Tratamiento Contable y Control Asociado al Otorgamiento de Anticipos

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1 Página: 1 de 9 CORPORATIVO IFC N 104 Tratamiento Contable y Control Asociado al Otorgamiento de Anticipos REVISIÓN N 1 VIGENCIA 21/11/2013 UNIDADES AFECTADAS Centro de Cuentas por Pagar de la Gerencia de Contraloría Áreas Egresos - Direcciones de Contralorías Divisionales Administradores de Contratos de la Corporación MATERIA Registro contable y control de los anticipos que se otorgan a proveedores y/o contratistas, en el marco de relaciones contractuales vigentes con los mismos. ÁREA COORDINADORA Gerencia de Contraloría PROCESO ASOCIADO Cuentas por Pagar

2 Página: 2 de 9 Nombre Cargo / Área Firma Elaborado Karina Armijo Sheila Céspedes René Espinosa Revisado Irene Cosentino Lidia Moreira Autorizado Héctor Espinoza Índice de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE INFORMACIÓN GENERAL MARCO NORMATIVO DEFINICIONES PROCEDIMIENTO CONSIDERACIONES LEGALES Y/O REGLAMENTARIAS ASPECTOS GENERALES DEL CONTROL CONTABLE DE ANTICIPOS RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE CONTROL DE ANTICIPOS FUNCIONALIDADES SAP PARA EL REGISTRO DE ANTICIPOS ANEXOS MODELO DE NOTA INTERNA PARA SOLICITUD DE ANTICIPO FLUJO DEL PROCESO DE SOLICITUD, PAGO Y AMORTIZACIÓN DEL ANTICIPO... 9

3 Página: 3 de 9 1. OBJETIVO Establecer un procedimiento corporativo que regule el registro contable y el debido control de los anticipos que se otorgan a proveedores y/o contratistas, en el marco de relaciones contractuales vigentes con los mismos. 2. ALCANCE Estas disposiciones deben ser observadas y cumplidas por Administradores de Contratos, Direcciones de Contralorías divisionales y la Gerencia de Contraloría. 3. INFORMACIÓN GENERAL 3.1 MARCO NORMATIVO D.L 825, Ley sobre Impuesto al Valor Agregado (IVA) Oficio N 2578 de 1983 del Servicio de Impuestos Internos (SII) Oficio N 1936, de 1998 del Servicio de Impuestos Internos (SII) Norma Corporativa de Codelco (NCC) N 15, sobre Normas Financieras aplicables a las adquisiciones y a los contratos con Terceros 3.2 DEFINICIONES Anticipo: Un anticipo corresponde al adelanto financiero que un tercero solicita, excepcionalmente, para entregar un servicio, bien o material que la Corporación contrató o compró, y que dada sus especiales características debe estar formalizado mediante una cláusula específica incorporada en el contrato u orden de compra. Autorización de Anticipos: Consecuente con lo anterior, la fuente única de autorización de anticipos son los contratos firmados entre autoridades competentes de la Corporación - con el debido poder de representación y el alcance de facultades correspondiente para la operación de negocio de que se trate - y un tercero con la debida representación legal de la empresa que suscribe aquéllos. Estos antecedentes deben estar enlazados en la Vitrina REDOC (repositorio documental accesible desde SAP) del pedido. 4. PROCEDIMIENTO 4.1 CONSIDERACIONES LEGALES Y/O REGLAMENTARIAS En el artículo 9º, letra a) del D.L 825 referente al IVA, se indica que en las prestaciones de servicios, si no se hubieren emitido facturas o boletas, según corresponda, o no correspondiere emitirlas, el tributo se devengará en la fecha en que la remuneración se perciba o se ponga, en cualquier forma, a disposición del prestador del servicio.

