Procedimiento para la recepción, evaluación, tramitación y

Transcripción

1 Procedimiento para la recepción, evaluación, tramitación y respuestas de los documentos y publicaciones de la Organización de Aviación Civil Internacional (OACI), sus Oficinas Regionales y la Comisión Latinoamericana de Aviación Civil (CLAC). Procedimiento para la recepción, evaluación, tramitación y respuesta a los documentos y publicaciones de la Organización de Aviación Civil Internacional (OACI), sus Oficinas Regionales y la IACC QUEDA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN SIN LA AUTORIZACIÓN DEL IACC Este procedimiento deroga el Procedimiento para evaluación y tramitación de los documentos de la OACI, modificando parte de su contenido

2 Rev.01 Página 2 Revisión N Fecha de aplicación Registro de Revisiones Fecha de Páginas sustituidas anotación Desde Hasta Anotado por: 1 Noviembre/2017 Noviembre/ MSc. Karel Picallo Castillo

3 Rev.01 Página 3 1. OBJETIVO Y ALCANCE. 1.1 El presente Procedimiento establece el método para la recepción, evaluación, tramitación y respuesta a los documentos, publicaciones e informaciones de la Organización de Aviación Civil Internacional (OACI), sus Oficinas Regionales y la Comisión Latinoamericana de Aviación Civil (CLAC), referente a: las propuestas de enmiendas a los Anexos y la correspondiente notificación de existencia o no de diferencias de las Regulaciones Aeronáuticas Cubanas (RAC) con respecto a las Normas y los Métodos Recomendados de la OACI (SARPs). la documentación informativa o de otro carácter, las publicaciones, el completamiento de los formularios y encuestas, la participación o no en eventos aeronáuticos (reuniones, simposios, talleres, cursos y otros), y otras actividades. 1.2 Este procedimiento, está dirigido por la Dirección de Transporte Aéreo y Relaciones Internacionales y concierne a las demás unidades organizativas del IACC según sus funciones. En correspondencia con la actividad requerida por la OACI, a través de su Oficina sede, de sus Oficinas Regionales o de la Comisión Latinoamericana de Aviación Civil, el presente procedimiento podrá tener un alcance mayor, dirigido al ámbito de la Corporación de la Aviación Cubana S.A. (CACSA) y de otros órganos, organismos o entidades vinculados a la actividad aeronáutica.

4 Rev.01 Página 4 2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS. 2.1 DEFINICIONES AUTORIDAD AERONÁUTICA: Entidad responsable de ejercer la política y exigir el cumplimiento de las normas y métodos recomendados en materia de aviación civil de un Estado. En nuestro caso el Instituto de Aeronáutica Civil de Cuba (IACC) es la institución designada por el Estado AVIACIÓN COMERCIAL: Se refiere a todos los vuelos de transporte regular o no regular, que incluye el transporte de pasajeros, correo aéreo y servicio de carga AVIACIÓN GENERAL: Se refiere a todos los vuelos que no están comprendidos en la aviación comercial y alcanza una larga lista de usos, como la aviación deportiva, ultraligera, particular, corporativa, carga no regular, taxis aéreos, ambulancia aérea, escuelas de aviación, talleres de aviación, industria aeronáutica, fotografía aérea, de rescate, de extinción de fuegos, trabajos para la agricultura, entre otros AYUDA A LA NAVEGACIÓN AÉREA: Toda instalación o dispositivo destinado a brindarle ayuda a las aeronaves durante su movimiento en superficie, maniobras de despegue, aterrizaje y durante el vuelo CARTA DE ESTADO: Comunicación oficial emitida por la Organización de Aviación Civil Internacional, sus Oficinas Regionales o por la Comisión Latinoamericana de Aviación Civil que contiene información de carácter informativo o de requerimiento para los Estados miembros, sobre aspectos normativos, técnicos, de procedimientos o eventos de participación COMUNICACIONES: Sirva para el efecto de este procedimiento la definición de Carta de Estado ESPECIALISTA DESIGNADO: Especialista o funcionario de la Dirección de Transporte Aéreo y Relaciones Internacionales del IACC, designado para atender la actividad relativa a la recepción, evaluación, tramitación y respuestas de los documentos, publicaciones e información de la OACI, sus oficinas regionales y la CLAC EXPLOTADOR DE AERONAVES: Persona, organismo o empresa que se dedica, o propone dedicarse, a la explotación de aeronaves LÍNEA AÉREA: Empresa de transporte aéreo que ofrece o mantiene un servicio aéreo regular y/o de chárter.

