ACUERDOS ADOPTADOS EN LA REUNIÓN ORDINARIA DEL CONSEJO DE ARCHIVOS DE LA COMUNIDAD DE MADRID DE 3 DE JUNIO DE 2015 (ACTA Nº 2/2015)

Transcripción

1 CUERDOS DOPTDOS EN L REUNIÓN ORDINRI DEL CONSEJO DE RCHIVOS DE L COMUNIDD DE MDRID DE 3 DE JUNIO DE 2015 (CT Nº 2/2015) 1. Informadas favorablemente las siguientes 6 propuestas valoración para su elevación a la Excma. Sra. Consejera Empleo, Turismo y Cultura para su aprobación: 1 Denominación serie Código EIV dmon. documental EIV 2015/0001 Expedientes beneficiarios familia numerosa Período estudiado Informe CCM 2 RÉGIMEN DE CCESO RESTRINGIDO (al personal l órgano gestor y, en cada caso, al interesado o tercera persona autorizada). Plazos: Interminado ( acuerdo con las previsiones l artículo 15 la Ley 19/2013, 9 diciembre). Marco legal: Los expedientes que se encuentren en fases archivo central y archivo intermedio podrán ser consultados por los beneficiaros y terceros autorizados según lo estipulado en: el artículo 15 la Ley 19/2013, 9 diciembre, transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno; el artículo 35 la Ley 30/1992, 26 noviembre, Régimen Jurídico las dministraciones Públicas y l Procedimiento dministrativo Común; y el artículo 38 la Ley 4/1993, 21 abril, rchivos y Patrimonio Documental la. Sin embargo, teniendo en cuenta que, en ocasiones, los expedientes no se encuentran individualizados, se advierte que la consulta los mismos be hacerse manera controlada y supervisada por el personal l archivo. No todos los expedientes contienen documentación con datos carácter personal especialmente protegidos. Por ello y en estos casos, se estará a lo dispuesto en el artículo 15.3 la Ley 19/2013, 9 diciembre, transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. RELCIÓN DE PRECEPTOS NORMTIVOS PLICBLES Código TV a que da lugar TV 20

2 2 Ley 4/1993, 21 abril, rchivos y Patrimonio Documental la Comunidad Madrid (artículo 38.1): La información contenida en los documentos que pueda afectar al honor, la intimidad y la propia imagen las personas, solo podrán ser consultados por terceros si media consentimiento expreso la persona afectada. Ley 19/2013, 9 diciembre, transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (artículos 15 y 16). Ley 30/1992, 26 noviembre, Régimen Jurídico las dministraciones Públicas y l Procedimiento dministrativo Común (artículo 37): Los ciudadanos tienen recho a accer a la información pública, archivos y registros en los términos y con las condiciones establecidas en la Constitución, en la Ley transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y más leyes que resulten aplicación. Ley Orgánica 15/1999, 13 diciembre, Protección Datos Carácter Personal: la documentación amás datos carácter intificativo, personal, económico, laboral y bienes, contiene datos especialmente protegidos sobre salud. Ley 16/1985, 25 junio, l Patrimonio Histórico Español (artículo 57.1 c)): el expediente pue contener datos carácter clínico que puen afectar al honor y a la intimidad las personas. No podrá ser consultados sin que medie consentimiento expreso los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo :

3 25 años su muerte, si la fecha es conocida; o 50 años a partir la fecha l último documento l procedimiento, si se sconoce tal fecha. Ley 14/1986, 25 abril, General Sanidad (artículo 10.3): el expediente pue contener datos médicos (Dictamen técnico l Centro Base, Certificados médicos oficiales, Certificación l grado discapacidad, etc.). Los interesados tienen recho a la confincialidad toda la información relacionada con su proceso médico. SELECCIÓN ETcm: en el archivo central, a los 5 años (contados a partir la fecha la expedición l Título Familia Numerosa). Tipo muestreo: Selectivo (Mu S) tipo cronológico (Mu S C). la hora aplicar el tipo muestreo seleccionado, se berá tener en cuenta lo siguiente: Que se hayan cumplido 5 años s la fecha expedición l Título o tarjeta. Que no se haya recurrido la resolución judicialmente. Teniendo en cuenta lo anterior, se conservará: Con carácter general, un 2% las unidas instalación por cada año fin las mismas. Todos los expedientes l año en que se haya producido un cambio legislativo sustancial. Los datos existentes a 31 diciembre cada año en las aplicaciones informáticas gestión TNF2 (Títulos Familia Numerosa) y GTNF (Gestión Títulos Familia Numerosa) o cualesquier otras que pudieran existir en el futuro. La muestra seleccionada para su conservación permanente como testimonio la serie documental se transferirá al rchivo Regional la. Los datos existentes a 31 diciembre 3

