CONTABILIDAD 002 CONVENIOS CONTENIDO: Procedimiento para la facturación y registración de créditos con gobiernos provinciales y su percepción.

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1 1. CONTENIDO: Procedimiento para la facturación y registración de créditos con gobiernos provinciales y su percepción. 2. OBJETIVOS: Lograr homogeneidad en la registración de los créditos por convenios con gobiernos provinciales y evitar su doble contabilización en los casos de Unidades que derivan a otras la gestión de cobro. 3. RESPONSABILIDAD: Serán responsables del cumplimiento de la presente norma los siguientes sectores: - Dirección de Contaduría (División Contabilidad) - Divisiones Administrativas de Unidades. - División Judicial de Unidades 4. ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS: A los sectores mencionados en el punto 3 toda vez que se produzcan créditos contra gobiernos provinciales, cobro de los mismos y gestiones de cobro a través de otras unidades penitenciarias. 5. NORMAS DE PROCEDIMIENTO CURSOGRAMA NORMAS DE TRAMITE NORMAS ACLARATORIAS NORMAS DE REGISTRACION EJEMPLOS 6. VERIFICACION Y ASESORAMIENTO : Dirección de Contaduría (División Contabilidad) sin perjuicio de las atribuciones de la Dirección de Auditoría Contable. 7. FECHA DE VIGENCIA: Con la facturación del mes de Diciembre de /08/95 001

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3 5.1. CURSOGRAMA 30/08/ DIVISION JUDICIAL DIVISION ADMINISTRATIVA DIVISION ADMINIST. UNIDAD GESTORA SECCION CONTROL DIV.CONTABILIDAD GENERAL GENERA / \ 8 NOMINA INTERN0S 1 2 FACTURA 2 1 FACTURA 1, 2, 3 2 LISTADO 9 Firma / \ / \ PARTE DIARIO 1 FACTURA FACTURA 10 / \ NOMINA 2 2 FACTURA 3 5 FACTURA 2 RECLAMA SI NO INGRESO FACTURA FACTURA EMITE 6 2 PARTE EMITE DIARIO FACTURA NOMINA INCL.INT. OTRA JURIS 6 1 PARTE 1 SI NO NO SI 8 FACTURA / \ PROVINCIA 1, 2, 3 LISTADO 10 LISTADO 3 FACTURA 2 / \ NOMINA LISTADO 5 1 LISTADO LISTADO LISTADO 2 3 PARTE DIARIO 4 30/08/95 003

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5 5.2. NORMAS DE TRAMITE: DIVISION JUDICIAL (UNIDAD DE ALOJAMIENTO) 1. El primer día hábil de cada mes confecciona por duplicado nómina de internos provinciales (aún aquellos con penas mayores de cinco años), detallando respecto del mes anterior: - Nombre y apellido del interno. - La cantidad de días que estuvo alojado en la Unidad. - Jurisdicción de la que proviene. 2. Remite a la División Administrativa el original. 3. Archiva el duplicado como antecedente DIVISION ADMINISTRATIVA (UNIDAD). 1. Recibe de la División Judicial el original de la nómina de internos provinciales alojados en la Unidad. 2. Confecciona factura por triplicado por la cantidad de internos de su jurisdicción que figuran en la nómina Con el original de la factura inicia de inmediato gestión de cobro ante el gobierno provincial Con el duplicado contabiliza el crédito y emite parte diario para su remisión a D.G.A El triplicado se archiva definitivamente en la División como documentación respaldatoria del parte diario. 3. Verifica si la nómina incluye internos de otra jurisdicción Si no incluye internos de otra jurisdicción archiva la nómina junto con la factura emitida Si incluye internos de otra Jurisdicción: Confecciona por cada Unidad gestora (según punto ) listado de internos por triplicado incluyendo: a) Apellido y Nombre. b) Cantidad de días de alojamiento. c) Precio unitario. d) Total por interno. e) Total general El original del listado se gira a la Unidad del S.P.F. que se encargará de la gestión de cobro El duplicado se incluye en parte diario únicamente en la sección "Comprobantes remitidos a D.G.A" pero sin efectuar ningún tipo de registración contable ya que el crédito será reconocido por la unidad gestora del cobro. 30/08/95 005

