Encuentro Proveedores 2012 Presentación Código de Ética de XM Octubre, 2012 Todos los derechos reservados para XM S.A. E.S.P.

Transcripción

1 Encuentro Proveedores 2012 Presentación Código de Ética de XM Octubre, 2012 Todos los derechos reservados para XM S.A. E.S.P.

2 2 Objetivo Presentar los instrumentos implementados en XM, con respecto al Código de Ética, Lavado de Activos y Código Antifraude, para establecer con nuestros proveedores relaciones de confianza y un ambiente de colaboración. Todos los derechos reservados para XM S.A. E.S.P.

3 Marco de referencia Nuestra misión Nuestra misión es operar y administrar mercados mayoristas de energía y prestar servicios especializados afines, generando valor para todos los grupos de interés. Para la prestación de los servicios nos apoyamos en la tecnología y en el desarrollo integral de la gente. En XM S.A. E.S.P. actuamos con responsabilidad social y ética, y estamos comprometidos con el bienestar de la sociedad.

4 Marco de referencia - En qué creemos En XM creemos en la ética, la excelencia, la innovación, la responsabilidad social y la transparencia.

5 Marco de referencia Nuestras acciones están orientadas por la ética CONJUNTO DE PRINCIPIOS Coherencia en las Decisiones y Relaciones Bien Común ÉTICA ORIENTAN ACCIONES Cumplimiento Objetivos Empresariales

6 Marco de referencia Cómo nos comportamos CÓDIGO DE ÉTICA Valores Responsabilidad Social Empresarial Misión PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN TERRORISMO CÓDIGO ANTIFRAUDE

7 Nuestro Código de Ética Trato equitativo Divulgación de Información Relaciones basadas en el trato equitativo Condiciones laborales Rechazo al Acoso Protección de la información Uso de los bienes de la empresa Conflictos de interés Rechazo al fraude Derecho de asociación SECCIÓN III: PROVEEDORES Relaciones Íntegras e Independientes Manejo de Regalos y Obsequios Manejo de la información Relaciones Imparciales Manejo de la Información Confidencialidad Actitud de Servicio Cumplimiento de las leyes, normas y regulaciones Relaciones de Cooperación y Transparencia Rechazo a la Corrupción (Públicos y Privados) Información y Relacionamiento con el Estado Relaciones basadas en el respeto y el reconocimiento Respeto a los derechos humanos Patrocinio a organizaciones políticas Intervención en eventos externos Cuidado ambiental Relacionamiento con entidades de la sociedad civil Relaciones con la competencia

8 Sección III: Proveedores Relaciones basadas en el respeto, la equidad y la transparencia mutua, evitando cualquier tipo de trato fraudulento. RELACIONES ÍNTEGRAS E INDEPENDIENTES XM estimula a que los proveedores conozcan y compartan sus principios éticos. En este sentido, exige de sus proveedores y de su cadena de valor el cumplimiento riguroso de toda la legislación vigente y promueve el cumplimiento de las normas ambientales, el respeto a los derechos humanos y las prácticas socialmente responsables. MANEJO DE OBSEQUIOS Y REGALOS Los administradores, directivos o trabajadores de XM no pueden dar ni aceptar regalos, obsequios, cursos o invitaciones de clientes, competidores o proveedores de bienes o servicios, incluyendo servicios bancarios. Excepciones: objetos o atenciones de escaso valor, sean estos promocionales o los usuales en épocas como navidad y aniversarios de la compañía o invitaciones a capacitaciones técnicas, siempre y cuando XM cubra los gastos de pasajes y viáticos. MANEJO DE LA INFORMACIÓN Los trabajadores proporcionan a los proveedores la información necesaria para las relaciones contractuales o de seguimiento en condiciones equitativas. XM se compromete a mantener en confidencialidad cualquier información del proveedor(salvo por disposición legal o interna u orden judicial)

9 Nuestro código de ética instrumentalizado a través de LÍNEA ÉTICA Creada para que nuestros Grupos de interés realicen consultas o reporten denuncias sobre violaciones a nuestro Código de Ética Comité de Ética lineaetica@xm.com.co Línea Gratis

10 Prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo Ver video

11 Prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo Cuándo? XM: Abril 2010 Qué? Normatividad: Acuerdo aprobado por la Junta Directiva Principio: Anteponer la observancia de los principios éticos y legales a logro de las metas comerciales Aplicable a: Clientes, Proveedores, Socios / Asociados Procedimientos para Conocimiento de los Terceros Mecanismos de Control y Seguimiento Responsabilidades Cómo? FUV (Formato Único de Vinculación) Cláusulas en las Solicitudes de Oferta y Contratos Verificación en listas OFAC (Clinton) / ONU Seguimiento

12 Código Antifraude Formalizar la voluntad estratégica de XM respecto al fraude, declarando una cultura de no tolerancia y estableciendo lineamientos corporativos y responsabilidades para su prevención, detección, investigación y respuesta. EL FRAUDE EN XM SE DEFINE COMO Cualquier actoo su tentativa, u omisión, realizado intencionalmenteparaobtener un provecho indebido, en detrimento de los principios e intereses organizacionales Apropiación o uso indebido de recursos financieros y otros bienes Manejo inadecuado de activos de información Corrupción Falsedad en informes

13 Código Antifraude Criterios Generales: son de obligatorio cumplimiento y no son discrecionales en su interpretación o aplicación Se promueve una cultura de no tolerancia al fraude. Los administradores, directivos y colaboradores marcan la pauta, a través de su actuar y sus decisiones, del compromiso irrestricto de XM con una posición intolerante a los hechos fraudulentos. El enfoque adoptado organizacionalmente es preventivo, de tal forma que las vulnerabilidades son minimizadas desde su origen, a través de adecuados criterios de diseño organizacional y programas de transformación cultural. La exposición al riesgo de fraude es evaluada sistemática y periódicamente con el fin de implementar medidas de administración efectivas que permitan su adecuada y oportuna detección y gestión. En el ámbito de las relaciones de confianza establecidas con los diferentes grupos de interés, XM genera un ambiente de colaboración mutua y respeto de los intereses comunes, es por ello que desarrolla estrategias antifraude que contribuyan al fortalecimiento de relaciones de largo plazo y el logro de la sostenibilidad empresarial.

14 Código Antifraude Todos los administradores, directivos y colaboradores deben reportar a través de a su superior inmediato, a la línea ética, al área de auditoría o al Comité de Ética, cualquier tipo de información, duda o sospecha de actos fraudulentos. Toda posible acción fraudulenta, independientemente de las cuantías, características o implicados, tendrá una respuesta de la administración, quien verificará los hechos reportados y tomará las acciones administrativas pertinentes, respetando lo establecido en la normatividad aplicable. Las empresas, cuando sea procedente, pondrán en conocimiento de las autoridades competentes toda conducta que contraríe lo previsto en este Código e igualmente emprenderán y acompañarán las acciones judiciales que sean pertinentes. En caso de presentarse un fraude, la información que requieran los públicos de interés será trasparente, imparcial y objetiva, conforme a lo establecido en la Política de Información y del Conocimiento, en la Política de Comunicación y en particular, en los principios definidos en el Manual de Comunicación para la Mitigación de Riesgos y Crisis de Reputación

15 Para cerrar Queremos establecer con nuestros proveedores relaciones de confianza y un ambiente de colaboración para fomentar prácticas éticas. No olvide nuestros Canales de atención de la Línea Ética lineaetica@xm.com.co Línea Gratis

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