ELABORACION DEL DOCUMENTO. REVISION DEL DOCUMENTO Revisado por Área Fecha Directores de Abastecimiento Verónica Toro L.

Transcripción

1 Página 1 de 6 Elaborado por Danitza Núñez A. Carla Jofré C. Irene Cosentino C. Erich Schnake W. ELABORACION DEL DOCUMENTO Área Abastecimiento Casa Matriz Abastecimiento Casa Matriz Gerencia Contraloría Consultor TRIPONTIS REVISION DEL DOCUMENTO Revisado por Área Fecha Directores de Abastecimiento Verónica Toro L. Direcciones de Abastecimiento Divisionales Jefa Departamento Gestión y Comercio Electrónico May-2013 Sep-2013 AUTORIZACION DEL DOCUMENTO Autorizado por Cargo Fecha Firma Fernando Marchant B. Gerente de Abastecimiento Sep-2013 ÍNDICE 1 REFERENCIAS OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONDICIONES PARA LA PROCEDIMIENTO Temas Específicos a Negociar Contratistas con los que se Propone Negociar Metas que se Espera Alcanzar Definición de Comisiones Negociadora y Evaluadora FORMALIDADES GESTIÓN DOCUMENTAL... 5 ANEXO I. PAUTA DE REUNION DE... 6

2 Página 2 de 6 CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA 0 Aprobación del REFERENCIAS GAB-M-002 Manual Gestión de Contratación Manual de alcance de facultades de la dirección superior Subdelegaciones del manual de alcance de facultades de las divisiones 2 OBJETIVO Establecer las condiciones bajo las cuales CODELCO podrá iniciar una negociación con empresas que participen en un proceso de contratación de servicios, como asimismo definir las modalidades y formalidades necesarias para llevar a cabo el proceso mencionado. 3 ALCANCE Toda la Corporación. 4 DEFINICIONES Las definiciones generales asociadas a este procedimiento se encuentran en el Glosario de Términos de Abastecimiento (GCAB-P-002), disponible en la Biblioteca Normativa de Abastecimiento. 5 CONDICIONES PARA LA Se entiende por negociación la instancia de discusión entre CODELCO y una o más empresas, en forma separada y directa, que tiene por objetivo fijar/modificar de común acuerdo las condiciones de contratación cuando existen elementos para la búsqueda de aspectos de beneficio recíproco, con el propósito de alcanzar o mejorar los resultados esperados del proceso de contratación. Los procesos de contratación de servicios podrán considerar una o más instancias de negociación en presencia de alguna de las situaciones siguientes: Cuando se requiera efectuar una Asignación Directa; Cuando exista un proveedor único. Cuando estudios previos hayan demostrado que no están dadas las condiciones para que haya competencia entre proveedores o contratistas. Cuando en un proceso de licitación no se hayan logrado los resultados esperados (por ejemplo, la oferta que obtiene el mejor puntaje global presenta una oferta económica superior al presupuesto definido para los servicios) o, habiéndose logrado el presupuesto, se hayan detectado oportunidades para

3 Página 3 de 6 optimizar el valor económico de la oferta, en razón de mejores prácticas conocidas o adoptadas en la industria. Cuando se identifiquen oportunidades o cambios tecnológicos en la industria específica, que producen mejoras respecto de las condiciones que existían al contratar y que se desea sean incorporadas en el contrato vigente. Cuando CODELCO estime conveniente extender un contrato vigente. Por ejemplo cuando no se ha resuelto la adjudicación de un proceso de licitación o este se ha activado tardíamente, por lo que el contrato debe prorrogarse. Cuando deba modificarse el alcance de un contrato. Cuando, presentada una recomendación de adjudicación de un servicio, el nivel facultado encargado de autorizar dicha adjudicación instruya la negociación por razones debidamente calificadas. Cuando las ofertas económicas hayan sido presentadas a través de un sistema electrónico utilizando remate inverso, podrán ser negociadas en la etapa de validación de cumplimiento y especificaciones del servicio, teniendo siempre como espacio de negociación el valor global presentado por la o las empresas que estén en la posición inmediatamente anterior a la potencial adjudicataria. 6 PROCEDIMIENTO Previo a negociar, el área responsable de la gestión de contratación definirá la estrategia de negociación, la cual deberá abordar al menos los siguientes aspectos: 6.1 Temas Específicos a Negociar. Los temas específicos que se considerarán objeto de negociación con cada empresa deberán consignarse en la pauta de negociación (Anexo I): Descuentos por aumentos de volumen de adjudicación. Descuentos por mayor porcentaje de adjudicación. Descuentos por cambios en los plazos de adjudicación. Sistemas de reajuste. Garantías. Modalidades y plazos de entrega. Incrementos anormales de precios. Condiciones de pruebas. Condiciones Contractuales. Inclusión de Indicadores de Desempeño y Resultado cuando no han sido definidos en las Bases de Licitación Cláusulas de revisión de precios. Cláusulas de término anticipado. Otros aspectos comerciales y/o técnicos, legales o financieros. Incremento o disminución en la demanda del servicio. Inversiones en equipamiento o infraestructura. Cualquier otro aspecto que pueda mejorar la relación Costo/Beneficio para el negocio de la Corporación. En el caso de negociaciones en un proceso de licitación, la definición de los mencionados temas deberá realizarse bajo la premisa básica de que cualquier cambio o ajuste en el alcance del servicio negociado con un contratista, debiese ser