6 El triplicado se archiva definitivamente en la División Administrativa juntamente con la nómina de internos, como documentación del parte diario DIVISION ADMINISTRATIVA (UNIDAD GESTORA DE LA COBRANZA) 1. Recibe el listado de internos alojados en otra Unidad del S.P.F. pero que correspondan a la jurisdicción provincial ante la cual actúa como unidad gestora, según punto Confecciona factura por triplicado por la totalidad de internos que figuran en el listado recibido y continúa con el trámite dispuesto en apartados 2.1., 2.2. y 2.3. En la factura se individualizará debidamente la Unidad del S.P.F. en la que se encuentran alojados los internos cuyo alojamiento se factura PLAZOS. 1. La nómina de internos sera confeccionada por la División Judicial el primer día hábil de cada mes. 2. La nómina será entregada a la División Administrativa el segundo día hábil de cada mes. 3. La factura, los listados y las registraciones contables serán realizadas por las Divisiones Administrativas hasta el tercer día hábil de cada mes. 4. La gestión de cobro se iniciará antes del quinto día hábil de cada mes. 5. El envío del listado a la Unidad gestora del cobro, será realizado hasta el cuarto día hábil de cada mes. 6. La unidad gestora de la cobranza emitirá la factura y la registrará contablemente el segundo día hábil de recibido el listado considerándose fecha cierta de recepción a estos efectos, la fecha del registro de M.E.S.y A. que figure en el listado. 7. El tercer día hábil de recibido el listado iniciará la gestión de cobro ante el gobierno de la provincia DIVISION CONTABILIDAD- SECCION CONTROL (D.G.A).: Será la encargada de efectuar el control de que la Unidad gestora de la cobranza efectúe la facturación a la Provincia. Para ello: 1. Desglosa del parte diario el duplicado del listado que remite la Unidad que aloja al interno y lo archiva transitoriamente. 2. En oportunidad que la Unidad gestora del cobro declara en parte diario el crédito contra la provincia mediante el duplicado de la factura correspondiente, retira del archivo el duplicado del listado, controla y en caso de no existir observación lo agrega a la misma para su registro. 30/08/95 006

7 3. En caso de no coincidir el listado recibido con la facturación de la Unidad gestora: 3.1. Efectúa la observación pertinente, a efectos que se emita factura complementaria o nota de crédito Archiva transitoriamente el listado observado procediendo de acuerdo con lo previsto en los apartados 2 o 4 del presente punto Remite factura a Sección Contabilidad General para su registro. 4. Periódicamente verificará la antigüedad de los listados obrantes en el archivo transitorio e iniciará trámite de intimación a la Unidad gestora del cobro cuando esta antigüedad exceda los quince días corridos desde la fecha de parte diario del listado DIVISION CONTABILIDAD - SECCION CONTABILIDAD GENERAL: 1. Recibe facturas emitidas y registra el crédito. 30/08/95 007

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9 30/08/ NORMAS ACLARATORIAS 1. UNIDADES GESTORAS: Las Unidades Gestoras ante cada Gobierno Provincial serán: PROVINCIA UNIDAD GESTORA Ciudad Autónoma de Buenos Aires Buenos Aires U.28 U. 3 (EZEIZA) Chaco U. 7 (CHACO) Santa Fe U.19 (EZEIZA) Corrientes Entre Ríos U.11 (CHACO) C.P.F. II (MARCOS PAZ) Chubut U. 6 (CHUBUT) Formosa U.10 (FORMOSA) La Pampa Mendoza U.4 (LA PAMPA) U.32 (MENDOZA) Misiones U.17 (MISIONES) Neuquén U. 9 (NEUQUEN) Río Negro Santa Cruz U.12 (RIO NEGRO) U.15 (SANTA CRUZ) Tierra del Fuego U.14 (CHUBUT) Tucumán U.22 (JUJUY) San Juan La Rioja U.13 (LA PAMPA) C.P.F. I (EZEIZA) Salta U.16 (SALTA) Jujuy U.8 (JUJUY) Catamarca Santiago del Estero U.30 (LA PAMPA) U.35 (SANTIAGO DEL ESTERO) Córdoba C.F.J.A. (MARCOS PAZ) San Luis C.P.F. C.A.B.A (Ex U2). (actualizado mediante Disposición D.G.A. Nº 1266/2011; Nuevas Unidades Gestoras rige a partir del Casos: C.A.B.A., CORDOBA y TUCUMAN).- 2. En ningún caso se facturará no se efectuará registración contable alguna por internos alojados en la Unidad pero cuya gestión de cobro esté a cargo de otra Unidad del S.P.F. 3. Ninguna Unidad del S.P.F. designada como gestora en podrá negarse a efectuar la gestión de cobro por internos alojados en otra Unidad. 4. La Dirección de Contaduría asentará en sus propios registros y controlará el correcto trámite de transferencia, a fin de: 4.1. Registrar en cada Unidad de alojamiento, los créditos anteriores al 31/12/93, que a la fecha se mantengan impagos y no contabilizados Transferir la totalidad del crédito registrado por las unidades no gestoras a las encargadas de su cobro, mediante la remisión de la documentación respaldatoria y la realización del correspondiente asiento contable.

