ELABORACION DEL DOCUMENTO. REVISION DEL DOCUMENTO Revisado por Área Fecha Directores de Abastecimiento Verónica Toro L.

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1 Página 1 de 11 Elaborado por Danitza Núñez A. Carla Jofré C. Irene Cosentino C. Erich Schnake W. ELABORACION DEL DOCUMENTO Área Abastecimiento Casa Matriz Abastecimiento Casa Matriz Gerencia Contraloría Consultor TRIPONTIS REVISION DEL DOCUMENTO Revisado por Área Fecha Directores de Abastecimiento Verónica Toro L. Direcciones de Abastecimiento Divisionales Jefa Departamento Gestión y Comercio Electrónico May-2013 Sep-2013 AUTORIZACION DEL DOCUMENTO Autorizado por Cargo Fecha Firma Fernando Marchant B. Gerente de Abastecimiento Sep-2013 ÍNDICE 1 REFERENCIAS OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONCEPTO RECEPCIÓN Y APERTURA Número de ofertas válidas inferior al estándar establecido EVALUACIÓN Evaluación de Aspectos Técnicos Evaluación de aspectos económicos Informe de Evaluación Comisiones Evaluadoras y Negocios con Personas Relacionadas OTRAS DISPOSICIONES Consultas a los Proponentes Evaluaciones Diferidas FORMALIDADES... 8

2 Página 2 de GESTIÓN DOCUMENTAL... 9 ANEXO I. ACTA APERTURA OFERTAS ANEXO II. COMISIONES EVALUADORAS Y NEGOCIOS CON PERSONAS RELACIONADAS CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA 0 Aprobación del REFERENCIAS GAB-M-002 Manual Gestión de Contratación Manual de alcance de facultades de la dirección superior Subdelegaciones del manual de alcance de facultades de las divisiones 2 OBJETIVO Establecer las modalidades y formalidades necesarias para efectuar la recepción, apertura y evaluación de propuestas presentadas terceros en los procesos de licitación para la contratación de servicios. 3 ALCANCE Toda la Corporación. 4 DEFINICIONES Las definiciones generales asociadas a este procedimiento se encuentran en el Glosario de Términos de Abastecimiento (GCAB-P-002), disponible en la Biblioteca Normativa de Abastecimiento. 5 CONCEPTO Modalidades y formalidades necesarias para efectuar la recepción, apertura y evaluación de propuestas presentadas por terceros en los procesos de licitación para la contratación de servicios. 6 RECEPCIÓN Y APERTURA Las ofertas de los proponentes deberán ser entregadas de forma electrónica o impresas en papel definido y validado por CODELCO, de acuerdo a lo establecido en las bases de licitación, en las condiciones fijadas en las mismas, conforme al día, plazos, lugar y/o medio establecidos. Primará la oferta presentada en formato digital por sobre la impresa de haberse entregado ambas versiones y cuando existieren discrepancias entre ellas.

