POLÍTICA. de Conflicto de Interés

Transcripción

1 POLÍTICA de Conflicto de Interés

2 VIGENCIA: Diciembre 2017 POLÍTICA de Conflicto de Interés ELABORADO VPS Gobierno Corporativo REVISADO Consejo de Administración APROBADO Asamblea General de Accionistas

3 Índice 1.0 Introducción Objetivo Definiciones Responsabilidades Lineamientos Generales Reportes de Conflictos de Intereses Revelación de Conflictos de Intereses Vigencia y Aprobación Anexo

4 GRUPO FINANCIERO G&T CONTINENTAL 1.0 INTRODUCCIÓN Grupo Financiero G&T Continental (de ahora en adelante Grupo Financiero ) se caracteriza por su integridad y transparencia, identificando y previniendo conflictos de intereses relevantes entre el Grupo Financiero y sus grupos de interés. Como parte de su operación, el Grupo Financiero está expuesto a estos conflictos, tanto potenciales como reales. El Grupo Financiero está obligado a gestionar y mitigar los conflictos de intereses que puedan afectar negativamente a algún integrante de sus Grupos de Interés. 04 Política de Conflicto de Interés

5 2.0 OBJETIVO Las políticas y medidas administrativas contenidas en este documento, buscan regular la conducta del personal del Grupo Financiero en el ejercicio de sus atribuciones, así como dictar las directrices que aseguren la adecuada prevención y gestión de los potenciales conflictos de interés. Con dicho propósito, la finalidad de la política es: Identificar y mitigar conflictos de intereses Crear lineamientos y políticas para controlar los conflictos de intereses Gestionar los conflictos de intereses que deben de existir y transparentarlos a los Grupos de Interés. 3.0 DEFINICIONES Con el objeto de entender la presente política, se procede a detallar las siguientes definiciones utilizadas por el Grupo Financiero. Grupos de Interés: cualquier persona individual o jurídica que tenga operaciones pasivas, activas o de cualquier índole con el Grupo Financiero. Dentro de esta política se limita a: Clientes Proveedores Colaboradores Miembros del Consejo de Administración Miembros de los Comités de Apoyo al Consejo de Administración Órganos de regulación, control y supervisión externos Competidores 05

6 GRUPO FINANCIERO G&T CONTINENTAL Conflicto de Intereses: Se genera por situaciones surgidas por las relaciones, decisiones o eventos generados por el Grupo Financiero o su personal que tengan el riesgo de impactar negativamente a un miembro dentro de sus grupos de intereses. Estos pueden darse entre: Grupo Financiero y clientes Grupo Financiero y colaboradores Grupo Financiero y proveedores Grupo Financiero y sus miembros del Consejo de Administración y Comités de Apoyo Grupo Financiero y órganos de control y supervisión externa Grupo Financiero y sus competidores Entre dos o más clientes a raíz de un servicio o producto que adquirieron del Grupo Financiero Entre un cliente y un proveedor a raíz de un servicio o producto que adquirieron del Grupo Financiero Conflicto de interés potencial: aquel en el que sólo se ha dado la situación de pugna o concurrencia de intereses contrapuestos, el funcionario, colaborador o cualquier otro miembro del Grupo de Interés aún no ha adquirido compromiso o asumido una posición. Conflicto de interés real: aquel en el que se ejecutan acciones específicas en la que el funcionario, colaborador o cualquier otro miembro del Grupo de Interés, como consecuencia de la posición que adopta, se sitúa en pugna con los intereses de la Institución. Comité de Gobierno Corporativo: Cuerpo integrado por miembros independientes de la Administración, que asiste al Consejo de Administración para velar por el buen funcionamiento del Gobierno Corporativo del Grupo Financiero. Dentro de sus atribuciones se encuentra el revelar los conflictos de intereses que se generen. 06 Política de Conflicto de Interés