4 cada año en las aplicaciones informáticas gestión TNF2 (Títulos Familia Numerosa) y GTNF (Gestión Títulos Familia Numerosa) o cualesquier otras que pudieran existir en el futuro se transferirán anualmente al archivo central correspondiente en formato electrónico, el cual berá acuarse a lo establecido en los Esquemas Nacionales Seguridad y Interoperabilidad y en las Normas Técnicas Interoperabilidad correspondientes. Plazos permanencia: en el archivo oficina, 1 año; y en el archivo central, 4 años. CCESO Y SEGURIDD DE LOS DOCUMENTOS Y DE L INFORMCIÓN Condiciones generales acceso a la serie documental: la serie incluye contenidos susceptibles protección (requiere solicitud acceso). Plazo en el que la serie será acceso libre: Nunca. EIV 2015/0002 Expedientes asistencia jurídica gratuita El acceso a la serie documental está regulado o afectado por normativa específica: Sí. Información catastral: Real Decreto Legislativo 1/2004, 5 marzo, por el que se aprueba el texto refundido la Ley l Catastro Inmobiliario. Secreto fiscal o tributario: Ley 58/2003, 17 diciembre, General Tributaria. Secreto sanitario: Ley 14/1986, 25 abril, General Sanidad; y Ley 41/2002, 14 noviembre, básica reguladora la autonomía l paciente y rechos y obligaciones en materia información y documentación clínica. TV 21 Contenidos sujetos a un régimen especial publicidad: No. Contenidos susceptibles protección: Sí. Datos carácter personal (DP): DP4 Otros datos carácter personal susceptibles protección (artículo 15.3 la Ley 19/2013, 9 diciembre, transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno). 4

5 Medidas propuestas para favorecer el acceso a expedientes acceso restringido (posibilidad y modalidad disociación datos o acceso parcial): Despersonalización o anonimización. Medidas específicas seguridad requeridas por la serie documental: No SELECCIÓN ETcm: en el archivo oficina, a los 5 años s la fecha notificación la negación l recho al interesado (sólo en el caso los expedientes asistencia jurídica gratuita negada); en el archivo central, a los 10 años s la fecha la notificación l reconocimiento l recho al interesado (sólo para los expedientes asistencia jurídica gratuita reconocida). Tipo muestreo: Selectivo (Mu S) tipo cronológico (Mu S C). Metodología l muestreo: Se conservará: Un 1% las unidas instalación para cada fecha fin que cuenten: en el caso expedientes asistencia jurídica gratuita negada, con más 5 años antigüedad; y en el caso expedientes asistencia jurídica gratuita reconocida, con más 10 años antigüedad. En ambos casos, las fechas fin los expedientes ben estar bidamente representadas. En caso que al aplicar el 1% no se obtuviera un número entero, se aplicará un redono al alza o a la baja pendiendo l dígito cimal (en caso que la cifra cimal sea igual o mayor 0,5, se añadirá una unidad instalación más; en caso que sea inferior a 0,5, no se tendrá en cuenta). Los datos existentes a 31 diciembre cada año en la aplicación informática gestión sistencia Jurídica Gratuita JGR o cualesquier otras que pudieran existir en el futuro. 5