3 Página 3 de 11 Las ofertas que se entreguen posteriormente a la fecha y plazo fijados para recepción de las propuestas no serán consideradas. En este caso, las ofertas que deban presentarse en sobre cerrado se devolverán, sin abrir, a los respectivos oferentes. El acto de recepción y/o de apertura de ofertas podrá ser efectuado con carácter público o privado, según lo señalado en las bases de la licitación. A los actos de apertura públicos, podrán asistir los proponentes que hacen entrega de sus ofertas, bajo las condiciones indicadas en las bases. El acto de recepción y/o de apertura de las ofertas, ya sea público o privado, será efectuado por la Comisión de Apertura de Propuestas que estará conformada, al menos, por dos personas y será presidida por un representante del área de Abastecimiento; la segunda persona podrá ser un representante del área usuaria, si se considera necesario. El representante de Abastecimiento levantará un acta de apertura, (Anexo I) que deberá ser firmada por todos los asistentes al acto, tanto proponentes como integrantes de la comisión, y que deberá contener: Fecha y hora de inicio y término del acto. Nombre del proceso. Área y nombre del encargado del proceso y del acto. Nombre y RUT de la, empresa y nombre, RUT y firma de los participantes al acto. Monto de las ofertas (sólo en las instancias de apertura de oferta económica y siempre que así esté establecido en las bases de licitación). Además en dicha acta se dejará constancia de todos los documentos recibidos de los proponentes y de las observaciones que hayan sido formuladas en el acto de recepción y/o apertura, tanto de CODELCO como de los participantes. Las observaciones deberán ser aclaradas dentro del plazo que la comisión defina, entendiéndose que la oferta con observaciones se mantendrá en carácter condicional. En las licitaciones que consideren actos de recepción y/o apertura diferidos entre las ofertas técnicas y económicas, y que se hayan presentado ofertas impresas, se procederá, en ambos actos, conforme a lo definido en los párrafos anteriores. En caso que las ofertas hayan sido presentadas en forma impresa, los sobres quedarán en custodia de la persona que se haya indicado en las bases de licitación. 6.1 Número de ofertas válidas inferior al estándar establecido El número mínimo de ofertas requeridas en un proceso de licitación será 3 ofertas válidas y evaluables. En caso de que no se presenten suficientes ofertas válidas en una licitación, el área de Abastecimiento correspondiente debe solicitar autorización al nivel facultado de

4 Página 4 de 11 acuerdo al MAF, para la continuidad del proceso o recomendar se declare desierta la licitación. En este último caso, deberá entregar los antecedentes necesarios (número de invitaciones, excusas, condiciones de mercado, entre otros), para que el nivel facultado resuelva sobre la pertinencia de declarar el proceso desierto. 7 EVALUACIÓN La evaluación conjunta o diferida de las ofertas técnicas y económicas será realizada por la comisión evaluadora (conformada por una comisión técnica y otra económica) nombrada con anterioridad para estos efectos, de acuerdo al método de evaluación preestablecido (ver procedimiento GAB-P-207 sobre Definición de Método de Evaluación de Propuestas). La comisión evaluadora, basándose en el referido método de evaluación, deberá verificar si las ofertas recibidas cumplen con las condiciones establecidas, debiendo preparar un informe escrito, donde se presente un resumen del resultado obtenido durante el proceso de evaluación de las ofertas. Las propuestas serán evaluadas en forma individual e independiente por los miembros de cada una de las comisiones técnica y económica. Sin perjuicio de lo anterior, en forma previa al trabajo individual, la comisión evaluadora, podrá realizar en forma conjunta la revisión de los antecedentes y lineamientos generales, con el propósito de consensuar criterios para la evaluación de las ofertas. Para realizar la evaluación de las ofertas, la comisión evaluadora podrá solicitar, si lo estima necesario, la asesoría de otras unidades organizacionales o de las entidades externas que estime conveniente. 7.1 Evaluación de Aspectos Técnicos Las evaluaciones técnicas de las ofertas se deberán efectuar para verificar si éstas cumplen satisfactoriamente con los requisitos fijados en las bases técnicas. A cada oferta se asignará un puntaje en base a los valores preestablecidos en el método de evaluación previamente fijado, señalando, para cada proponente, el grado de satisfacción de los requisitos establecidos. Si de los antecedentes incluidos en los documentos de una oferta técnica no se puede concluir claramente si cumple o no las condiciones establecidas, o si existen dudas o falta claridad en cualquier aspecto de la misma, el área de Abastecimiento deberá hacer las consultas que correspondan para la aclaración o complementación de antecedentes adicionales, si esto se estima necesario para una decisión final. En todo caso, las aclaraciones deberán ser realizadas de forma tal que no contravengan el principio de equidad que debe existir en un proceso de contratación. Si, una vez finalizada la evaluación individual de la oferta técnica, existe notoriamente falta de consistencia entre las calificaciones efectuadas por los distintos evaluadores, la comisión efectuará una revisión conjunta de las diferencias para