5 Rev.01 Página ABREVIATURAS ACC: Centro de Control de Área (Tránsito Aéreo) CACSA: Corporación de la Aviación Cubana S.A CEMAC: Centro Médico de la Aviación CLAC: Comisión Latinoamericana de Aviación Civil CMA: Oficina de Supervisión Continuada de la Seguridad Operacional DAD: Dirección de Aeródromos DAN: Dirección de Aeronavegación DEA: Departamento Económico Administrativo DIA: Dirección de Ingeniería y Aeronavegabilidad DIIE: Dirección de Identificación, Inmigración y Extranjería DAL: Departamento de Asesoría Legal DLI: Departamento de Licencias e Instrucción DOSO: Dirección de Operaciones y Seguridad Operacional DSA: Departamento de Seguridad de la Aviación ECASA: Empresa Cubana de Aeropuertos y Servicios Aeronáuticos S.A ECNA: Empresa Cubana de Navegación Aérea Enmienda: Propuesta de cambios al contenido de los Anexos ENSA: Empresa Nacional de Servicios Aéreos S.A ESPAC: Empresa de Seguridad y Protección de la Aviación Civil S.A FIR: Región (área) de Información de Vuelo (espacio aéreo controlado por Cuba) IACC: Instituto de Aeronáutica Civil de Cuba MAC: Manual Aeronáutico Cubano MININT: Ministerio del Interior MINREX: Ministerio de Relaciones Exteriores MITRANS: Ministerio del Transporte NACC: Oficina Regional Norteamérica, Centroamérica y Caribe de la OACI OACE: Organismos de la Administración Central del Estado OACI: Organización de Aviación Civil Internacional PPV: Departamento de Permisos y Planificación de Vuelos Publicaciones: Cualquier texto (digital o impreso) publicado por la OACI RAC: Regulaciones Aeronáuticas Cubanas SAM: Oficina Regional Sudamericana de la OACI SARPs: Normas y Métodos recomendados de la OACI TARI: Dirección de Transporte Aéreo y Relaciones Internacionales.

6 Rev.01 Página 6 3. RESPONSABILIDAD El Presidente del IACC es el responsable de lo que prescribe este procedimiento, delegando en el Vicepresidente, la ejecución práctica de su contenido. 3.2 El Especialista designado responde por: Recepcionar, distribuir y enviar las respuestas de las comunicaciones recibidas de la OACI, sus Oficinas Regionales y la CLAC Mantener habilitado un registro documental utilizando métodos adecuados y prácticos, donde permanezcan controladas y registradas todas las comunicaciones recibidas de la OACI, sus Oficinas Regionales y la CLAC Exigir que las respuestas a todas las comunicaciones sean ejecutadas en tiempo y en el formato oficial que se refleja en los Anexos a este procedimiento, de manera tal que sea cumplimentado nuestro compromiso en la fecha estipulada por la OACI, sus Oficinas Regionales o la CLAC Administrar la clave (password) para acceder al sitio web de la OACI y compartirla mediante acta de recepción firmada con los Directores y Jefes de Departamentos del IACC. 3.3 Los Directores y Jefes de Departamentos del IACC responden por: La evaluación de las mencionadas comunicaciones y la elaboración de las correspondientes respuestas, incluyendo el proceso de tramitación y aprobación por parte del Presidente del IACC Cuando la respuesta a la comunicación requiera la intervención de los órganos, organismos y entidades vinculadas a la esfera aeronáutica, se cumplirá de igual manera lo descrito en el párrafo anterior, anexando los criterios de respuesta a la carta elaborada por el Director o el Jefe de Departamento del IACC que corresponda Estas respuestas deben ser elaboradas en el formato oficial que se refleja en los Anexos de este procedimiento. (Ver ANEXOS 1, 2 y 3) Proteger y compartir la clave (password) para acceder al sitio web de la OACI, sus Oficinas Regionales y la CLAC con los especialistas subordinados que designen para atender estas comunicaciones.