4 Página 4 de 6 informado en los mismos términos al resto de las empresas participantes de la negociación. 6.2 Contratistas con los que se Propone Negociar. En el caso de asignaciones directas se deberá tener presente las disposiciones de la normativa pertinente. En el caso de procesos de licitación, la negociación podrá ser en lista corta con los proponentes cuyas ofertas hayan superado las condiciones de aceptabilidad y se estime que hay margen para que mejoren su propuesta técnica o económica y generar condiciones de mayor competitividad. La negociación cesará cuando se hubieren logrado las mejores condiciones posibles de adjudicación, habiéndose alcanzado o reducido las brechas respecto de la meta pre-definida. 6.3 Metas que se Espera Alcanzar Deberán definirse las metas que se espera alcanzar a objeto de satisfacer de mejor manera los requerimientos de la Corporación, tanto desde el punto de vista técnico, económico, como de la relación costo/beneficio. Específicamente, cuando se define un proceso de negociación en una licitación en que se ha superado el presupuesto definido para los servicios, se deberá entrar en una negociación en lista corta con los oferentes mejor calificados, con el propósito de ajustar las partidas que aparezcan más costosas. En caso de que no se logre ajustar al presupuesto las ofertas, la comisión deberá realizar una recomendación a la instancia facultada para asignar el servicio a aquel proponente, que ofrezca las mejores condiciones en el proceso de negociación, o en su defecto declarará desierto el proceso, considerando los antecedentes particulares del mismo, que derivaron en ofertas superiores al presupuesto oficial. 6.4 Definición de Comisiones Negociadora y Evaluadora. Deberán definirse las personas que integrarán la comisión negociadora y evaluadora. Deben ser constituidas al menos por 2 personas. En las reuniones de negociación participarán los proveedores con sus representantes y participarán siempre los miembros de la comisión negociadora de CODELCO. 7 FORMALIDADES Todas las aclaraciones, modificaciones, consultas o complementos que se acuerden con los proponentes como resultado de la negociación deberán constar por escrito. En todo proceso de negociación deberán respaldarse por escrito las estrategias y metas a alcanzar, además de formalizar todas las comunicaciones y actas de reuniones que emanen de dicho proceso. En el documento Pauta de Negociación se indicarán los resultados obtenidos, los que deberán incorporarse al informe final de adjudicación. Asimismo, deberá dejarse documentadas y aprobadas, por el nivel facultado, las razones por las cuales, en un proceso de negociación, se modifican las condiciones de contratación contempladas en las bases de licitación.

5 Página 5 de 6 Las relaciones y comunicaciones de CODELCO con los contratistas, en las etapas mencionadas en el presente documento, sólo serán canalizadas, a través de las áreas de Abastecimiento responsables del proceso de licitación. 8 GESTIÓN DOCUMENTAL Toda acta y otra documentación oficial generada en las etapas mencionadas en el presente documentos, deberá ser debidamente archivada y mantenida en los sistemas dispuestos al efecto por la Gerencia de Abastecimiento (según lo establecido en la normativa pertinente: GAB-P-006).

6 Página 6 de 6 ANEXO I. PAUTA DE REUNION DE Hoja de RUBRO: LICITACION Nº FECHA: HORA: ASISTENTES POR PROVEEDOR NOMBRE: CARGO: POR CODELCO NOMBRE: CARGO: Objetivo Resultado / Respuesta OBSERVACIONES: FIRMAS: NOMBRE: (NEGOCIADOR CONTRATISTA) NOMBRE: (NEGOCIADOR CODELCO)