1. Conformación del Equipo Institucional de apoyo para la rendición de cuentas y adopción mediante Resolución Rectoral R-929 de 2010.

Transcripción

1 EVALUACIÓN DE LA AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA POR LOS RESULTADOS A LA GESTIÓN REALIZADA DURANTE LA VIGENCIA FISCAL 2010 ACCIONES ADELANTADAS: 1. Conformación del Equipo Institucional de apoyo para la rendición de cuentas y adopción mediante Resolución Rectoral R-929 de Elaboración del Plan de Acción del Equipo de apoyo para la Rendición de Cuentas 3. Elaboración del Plan de Trabajo para la Pública de Rendición de Cuentas de la vigencia 2010 y su respectivo cronograma 4. Elaboración del Reglamento para la Pública de Rendición de Cuentas de la vigencia 2010 y adopción mediante Resolución Rectoral R-239 de Definición de las diferentes acciones de convocatoria para la asistencia y participación en la Pública de Rendición de Cuentas: Portal, radio y televisión de UNICAUCA, tarjetas personalizadas de invitación, difusión en los diferentes medios de comunicación regionales y publicación en periódico de circulación nacional. 6. Elaboración del documento INFORME DE GESTIÓN 2010 basado en los resultados obtenidos según las metas del Plan de Desarrollo Institucional y ampliado con los aportes de las Unidades Académicas y Administrativas. 7. Planeación de las actividades operativas necesarias para la realización de la Pública de Rendición de Cuentas. 8. Realización y evaluación de la Pública de Rendición de Cuentas por la Vigencia Fiscal del año RESULTADOS: 1. ASISTENCIA Hubo una asistencia de 95 personas, de las cuales 79 fueron de la Universidad del Cauca y 16 de diferentes instituciones. En el siguiente cuadro podemos apreciar en detalle la identificación por grupo de interés.

2 GRUPO DE INTERÉS N DE ASISTENTES Universidad del Cauca: Docentes 28 Estudiantes 11 Pensionados 4 Administrativos 30 Directivos 6 Medios de comunicación (Radio-TV) 7 Representante a la Cámara (Asesor) 1 Gobernación del Cauca 2 Club de Leones 1 Comisión Regional de Competitividad 1 Contratistas 2 Particulares 2 Hubo igualmente comunicación de las siguientes instituciones que a pesar de no hacerse presentes demostraron haber recibido la invitación y su interés por la Pública: Arquidiócesis de Popayán, Cámara de Comercio del Cauca, Directorio Nacional Conservador, Secretaría de Educación Departamental y Cámara de Representantes (Dra. Esmeralda Sarria Villa) Es de resaltar que la de Rendición de Cuentas, fue trasmitida, en directo por la Emisora de la Universidad del Cauca en la frecuencia FM y a través de la Red Nacional de Tecnologías Avanzadas RENATA. 2. ASPECTOS POSITIVOS 1.1. Se logró que por primera vez en la Universidad del Cauca realizar una Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía de acuerdo con lo establecidos por las normas que rigen esta actividad dentro de la administración pública de las Instituciones del Estado. Es importante precisar que la Universidad del Cauca hasta el año 2010 hizo su presentación de Rendición de Cuentas a la ciudadanía mediante acto público en el marco de las celebraciones de Aniversario de vida institucional en el mes de noviembre de cada año, específicamente el día 11 de noviembre, dentro de lo denominado actos centrales del Aniversario Unicaucano, fecha en la que en el año de 1827 se dio inicio a las actividades académicas de la Universidad.

