UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA OFICINA DE PLANEACIÓN INFORME DE LA CUARTA AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS A LA CIUDADANÍA

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1 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA OFICINA DE PLANEACIÓN INFORME DE LA CUARTA AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS A LA CIUDADANÍA 1. Introducción El 28 de agosto de 2009, la Universidad Tecnológica de Pereira llevó a cabo la Cuarta Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía dentro de la cual se presentados los resultados durante la vigencia 2008 a través del Informe Social y de Gestión, y el presupuesto de rentas y gastos para la vigencia A este evento se abrió convocatoria a la comunidad universitaria y a la ciudadanía en general, brindando la posibilidad directa de interlocución entre los ciudadanos con la institución buscando la garantía en el ejercicio del control social bajo un ambiente de transparencia y confianza, buscando patrones de relacionamiento entre el estado y la sociedad a través de aportes, inquietudes y sugerencias que apunten al mejoramiento de nuestra institución y su contribución al medio. Igualmente, dar cumplimiento a los preceptos constitucionales y de ley consagrados en la Constitución Política de Colombia y la ley 134 de 1994, y al principio de Democratización y Control Social de la Administración Pública enmarcada en la ley 489 de En la audiencia pública se da cumplimiento a los siguientes propósitos plasmados: Contribuir con el desarrollo de los principios constitucionales de transparencia, Responsabilidad, eficiencia, eficacia, imparcialidad y contradicción. Entregar a los ciudadanos información clara y precisa sobre la forma como la universidad ejecuta sus recursos y alcanza las metas propuestas. Generar un espacio de participación ciudadana. Propiciar la participación de la ciudadanía en el Informe Social y de Gestión Dar cumplimiento a los preceptos constitucionales y la ley 489 de 1998 sobre Democratización y control social a la gestión pública. Informar a los ciudadanos mediante la realización de pre audiencias sobre la forma de participación dentro de este mecanismo. 1

2 2. Organización. Para la organización de la Audiencia fue indispensable en apoyo de diferentes dependencias de la Universidad: Bienestar Universitario (Monitorias), Oficina de Protocolo (Protocolo del Evento), División de Personal (Bases de Datos), División de Servicios (Acciones logísticas y de transporte), CRIE (Diseño, edición, publicidad y página Web), Gestión de Documentos (Despacho de correspondencia y recepción de intervenciones), comunicaciones (estrategia publicitaria), entre otros. Adicionalmente, la Oficina de Planeación como Unidad Organizadora del Evento adaptó la metodología expuesta en la guía para la rendición de cuentas del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP. Esta metodología permitió establecer una ruta de trabajo en la organización, logística, desarrollo, evaluación y cierre de la Audiencia Los resultados institucionales fueron presentados mediante el diseño, diagramación y publicación del Informe Social y de Gestión 2008 El Conocimiento, un bien público al servicio de la sociedad. Fueron publicados 500 ejemplares los cuales se distribuyeron a: Actores Externos (Rectores de Instituciones de Educación Básica y Media, Rectores de Universidades Públicas del País, entidades gubernamentales, del nivel municipal y departamental, Concejo Municipal y Asamblea Departamental, Alcaldes del Departamento y Contralorías Municipal, Departamental y Nacional). Actores internos (Consejo Superior, Consejo Académico, Decanos, Directores de Programas, institutos y centros). Igualmente se reservaron ejemplares para distribuir a los asistentes durante el evento del 28 de agosto. Este documento se encuentra disponible en medio magnético haciendo clic en el siguiente enlace: Con el fin de dar transparencia y legitimidad al proceso, el Rector expidió la resolución N 1000 del 8 de abril de 2009, mediante la cual se reglamenta el desarrollo de la Cuarta Audiencia Pública de Rendición de Cuentas. Para hacer público, accesible y ágil todo el proceso de participación, fue dispuesta toda la información relacionada con la Cuarta Audiencia en la página Web en donde todo el público en general puede consultar y descargar material relacionado con: Informe Social y de Gestión, noticias, videos informativos, formatos de intervenciones, material de apoyo, informes y actas de audiencias pasadas y respuestas a intervenciones realizadas por los ciudadanos. Como material de apoyo explicativo y publicitario del evento se diseñaron plegables informativos, pasacalles, video informativo y cuñas radiales. Igualmente para dar soporte a la convocatoria y dar claridad sobre la forma de participar en la Cuarta Audiencia Pública fueron realizados 7 eventos preparatorios (preaudiencias) en: Comunas del Café, Río Otún, San Joaquín y Oriente, Líderes Comunitarios de Pereira y Dosquebradas en un espacio abierto por la ESAP en el Diplomado en Control Fiscal y en el Colegio INEM Felipe Pérez, en donde se socializó el procedimiento para participar en la audiencia pública y sensibilizar sobre la importancia de estos espacios de participación para la ciudadanía. En estos eventos participaron 270 personas. 2