7 Rev.01 Página Grupo de Planificación y Control responde por: La recepción de las respuestas a estas comunicaciones una vez aprobadas por el Presidente El asentamiento en los libros de control del registro de salida y cuño a las respuestas a estas comunicaciones una vez aprobadas por el Presidente del IACC Entregar al Especialista designado para su tramitación oficial a la OACI, sus Oficinas Regionales o la CLAC según corresponda. 4. AUTORIDAD La aprobación y firma a las respuestas a las comunicaciones de la OACI, sus Oficinas Regionales y la CLAC es del Presidente del IACC y, en su ausencia, el Vicepresidente o el directivo designado al frente del IACC. 4.2 Dichas respuestas pueden contener además los criterios que se completan en los diferentes modelos de adjuntos a estas comunicaciones referentes a: - las propuestas de enmiendas a los Anexos y la correspondiente notificación de existencia o no de las diferencias de las Regulaciones Aeronáuticas Cubanas (RAC) con respecto a las Normas y los Métodos Recomendados de la OACI (SARPs). - la documentación informativa o de otro carácter, - las publicaciones, - el completamiento de los formularios y encuestas, - la participación o no en eventos aeronáuticos (reuniones, simposios, talleres, cursos y otros), y - otras actividades. 5. APLICACIÓN Este procedimiento es aplicable al momento de recibir cualquier comunicación oficial proveniente de la OACI, sus Oficinas Regionales o la CLAC y que esté relacionada con: - las propuestas de enmiendas a los Anexos y la correspondiente notificación de existencia o no de diferencias de las Regulaciones Aeronáuticas Cubanas (RAC) con respecto a las Normas y los Métodos Recomendados de la OACI (SARPs). la documentación informativa o de otro carácter, las publicaciones, el completamiento de los formularios y encuestas, la participación o no en eventos aeronáuticos (reuniones, simposios, talleres, cursos y otros), y otras actividades.

8 Rev.01 Página 8 6. OBLIGATORIEDAD. 6.1 Las Unidades Organizativas del IACC tienen la obligación de analizar la comunicación oficial y dar respuesta a la documentación que se describe en este procedimiento, según los modelos que se muestran en los anexos. 6.2 Documentos enviados por la OACI y otras comunicaciones oficiales Cartas de Estado de la OACI, sus Oficinas Regionales y la CLAC Las comunicaciones de la OACI, sus Oficinas Regionales y la CLAC deben ser recibidas a través del correo electrónico Pueden ser descargadas directamente del sitio web (portal seguro), utilizando la contraseña ( p a s s wo r d ) que posee el especialista designado Las comunicaciones que requieren respuesta con fecha de cumplimiento, tienen ese señalamiento en el contenido del documento Aquellas comunicaciones que no tengan reflejada la fecha de cumplimiento para responder, serán cumplimentadas en un plazo no mayor de 30 días naturales, a partir de la fecha de circulación del documento a la unidad organizativa correspondiente No obstante, los Directores y Jefes de Departamentos del IACC responsables deben enviar la respuesta de la comunicación a la firma del Presidente o el Vicepresidente del IACC en su defecto, 10 días antes de la fecha de cumplimiento establecida en el documento Asimismo, los Directores y Jefes de Departamentos del IACC, deben atender además al completamiento de los adjuntos que acompañan en ocasiones estas comunicaciones, las que deberán presentadas a la firma del Presidente del IACC de conjunto con la carta respuesta Una vez aprobada la comunicación por el Presidente del IACC, el Grupo de Planificación y Control la registra en sus controles y la entrega al especialista designado para su tramitación oficial El especialista designado es el encargado de tramitar esta respuesta aprobada a la OACI, sus Oficinas Regionales o la CLAC, según corresponda.