5 Página 5 de 11 consensuar los criterios de evaluación a emplear. Las discrepancias que persistan deberán quedar manifestadas en el informe de la comisión evaluadora. 7.2 Evaluación de aspectos económicos Todas las ofertas económicas que se abran deberán ser analizadas por la comisión evaluadora: 1. Ante todo, se revisará que los resultados de sus operaciones matemáticas sean correctos. Además, se verificará que exista la debida consistencia entre los distintos formularios económicos de la propuesta. Asimismo, resulta imprescindible la comprobación de la consistencia entre la oferta económica y su respectiva oferta técnica. 2. El presupuesto de referencia, servirá como parámetro principal de comparación para las propuestas, las que deberán tener la misma estructura e itemizado. Las partidas a considerar corresponderán únicamente a las establecidas en la última revisión del itemizado de presupuesto entregado durante el proceso de licitación, con sus respectivas modificaciones, en caso que se hubiesen generado en la ronda de consultas y/o aclaraciones. 3. La evaluación se realiza mediante la comparación de las ofertas vertidas en el itemizado de presupuesto, verificando que estén incluidos todos los elementos de costos y valorización de partidas de manera correcta y que sean consistentes con los trabajos o servicios solicitados. 4. En caso de existir un formulario oficial con el itemizado para presupuestar en base a una serie de precios unitarios, se deberá proceder a: a. Nivelación de las ofertas económicas, esto es, comprobar que las ofertas tengan las mismas partidas y cantidades, de modo que las ofertas sean comparables. Además de verificar la consistencia de los precios entre partidas, se compararán con los análisis de precios unitarios, si se hubiesen solicitado b. Homologación de ofertas económicas, esto es, establecer un escenario común para las ofertas, de modo que puedan ser evaluadas en igualdad de condiciones. Por ejemplo, cuando existen diferentes tipos de reajustes, se debe considerar un escenario de comportamiento de los parámetros que componen tales reajustes para hacer las ofertas comparables. De esta forma, la Comisión no podrá incorporar o eliminar arbitrariamente elementos que alteren la oferta económica y/o técnica del oferente.(por ejemplo, si un proponente no señaló dentro de su oferta el kit de repuestos necesarios para el servicio, la comisión no podrá incluirlos bajo ningún supuesto y podrá solicitar la aclaración correspondiente). c. Análisis de sensibilidad de las ofertas ante variaciones en las partidas más significativas, si hubieran componentes cotizados relevantes de precios unitarios, se puede considerar la sensibilidad de las ofertas ante variaciones en las partidas más significativas. Este elemento de análisis es

