CONTENIDO 1. PRINCIPIOS RECTORES 2. FINALIDAD 3. APLICACIÓN 4. POLITICAS DE PREVENCION DE ACTIVIDADES ILICITAS 4.1. PRINCIPIO CONOZCA SU CLIENTE

Transcripción

1 CODIGO DE CONDUCTA

2 2 CONTENIDO 1. PRINCIPIOS RECTORES 2. FINALIDAD 3. APLICACIÓN 4. POLITICAS DE PREVENCION DE ACTIVIDADES ILICITAS 4.1. PRINCIPIO CONOZCA SU CLIENTE 4.2. COLABORACION CON LAS AUTORIDADES 4.3. MANEJO DE LA INFORMACION 5. CONFLICTOS DE INTERES 5.1. SITUACIONES QUE ORIGINAN CONFLICTO DE INTERES 5.2. FORMAS DE RESOLVER EL CONFLICTO DE INTERES 6. OBLIGACIONES 7. PROHIBICIONES 8. SANCIONES 9. RESPONSABILIDAD

3 3 INTRODUCCION RAPID-ENVIOS considera perentorio la definición de un Código de Conducta, de imperativo cumplimiento, que rija el comportamiento de sus funcionarios, dentro de la Compañía y fuera de ella, de tal forma, que sus postulados se observen en cada uno de sus actos, con convicción, dado que éstos transcienden a otras personas y a la sociedad en general. El Código de Conducta, aprobado por los socios de RAPID-ENVIOS, en uso de sus facultades legales y estatutarias, ratifica la aplicación del Código de Conducta que rige todas las actividades de la entidad, desde sus inicios.

4 4 1. PRINCIPIOS RECTORES Este Código contiene normas de obligatorio cumplimiento para todos los directivos y funcionarios de RAPID-ENVIOS y se expide con el propósito de fortalecer su transparencia y la confianza que irradia en la sociedad, sus corresponsales, competidores y clientes/usuarios. Toda actividad que desarrolle RAPID-ENVIOS se regirá por las siguientes directrices: a) Respeto a la Ley y a las disposiciones internas. b) Rectitud, justicia y equidad en el obrar. c) Cumplimiento de los deberes ciudadanos. d) Lealtad hacia la Institución, sus clientes y el País. e) Absoluto compromiso en la realización de las metas institucionales. f) Rigurosa aplicación de principios y normas éticas en las labores encomendadas. g) Actitud diligente que permita el trabajo en equipo. h) Confidencialidad sobre la información que maneja la Compañía, la cual no puede ser divulgada. i) Colaboración con las Autoridades. j) Reporte ante el inmediato superior sobre actos indebidos. k) Disposición permanente hacia la propia formación y el desarrollo. Las normas de conducta incorporadas por este Código harán parte del contrato de trabajo de todos los empleados de RAPID-ENVIOS.

5 5 2. FINALIDAD RAPID-ENVIOS reitera su firme compromiso de desplegar todas las acciones conducentes a evitar que sus servicios sean utilizados como instrumentos para el Lavado de Activos. El cumplimiento de estas políticas empresariales, implantadas y divulgadas dentro de un ambiente de colaboración, coordinación y responsabilidad, consolida el desarrollo de su objeto social, y regula las relaciones que se establecen a través de los servicios que presta. Igualmente, establece obligaciones, prohibiciones y responsabilidades a los directivos y empleados, por cuanto su inobservancia incide directamente en las relaciones empresariales y laborales. 3. APLICACIÓN Todas las normas aquí contenidas son de imperativo cumplimiento de parte de las personas vinculadas a RAPID-ENVIOS, y por tanto, sus reglas y criterios deben observarse en todas las operaciones que se realizan. En caso de conflicto, o duda en la aplicación de estas normas, la Compañía se abstendrá de prestar el servicio solicitado. Si se llegare a detectar que el servicio solicitado por el cliente o el usuario es inusual, por no corresponder en su volumen, características o frecuencia de la operación con su perfil, el funcionario se abstendrá de otorgarlo. Acto seguido, informará a su inmediato superior sobre lo sucedido y éste a su vez, a la instancia pertinente que es el Oficial de Cumplimiento. 4. POLÍTICAS DE PREVENCIÓN DE ACTIVIDADES ILÍCITAS Con base en lo expuesto anteriormente, las personas que presten sus servicios a RAPID- ENVIOS, deben cumplir con los siguientes preceptos, en todo cuanto les fuere aplicable en razón de sus funciones: 4.1. PRINCIPIO CONOZCA SU CLIENTE La implantación de una férrea política en torno a este principio, constituye un instrumento definitivo para impedir que RAPID-ENVIOS pueda, sin su consentimiento ni conocimiento, ser involucrada en operaciones de lavado de activos. Un adecuado conocimiento del cliente/usuario disminuye el riesgo de establecer relaciones con personas inaceptables para la Compañía, además de facilitar a las autoridades las investigaciones de su competencia con base en el registro idóneo de identidades, documentos y transacciones.