3 3. Identificación de interlocutores. Para la identificación de interlocutores se actualizó y alimentó una base de datos de 1481 miembros de la comunidad universitaria y 1485 actores de la ciudadanía discriminada en: Actores de la ciudadanía Comunidad Universitaria Gremios, Universidades, Hospitales del Departamento, Comuneros, Presidentes de las JAC, Colegios Públicos y Privados, Medios de Comunicación, Gabinete de la Gobernación y Alcaldía de Pereira, contralorías, Asamblea Departamental, Concejos Municipales y Alcaldes del Departamento. Estudiantes (correos electrónicos), Docentes, Administrativos, egresados y Directivos. De los actores identificados se enviaron a 2000 de ellos tarjetas de invitación directas, a los estudiantes se les enviaron boletines informativos virtuales, correos electrónicos y plegables informativos. 4. Organización logística. 4.1 Definición de espacios Para la realización de la audiencia fueron reservados dos auditorios: El Auditorio Jorge Roa Martínez, lugar central del evento, y el Auditorio de la Facultad de Ciencias de la Salud en el cual se estableció un enlace directo para la trasmisión de la Audiencia Pública desde el Auditorio Principal, en caso que en éste último se superara la capacidad de sillas. Así mismo, la Universidad cuenta con tres parqueaderos (Sector Biblioteca y Facultad de Ciencias de la Salud y Facultad de Bellas Artes) sin costo alguno para la recepción de los vehículos de los asistentes. 4.2 Capacitación Es indispensable el apoyo de los monitores para el normal transcurso del evento, por lo tanto fue necesario disponer de 17 monitores a los cuales se les dio capacitación sobre la Audiencia Pública y la definición de roles de trabajo. Para ello se identificaron tres frentes de apoyo: Mesas de Inscripción, Atención en la puerta y pasillos del auditorio y atención dentro del auditorio. Por cuestiones de cruce del día y la hora de la capacitación con horarios de clase de algunos monitores, fue necesario disponer otros horarios en el transcurso de la semana para darles la capacitación individual o en grupos de a dos. 3

4 4.3 Urnas Para la recolección de las intervenciones de los ciudadanos, se ubicaron dos urnas las cuales fueron instaladas en las mesas de inscripción 1 y 2, quienes custodiadas por monitores y dos funcionarios de la Oficina de Planeación. 4.4 Seguridad Con el fin de estar preparados frente a alguna contingencia o anomalía existió el apoyo del Comité Operativo de Emergencias de la Universidad Tecnológica de Pereira, también el Auditorio Jorge Roa Martínez dispone de varias salidas de emergencia. 4.5 Servicios Ubicación de un cafetín en el pasillo de la Biblioteca para los asistentes y la sección de baños. 4.6 Medios audiovisuales - Transmisión en directo la Tercera Audiencia Pública de Rendición de Cuentas en la emisora Universitaria Estéreo. - Transmisión del Video Informativo de la Audiencia en el Canal local UNE TV y el Canal Universitario Nacional. - Las memorias de la Cuarta audiencia pública se conservan en formato DVD en la Oficina de Planeación. 4.7 Maestro de ceremonia - El Maestro de Ceremonia fue el Comunicador Social Javier Ovidio Giraldo Henao, quien moderó el desarrollo de la Cuarta Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía. 5. Convocatoria. Para la convocatoria se tuvieron en cuenta las siguientes acciones: - Envío Masivo de Correo Electrónico por medio de la base de datos de la Oficina de Planeación, La Asociación de Egresados y la Oficina de Comunicaciones. - Utilización de los Boletines Informativos de Campus Informa. - Elaboración de tres Cuñas Radiales de la Audiencia Pública por la Emisora Universitaria Estéreo en donde se explicaba a la comunidad a participar e igualmente se invitaba al evento. - Entre el 2 y 5 de agosto de 2009 se enviaron de Cerca de 2000 tarjetas de invitación a diversos actores de la de la ciudadanía, así como de comunidad 4