6 Cuando sea imposible recuperar el expediente completo para aquellos casos comprendidos entre 2003 y 2006, se podrán eliminar cada una las diferentes colecciones o fracciones l mismo sin esperar a que se cumplan los plazos correspondientes. La muestra seleccionada para su conservación permanente como testimonio la serie documental se transferirá al rchivo Regional la. Los datos existentes a 31 diciembre cada año en la aplicación informática gestión sistencia Jurídica Gratuita JGR o cualesquier otras que pudieran existir en el futuro se transferirán al archivo central correspondiente en formato electrónico, el cual berá acuarse a lo establecido en los Esquemas Nacionales Seguridad y Interoperabilidad y en las Normas Técnicas Interoperabilidad correspondientes. NOT CLRTORI Los Expedientes asistencia jurídica gratuita han sido archivados por parte l organismo productor manera fraccionada, esto es, creando colecciones documentos iguales que respondían a la organización interna l organismo productor. De manera que, en lugar estar el procedimiento reunido en una misma unidad documental, pue aparecer en varias. Las colecciones o fracciones que se han encontrado son las siguientes: Solicitud, documentos acreditativos y copia la resolución la Comisión sistencia Jurídica Gratuita la. ctas la Comisión sistencia Jurídica Gratuita la. Notificaciones resoluciones vueltas. Recibís notificaciones vueltas. cuses recibo. Escritos abogados o comunicaciones interesados. Informes insostenibilidad abogados signados oficio. Resoluciones la Comisión sistencia Jurídica Gratuita la Comunidad Madrid. Revocaciones. 6

7 Para la elaboración las relaciones entrega y el ingreso estos documentos en el rchivo Regional la Comunidad Madrid, se mantuvo este fraccionamiento, consignándose en todos los casos los intervalos expedientes que incluían y la colección la que se trataba; modo que se pudiera reconstruir virtualmente el expediente a través la aplicación informática y se sirviera al organismo productor la fracción que requiriera o la totalidad si era el caso. Sin embargo, éste no es el método más aconsejable archivo los expedientes, sino que lo correcto es mantener los procedimientos unidos en una misma unidad intificada en el número expediente. De todas estas colecciones, el mayor problema lo generan los originales las ctas la Comisión sistencia Jurídica Gratuita la Comunidad Madrid, que constituirían una serie conservación permanente. Ha sido inviable, dado el volumen esta serie, plantear un tratamiento mayor talle scriptivo, por lo que los expedientes/colecciones están agrupados en intervalos números expediente. Por ello, a la hora procer a la selección las unidas instalación para su eliminación, se prevé un proceso en cierto modo costoso al tener que realizar cotejos y comprobaciones manuales, sobre todo para discriminar las unidas documentales que contengan ctas originales y procedimientos abiertos y cerrados. EIV 2015/0003 ctas la Comisión sistencia Jurídica Gratuita la Plazos permanencia: en el archivo oficina, 5 años; y en el archivo central, 5 años. CCESO Y SEGURIDD DE LOS DOCUMENTOS Y DE L INFORMCIÓN Condiciones generales acceso a la serie documental: la serie incluye contenidos susceptibles protección (requiere solicitud acceso). Plazo en el que la serie será acceso libre: 25 o 50 años. TV 22 El acceso a la serie documental está regulado o afectado por normativa específica: No. Contenidos sujetos a un régimen 7

8 especial publicidad: No. Contenidos susceptibles protección: Sí. Datos carácter personal (DP): DP4 Otros datos carácter personal susceptibles protección (artículo 15.3 la Ley 19/2013, 9 diciembre, transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno). Medidas propuestas para favorecer el acceso a expedientes acceso restringido (posibilidad y modalidad disociación datos o acceso parcial): Despersonalización o anonimización. Medidas específicas seguridad requeridas por la serie documental: No SELECCIÓN CTp. Tipo muestreo: No proce. Metodología l muestreo: No proce. Plazos permanencia: en el archivo oficina, 1 año; y en el archivo central, 4 años. Transcurrido el plazo permanencia en la fase archivo central, la serie se transferirá al rchivo Regional la Comunidad Madrid como centro responsable la custodia los documentos conservación permanente. CCESO Y SEGURIDD DE LOS DOCUMENTOS Y DE L INFORMCIÓN Condiciones generales acceso a la serie documental: la serie es acceso libre (no requiere solicitud acceso). EIV 2015/0004 Memorias la Comisión sistencia Jurídica Gratuita la Plazo en el que la serie será acceso libre: No proce. El acceso a la serie documental está regulado o afectado por normativa específica: No. TV 23 Contenidos sujetos a un régimen especial publicidad: No. Contenidos susceptibles protección: No. Medidas propuestas para favorecer el acceso a expedientes 8

