ELABORACION DEL DOCUMENTO. REVISION DEL DOCUMENTO Revisado por Área Fecha Directores de Abastecimiento Verónica Toro L.

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1 Página 1 de 7 Elaborado por Danitza Núñez A. Carla Jofré C. Irene Cosentino C. Erich Schnake W. ELABORACION DEL DOCUMENTO Área Abastecimiento Casa Matriz Abastecimiento Casa Matriz Gerencia Contraloría Consultor TRIPONTIS REVISION DEL DOCUMENTO Revisado por Área Fecha Directores de Abastecimiento Verónica Toro L. Direcciones de Abastecimiento Divisionales Jefa Departamento Gestión y Comercio Electrónico May-2013 Sep-2013 AUTORIZACION DEL DOCUMENTO Autorizado por Cargo Fecha Firma Fernando Marchant B. Gerente de Abastecimiento Sep-2013 ÍNDICE 1 REFERENCIAS OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES AUTORIZACIÓN DE CONTRATACIÓN Procesos de Licitación Requisitos NOTIFICACIÓN DEL CONTRATISTA SELECCIONADO PREPARACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO CREACIÓN DEL PEDIDO (CONTRATO) EN EL SISTEMA SAP FORMALIDADES GESTIÓN DOCUMENTAL... 7

2 Página 2 de 7 CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA 0 Aprobación del REFERENCIAS GAB-M-002 Manual Gestión de Contratación Manual de alcance de facultades de la dirección superior Subdelegaciones del manual de alcance de facultades de las divisiones 2 OBJETIVO Establecer las formalidades necesarias para la autorización de adjudicación de contratos de servicios y su respectiva suscripción o firma. 3 ALCANCE Toda la Corporación. 4 DEFINICIONES Las definiciones generales asociadas a este procedimiento se encuentran en el Glosario de Términos de Abastecimiento (GCAB-P-002), disponible en la Biblioteca Normativa de Abastecimiento. 5 AUTORIZACIÓN DE CONTRATACIÓN Concluida la revisión y evaluación de los antecedentes de un contratista propuesto o seleccionado para la prestación de un determinado servicio, el área de Abastecimiento deberá solicitar se autorice la adjudicación al nivel facultado que corresponda para el monto del contrato conforme al MAF. Será responsabilidad del área de Abastecimiento, con el apoyo del área usuaria correspondiente, solicitar la autorización de contratación de servicios a la instancia de aprobación respectiva. No se podrá autorizar un contrato a un contratista, cuyos antecedentes legales, económicos y técnicos, no hayan sido aprobados por CODELCO. 5.1 Procesos de Licitación En los procesos de licitación, Abastecimiento presentará una lista con los proponentes a los que recomienda adjudicar el contrato, ordenados según preferencia y con sus evaluaciones a la vista. El nivel facultado para autorizar la contratación deberá aprobar la adjudicación del contrato al proponente que representa la primera opción y que corresponderá al proponente mejor evaluado. Si por cualquier circunstancia, debidamente validada por los niveles correspondientes,

3 Página 3 de 7 no fuese posible adjudicar el servicio a dicho proponente, el contrato podrá ser adjudicado al siguiente oferente mejor evaluado, siempre y cuando éste satisfaga las condiciones de corte del requerimiento. El nivel facultado correspondiente podrá aceptar, rechazar, condicionar o solicitar al área de Abastecimiento que complemente y/o modifique los términos de la recomendación de adjudicación de la licitación, o inicie un proceso de negociación cuando se requiera adecuar las ofertas factibles de ser adjudicadas, para satisfacer de mejor manera los requerimientos del usuario, tanto desde el punto de vista técnico como económico. Se podrá adjudicar un servicio u obra en parcialidades distribuidas entre dos o más proponentes, únicamente si ello ha sido previsto en las bases de licitación, no obstante, en estos casos, la adjudicación será autorizada por el nivel que corresponda al monto total resultante de la contratación. 5.2 Requisitos Para autorizar la contratación de un contratista o su adjudicación deberá tenerse presente que: A. Si la moneda del contrato no estuviera expresada en dólares, para determinar el nivel de la autorización según MAF, se deberán utilizar las siguientes convenciones de paridad cambiaria: Moneda del Monto Definitivo del Contrato Moneda extranjera (distinta a USD) Peso Chileno Unidad de Fomento (UF) Paridad Cambiaria para la conversión a dólares (USD) Última paridad cambiaria vigente para esa moneda, publicada por el Banco Central de Chile en su sitio web ( que corresponde al promedio mensual de la cotización de dicha moneda extranjera al mes anterior de la recepción 1 de la oferta económica (ver aquí información publicada). Último valor vigente del dólar observado a la fecha de recepción 3 de la oferta económica según publicación del Banco Central (ver aquí información publicada). Se debe realizar la conversión a peso chileno utilizando el valor vigente de la UF a la fecha de la oferta. Posteriormente, se procederá a la conversión a dólar de acuerdo a lo señalado en línea anterior. B. En general, la autorización de contratación o adjudicación la realizará el mismo nivel facultado que autorizó el requerimiento de contratación de servicios. Si el resultado real del proceso sitúa la gestión en un rango de monto superior al presupuestado al solicitarse la autorización del requerimiento, se deberá informar y solicitar la autorización al nivel facultado correspondiente al nuevo monto del contrato. 1 En los procesos de licitación corresponde a la fecha oficial de cierre para la recepción de ofertas.