5 universitaria, los cuales se encuentran en la base de datos de la Oficina de Planeación. - Distribución de 3000 plegables informativos en las diferentes secretarías, dependencias y oficinas de la universidad; así como en las secretarías y dependencias de la Alcaldía y la Gobernación. - Confirmación de asistencia a las personas invitadas vía correspondencia, dicha tarea se realizó con el apoyo de monitores entre el 24 y 28 de agosto de Publicación de la información en la página Web de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas 6. Inscripción y radicación de intervenciones. Para ello la Universidad contó con el apoyo de la Oficina de Gestión de Documentos, la cual apoyó la recepción de intervenciones radicadas hasta el día 31 de julio de 2009 en el horario de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. de acuerdo con lo establecido en el reglamento de la Audiencia. 7. Análisis y realización de respuestas a intervenciones. Una vez llegó la intervención a la Oficina de Planeación fue analizada y enviada a la dependencia correspondiente para dar una respuesta precisa durante la audiencia y posteriormente enviarla a través de correspondencia. 8. Realización de la Audiencia. Lugar: Auditorio Jorge Roa Martínez Fecha: 28 de agosto de 2009 Hora: 8:45 a.m. 12:00 m. El día 28 de agosto de 2009, se dio cumplimiento a la realización de la Cuarta Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía, la cual contó con la participación de 221 asistentes reportados en los formatos de asistencia en representación de los siguientes sectores: Colegios, Gobernación de Risaralda (Secretaría de Educación Departamental), Entidades de Salud, Comuneros, Universidades, Presidentes de JAC,, Medios de Comunicación, (La Tarde, RCN Radio, Club Rotario de Pereira, Alcaldía de Pereira (Secretaría de Gestión Inmobiliaria), Consejo Departamental de Planeación, Cooperativas de carácter social (COOMSACON), fundaciones (FunHumana) y Comunidad Universitaria en general. 5

6 Desarrollo del orden del día: 1. Actos protocolarios (Himno Nacional y UTP). 2. Presentación del Vídeo de la Cuarta Audiencia Pública (Introductorio) 3. Presentación del Informe Social y de Gestión 2008 El conocimiento, un bien público al servicio de la sociedad. 4. Presentación del Presupuesto de rentas y gastos vigencia Receso 6. Respuesta a intervenciones ciudadanas presentadas antes del 31 de julio de 2009: NOMBRE DIRECCIÓN INTERVENCIÓN Mz K Casa 11 Barrio Hamburgo Pereira Risaralda Señor Cesáreo Gutiérrez Amorocho Señora Carmen Alicia Contreras Señorita María Rosa Francineth Castellanos Cardona Mz P, Cs 40 # 19b 36 Barrio la Independencia Dosquebradas Risaralda Cooperativa COOMSACOM coomsacon@gmail.com Preferencia en el ingreso para estudiantes de bachillerato en el sector rural Convivencia Ciudadana Posibilidad de establecer una alianza estratégica 7. Respuesta a intervenciones ciudadanas presentadas durante el desarrollo de la Audiencia. En el Acta No 4 se han indicado todas las respuestas dadas a las intervenciones realizadas antes y durante la audiencia, así como las intervenciones directas por el público asistente. Dichas intervenciones han sido publicadas en el siguiente link: 8. Conclusiones del Jefe de Control Interno. Publicada en la página Web en el siguiente link: 6

7 Resultados de la encuesta de evaluación de la Cuarta Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía, realizada el día 28 de agosto de 2009 Pregunta 1. Cree usted que la audiencia se desarrolló de manera: Muy organizada 65 84,4% Regularmente organizada 11 14,3% Mal organizada 0 0,0% No responde 1 1,3% Pregunta 1. Cree usted que la audiencia se desarrolló de manera: 100,0% 84,4% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 14,3% 0,0% 1,3% 0,0% Muy organizada Regularmente organizada mal organizada No responde Pregunta 2. Se entregó a tiempo el informe social de la Universidad? Si 68 88,3% No 6 7,8% No responde 3 3,9% Pregunta 2. Se entregó a tiempo el informe social de la universidad? 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 0,0% 88,3% 7,8% 3,9% SI NO No responde 7