3 1.2. Se elaboró el Informe de Gestión a partir de lo establecido en el Plan de Desarrollo institucional vigente, con lo cual se hizo visible el avance de cumplimiento de las metas que la institución definió para el periodo Este informe incorporó aspectos relacionados con resultados por meta, acciones desarrolladas con respecto al talento humano, destino y cuantías de las inversiones realizadas según informes de contratación, información estadística básica y resultados financieros de la respectiva vigencia La Pública se desarrolló de acuerdo con lo reglamentado y con el plan de trabajo previsto para su realización. Igualmente el carácter universitario dentro del cual se hizo la Pública. Así como la entrega física y en medio magnético del informe de gestión a todos los asistentes de la Pública El muy buen trabajo en equipo realizado por la comisión de apoyo para la Rendición de Cuentas y que se vio reflejado en los resultados de lo que fue la primera Pública de Rendición de Cuentas. 3. ASPECTOS NEGATIVOS: 2.1. Por ser la primera audiencia pública la asistencia no tuvo lo resultados esperados a pesar del trabajo desarrollado por los medios internos de comunicación y de su divulgación en un periódico de circulación nacional de la convocatoria Hubo dos cambios a la fecha prevista inicialmente para la Pública y ello implicó que se publicaran en el portal WEB y se hiciera difusión por radio y televisión de Unicauca tres fechas diferentes. Esto pudo originar confusión frente al plazo para la inscripción previa de participación y para la programación de la asistencia personal a la Pública Inexistencia de parámetros para la entrega de archivos fuente para diseñar el documento Informe de Gestión y de coordinación entre las dependencias responsables del diseño, diagramación y divulgación del mismo. Esto originó pérdida de tiempo en la oportuna disponibilidad del documento para su publicación y distribución No hubo inscripción de participaciones dentro del término establecido, hubo una después de vencido el plazo y antes de la Pública y hubo 5 el día de la, es decir que la participación fue mínima considerando el número de invitados y los diversos grupos de interés convocados Faltó estar más pendiente de lograr que la totalidad de los asistentes a la diligenciaran y entregaran su evaluación.

4 4. RESUMEN DE LA EVALUACIÓN REALIZADA AL TERMINAR LA AUDIENCIA PÚBLICA De los 95 asistentes registrados en la Pública, 38 respondieron la evaluación, es decir el 40%

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8 Las observaciones registradas en las evaluaciones fueron los siguientes: Hubo retraso de 30 minutos en la iniciación de la Pública El informe Rectoral se prolongó más allá de lo establecido en el reglamento de la Corregir la redacción de las variables para la pregunta número 6 en el formato de evaluación Incluir en la pregunta número 7 del formato de evaluación la variable NECESARIA Realizar una Universitaria antes de la Pública Faltó mayor poder de convocatoria para lograr mayor asistencia La Pública fue informativa 5. PARTICIPACIONES: En total hubo 5 participaciones, todas por fuera del tiempo previo a la según lo establecido en su respectivo reglamento. Las intervenciones versaron sobre lo siguiente: 5.1. PREGUNTAS Qué propone la Universidad para convocatorias de investigación? Cómo lograr que se mejore la vinculación de los docentes ocasionales? Qué pasará con los incrementos 2003, 2004 y 2005 para los docentes? Por qué la Universidad se ha quedado tan anclada en sus 184 años y solo tiene un peso importante su nombre? Cuál es el mecanismo de selección para otorgar becas en los programas de doctorado y maestrías? Qué políticas se plantean para que la formación avanzada (programas de especialización, maestrías y doctorados) no sean financiadas exclusivamente por los estudiantes? Cuáles son las políticas de apoyo a investigación en cuanto a convocatorias de proyectos y de maestrías para la conservación de los grupos de investigación en su clasificación en COLCIENCIAS? (Convocatorias de la Universidad)

9 5.2. SUGERENCIAS: Discriminar las comisiones, eventos y proyectos de investigación y de proyección social por Facultades en los próximos informes de gestión Corregir en la presentación del Informe de Gestión porque se habla de cuatro ejes estratégicos y luego de cinco ejes Disminuir la tramitología y mejorar los protocolos para los trámites. (No especificó el participante a cuáles trámites se refería Apoyar los grupos de investigación en la obtención de recursos Para la creación de programas doctorales en Ciencias Agrarias, Matemáticas y Biológicas buscar otra forma de gestión, diferente a RUDECOLOMBIA- Alma Mater por cuanto está siendo investigada por la Procuraduría y la Contraloría General de la República y no es un buen mensaje para la comunidad académica nacional y pueden correr riesgo los dineros que ellos administran. Todas las preguntas fueron debidamente respondidas y aceptadas las respuestas por quienes las presentaron. Igualmente para las sugerencias se hicieron las aclaraciones respectivas y se aceptaron para tenerlas en cuenta en próximos periodos fiscales.