9 Rev.01 Página PROPUESTA DE ENMIENDAS Y ENMIENDAS APROBADAS A LOS SARPS DE LA OACI Las propuestas de enmiendas y las enmiendas aprobadas a los SARPs de la OACI que tienen incidencias en las RACs, se recibirán por el especialista designado y serán enviadas a las unidades organizativas del IACC que correspondan, según sus funciones Cuando reciban oficialmente la comunicación de parte del especialista designado, las Unidades Organizativas procederán a: - Analizar si existen diferencias entre estas y las Regulaciones Aeronáuticas Cubanas. - Elaborar un proyecto de respuesta, que contenga todos los aspectos de la propuesta de enmienda y/o enmienda aprobada, así como cualquier otro elemento que se estime pertinente. - La propuesta deberá contemplar la consulta a los explotadores (operadores) u otros proveedores de servicios según corresponda. - Los proyectos de respuestas referidas a las propuestas de enmiendas o enmiendas aprobadas, deben ser presentadas para su análisis y aprobación en el Consejo Aeronáutico, previo a la fecha requerida de respuesta de la comunicación. 6.4 TRAMITACIÓN DE LAS RESPUESTAS Las respuestas elaboradas por las Unidades Organizativas del IACC, así como los anexos o adjuntos debidamente completados si los hubiere, se presentan directamente a aprobación del Presidente Cuando la respuesta a estas comunicaciones implique la designación o participación de algún personal o funcionario que no forme parte del IACC debe estar acompañada en todo momento de la evidencia por escrito de las correspondientes consultas y aprobaciones realizadas a los diferentes niveles que correspondan a ese personal Cuando la respuesta a estas comunicaciones se encuentre asociada a los proyectos emisores de becas (OACI, NACC/RLA y/o SRVSOP/RLA) será requisito indispensable la consulta al representante del IACC designado para cada proyecto Una vez concluido este proceso, la comunicación aprobada pasa al Grupo de Planificación y Control donde es asentada en los libros de registro y posteriormente es entregada al especialista designado, quien es el responsable de tramitar la respuesta firmada por el Presidente al correspondiente destino.

10 Rev.01 Página Estos registros deben conformarse de manera independiente teniendo en cuenta el origen de la comunicación (OACI, Oficinas Regionales y CLAC) y deben contener aspectos como: - el número de referencia, - la fecha, - el asunto, - la tramitación o fecha de cumplimiento de la respuesta, - la unidad organizativa, órgano, organismo o entidad responsabilizada con la respuesta, - las observaciones propias de la comunicación, y - la fecha de envío de la respuesta. (Ver Anexo 4) Está prohibido el envío o intercambio de respuestas o documentos asociadas a este tipo de comunicaciones por parte de cualquier directivo o funcionario del IACC o de algún Órgano o entidad vinculada a la actividad aeronáutica de manera individual con la OACI, sus Oficinas Regionales o la CLAC sin la participación del especialista designado o la autorización del Presidente o Vicepresidente del IACC. 6.5 Programa de estadísticas de la OACI Al igual que las comunicaciones descritas anteriormente, la OACI solicita los siguientes formularios estadísticos: A Tráfico de los transportistas aéreos comerciales (mensual o trimestral) A-S Tráfico de los transportistas aéreos comerciales (anual) B Origen y destino por vuelo (trimestral) C Tráfico por etapas (anual) D Flota y personal Transportistas aéreos comerciales (anual) EF Datos financieros Transportistas aéreos comerciales (anual) H Aeronaves civiles matriculadas (anual) I Tráfico de Aeropuertos (trimestral o de no poderse, puede ser semestral) I-S Tráfico de Aeropuertos (anual) J Datos financieros de los aeropuertos (anual) K Datos financieros de los servicios de navegación aérea (anual) L Estadísticas de tráfico de los servicios en ruta (anual) M Consumo de combustible y tráfico. N Instrucción y licencias del personal de aviación La Dirección Económica d e l a CACSA e s l a e n c a r g a d a d e e n v i a r por vía electrónica, al especialista d e s i g n a d o de TARI que atiende este tema, el completamiento de los formularios estadísticos en el formato establecido por la OACI.

