equipos y bienes informáticos, así como la autorización para rebasar los montos de actuación En uso de la palabra el licenciado Reynaldo Maldonado Tapia, procedió a dar lectura al documento denominado justificación técnica, en la cual se pretende soportar la procedencia del caso puesto a consideración de este comité. En uso de la palabra el actuario Roberto Cánovas Theriot, indicó que no existió una adecuada planeación para la adquisición de papelería, debido a que la presupuestación se realizó de acuerdo con las peticiones realizadas por cada una de las áreas que conforman el Tribunal; sin embargo, el encargado del almacén, debió revisar las

3 existencias e informar al Director para que tomara las medidas pertinentes. Con dicha información, se debió convocar al Comité con anticipación; para evitar que como siempre, en la fecha límite se reúna al colegiado y autorice con premura las adquisiciones, pero sobre todo, con la finalidad de implementar oportunamente alguno de los procedimientos previstos en los Lineamientos de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, y lograr las mejores condiciones económicas para este Tribunal. Sugirió que la información que en este momento proporciona el licenciado Carlos Nava Pérez, se incluya en la justificación técnica que presenta el Director de Recursos Materiales y Servicios. Asimismo comentó, que es necesario hacer un esfuerzo para presupuestar correctamente las adquisiciones en este rubro, tomando en consideración los datos históricos del control de almacén y evitar el fraccionamiento en la adquisición de papelería. Atento a lo anterior y en uso de la palabra el licenciado Carlos Nava Pérez, externó que en su momento se programó la compra de papelería en base a las requisiciones de las áreas; sin embargo, la misma operatividad rebasó con mucho dichas proyecciones indicando que las áreas del Tribunal tienen sus propias reservas de papelería; lo que no permite una programación real del consumo del Tribunal. En uso de la palabra, el actuario Roberto Cánovas Theriot, indicó que hay que hacer esfuerzos por superar las deficiencias de programación y manejo de almacenes rompiendo la inercia en que estamos inmersos ya que todo esto nos lleva invariablemente a un punto de fallo de planeación. En uso de la palabra el licenciado Fernando Lorenzana Rojas, sugirió que en el proyecto de acuerdo respectivo se detalle el número de bienes a adquirir; asimismo propuso adicionar las requisiciones del encargado del almacén en donde se detallan éstos; indicó que los proveedores con los cuales se realizaron cotizaciones no se encuentran contemplados en el padrón que se tiene de éstos en el Tribunal; por lo cual, sugirió adicionarlos al padrón respectivo y realizar cotizaciones con los proveedores incluidos en éste, porque de lo contrario no tendría razón de ser la existencia de dicho padrón; señaló que efectivamente hay una cuestión importante de deficiencia en la planeación que habría que retomar; mencionó que debe tenerse cuidado con este aspecto, para no incurrir en el supuesto de fraccionamiento de estas adquisiciones; por último, indicó que en el proyecto de acuerdo no se debe mencionar con cuál proveedor se van a adquirir los bienes sino sólo la autorización del procedimiento como caso de excepción. En uso de la palabra el licenciado Carlos Nava Pérez, solicitó la revisión del padrón y la incorporación en las cotizaciones del caso que nos ocupa, de proveedores que se encuentren incluidos en nuestro padrón. Hace uso de la voz, el licenciado Jaime Cicourel Solano, quién indicó que no le queda claro si al autorizar una adjudicación directa la cual al parecer se va a realizar con diversos proveedores estamos autorizando un fraccionamiento de pedido.

4 En uso de la palabra el licenciado Fernando Lorenzana Rojas, indicó que lo que este Comité autorizaría es el ejercicio de recursos por un monto estimado, superior al máximo autorizado para adjudicación directa, con cargo a una partida específica, bajo un procedimiento determinado y legalmente justificado. El maestro Jaime Calderón Gómez, solicitó se utilice el formato de acuerdo que fue aprobado en el seno de este Comité. En uso de la palabra el licenciado Carlos Nava Pérez, realizó las siguientes dos propuestas: Primera: Se corrigen los documentos y se difiere la presente sesión o, segundo, se somete a votación el presente caso, condicionado a efectuar las correcciones respectivas; por lo que, por acuerdo del Comité se procederá a tomar la votación respectiva En uso de la palabra el licenciado Oscar Francisco Vela Hidalgo, solicitó se adicione el oficio de suficiencia presupuestal. El licenciado Reynaldo Maldonado Tapia, somete a votación de los miembros del Comité, el asunto materia de la presente reunión extraordinaria. Acto seguido el licenciado Carlos Nava Pérez, preguntó a los miembros del Comité si existía algún otro comentario respecto de este asunto, a lo que respondieron que no. E instruye al Secretario licenciado Reynaldo Maldonado Tapia, someta a votación el acuerdo tomado bajo los siguientes términos: ACUERDO.- 014/2009. CON FUNDAMENTO EN LOS ARTÍCULOS 25 FRACCIÓN I, 29 Y 40 FRACCION II (EXISTAN CIRCUNSTANCIAS QUE PUEDAN PROVOCAR PÉRDIDAS O COSTOS ADICIONALES IMPORTANTES DEBIDAMENTE JUSTIFICADOS), DE LOS LINEAMIENTOS EN MATERIA DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y, Y 4 FRACCIÓN III DEL MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y, AMBOS DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL. SE AUTORIZA A LA SECRETARÍA ADMINISTRATIVA LLEVAR A CABO LA ADJUDICACIÓN DIRECTA, COMO CASO DE EXCEPCIÓN A LA LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL, REBASANDO LOS MONTOS DE ACTUACIÓN AUTORIZADOS, PARA LA ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA, MATERIALES Y ÚTILES DE IMPRESIÓN Y REPRODUCCIÓN Y MATERIALES Y ÚTILES PARA EL PROCESAMIENTO EN EQUIPOS Y BIENES INFORMÁTICOS, CONFORME A LAS CANTIDADES Y DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES DETALLADOS EN EL FORMATO PRESENTADO A ESTE COMITÉ, Y PREVIA COTIZACIÓN CON PROVEEDORES QUE SE ENCUENTREN INCLUIDOS EN EL PADRÓN DE PROVEEDORES DEL TRIBUNAL. El proyecto es aprobado por unanimidad de los miembros del Comité. Acto seguido se procedió al desahogo del punto 4, el licenciado Carlos Nava Pérez ^agradeció la asistencia y participación de los miembros del Comité. No habiendo otro asunto que tratar, se declaró concluida la Cuarta Sesión Extraordinaria del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios; siendo las dieciocho horas del día de su inicio, cuyo contenido autoriza el Secretario, firmando al

5 margen y al calce para constancia los que en ella intervinieron. Por el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios. Lic. Carlos Nava Pérez Presidente Lic. Reynaldo Maldonado Tapia Secretario Lic. Oscar Francisco Vela Hidalgo (en suplencia del Lic. Gregorio Galván Rivera) Lic. Jaime Cicourel Solano Mtro. Jaime Calderón Gómez Lic. Silvia Dolores Vargas Cabrera Lic. Fernando Lorenzana Rojas Asesor Act. Roberto Cánovas Theriot Asesor Ing. Marco A. Méndez Guerrero Invitado Permanente

6 CP. Erwin Chávez García Invitado Permanente COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y