6 6 Así mismo, permite el cumplimiento cabal de las normas legales vigentes, salvaguardando de esta manera el mayor activo de RAPID-ENVIOS, cual es su credibilidad y buen nombre. 4.2 COLABORACION CON LAS AUTORIDADES Es deber de todo funcionario de RAPID-ENVIOS prestar la oportuna cooperación a las Autoridades, específicamente en relación con la obligación legal de suministrar la información disponible, para facilitar las indagaciones e investigaciones que éstas adelanten. Todos los requerimientos de autoridad serán informados a los socios de RAPID- ENVIOS con el fin de obtener instrucción sobre la correcta forma de atenderlo. 4.3 MANEJO DE LA INFORMACION La información que maneja RAPID-ENVIOS es de carácter absolutamente reservado. Por consiguiente, su manejo se hará en forma confidencial, con honestidad e integridad, razón por la cual no podrá ser utilizada indebidamente en beneficio propio o de terceros, ni dentro ni por fuera de la Compañía. Igual cuidado y reserva se observará con los requerimientos solicitados por las autoridades y demás información que se les suministre. 5. CONFLICTOS DE INTERES Toda relación que se genere entre los funcionarios de RAPID-ENVIOS y el cliente o usuario, debe estar fundamentada en criterios de respeto e integridad. Por lo tanto, ningún empleado podrá aceptar dádivas o atenciones desmedidas por parte de afiliados, proveedores, clientes o usuarios o cualquier persona interesada en algún servicio, negocio o favor. Igualmente, se deben evitar situaciones de interferencia entre esferas de interés que permitan el aprovechamiento indebido en beneficio de RAPID-ENVIOS, sus funcionarios o terceros. Las decisiones que se adopten frente a diferentes alternativas de conducta, en razón de las funciones inherentes al cargo, jamás pueden generar la omisión de obligaciones legales, contractuales o morales. De igual modo, y bajo ninguna circunstancia, se debe aceptar o solicitar tratamientos preferenciales de proveedores, afiliados, clientes o usuarios, puesto que el hacerlo puede inducir al otorgante a pensar que tendrá derecho o consideraciones especiales recíprocas.

7 7 5.1 SITUACIONES QUE ORIGINAN CONFLICTO DE INTERES Generan conflicto de interés, y por tanto, está prohibido a los funcionarios de RAPID-ENVIOS: a) Participar como socio, asalariado, o colaborar con remuneración o a título gratuito, con empresas o personas cuya actividad comercial sea afín a la de RAPID-ENVIOS, sin la debida autorización. b) Recibir dádivas en dinero o especie, favores o beneficios por la prestación de los servicios ofrecidos por RAPID-ENVIOS. 5.2 FORMAS DE RESOLVER EL CONFLICTO DE INTERES Todo conflicto de interés debe ser evitado. Si el conflicto de interés llegare a presentarse, éste puede resolverse informando de la situación al superior jerárquico o a los socios, para que conozcan la situación y le den el tratamiento que consideren acorde con la ley, la justicia o la equidad. Tal es el caso cuando un funcionario se viese obligado a recibir un obsequio, por insistencia del oferente, o por cortesía, lo cual deberá informar a su superior jerárquico o a los socios de la Entidad, quienes resolverán la forma como puede aceptar el obsequio, con el menor compromiso, o le instruirán sobre su devolución. 6. OBLIGACIONES Es obligación de todos los empleados de RAPID-ENVIOS: Conocer y aplicar rigurosamente las normas y criterios incorporados en el Manual de Prevención y Control del Lavado de Activos y de manera particular a las Señales de Alerta que él establece. Denunciar ante sus superiores todo conocimiento o propuesta de Lavado de Activos o cualquier actuación ilegal, por parte de otros empleados o de extraños.

8 8 7. PROHIBICIONES Está abiertamente en contraposición con las disposiciones de este Código: Omitir, adulterar o falsear los documentos de cualquier naturaleza, utilizados para el registro de operaciones o de los clientes y usuarios. Revelar información de carácter reservado, respecto de las operaciones profesionales, comerciales, administrativas, contractuales y judiciales, cuya divulgación pueda ocasionar perjuicio a la Empresa, a los socios, compañeros de trabajo, clientes o a la comunidad en general. 8. SANCIONES Se considerará como falta grave la violación de las disposiciones contenidas en este Código, sin perjuicio de la responsabilidad penal o civil, o administrativa que quepa al funcionario por los delitos o irregularidades que faciliten, permitan o coadyuven la utilización de RAPID-ENVIOS como instrumento para el Lavado de Activos. Las normas aquí estipuladas se consideran parte integral del Contrato de Trabajo y su violación constituye una falta grave. Los funcionarios que transgredan las disposiciones legales y reglamentos internos orientados a prevenir el Lavado de Activos, y particularmente los del presente Código y el Manual de Prevención y Control del Lavado de Activos, se harán acreedores a las sanciones previstas por la ley y los citados reglamentos. 9. RESPONSABILIDAD El presente Código considera como principio fundamental el autocontrol de la gestión y se encuentra dirigido a todas las personas que presten sus servicios a RAPID-ENVIOS, ya sea por contrato laboral, de prestación de servicios o de suministros. Corresponde a los Jefes velar por el conocimiento y cumplimiento irrestricto de este Código por parte de sus subalternos o contratistas a su cargo. La supervisión general sobre el cumplimiento del Código de Conducta es responsabilidad de los socios y el Oficial de Cumplimiento.