10 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO PARA FUTURAS AUDIENCIAS PÚBLICAS DE RENDICIÓN DE CUENTAS A LA CIUDADANÍA: DEBILIDAD Baja asistencia de público a la No se cumplió lo establecido en el reglamento para la Pública respecto del término para publicar el Informe de Gestión, que es de mínimo 30 días antes de la fecha prevista para su realización. ACCIÓN CORRECTIVA Desarrollar actividades que por lo menos duplique la asistencia de la primera Tener el Informe de Gestión en el portal WEB de Unicauca y copias en medio magnético antes de los treinta días de la fecha de realización de la RESPONSABLE División de Comunicaciones Rectoría Jefe Oficina Asesora de Planeación Rector Vicerrectores Jefe División de Comunicaciones FECHA DE CUMPLIMIENTO Septiembre de 2011 a abril de 2012 Enero a marzo de 2012 INDICADOR DE RENDIMIENTO % incremento de los asistentes a la Número de días de anticipación en la publicación del Informe de Gestión respecto de la fecha de realización de la Pública Hubo dos cambios a la fecha prevista inicialmente para la Pública y ello implicó que se publicaran, en el Portal WEB y se hiciera difusión por radio y televisión de Unicauca, tres fechas diferentes Una vez se defina la fecha de realización de la Pública y se publique no debe modificarse salvo situaciones institucionales de fuerza mayor Rector Enero a marzo de 2012 Número de cambios a la fecha de realización de la Pública

11 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Inexistencia de parámetros para la entrega de archivos fuente para diseñar el documento Informe de Gestión y de coordinación entre las dependencias responsables del diseño, diagramación y divulgación del mismo. No hubo inscripción de participaciones dentro del término establecido por el reglamento de la Pública Falta de cultura para presentar informes de gestión basados en el Plan de Desarrollo y Plan de Acción Anual por parte de las Unidades Académicas y Administrativas Faltó estar más pendiente de lograr que la totalidad de los asistentes a la diligenciaran y entregaran su evaluación Entrega de parámetros de las personas responsables del diseño del Informe de Gestión al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación Adelantar acciones que motiven el registro previo de asistencia a la Pública Entrega de informes por parte de las Unidades Académicas y Administrativas con base en sus respectivos Planes de Acción Anuales Adelantar acciones que conduzcan a lograr que mínimo el 80% de los asistentes a la Jefe de Prensa Jefe División de Comunicaciones División de Comunicaciones Rector Vicerrectores Decanos Jefes de Divisiones y de Oficinas Asesoras Jefe Oficina Asesora de Planeación Enero de 2012 Marzo a abril de 2012 Enero a febrero de 2012 Día de la Pública Número de días de demora en diseño de Informe de Gestión por deficiencias en los archivos con la información a publicar Número de registros previos de asistencia recibidos según reglamento de la Pública Número de informes recibidos según Planes de Acción/ Número total de informes recibidos % de formatos de evaluación de la recibidos del total de asistentes

12 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Hubo retraso de 30 minutos en la iniciación de la Pública El informe Rectoral se prolongó más allá de lo establecido en el reglamento de la Corregir la redacción de las variables para las preguntas e Incluir en la pregunta No. 7 la variable NECESARIA dentro del formato de evaluación de la entreguen diligenciado el formato de evaluación Iniciar con puntualidad la Pública Adelantar acciones que conduzcan a que la presentación del informe demore lo establecido en el reglamento de Ajustes en el formato de evaluación de la Rector Moderador de la Rector Jefe Oficina Asesora de Planeación Día de la Pública Día de realización de la Agosto de 2011 Número de minutos de retraso en el inicio de la Número de minutos excedidos en el tiempo dado según reglamento para presentar el informe de gestión Formato de evaluación corregido DANILO REINALDO VIVAS RAMOS HELDER MAURICIO CHACÓN VILLOTA Rector Universidad del Cauca Jefe Oficina Asesora de Planeación