11 Rev.01 Página REGISTROS. - RE IACC : comunicaciones de OACI / 5 años / Copia dura y digital. - RE IACC : comunicaciones de las Oficinas Regionales de la OACI / 5 años / Copia dura y digital. - RE IACC : comunicaciones de la CLAC / 5 años / Copia dura y digital. - RE IACC Registros de las respuestas de las comunicaciones de las organizaciones internacionales. / 5 años / Copia dura y digital. 8. ANEXOS - Anexo No.1: RE IACC : comunicaciones de OACI. - Anexo No.2: RE IACC : comunicaciones de las Oficinas Regionales de la OACI. - Anexo No.3: RE IACC : comunicaciones de la CLAC. - Anexo No.4: RE IACC : registros de las respuestas de las comunicaciones de las organizaciones internacionales. 9. FUENTES UTILIZADAS. 1. Convenio sobre Aviación Civil Internacional y sus Anexos (normas y métodos recomendados), los demás documentos aeronáuticos internacionales publicados o reimpresos. 2. Sistema Estadístico de la OACI. 3. PG-01. Procedimiento para la elaboración y control de los documentos y Registros del Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección de Transporte Aéreo y Relaciones Internacionales. 4. Documento de la OACI. Es una publicación que se considera que tiene un carácter de permanencia o una importancia especial: las resoluciones, decisiones y recomendaciones adoptadas oficialmente por la Asamblea o por el Consejo y los textos aprobados por el Consejo para su aplicación 5. Informes de las reuniones convocadas por el Consejo. 6. Manuales que proporcionan orientación con respecto a determinados aspectos de la actividad aeronáutica o que se destinan a facilitar la aplicación uniforme de las normas y métodos recomendados internacionales.

12 Rev.01 Página Léxico de la OACI que recoge los términos empleados en la Aviación Civil. 8. Notas de Estudio: es una publicación que sirve principalmente de base para el debate o proporciona información durante las reuniones de la OACI. 9. Boletín. Es la reseña concisa de las actividades de la organización y que contiene información de interés general para los Estados Contratantes. 10. Textos de divulgación. 11. Circulares, que sirven para divulgar información especializada de interés aeronáutica. 12. Compendios estadísticos referentes a la Aviación Civil Internacional. 13. Índices y catálogos de publicaciones de la OACI. 14. Regulaciones Aeronáuticas Cubanas.

13 Rev.01 Página 13 ANEXO 1. Formato de respuestas a comunicaciones de la OACI. Presidente Instituto de Aeronáutica Civil de Cuba La Habana, de de 20. Sr (a).. Secretario (a) General. Organización de Aviación Civil Internacional (OACI). Ref.: Número de la comunicación (Ej.: 15/1-15/59) Título (Ej.: Foro mundial sobre aviación de la OACI (IWAF), Montreal, 23 al 25 de noviembre de 2015.) Distinguido (a) Señor (a), Posibles respuestas confirmarle la participación de nuestro Estado por medio del Sr. (a). agradecer su invitación y comunicarle que nuestro Estado no participará en el referido evento por coincidir con otras actividades. De cualquier manera daremos seguimiento a su desarrollo. informarle que nuestro Estado no presentará candidato para la adscripción de. informarle que nuestro Estado está de acuerdo sin comentarios (con comentarios) referente a la propuesta o enmienda. Acepte, distinguido (a) señor (a), el testimonio de mi más alta consideración y estima,. Presidente del IACC.