4 Página 4 de 7 C. En caso que la recomendación de contratación proponga una empresa o una persona natural relacionada, dicha recomendación deberá ser previamente aprobada por los niveles designados en la norma NCC-18 (véase instructivo sobre autorización de negocios con personas relacionadas). 6 NOTIFICACIÓN DEL CONTRATISTA SELECCIONADO Es función exclusiva del área de Abastecimiento comunicar formalmente al contratista seleccionado en un proceso de contratación la adjudicación del contrato. Dicha comunicación será notificada por escrito, con posterioridad a la autorización de contratación referida anteriormente, oportunidad en la cual se le solicitará al contratista la entrega de la garantía de fiel cumplimiento del contrato junto con la aceptación del contrato, si correspondiere. En los procesos de licitación, se comunicará el resultado del proceso de contratación a los demás proponentes, una vez aceptado formalmente el contrato por el proponente adjudicado y se procederá a la devolución de las garantías de seriedad de las ofertas, si las hubiere. Las comunicaciones de notificación de la adjudicación y aceptación por parte del proponente adjudicado podrán hacerse a través de los medios electrónicos disponibles. 7 PREPARACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO a) El área de Abastecimiento correspondiente, una vez autorizada la contratación del servicio, iniciará las gestiones para preparar, perfeccionar y/o suscribir el contrato con el contratista adjudicado, en los términos que hayan sido definitivamente acordados. b) El área de Abastecimiento remitirá a la consejería jurídica el borrador del contrato, con los antecedentes del proceso de contratación necesarios para su visación. Podrán sustraerse de esta revisión los contratos que estén dentro del alcance del de Ordenes de Trabajo Menor que establezca la Gerencia de Abastecimiento, cuyos aspectos de incidencia jurídica, serán previamente aprobados por la Consejería Jurídica. c) El visado de antecedentes legales de la empresa contratista será realizado por la empresa que administra el Registro de Contratistas (REGIC) con el nombre informe jurídico. Si se estima pertinente, los contratos podrán ser enviados a los usuarios para su revisión o a otras unidades organizacionales. d) Una vez que el contrato ha sido aprobado y visado por las instancias correspondientes, considerando la autorización de contenidos, de acuerdo al MAF, numeral , éste deberá ser remitido al área de Abastecimiento para gestionar su firma por parte del contratista y del representante por parte de CODELCO.

