Entrenamiento y desarrollo de capacidades

Transcripción

1 Proceso: Gestión de Servicios Administrativos Subproceso: Gestión del Talento Humano Procedimiento: Entrenamiento y desarrollo de capacidades del TH Elaboró Flujograma Johnny Andrés Ortiz Analista de procesos Elaboró V.01 Sara María Cano Sierra Paola Andrea Idárraga Chavarriaga Analistas de procesos 1. DEFINICIÓN 1.1 OBJETIVO Validó Unidad de servicios administrativos Fecha de validación 02/12/2011 Fecha elaboración 15/07/2013 Mantener actualizado y con alto grado de conocimiento al personal de la Facultad, en temas de interés organizacional y particular, que le permitan desarrollar de una forma competente las actividades de los procesos en los que participan. 1.2 ALCANCE Este procedimiento inicia con la recolección de las necesidades de entrenamiento y desarrollo de capacidades expuestas por todos los procesos de la Facultad y finaliza con la evaluación de las jornadas de capacidades. 1.3 DESCRIPCIÓN El procedimiento tiene como entradas el análisis del personal, el seguimiento al cumplimiento de actividades y la evaluación de desempeño; la realización de la programación de las jornadas de capacidades debe ser semestral. 1. Identificar las necesidades de capacidades del personal: El jefe de la dependencia debe realizar una identificación de las Página 1 de 10

2 necesidades de capacidades que tiene el personal, de acuerdo a las debilidades, comunes o particulares, que detecte en las evaluaciones de desempeño y el seguimiento al cumplimiento de actividades, además de hacer un análisis del personal. Los grupos de desarrollo también deben hacer esta identificación y pasar el consolidado de necesidades identificadas al jefe del departamento académico. Utilizar formato de identificación de necesidades de capacidades. Ver anexo Consolidar y priorizar temas para capacidades: después de identificar las necesidades de entrenamiento y desarrollo de capacidades se requiere que el jefe de la dependencia organice y priorice los temas de acuerdo al grado de importancia. 3. Enviar consolidado a auxiliar talento humano: el jefe de la dependencia debe enviar el consolidado al auxiliar del talento humano, puede ser en medio físico o digital. 4. Clasificar temas de capacidades de acuerdo al tipo de vinculación del personal: el auxiliar de talento humano recibe todos los consolidados enviados por los jefes de las dependencias y organiza los temas según el público objetivo, para ver la posibilidad de incluirlos en los temas de capacidades programados por el nivel central de la UdeA. El tema es para solicitar a UdeA? SI: Ir a la actividad 5. NO: Ir a la actividad Enviar solicitud de temas de capacidades a UdeA: El auxiliar de talento humano, envía una solicitud de inclusión del tema de capacidades en el cronograma de capacitaciones de la, relacionando el número de personas que la requieren. 6. Revisar que sea incluido el tema de capacidades en el cronograma de capacitaciones UdeA: El auxiliar debe revisar si el tema solicitado fue incluido o no en el cronograma de capacitaciones, con el fin de poder revisar otras alternativas. El tema fue incluido en el cronograma? SI: Ir a actividad 7. NO: Ir a actividad 10. Página 2 de 10

3 7. Coordinar con nivel central UdeA la participación del personal de la Facultad: El auxiliar de talento humano debe coordinar con nivel central la fecha de la capacitación, así como el lugar y el número de personas que participaran, también de ser necesario apoyará las labores logísticas para la asistencia de las personas a la capacitación. 8. Solicitar soporte de participación y retroalimentación del tema de capacidades: El auxiliar de talento humano debe solicitar las listas de asistencia y demás herramientas que se utilicen en el desarrollo del tema de capacidades, así como las retroalimentaciones que se realicen para guardarlos como soporte. 9. Consolidar información: El auxiliar debe guardar todos los documentos posibles soportes de la jornada de capacidades (memorias, listas de asistencia, retroalimentaciones, etc) en una carpeta con el nombre del tema de capacidades inmersa en una carpeta de capacidades del semestre en curso. Con esta actividad finaliza el procedimiento en el caso que el tema haya sido incluido en el cronograma de capacitaciones de la UdeA. 10. Incluir tema en el listado a llevar a equipo directivo: Si la solicitud de inclusión del tema en el cronograma de capacitaciones de la UdeA no fue aceptada, entonces el auxiliar de talento humano debe incluir el tema en un listado de solicitud de temas de capacidades al equipo directivo de la Facultad. 11. Llevar listado de temas a equipo directivo para definir cronograma de capacidades Facultad: el auxiliar debe agrupar los temas que se solicitaron a nivel central UdeA y no se incluyeron en el cronograma de capacitaciones y los temas que no se pudieron llevar por el público objetivo que participaría en el tema de capacidades, para que el equipo directivo de la Facultad defina que temas se pueden incluir en el cronograma de capacidades de la Facultad. 12. Definir temas para capacidades y priorizar (calendario): El equipo directivo debe definir cuáles de los temas que no fueron incluidos en el cronograma de capacitaciones de la UdeA van a ser priorizados y programados en el calendario de capacidades de la Facultad. Página 3 de 10