8 Pregunta 3. La explicación dada por el moderador sobre la forma de intervenir en la Audiencia Pública fue: Clara 73 94,8% Confusa 1 1,3% No responde 3 3,9% Pregunta 3. La explicación del moderador sobre la forma de intervenir en la Audiencia Pública fue: 100,0% 80,0% 60,0% 94,8% 40,0% 20,0% 0,0% 1,3% 3,9% Clara Confusa No responde Pregunta 4. Considera que la realización de la Audiencia Pública le ha posibilitado conocer más a la Universidad Tecnológica de Pereira? Si 74 96,1% No 1 1,3% No responde 2 2,6% Pregunta 4. Considera que la realización de la Audiencia Pública le ha posibilitado conocer más a la UTP 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 0,0% 96,1% 1,3% 2,6% SI NO No responde 8

9 Pregunta 5. Cómo se enteró de la realización de la Audiencia Pública? Emisora de la Universidad 6 5,6% Correo Electrónico 11 10,2% Página Web 12 11,1% Invitación Directa 65 60,2% A través de la comunidad 12 11,1% Prensa 2 1,9% Televisión 0 0,0% Pregunta 5. Cómo se enteró de la realización de la audiencia pública? 70,0% 60,0% 50,0% 60,2% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 5,6% 10,2% 11,1% 11,1% 1,9% 0,0% 0,0% Pregunta 6. La utilidad de la Audiencia Pública como espacio para la participación de la ciudadanía en la vigilancia de la gestión pública es: Muy grande 30 39,0% Grande 37 48,1% Poca 7 9,1% Muy poca 2 2,6% No responde 1 1,3% 9

10 Pregunta 6. La utilidad de la Audiencia Pública como espacio para la participación de la ciudadanía en la vigilancia de la gestión pública es: 50,0% 40,0% 30,0% 39,0% 48,1% 20,0% 10,0% 9,1% 2,6% 1,3% 0,0% Muy grande Grande Poca Muy poca No responde Pregunta 7. Después de haber tomado parte en la Audiencia Pública, considera que su participación en el control de la gestión pública es: Muy importante 30 39,0% Importante 44 57,1% Sin importancia 2 2,6% No responde 1 1,3% Pregunta 7. Después de haber tomado parte de la Audiencia Pública, considera que su participación en el control de la gestión pública es: 60,0% 40,0% 20,0% 39,0% 57,1% 2,6% 1,3% 0,0% Muy Importante Importante Sin importancia No responde 10

11 Pregunta 8. Considera necesario continuar con la realización de Audiencias Públicas para el control de la gestión pública? Si 74 96,1% No 2 2,6% No responde 1 1,3% Pregunta 8. Considera necesario con la realización de audiencias públicas para el control de la gestión pública? 100,0% 80,0% 60,0% 96,1% 40,0% 20,0% 0,0% 2,6% 1,3% SI NO No responde Sugerencias realizadas por los asistentes a la tercera audiencia pública mediante la encuesta aplicada 1. Convocatoria 1.1 Sólo faltó más gente, entonces más invitación en los diferentes espacios comunitarios para la asistencia. 1.2 Crearle sentido de pertenencia a la gente de la Universidad para que esto le interese más y sepa cómo va su propia institución. 1.3 Mayor compromiso y participación de los líderes comunitarios para asistir a estas audiencias que son muy importantes para nuestra comunidad. 1.4 Las audiencias públicas deben intensificar sus estrategias y tácticas de convocatoria, difusión y acogida, tanto para la población universitaria como para la comunidad en general. 1.5 Los profesores no deberían hacer quizes, talleres o parciales durante la Audiencia Pública para que los estudiantes de la UTP puedan asistir y participar. 11