6 Página 6 de 11 importante consignarlo en la presentación ante la instancia que autorizará la adjudicación. 5. En caso de que la evaluación considere la ponderación de los aspectos económicos con los aspectos técnicos, dentro de la evaluación económica se deberán considerar los beneficios generados por aspectos contenidos en las ofertas técnicas cuyo valor económico sea rescatable por parte de Codelco. 6. Finalmente, para el análisis del valor total deben considerarse las ofertas revisadas, niveladas y homologadas de los trabajos, flujos de caja, monedas y plazo, según el método de evaluación definido. Al momento de hacerse la evaluación de las ofertas deberán tenerse presentes las siguientes consideraciones: a. En caso que un proponente presente una oferta alternativa, adicional y/o diferente a la solicitada en las bases, o que se solicite expresamente en las bases la presentación de alternativas de soluciones adicionales diferentes, éstas se deberán separar de la evaluación y analizarse en forma separada teniendo a la vista el cumplimiento de los objetivos del contrato. b. En caso que uno de los Proponentes no haya cotizado alguna de las partidas, quedará inmediatamente condicionada de participación. La comisión podrá eliminar del proceso al proponente que incurriera en dicha falta o podrá solicitar aclaración de su oferta. c. CODELCO podrá requerir aclaraciones sobre la oferta, así como antecedentes complementarios, respaldos o certificados que estime necesarios. d. En el caso de los procesos de contratación que involucren financiamiento por parte del contratista, ya sea crédito, leasing, o pago diferido, se debe efectuar la evaluación económica y nivelación de las ofertas. Si el financiamiento es en moneda extranjera, se recomienda solicitar la participación de personal experto de las áreas de Contraloría. e. En el caso que la desviación, tanto negativa como positiva, de las ofertas sea notoria respecto al presupuesto de referencia, deberá revisarse los conceptos considerados en la elaboración de dicho presupuesto, de modo de verificar su consistencia. En ausencia de un método de evaluación específico (por ejemplo, en el caso de contrataciones de menor complejidad), el criterio a utilizar por defecto será el de adjudicar el negocio al proponente que haya presentado la mejor oferta económica, dentro de las que cumplen las especificaciones técnicas. 7.3 Informe de Evaluación La comisión evaluadora, deberá preparar un informe en el cual se presente un resumen del resultado obtenido durante el proceso de evaluación de las ofertas y que contendrá una recomendación para ser sometida a la aprobación del nivel facultado de acuerdo al MAF.

7 Página 7 de 11 En caso que no se logren cabalmente los objetivos planteados para la licitación, la comisión evaluadora iniciará un proceso de negociación o bien, declarará desierto el proceso cuando no exista espacio para negociar condiciones favorables de adjudicación. Todo informe que elabore la Comisión Evaluadora deberá consignar el nombre, cargo y firma de sus integrantes. En caso de participación parcial de especialistas, esto se dejará consignado en el informe. En caso de tener información voluminosa, ésta puede ser digitalizada en dispositivos que aseguren su integridad. En estos casos, debe existir un Resumen Ejecutivo, firmado por los miembros de la o las comisiones evaluadoras. 7.4 Comisiones Evaluadoras y Negocios con Personas Relacionadas Es de responsabilidad del personal encargado de la gestión de cada proceso de contratación, efectuar los controles pertinentes, en especial, dada la nómina del personal que integrará las comisiones evaluadoras para la adjudicación de los negocios, a través de los sistemas dispuestos al efecto por la Gerencia de Contraloría (Sistema Empresas Relacionadas, SER), se debe, antes de la etapa de evaluación técnica / económica de las ofertas: verificar que dicho personal haya efectuado su declaración a través del sistema mencionado; si no fuera así, se deberá exigir a los mismos que procedan a realizar la declaración; si existiesen relaciones que vinculan algún miembro de la comisión evaluadora con las empresas que participan en el proceso de contratación, dichas personas no podrán participar en la comisión. Aun cuando no están contempladas en forma expresa en la NCC N 18, pero considerando la relevancia de los procesos de evaluación de ofertas y negociación, las personas externas a Codelco que participen como asesores a las citadas Comisiones, deberán efectuar la declaración pertinente, por escrito, a través del formulario GCAB-R-024, las que deberán someterse al mismo análisis indicado anteriormente. La verificación se realizará a través del documento Comisiones Evaluadoras y Negocios con Personas Relacionadas ANEXO II, el cual deberá registrase en REDOC 8 OTRAS DISPOSICIONES 8.1 Consultas a los Proponentes Cuando en la etapa de evaluación la comisión requiera solicitar, a uno o varios proponentes, algún antecedente adicional o aclaración sobre algún punto de su oferta, ello se realizará formalmente por intermedio del área respectiva de Abastecimiento, responsable de canalizar al proponente las preguntas respectivas y