4 13. Gestionar jornada de capacidades: El auxiliar de talento humano, de acuerdo al cronograma de capacidades para la facultad que definió el equipo directivo, debe realizar las averiguaciones necesarias y adelantar las solicitudes de los trámites necesarios para desarrollar la jornada de capacidades y programar las fechas según disponibilidad del facilitador y/o publico objetivo. 14. Invitar a las personas a participar en la jornada de entrenamiento y desarrollo de capacidades: El auxiliar de talento humano realiza las invitaciones al público objetivo. Dichas invitaciones pueden ser por correo electrónico o circular escrita. 15. Acompañar la ejecución de la jornada: El auxiliar de talento humano debe apoyar las labores logísticas para el desarrollo de la jornada de entrenamiento y desarrollo de capacidades, además de apoyar al facilitador en el desarrollo de la misma. Lista de asistencia. Ver anexo Hacer retroalimentación de la jornada de capacidades: el auxiliar de talento humano debe realizar la retroalimentación de la jornada de capacidades, la cual está compuesta por una retroalimentación de los temas, el lugar y del facilitador. Ir a actividad 9 para consolidación de la información. Ver Anexo 4. Nota: La numeración de las actividades corresponde a la numeración en el Flujograma. (Ver Flujograma) ANEXOS Flujograma y formatos Página 4 de 10

5 Anexo 1. Flujograma Pág. 1 / 2 FACULTAD NACIONAL DE SALUD PÚBLICA Héctor Abad Gómez Proceso: Gestión de servicios administrativos Subproceso: Gestión del talento humano Procedimiento: Entrenamiento y desarrollo de capacidades Objetivo del Procedimiento: Mantener actualizado y con alto grado de conocimiento al personal de la Facultad, en temas de interés organizacional y particular, que le permitan desarrollar de una forma competente las actividades de los procesos en los que participan. Responsable: Fecha: Julio de 2013 Entrenamiento y desarrollo de capacidades Análisis del personal Seguimiento al cumplimiento de actividades y Evaluación del desempeño Enviar solicitud de temas de capacidades a UdeA 5 Identificación de necesidades de entrenamiento y desarrollo de capacidades Jefe dependencia Identificar las necesidades de capacidades del personal Jefe dependencia 1 Revisar que sea incluido el tema de capacidades en el cronograma de capacitaciones UdeA 6 El tema es incluido en el cronograma? Consolidar y priorizar temas para capacidades 2 Si Jefe dependencia Enviar consolidado a auxiliar talento humano 3 Clasificar temas de entrenamiento y desarrollo de capacidades de acuerdo al tipo de vinculación del personal 4 Si Coordinar con nivel central UdeA la participación del personal de la Facultad 7 Solicitar soporte de participación y retroalimentación del tema de capacidades 8 No El tema es para Solicitar a UdeA? 3 Consolidar información No 9 2 Llevar listado de temas a equipo directivo para definir cronograma de capacidades de la Facultad 11 FIN 1 Incluir tema en el listado a llevar a equipo directivo 10 2 Página 5 de 10