12 1.6 Que sea de carácter obligatorio para todos los funcionarios. 1.7 Reforzar convocatoria, revisar estrategia de convocatoria ciudadana para lograr mayor participación. 2. Organización del evento y manejo del tiempo 2.1 No tengo sugerencia, ya que esta audiencia pública estuvo muy bien manejada y explicada. 2.2 Iniciar el evento puntualmente 2.3 Todo me pareció excelente. 2.4 Todo estuvo perfectamente bien, muy ordenado, organizado y muy entendible. 2.5 Procurar que la audiencia no sea a fin de mes. 2.6 Sólo considero necesario que se sigan haciendo, me pareció un ejercicio excelente. 3. Contenidos 3.1 Es importante informar temas a tratar y sería bueno invitar a los estudiantes, a ellos les interesaría este tema. 3.2 Tratar que la redacción del tema sea más breve. 3.3 En agosto de 2009 uno quisiera recibir información de cómo va la Universidad a esta fecha, sólo cuatro meses antes de haber terminado el año. La gestión del año 2008 debería presentarse al menos en el primer trimestre del año Ampliar un poco más de tiempo para la rendición de cuentas por parte del Rector. 12

13 Acciones de mejoramiento para la próxima Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía - Presentación del Informe Social y de Gestión: debido a la cantidad de información del libro Informe Social y de Gestión, es necesario diseñar una cartilla corta, didáctica y resumida de las principales acciones de la Universidad; con esta cartilla se buscaría una mayor atracción de lectura. Con relación a la presentación, buscar maneras para que las personas que estén escuchando la Audiencia Pública por radio, entiendan lo que se está presentando. - Video de la Audiencia Pública: editar el video y el guión hacia lo institucional y no fragmentarlo tanto hacia la gestión de las dependencias. - Transmisión de la Audiencia por la emisora de la Universidad: buscar en conjunto con la Oficina de Comunicaciones estrategias para que la sintonía de la Audiencia Pública por la emisora Universitaria Estéreo sea más interactiva. - Pre-audiencias de rendición de cuentas: Además de ir a las comunidades, es necesario realizar pre-audiencias con el sector académico y administrativo de la Universidad. - Asistencia a la Audiencia: es importante motivar a los profesores y al Consejo Superior para que asistan a este evento de importancia institucional Participación de los asistentes a la Cuarta Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía. Como medio de verificación fue tomado el formato de asistencia en el cual se encuentran reportados 221 asistentes: Participación Interna y Externa Comunidad Universitaria % Actores Externos a la Universidad % 13

14 Participación en la Audiencia Pública 100,00% 50,00% 65,16% 34,84% 0,00% Comunidad Universitaria Actores Externos a la Universidad La participación externa está dada por: Colegio INEM Felipe Pérez, Colegio Manos Unidas, Centro Educativo Remigio Antonio Cañarte, Secretaría de Educación Departamental, Secretaría de Gestión Inmobiliaria, COLSANITAS, Instituto de Audiología, Club Rotario de Pereira, Fun. Humana (Fundación de Desplazados), Cooperativa COOMSACON, Consejo de Planeación, ESAP, asistentes de los barrios el Triunfo, Getsemaní, Altos de Llano Grande, Málaga, Jardín 2 y Vereda Mundo Nuevo, Comunas Universidad y Río Otún, Medios de Comunicación: UNE TV, La Tarde y RCN Radio. 14

15 ANEXOS Anexo 1. Participación de la comunidad en eventos preparatorios. Participación Colegio INEM Felipe Pérez, 16 de julio de 2009 Participación Comuna del Café, Caseta Comunal Parque Industrial 17 de julio de 2009 Participación Líderes de Pereira y Dosquebradas, ESAP 18 de julio de

16 Participación Comuna San Joaquín, Colegio Alfonso Jaramillo 24 de julio de 2009 Participación Comuna Oriente, Colegio Hernando Vélez Marulanda 27 de julio de

17 Anexo 2. Participantes durante la Audiencia Pública del 28 de agosto Rendición de Cuentas por Parte del Rector y el Vicerrector Administrativo. Auditorio Jorge Roa Martínez, Universidad Tecnológica de Pereira, 28 de agosto de Participación de la comunidad universitaria y la ciudadanía en la Cuarta Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía. Auditorio Jorge Roa Martínez, Universidad Tecnológica de Pereira, 28 de agosto de