8 Página 8 de 11 la posterior recepción de la información aclaratoria, considerando un plazo adecuado y suficiente para su aclaración. Las consultas a los Proponentes deberán ser formuladas de forma tal que no contravengan el principio de equidad que debe existir en una licitación. En este sentido, en sus aclaraciones los proponentes no podrán alterar sus ofertas económicas. No obstante, cuando se presenten aclaraciones que puedan afectar significativamente el costo de los servicios, la comisión evaluadora podrá devolver las ofertas económicas en sobre cerrado a todos los proponentes para su rectificación. El área de Abastecimiento regulará los plazos y condiciones en las que se efectuarán estas rectificaciones. Cuando se estime pertinente, en especial en la contratación de servicios altamente complejos, se podrá solicitar a los proponentes que efectúen una exposición individual del contenido de su oferta a la comisión respectiva, de modo de facilitar la evaluación y que no queden dudas de su alcance. Lo anterior, si no estuviera establecido en los documentos de la licitación, será solicitado por la comisión a todos los proponentes a través del área de Abastecimiento. 8.2 Evaluaciones Diferidas En aquellos procesos en que se contemple la posibilidad de hacer evaluaciones diferidas, la apertura de las ofertas económica y técnica deberá ser también diferida, según se indica: En aquellos casos en que la estrategia de contratación contemple la evaluación previa de las ofertas técnicas y posterior de las ofertas económicas, será requisito para efectuar la apertura de éstas últimas que la oferta técnica haya sido evaluada positivamente por la comisión evaluadora. En caso que dicha instancia emita reparos u observaciones, se procederá de acuerdo a sus instrucciones. A los proponentes que, de acuerdo al procedimiento establecido, no hayan superado la evaluación técnica, se les devolverá su oferta económica sin abrir. Cuando en la estrategia de contratación se defina como mecanismo de ponderación de los aspectos técnicos y económicos el método Mejor Oferta Económica y Oferta Técnica Cumple (ver procedimiento GAB-P-201), se podrá establecer la apertura inicial de las ofertas económicas para, posteriormente a su evaluación, abrir y evaluar exclusivamente la oferta técnica de aquel proponente que haya presentado la mejor oferta económica. Será requisito para la apertura de la oferta técnica, que la oferta económica cumpla con los requisitos de validez establecidos en las bases de licitación, lo que determinará la comisión evaluadora. 9 FORMALIDADES Las relaciones y comunicaciones de CODELCO con los contratistas, en las etapas mencionadas en el presente documento, sólo serán canalizadas a través del área de Abastecimiento responsable del proceso de licitación.

9 Página 9 de 11 Revisar anexo I Consideraciones específicas en Contratación de Servicios (en PROCEDIMIENTO Modalidad de Salida al Mercado), como guía para las formalidades a tener en cuenta en un proceso de licitación. 10 GESTIÓN DOCUMENTAL Toda acta y otra documentación oficial generada en las etapas mencionadas en el presente documentos, deberá ser debidamente archivada y mantenida en los sistemas dispuestos al efecto por la Gerencia de Abastecimiento (según lo establecido en la normativa pertinente: GAB-P-006).

10 Página 10 de 11 ANEXO I. ACTA APERTURA OFERTAS Hoja de RUBRO. LICITACION Nº: HORA INICIO: FECHA: HORA TÉRMINO: NOMBRE ENCARGADO DEL PROCESO: AREA ENCARGADO DEL PROCESO: NOMBRE RUT EMPRESA FIRMA OFERTA N OBSERVACIONES: EXPERTO RESPONSABLE RESPONSABLE ABASTECIMIENTO FECHA: dd/mm/aaaa

11 Página 11 de 11 ANEXO II. COMISIONES EVALUADORAS Y NEGOCIOS CON PERSONAS RELACIONADAS Nombre Licitación: N Licitación: División: Nombre Gestor de Negocio: 1. Comisión evaluadora técnica: Nombre Evaluador Cargo Declaración SER Fecha 2. Comisión evaluadora económica: Nombre Evaluador Cargo Declaración SER Fecha OBSERVACIONES: RESPONSABLE ABASTECIMIENTO FECHA: dd/mm/aaaa