6 Pág. 1 / 2 FACULTAD NACIONAL DE SALUD PÚBLICA Héctor Abad Gómez Proceso: Gestión de servicios administrativos Subproceso: Gestión del talento humano Procedimiento: Entrenamiento y desarrollo de capacidades Objetivo del Procedimiento: Mantener actualizado y con alto grado de conocimiento al personal de la Facultad, en temas de interés organizacional y particular, que le permitan desarrollar de una forma competente las actividades de los procesos en los que participan. Responsable: Fecha:Julio de Equipo administrativo Definir temas para entrenamiento y desarrollo de capacidades y priorizar (calendario) 12 Contratación Gestionar jornada de entrenamiento y desarrollo de capacidades 13 Compras Invitar a las personas a participar en la jornada de entrenamiento y desarrollo de capacidades 14 Préstamo de equipos y servicios audiovisuales Lista de asistencia Acompañar la ejecución de la jornada 15 Formato de retroalimentación Hacer retroalimentación de la jornada de capacidades 16 3 Página 6 de 10

7 Anexo 2. Identificación de necesidades de capacidades. FECHA: DD MM AAAA Nombre de la dependencia Jefe dependencia 1 Tema Solicitado Participante Cargo Modalidad de Contratación Firma Jefe Dependencia Página 7 de 10

8 Anexo 3. Formato Lista de asistencia. Tipo de Reunión Capacitación Administrativa Socialización X Otra Tema Socialización SGP y Estructura Facultad Facilitador Planeación Lugar Salon de los consejos FNSP Fecha 26 de Junio de :00 p.m Ítem Nombre Asistentes Dependencia/Programa Cargo / Vínculo * Firma * Cargo/Vínculo: Se especifica claramente si la relación es como estudiante o el cargo que se está desempeñando dentro de la Facultad. Observaciones: Página 8 de 10

9 Anexo 4. Formato de retroalimentación. FECHA: DD MM AAAA Nombre de la Capacitación: Facilitador (es): Agradecemos su objetividad al responder, la información consignada es anónima y confidencial y será utilizada solamente para realizar actividades de mejoramiento a los procesos institucionales. En la columna C (CALIFICACIÓN) indicar el número correspondiente, según su percepción, así: Excelente: (5) Bueno: (4) Aceptable: (3) Malo: (2) Muy malo: (1) No aplica: (N) 1. SOBRE EL CURSO C Observaciones 1.1 En forma global, qué opinión le mereció el curso 1.2 El curso respondió a sus expectativas 1.3 La metodología empleada fue 1.4 La importancia para su trabajo de lo aprendido en el curso es 1.5 Su participación fue 2. SOBRE EL FACILITADOR(ES) C Observaciones 2.1 Conocimiento y dominio del tema 2.2 Capacidad para comunicar ideas con claridad y precisión 2.3 Capacidad para responder preguntas 2.4 Capacidad para orientar el curso hacia los objetivos 2.5 Aprovechamiento del tiempo en cada sesión 2.6 Relaciones interpersonales 2.7 Asistencia y puntualidad 3. SOBRE LA LOGÍSTICA Y APOYO GENERAL C Observaciones 3.1 La calidad de las instalaciones utilizadas en el curso fue 3.2 El material utilizado fue 3.3 Comunicación: Convocatoria, programación y cambios 3.4 Cómo fue el contenido (calidad) 3.5 El apoyo logístico brindado al curso fue 3.6 El horario y duración de la actividad fue Considera usted que la dedicación y el desempeño 3.7 de la dependencia organizadora fue Anexo 5. Consolidado necesidades capacitación Página 9 de 10

10 DIAGNÓSTICO PARA IDENTIFICAR NECESIDADES DE CAPACITACIÓN Facultad Nacional de Salud Pública - Gestión del Talento Humano FAVOR DILIGENCIE COMPLETAMENTE LOS SIGUIENTES CAMPOS: ÁREA: NOMBRE COMPLETO CORREO ELECTRÓNICO: CARGO: EXTENSIÓN: Fecha (dd/mm/aa) Teniendo en cuenta lo dispuesto en el Manual de Responsabilidades y Competencias, la Gestión del Clima Organizacional, la Retroalimentación de la Gestión, el Plan de Acción de su dependencia y las metas planteadas para dar cumplimiento al Plan de Desarrollo Institucional vigente, proponga temas o programas que se puedan incluir en el Plan de Capacitación para el presente año: Se manifiesta necesidad de capacitación en : Dirigido a: (Tema o programa) Públic o Cantida d El tema o program a suple una necesida d asociada a*: Prioridad de la capacitació n Beneficio o contraprestació n que se espera obtener en el desempeño Propuesta de horario para el desarrollo de las capacitacione s Alta Baja Día Hora Página 10 de 10