5 Página 5 de 7 e) En todos los procesos de contratación cuyo monto estimado sea igual o superior a KUS$ 100, es condición para la suscripción del contrato que el adjudicado haya presentado sus antecedentes y que mantenga su inscripción vigente en el REGIC. f) Todos los contratos deberán ser, firmados en 2 ejemplares de igual tenor y fecha, quedando uno en poder del contratista, otro en poder del área de Abastecimiento y el tercero en poder del administrador del contrato. g) El área de Abastecimiento enviará inicialmente el contrato, en originales, al representante legal del contratista para su revisión final y suscripción, por correo electrónico, debiendo el contratista imprimir 2 copias y enviarlas firmadas a Abastecimiento de acuerdo a las instrucciones del mismo correo para la posterior firma de CODELCO y envío del original firmado por ambas partes al contratista. h) Los contratos deberán ser firmados por parte de CODELCO por los personeros pertenecientes a las áreas de Abastecimiento, con poderes notariales suficientes, de acuerdo al MAF. i) Si el contratista tiene alguna objeción respecto a la redacción del contrato, deberá comunicarla por escrito al área de Abastecimiento, quien analizará las observaciones asesorándose por el área competente (usuario y/o consejería jurídica u otra). Si las observaciones del contratista son admisibles, se enviará el contrato corregido, para su suscripción. En caso que las observaciones no sean aceptadas por CODELCO, la unidad de gestión de contratación enviará al contratista la justificación del rechazo de las objeciones. j) En caso de desacuerdos contractuales con el contratista, podrá ser necesario realizar reuniones con éste y las áreas competentes (usuario, consejería jurídica u otra) para acordar las condiciones aceptables para las partes. k) Firmado el contrato por la empresa contratista, el área de Abastecimiento responsable de la contratación procederá a requerir los documentos de resguardo establecidos en el contrato, tales como: garantías de cumplimiento, pólizas de seguros u otros. l) Cuando el contrato se encuentre firmado por ambas partes, el área de Abastecimiento informará al usuario que el contrato está en condiciones de operar. m) En general, ningún trabajo, actividad o servicio podrá iniciarse mientras no se haya suscrito el contrato respectivo. Excepcionalmente, en casos debidamente calificados por la autoridad facultada para adjudicar, ésta podrá autorizar el inicio de los trabajos mediante orden de "pronto inicio" en la que deberán contemplarse el adecuado resguardo de los intereses de la Corporación y, en particular, de las condiciones de seguridad en que se realizarán los trabajos.

6 Página 6 de 7 8 CREACIÓN DEL PEDIDO (CONTRATO) EN EL SISTEMA SAP La incorporación (creación) del pedido en SAP es de responsabilidad del área de Abastecimiento y ésta se efectuará una vez cumplido con las formalidades de notificación de la adjudicación. El área de Abastecimiento, en la pestaña textos ingresará las notas internas que indiquen condiciones especiales de pago, si las hubiere. En la pestaña datos Codelco se ingresará la información relativa al tipo de asignación y si la empresa es relacionada. En cada ítem o posición se definirá el tipo de gasto asociado al contrato. Se asociarán al pedido en SAP, mediante la funcionalidad de enlaces en REDOC, todos aquellos documentos que permitan el adecuado conocimiento de los detalles del contrato (presentaciones a comité, bases técnicas, oferta adjudicada, contrato, acta de inicio, modificaciones, etc.). La liberación del pedido en SAP se efectuará una vez que el área de Abastecimiento tenga en su poder el contrato firmado (ejemplar físico o digital) según los procedimientos vigentes y estén todos los documentos cargados en REDOC Al respecto cabe destacar que: a. Los contratos serán liberados en SAP de acuerdo al monto de cada uno de ellos según el M.A.F. y su subdelegación para Abastecimiento. b. El Manual de Subdelegación de Facultades de la organización de Abastecimiento consigna los cargos que están facultados, además, para liberar pedidos en SAP, cuya adjudicación haya sido previamente autorizada por niveles superiores. 9 FORMALIDADES Las relaciones y comunicaciones de CODELCO con los contratistas, en las etapas mencionadas en el presente documento, sólo serán canalizadas, a través de las áreas de Abastecimiento, responsable de proceso de contratación. Las visaciones dispuestas en el presente instrumento, correspondientes a la autorización de la contratación del servicio y a la aprobación del contenido del contrato deberán constar en la Hoja de Seguimiento (formulario físico o medio que cumpla con las exigencias de formalidad y respaldo del caso). Con el objeto de asegurar la consistencia y trazabilidad de la información asociada a los procesos de contratación, cada área responsable de la generación de documentos contractuales, así como de la validación de información de las empresas, debe asegurar que en los documentos asociados al proceso, se indique siempre la siguiente información: a. RUT de la empresa (en caso de empresas nacionales). b. Razón social completa, tal como se indica en las escrituras de constitución o modificaciones de la misma.

7 Página 7 de 7 c. Nombre de fantasía, cuando corresponda, tal como se indica en las escrituras correspondientes. Estos datos deben formar parte de toda la documentación asociada a: a. Documentos enviados a validación de la Consejería Jurídica. b. Contratos y otros documentos oficiales. c. Presentaciones hechas a las instancias facultadas para la autorización de los negocios. 10 GESTIÓN DOCUMENTAL Toda acta y otra documentación oficial generada en las etapas mencionadas en el presente documentos, deberá ser debidamente archivada y mantenida en los sistemas dispuestos al efecto por la Gerencia de Abastecimiento (según lo establecido en la normativa pertinente: GAB-P-006).