4 Página: 4 de 9 Asimismo, en el artículo 55 (inciso 1º), de dicho cuerpo legal, se establece que en los casos de ventas de bienes corporales muebles, las facturas deberán ser emitidas en el mismo momento en que se efectúe la entrega real o simbólica de las especies Según el Oficio N 2578 del SII, de 1983, para los anticipos por prestaciones de servicios siempre debe emitirse factura. Según el Oficio N 1936 del SII, de 1998, para los anticipos por compras de bienes e es optativo emitir factura, (en el caso de Codelco, para la compra de bienes y anticipos asociados, la Corporación no solicitará facturas). El marco normativo transversal a la Corporación establecido en la Norma Corporativa de Codelco (NCC) N 15, sobre Normas Financieras aplicables a las adquisiciones y a los contratos con Terceros, regula entre otros, la administración de las Boletas de Garantías para caucionar el otorgamiento de anticipos autorizados, su obligatoriedad, montos, vencimientos, vistos buenos, contabilizaciones y resguardos, como asimismo, responsabilidades al interior de la Corporación. 4.2 ASPECTOS GENERALES DEL CONTROL CONTABLE DE ANTICIPOS Las solicitudes de Anticipo, su contabilización y posteriores recuperaciones se registran en SAP en la cuenta de Mayor Especial Anticipo a Proveedores. Su imputación se realiza a través de las funcionalidades Sap F-47 y F-51, explicadas más adelante, y su categoría de cuenta mayor especial permite un control por partida triple, a saber: - En la propia cuenta , - En el Historial del Pedido del Contrato respectivo, y - En cuenta corriente del proveedor beneficiado El análisis periódico y control pertinente de la cuenta antes señalada, en el sentido de velar por la debida recuperación de los anticipos concedidos, de la evolución del saldo de la cuenta, constituyen una labor propia e irrenunciable de las áreas de egresos. Por tal motivo, será de responsabilidad de sus Jefaturas divisionales disponer del análisis oportuno de la cuenta aludida, como asimismo establecer las acciones pertinentes cada vez que se informe o detecte anticipos no recuperados oportunamente. El análisis antes señalado, se materializará a través del reporte que proporciona la funcionalidad Sap ZFIAP18, ejecutando con la división respectiva. Este reporte entrega un detalle de los anticipos por contratista/proveedor otorgados por la División. Además, indica fechas de vencimiento y contratos, entre otros. 4.3 RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE CONTROL DE ANTICIPOS Del Administrador/Gestionador del Contrato Gestionar la carga (enlace) del contrato en la Vitrina REDOC de la Orden de Compra y/o Contrato, cuyo contenido consigna expresamente la cláusula del anticipo y su amortización. Validar que los pedidos y órdenes de compra se encuentren liberados; del mismo modo, que los objetos de costos (centros de costos, grafos y OT) estén disponibles.

5 Página: 5 de 9 Gestionar la entrega de la Boleta de Garantía al Centro de Cuentas por Pagar, que caucione la recuperación del anticipo otorgado hasta por su monto total, la cual deberá estar registrada en Sap y vigente hasta la amortización total del anticipo. Es parte consustancial de la responsabilidad indicada en el párrafo precedente, revisar en forma previa la debida consistencia de la Boleta de Garantía que se recabe, con lo dispuesto en los Contratos u Órdenes de Compras respectivas, como también, la debida revisión de los montos y vigencia de dicho documento, con relación a las características del anticipo otorgado. Emitir Nota Interna con la solicitud de pago del anticipo, dirigida al Encargado de Procesamiento de Pago, cuyo contenido básico es el siguiente: - RUT del beneficiario del anticipo - Razón Social - Número de Orden de Compra o Contrato - Numero de Factura (para el caso de los servicios) - Monto - N de cuotas o modalidad de recuperación de anticipo, y - Moneda de pago. Confirmar con el proveedor la información de la vía de pago requerida por éste, (deposito o vale vista), la cual debe ser coincidente con la registrada en el sistema Sap. De los Analistas de Procesos Validar recepción de la Nota Interna emitida por Administrador/gestionador del contrato, que para el caso de la prestación de servicios será requisito que el proveedor haya emitido la factura a Codelco. El analista, información: antes de procesar el anticipo solicitado, deberá validar la siguiente - Que exista pedido enlazado en la Vitrina REDOC. - Validar información del proveedor con el pedido. - Que el anticipo solicitado este en correspondencia con el contrato. - Que las boletas de garantía hayan sido registradas en Sap y que su vigencia cubra la totalidad del periodo de amortización del anticipo. - Nº de cuotas o modalidad de recuperación del anticipo. Procesar el pago para propuesta próxima, una vez validada la información antes indicada, en cuyo caso el documento respectivo se generará bloqueado, procediendo a solicitar su liberación a la jefatura directa - vía correo electrónico - informando los comprobantes contables efectuados en el proceso. De las Jefaturas de las Áreas de Egresos Divisionales y del Centro de Cuentas por Pagar. Validar la siguiente información, antes de liberar el documento de pago para incluir en las próximas propuestas: - Que los datos de factura (Rut, razón social) sean los mismos del contrato.