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11 30/08/ REGISTRACION: 1. El crédito será declarado devitando la cuenta "DEUDORES POR CONVENIO" de modo tal que, el saldo de esta cuenta reflejará en la Unidad del S.P.F. gestora del cobro. 2. El duplicado de la factura será la documentación respaldatoria del registro que se efectúe a fin de declarar el crédito emergente. 3. La contrapartida de la cuenta "DEUDORES POR CONVENIO" será la cuenta "CONVENIO CON GOBIERNOS PROVINCIALES". 4. Al momento del cobro, se reflejará tal situación debitando la cuenta del activo "VALORES A DEPOSITAR" y acreditando "DEUDORES POR CONVENIO". De este modo, quedan reflejados la disminución de la deuda de la Provincia y el cambio cualitativo que se produce en el activo de la Unidad con la disminución del crédito exigible y el incremento de las disponibilidades. 5. La documentación respaldatoria de la registración del cobro estará constituida por el duplicado del recibo emitido por la Unidad, que se adjuntará al parte diario. El original se entregará a la Provincia respectiva, y el triplicado permanecerá en la Unidad. 6. Los valores ingresados deberán ser depositados en Banco dentro del siguiente día hábil de producido el ingreso. También en esta ocasión se produce un hecho registrable que expone un cambio cualitativo del activo disponible. La documentación respaldatoria está constituida por la correspondiente boleta de depósito debidamente sellada por la entidad bancaria. 7. El último acto registrable que se produce en la Unidad relacionado con el presente tema, está dado por la emisión del cheque a favor de la D.G.A. y su posterior envio. De esta manera la unidad a D.G.A. debiendo registrarse la disminución del activo y por ende, del cargo contable. 8. La Sección Contabilidad General deberá registrar: 8.1. El nacimiento del crédito mediante débito en la cuenta "DEUDORES POR CONVENIO UNIDAD XX", contra la cuenta "CONVENIOS CON GOBIERNOS PROVINCIALES UNIDAD XX" 8.2. El pago de la factura acreditando "DEUDORES POR CONVENIO UNIDAD XX", y debitando "UNIDAD XX" La recepción de los fondos que las Unidades giren a D.G.A. mediante el débito a la cuenta "VALORES A DEPOSITAR" y el crédito a "UNIDAD XX", mostrando de este modo, el ingreso de los valores a la D.G.A. y la disminución del cargo contable de la Unidad de la cual se trate. 9. La Sección Contabilidad del Presupuesto deberá registrar contablemente el ingreso efectivo de los fondos a la D.G.A., siguiendo el procedimiento previsto en el item del Instructivo PARTE DIARIO.

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13 30/08/ EJEMPLOS. 1. DATOS 1.1. Durante el transcurso del mes de septiembre de 1994 la Prisión Regional del Sur (U.9) presentó el siguiente cuadro de situación: Internos de Jurisdicción Provincial Neuquén días Internos de Jurisdicción Provincial Neuquén días Internos de Jurisdicción Provincial Salta 15-5 días Internos de Jurisdicción Provincial Chaco días 1.2. El precio por día de alojamiento es $20, PROCEDIMIENTO Y REGISTRACION: 2.1. DIVISION ADMINISTRATIVA (UNIDAD DE ALOJAMIENTO) El día 03/10/94 la División Judicial confecciona nómina que inmediatamente remite a la División Administrativa El día 05/10 la División Administrativa (U.9) factura a la Pcia. de Neuquén. 130 internos X 30 días X $20,00.- = $78.000, internos X 10 días X $20,00.- = $ 2.000,00.- Total facturado a Neuquén = $80.000, El día 06/10 inicia la gestión de cobro ante la Provincia de Neuquén El día 05/10 confecciona listado para la U.25 por los internos alojados de la Provincia de Salta. 15 internos X 30 días X $20,00.- = $ 1.500,00.- Total facturado a Salta = $ 1.500, El día 06/10 remite listado a la U El día 05/10 confecciona listado para la U.7 por los internos de la Provincia del Chaco. 30 internos X 30 días X $20,00.- = $18.000, El día 06/10 remite listado a la Prisión Regional del Norte, (U.7) Efectúa registración contable el 05/10.