7 4.0 RESPONSABILIDADES El Consejo de Administración, Gerente General y Vicepresidentes del Grupo Financiero G&T Continental son los responsables de establecer los sistemas y procedimientos para identificar, controlar y mitigar los conflictos de intereses. La Vicepresidencia de Cumplimiento es la responsable por velar que este proceso se lleve a cabo. Esta política está por encima de todas las políticas que hacen referencia a conflictos de intereses, siendo la base para cualquier sistema y procedimiento nuevo que se desea elaborar o modificar. 5.0 LINEAMIENTOS GENERALES 1. Identificación de conflictos de intereses: Cuando se obtenga un beneficio de parte del Grupo Financiero, ya sea financiero o reputacional, afectando negativamente a algún miembro de sus Grupos de Interés. Cuando se evite un costo o pérdida financiera, afectando negativamente a algún miembro de sus Grupos de Interés. Cuando se tiene un interés que no es igual al del cliente en cuestión del resultado obtenido por el servicio u operación por cuenta de este. Cuando se realice una operación con un cliente para beneficiar a otro, con excepción de los casos en donde ambos clientes están de acuerdo con la operación. Cuando se reciba un beneficio de un tercero por algún servicio prestado a un miembro del Grupo de Interés, siendo este beneficio por encima de lo que se tiene establecido para este servicio. 07

8 GRUPO FINANCIERO G&T CONTINENTAL Cuando en el ejercicio de las labores cotidianas un colaborador, accionista o miembro del Consejo de Administración o Comités de Apoyo busca obtener ventajas adicionales a la remuneración y a los beneficios debidamente pactados, valiéndose de forma irregular o ilegal de su cargo dentro de la organización, de la información que posee o simplemente de su pertenencia o de la organización. Cuando un funcionario o colaborador posea o asuma compromisos que respondan a intereses u obligaciones externas o con terceros, ya sea de manera individual o formando grupos que: Pongan en riesgo su dedicación o, inclusive, su pertenencia al Grupo Financiero. Puedan afectar su honorabilidad. Pudieran poner en duda el carácter ético de su comportamiento. Perjudiquen directa o indirectamente al Grupo Financiero, tomándolo como:»» Riesgo Legal»» Riesgo Reputacional o»» Riesgo Financiero Creen antagonismo entre la conveniencia o interés personal y la lealtad con la del Grupo Financiero. En lo que respecta a la contratación de servicios de terceros, cuando un Miembro del Consejo de Administración, Miembro de los Comités de Apoyo, Gerente General y/o colaborador de las empresas que integran el Grupo Financiero: Sea o vaya a ser el Administrador de Contrato, en cuyo trámite y/o ejecución participen cónyuge o parientes del mismo. Sea el encargado de evaluar la oferta contractual que realicen las empresas que prestan el servicio de outsourcing, en donde participen parientes del funcionario, o que cualquiera de ellos tenga interés tanto en la propuesta como en el contrato, o que forme parte del equipo de trabajo ofrecido. 08 Política de Conflicto de Interés

9 Participe en el proceso de selección, contrato u otro acto contractual en el que participen familiares del mismo. Que derivado de la posición que ejerza dentro de cualquiera de las empresas del Grupo Financiero, otorgue beneficios adicionales para todos los clientes, contratistas o proveedores, en donde exista un nexo familiar o bien que ellos participen o sean socios o administradores de dichas empresas. 2. Control de conflictos de intereses: El Grupo Financiero tiene políticas, lineamientos y procedimiento para controlar y evitar posibles conflictos de intereses. Entre ellos, y no limitados están: Los colaboradores del Grupo Financiero no pueden aceptar invitaciones o regalos que sean identificados que puedan generar un comportamiento de favoritismo o que causen conflictos de intereses con algún miembro de los Grupos de Interés. Es prohibido que los colaboradores del Grupo Financiero acepten regalos, viajes, comida, entre otros de proveedores o clientes. Se exceptúan los casos en donde las invitaciones son para eventos técnicos y acciones de relaciones públicas del cliente o proveedor. Los colaboradores del Grupo Financiero no pueden otorgar descuentos o reintegros que surjan por relaciones de parentesco o amistad, sin estar éstas de acuerdo a los lineamientos comerciales. Firmas de acuerdos de confidencialidad con clientes y proveedores para evitar el uso inadecuado de la información. Los miembros de los Consejos de Administración del Grupo Financiero y Alta Gerencia no podrán participar en Consejos de Administración de empresas que se dediquen al mismo giro de negocios, excepto cuando así se autorice expresamente por el Consejo correspondiente. Esto también es aplicable al personal con relación a otras empresas. Los colaboradores no pueden prestar sus servicios profesionales a la competencia. A los colaboradores o ejecutivos les está prohibido efectuar relaciones comerciales de suministro de bienes o de prestación de servicios con el Grupo Financiero ya sea directa o indirectamente por cualquier medio. 09