14 Rev.01 Página 14 ANEXO 2. Formato de respuestas a comunicaciones de las Oficinas Regionales. Presidente Instituto de Aeronáutica Civil de Cuba La Habana, de de 20. Sr (a).. Director (a) Regional. Oficina Regional para Norteamérica, Centroamérica y Caribe (NACC). Ref.: Número de la comunicación (Ej.: E.OSG - NACC64749) Título (Ej.: Invitación a la Tercera Reunión sobre armonización, modernización e implementación de la Navegación basada en la performance (PBN) de OACI/IATA/CANSO para las Regiones Norteamérica, Caribe y Sudamérica (NAM/CAR/SAM). Davie, Florida, Estados Unidos, 8 12 de mayo de 2017.) Distinguido (a) Director (a), Posibles respuestas confirmarle la participación de nuestro Estado por medio del Sr. (a). agradecer su invitación y comunicarle que nuestro Estado no participará en el referido evento por coincidir con otras actividades. De cualquier manera daremos seguimiento a su desarrollo. Tengo el honor de dirigirme a u sted en relación al asunto de referencia, para informarle que nuestro Estado no presentará candidato para la adscripción de. informarle que nuestro Estado está de acuerdo sin comentarios (con comentarios) referente a la propuesta o enmienda. Acepte, distinguido (a) señor (a), el testimonio de mi más alta consideración y estima,. Presidente del IACC.

15 Rev.01 Página 15 ANEXO 3. Formato de respuestas a comunicaciones de la CLAC. Instituto de Aeronáutica Civil de Cuba. Presidente La Habana, de de 20. Sr. (a). Secretario (a). Ref.: Número de la comunicación (Ej.: CLAC /066) Título (Ej.: Trigésimo Octava Reunión del Grupo de Expertos en Asuntos Políticos, Económicos y Jurídicos del Transporte Aéreo (GEPEJTA/38). Isla de Flores, Guatemala, 31 de mayo al 2 de junio de 2017.) Distinguido (a) Secretario (a), Posibles respuestas confirmarle la participación de nuestro Estado por medio del Sr. (a). agradecer su invitación y comunicarle que nuestro Estado no participará en el referido evento por coincidir con otras actividades. De cualquier manera daremos seguimiento a su desarrollo. informarle que nuestro Estado no presentará candidato para la adscripción de. informarle que nuestro Estado está de acuerdo sin comentarios (con comentarios) referente a la propuesta o enmienda. Acepte, distinguido (a) señor (a), el testimonio de mi más alta consideración y estima,. Presidente del IACC.

16 Rev.01 Página 16 ANEXO 4. Fecha de inicio del registro: No. Ref.: Fecha de la carta Asunto Tramitación Enviado a/en fecha Enviada respuesta a la OACI Observaciones/Status 1 ENV 6/6 18/1 04/01 Designación de un coordinador del Estado para el Plan de compensación y reducción de carbono para la aviación internacional (CORSIA) 15/02 VP 09/01 OK 2 3 E.OSG NACC /01 CLAC /186 26/07 Invitación Reunión de Proyectos del Programa MET para la Región CAR del Grupo Regional de Planificación y Ejecución CAR/SAM (GREPECAS) Ciudad de México, México, 28 de febrero al 2 de marzo de 2017 Cambio de fecha para la Trigésimo Novena Reunión del Grupo de Expertos en Asuntos Políticos, Económicos y Jurídicos del Transporte Aéreo (GEPEJTA/39) (San Salvador, El Salvador, 15 al 17 de agosto de 2017) 15/02 DAN PENDIENTE Tomar Nota DAL/TARI INFORMATIVA