14 Deudores por Convenio Convenio con Gobiernos $ $ Provinciales Por la facturación de Servicios prestados a la Pcia. de Neuquén 2.2. DIVISION ADMINISTRATIVA (Unidad Gestora). 30/08/ La División Administrativa de la Prisión Regional del Norte (U.7) recibe listado en fecha 11/10 (Sello M.E.S.y A.). Hasta el 13/10 realiza: Factura a la Pcia. de Chaco. 30 internos X 30 días X $20,00.- = $18.000,00.- Total facturado a Chaco = $18.000, Inicia la gestión de cobro ante el Chaco Efectúa registración contable el 13/10 Deudores por convenio $ a Convenios con Gobiernos Provinciales $ Por facturación de Servicios prestados a la Pcia. de Chaco por internos alojados en U DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION (DIVISION CONTABILIDAD) El parte diario de U.9 de fecha 05/10 es recibido por D.G.A. el 13/ Sección Contról verifica y controla toda la documentación y desglosa: - listado remitido a U.7 - listado remitido a U Sección Contabilidad Geneal registra Deudores por Convenio (U.9) $ a Convenios con Gobiernos Provinciales (U.9) $ Por la facturación de Servicios prestados a la Pcia. de Neuquén.

15 El parte diario de U.7 de fecha 13/10 es recibido por D.G.A. el 20/10. 30/08/ Sección Control verifica y controla. Retira del archivo la copia del listado y agrega a la factura remitida por U Sección Contabilidad General registra: Deudores por Convenios (U.7) $ a Convenios con Gobiernos Provinciales $ Por la facturación de Servicios prestados a Pcia. del Chaco por internos alojados en U El día 24/10 la Sección Control intima con firma del Director de Contaduría, al Instituto Correccional abierto de General Pico (U.25) a que proceda a declarar la facturación a la Pcia. del Chaco por los internos alojados en U.9 y a efectuar el descargo correspondiente por la demora incurrida RECAUDACION El día 28/10 la Pcia. de Neuquén abona la facturación del mes 09/94 por $ La División Administrativa emite recibo Nº00315 y registra. Valores a Depositar $ a Deudores por Convenio $ Por el cobro de la factura Nro Prov. de Neuquén- Cheque Nº Recibo Nº El 31/10 deposita en Banco los valores recibidos y emite Cheque Nº a favor D.G.A. por $ Banco Nación Argentina Cta $ a Valores a Depositar $ Por el depósito efectuado en Bco. Boleta Nº Convenios con Gobiernos Provinciales $ a Banco Nación Argentina Cta Por la remisión de los fondos mes 09/94 - Cheque Nº El 04/11 de recepción en D.G.A. el parte diario de U.9 del 28/10.

16 30/08/ Sección control verifica y controla Sección Contabilidad General efectúa registración. U.9 $ a Ds. por Convenio U.9 $ por el cobro de facturación 9/ El 08/11 se recepciona en D.G.A. el parte diario de U.9 del 31/ Sección Control verifica y controla; desglosa Anexo "A" "Listado de Cheques Remitidos" y lo archiva transitoriamente Sección Contabilidad General no efectúa registración División Tesorería recibe de División Secretaría Anexo "A" y Cheque Nº de U.9. Declara en parte diario El 09/11 Sección Control recibe el parte diario de División Tesorería. Controla el ingreso declarado con el duplicado del Anexo "A" Sección Contabilidad del Presupuesto registra el ingreso conforme Instructivo parte diario Sección Contabilidad General efectúa la registración del ingreso. Valores a Depositar a U.9 $ $ Por recepción de la cobranza Pcia. de Neuquén mes 09/94 Cheque Nº Ajustes por Transferencia de saldos de Unidad de Alojamiento a Unidad Gestora Unidad de Alojamiento. Deudores por Convenio $500 a Convenio con Gobiernos Provinciales $500 Por el registro en unidad de alojamiento de créditos facturados y contabilizados al 31/12/93. Convenios con Gobiernos Provinciales $1000 a Deudores por Convenio $1000 Por transferencia de saldos (totalidad de créditos registrados en unidad de alojamiento),

17 a unidad encargada del cobro. 30/08/ Unidad Gestora: Ejemplo: U.3 (Unidad Gestora) y U.19 (Unidad de Alojamiento) Deudores por Convenio $1000 a Convenios con Gobiernos Provinciales. $1000 Por la transferencia de saldos de la U.19 a la U Dirección de Contaduría (División Contabilidad - Sección Contabilidad General): Deudores por Convenio (U.3) $1000 a Deudores por Convenio (U.19) $1000 Por transferencia de saldos de U.19 (Unidad de Alojamiento) a U.3 (Unidad Gestora). Convenio con Gobiernos Provinciales (U.19) $1000 a Convenios con Gobiernos Provinciales (U.3) $1000 Por transferencia de saldos de U.19 (Unidad de Alojamiento) a U.3 (Unidad Gestora).

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