10 GRUPO FINANCIERO G&T CONTINENTAL Toda transacción entre partes relacionadas, ya sea a nivel personal o empresarial, debe divulgarse adecuadamente a las personas encargadas del control o de autorización de las mismas. La persona involucrada en la transacción debe de abstenerse a participar en la decisión que pueda generar conflicto de interés. Política de equidad de clientes. Política de proveedores. Política de Aprobación, Control y Revelación de Operaciones con Personas Vinculadas: específicamente para el control de las operaciones intra grupo. Reglamento del Consejo de Administración. Código de Ética. Los Miembros del Consejo de Administración, Miembros de los comités de apoyo, Vicepresidentes y colaboradores no podrán asesorar a terceros sobre operaciones con base a información privilegiada y confidencial que conozcan. 3. Al presentarse un caso potencial de conflicto de intereses, se realizará un análisis de todas aquellas situaciones que pudieran ser su origen, haciendo destacar principalmente la relación contractual entre el funcionario o empleado y el Grupo Financiero. Derivado de lo anterior, se determina que los funcionarios o empleados no podrán: Ocuparse durante el horario laboral de negocios ajenos al Grupo Financiero o de sus asuntos personales, así como de atender a personas que no tenga vinculación directa con sus funciones dentro del mismo. Prestar servicios a otros empleadores, en funciones similares a las que desarrolle en el Grupo Financiero, o que se relacionen al giro del negocio del mismo. 10 Política de Conflicto de Interés

11 6.0 REPORTES DE CONFLICTOS DE INTERESES Anualmente se solicitará una declaración jurada en formato registrado en el anexo, a cada uno de los miembros del Consejo de Administración, miembros de los comités de apoyo, Gerente General, Vicepresidentes, Gerentes y Directores, en el que deberán indicar que dentro de las actividades que realizan fuera del Grupo Financiero, nada es vinculante a su actividad relacionada con el mismo. Para tal declaración debe tomarse en consideración lo siguiente: Se considera como Accionista directo, al funcionario o empleado propietario de una entidad o empresa. Accionista indirecto, será el funcionario o empleado que sea propietario de una entidad o empresa y que la misma sea propietaria de otra empresa que preste o venda bienes o servicios a la Institución. De existir alguna empresa en la que el propietario sea una persona con la cual el funcionario o empleado tenga vínculo de primer grado de consanguinidad (padre e hijos), segundo grado de consanguinidad (abuelos, hermanos y nietos); y primer grado de afinidad (padre e hijos del cónyuge), ésta deberá de ser reportada en dicha declaración anual. Dentro de las actividades que realizan las empresas que puedan ofrecer servicios o productos relacionados con la Institución. Pueden considerarse como ejemplo: Empresas proveedoras de servicios. Empresas proveedoras de productos. Empresas dedicadas a dar financiamientos. Empresas dedicadas a intermediación financiera. Empresas inmobiliarias. 11

12 GRUPO FINANCIERO G&T CONTINENTAL 7.0 REVELACIÓN DE CONFLICTOS DE INTERESES Es responsabilidad de los miembros del Consejo de Administración, Gerente General, Vicepresidentes y colaboradores informar sobre cualquier operación que esté generando o pueda generar un conflicto de interés. 8.0 VIGENCIA Y APROBACIÓN Cualquier modificación a la política deberá ser sometida a la aprobación de la Asamblea General de Accionistas. La Asamblea General de Accionistas deberá velar para que se realice cualquier modificación requerida a esta política, a raíz de cambios a la Ley de Bancos y Grupos Financieros, a la Escritura de Constitución del banco o a cualquier regulación interna o externa aplicable. La presente política fue conocida en Acta de Consejo de Administración No de fecha 23 de enero 2018 y aprobada por la Asamblea General de Accionistas el 8 de febrero Política de Conflicto de Interés

13 9.0 ANEXO 13