9 acceso restringido (posibilidad y modalidad disociación datos o acceso parcial): no. Medidas específicas seguridad requeridas por la serie documental: No SELECCIÓN CTp. Tipo muestreo: No proce. Metodología l muestreo: No proce. Plazos permanencia: en el archivo oficina, 1 año; y en el archivo central, 4 años. Transcurrido el plazo permanencia en la fase archivo central, la serie se transferirá al rchivo Regional la Comunidad Madrid como centro responsable la custodia los documentos conservación permanente. CCESO Y SEGURIDD DE LOS DOCUMENTOS Y DE L INFORMCIÓN Condiciones generales acceso a la serie documental: la serie incluye contenidos susceptibles protección (requiere solicitud acceso). Plazo en el que la serie será acceso libre: 25 o 50 años. El acceso a la serie documental está regulado o afectado por normativa específica: No. EIV 2015/0005 Ofertas empleo Contenidos sujetos a un régimen especial publicidad: No. TV 24 Contenidos susceptibles protección: Sí. Datos carácter personal (DP): DP4 Otros datos carácter personal susceptibles protección 1 (artículo 15.3 la Ley 19/2013, 9 diciembre, transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno). Medidas propuestas para 1 En la ofertas aparecen datos la empresa que son públicos; pero, en ocasiones, la Oficina Empleo tiene que hacer una preselección mediante pruebas profesionales y/o psicotécnicas, y también le puen solicitar trabajadores sempleados con minusvalía. Lo que es la oferta en sí misma no contiene datos carácter personal, pero las aplicaciones que las gestionan y otras partes l expediente sí. 9

10 favorecer el acceso a expedientes acceso restringido (posibilidad y modalidad disociación datos o acceso parcial): Enmascaramiento los datos carácter personal; Despersonalización o anonimización; Exclusión documentos para acceso parcial (listados discapacitados y pruebas selección candidatos). Medidas específicas seguridad requeridas por la serie documental: No SELECCIÓN ETcm: en el archivo central, a los 5 años s la fecha finalización la Oferta empleo. Tipo muestreo: Selectivo (Mu S) tipo cronológico (Mu S C). Metodología l muestreo: Se conservará: Como muestra, un 1% las unidas instalación que contengan Ofertas empleo para cada fecha fin que cuenten con más 5 años antigüedad s la fecha finalización la Oferta empleo. Las fechas fin los expedientes ben estar bidamente representadas. En caso que al aplicar el 1% no se obtuviera un número entero, se aplicará un redono al alza o a la baja pendiendo l dígito cimal (en caso que la cifra cimal sea igual o mayor 0,5, se añadirá una unidad instalación más; en caso que sea inferior a 0,5, no se tendrá en cuenta). Los datos existentes a 31 diciembre cada año en la aplicación informática gestión SILCOI WEB (módulo base datos sempleados la ) o cualesquier otras que pudieran existir en el futuro. La muestra seleccionada para su conservación permanente como testimonio la serie documental se transferirá al rchivo Regional la. Los 10

11 datos existentes a 31 diciembre cada año en la aplicación informática gestión SILCOI WEB (módulo base datos sempleados la Comunidad Madrid) o cualesquier otras que pudieran existir en el futuro se transferirán al archivo central correspondiente en formato electrónico, el cual berá acuarse a lo establecido en los Esquemas Nacionales Seguridad y Interoperabilidad y en las Normas Técnicas Interoperabilidad correspondientes. Plazos permanencia: en el archivo oficina, 2 años; y en el archivo central, 3 años. CCESO Y SEGURIDD DE LOS DOCUMENTOS Y DE L INFORMCIÓN Condiciones generales acceso a la serie documental: la serie incluye contenidos susceptibles protección (requiere solicitud acceso). Plazo en el que la serie será acceso libre: Nunca. El acceso a la serie documental está regulado o afectado por normativa específica: Sí. Secreto fiscal o tributario: Ley 58/2003, 17 diciembre, General Tributaria. EIV 2015/0006 Expedientes subvención para acciones formación a sempleados Contenidos sujetos a un régimen especial publicidad: Sí. Convenios suscritos (artículo 8.1 b) la Ley 19/2013, 9 diciembre, transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno). Subvenciones y ayudas públicas concedidas (artículo 8.1 c) la Ley 19/2013, 9 diciembre, transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno). TV 25 Contenidos susceptibles protección: Sí. Datos carácter personal (DP): DP2: datos sobre origen racial, salud y vida sexual (artículo 15.1 la Ley 19/2013, 9 diciembre, transparencia, acceso a la información pública y buen 11

12 gobierno); DP4 Otros datos carácter personal susceptibles protección (artículo 15.3 la Ley 19/2013, 9 diciembre, transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno). Medidas propuestas para favorecer el acceso a expedientes acceso restringido (posibilidad y modalidad disociación datos o acceso parcial): Despersonalización o anonimización (datos carácter personal); Exclusión documentos para acceso parcial (documentos afectados por la Ley 58/2003, 17 diciembre, General Tributaria). Medidas específicas seguridad requeridas por la serie documental: No SELECCIÓN CPp: eliminación (parcial) en el archivo central, a los 20 años s la fecha finalización la acción formativa los expedientes individuales justificación la misma. Tipo muestreo: Selectivo (Mu S). Metodología l muestreo: Se realizará teniendo en cuenta lo siguiente: 1º. Se conservará todo el expediente general cada convocatoria. 2º. Se conservarán los datos existentes a 31 diciembre cada año en las aplicaciones informáticas gestión Gestión Formación GESFOR, Sistema Público Empleo SISPE, Certificación la Competencia CERCO o cualesquier otras que pudieran existir en el futuro. Los datos existentes a 31 diciembre cada año en las aplicaciones informáticas gestión Gestión Formación GESFOR, Sistema Público Empleo SISPE, Certificación la Competencia CERCO o cualesquier otras que 12

13 13 pudieran existir en el futuro se transferirán al archivo central correspondiente en formato electrónico, el cual berá acuarse a lo establecido en los Esquemas Nacionales Seguridad y Interoperabilidad y en las Normas Técnicas Interoperabilidad correspondientes. 3º. Eliminación, con conservación muestra, los expedientes individuales justificación la acción formativa. Se conservará como muestra un 1% las unidas instalación para cada fecha fin que cuenten con más 20 años antigüedad que contengan expedientes justificativos subvenciones acciones formativas, biendo estar bidamente representadas las fechas fin los expedientes. En caso que al aplicar el porcentaje muestreo l 1% no se obtuviera un número entero, se aplicará un redono al alza o a la baja pendiendo l dígito cimal (en caso que la cifra cimal sea igual o mayor 0,5, se añadirá una unidad instalación más; en caso que sea inferior a 0,5, no se tendrá en cuenta). La muestra seleccionada para su conservación permanente como testimonio esta parte la serie documental se transferirá al rchivo Regional la Comunidad Madrid. Habrá que extraer el cta evaluación final l curso todos los expedientes anteriores a Plazos permanencia: en el archivo oficina, 5 años; y en el archivo central, 15 años. 1 (dministración la ); L (dministración Local la ); P (Institución privada la Comunidad Madrid). 2 CTp (Conservación total con carácter permanente); CTt (Conservación total con carácter temporal); CPp (Conservación parcial con carácter permanente); CPt (Conservación parcial con carácter temporal); ETcm (Eliminación total con conservación muestra); ETsm (Eliminación total sin conservación muestra); EPcm (Eliminación parcial con conservación muestra); EPsm (Eliminación parcial sin conservación

14 muestra). 2. Informadas favorablemente las siguientes 7 propuestas eliminación fracciones temporales series documentales para su elevación a la Excma. Sra. Consejera Empleo, Turismo y Cultura para su aprobación: Código PE dmon. 1 Denominación la serie documental PE 2015/0001 PE 2015/0002 PE 2015/0003 PE 2015/0004 PE 2015/0005 PE 2015/0006 PE 2015/0007 Expedientes beneficiarios familia numerosa Expedientes l Plan Renove Electrodomésticos Expedientes beneficiarios familia numerosa Expedientes l Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y ctos Jurídicos Documentados Ofertas empleo Nº documentos a eliminar Código TV Unidas Metros lineales aplicada 215 cajas embalaje (equivalentes a 103,20 TV cajas normalizadas) 32 cajas archivo 3,84 TV 11 normalizadas 513 cajas archivo formato 61,56 TV 20 normalizado (0,12 m.l.) cajas 755 TV cajas normalizadas 78 TV 24 Copias básicas contratos laborales 654 cajas 78,50 TV 2 Ofertas empleo 203 cajas normalizadas archivo 24,36 TV 24 Total ,46 1 (dministración la ); L (dministración Local la ); P (Institución privada la Comunidad Madrid). 3. probación la constitución la Mesa Trabajo para el pósito en el rchivo Regional los Fondos Documentales los antiguos Presintes la en el seno l Consejo rchivos la. 4. probación l acta la sesión ordinaria l Consejo rchivos la Comunidad Madrid 3 junio