6 Página: 6 de 9 - Que el analista haya dejado evidencia de la revisión señalada en el presente numeral 4.3 sobre Responsabilidades de los Analistas de Proceso que antecede. Revisarán, tanto en las solicitudes de anticipo, como en la recuperación de los mismos, que las funcionalidades Sap utilizadas por los analistas de su dependencia hayan sido las indicadas en el capítulo que se describe a continuación. Solo en casos excepcionales y justificados aceptarán una forma distinta, dejando nota explicativa de las razones habidas en los documentos respectivos. Ejecutar quincenalmente la transacción Sap ZFIAP18. En base a este reporte, iniciarán las acciones pertinentes en orden a recuperar los anticipos que según las cláusulas de los contratos se encuentran vencidos. 4.4 FUNCIONALIDADES SAP PARA EL REGISTRO DE ANTICIPOS Registro contable del anticipo. 1.- Contabilización de la Factura o Nota Interna. FB60. Con esta transacción se registra la Factura (nacional y de importación) o Nota Interna a través de VIM, con el tipo de documento de proceso NPO_ANT_CO. Este pago se genera bloqueado automáticamente con A e indexa la grilla con la División y la cuenta (cuenta transitoria). 2.- Solicitud de anticipo F-47 (Solicitud de Anticipo). Corresponde a un tipo de documento estadístico con una sola posición ( Anticipo a Proveedores y Contratistas ). El registro consignado en esta transacción se genera automáticamente bloqueado y en la moneda de origen de la Orden de Compra o Contrato, el cual requiere de la compensación de esta partida, para generar el registro contable en la cuenta de mayor (Anticipo) en el pedido. 3.- Registro contable del anticipo en el pedido F-51 Compensación. Compensa el documento estadístico generado en el punto anterior, con la cuenta transitoria detallada en el punto uno, conservando la moneda registrada en la solicitud del anticipo. Lo anterior, para contabilizar el anticipo en la cuenta corriente del proveedor y su visualización en el pedido. Amortización del anticipo. 1.- Anticipo otorgado con Factura MIRO. Con esta transacción y a través de VIM, se registra para pago la factura con descuento de anticipo, la diferencia entre el estado de pago y el monto facturado se contabiliza en la cuenta transitoria F-51 Compensación. Con esta transacción y en la moneda de origen del contrato, se liquidan las cuotas del anticipo, compensando el saldo de la cuenta asociada con la cuenta transitoria correspondiente a la partida del punto anterior.

7 2.- Anticipo otorgado sin Factura (Nota Interna) Página: 7 de 9 MIRO. Con esta transacción y a través de VIM, se registra para pago la Factura de forma normal, realizando la amortización del anticipo como se describe en el punto siguiente. F-54 Liquidación de anticipo. Con esta transacción y en la moneda de origen de la orden de compra, se liquidan las cuotas del anticipo, compensando el saldo de la cuenta asociada y creando la posición de descuento para el proveedor, documento contable que debe ser referenciado al documento de pago (Factura), para pagar el diferencial en la propuesta de pago.

8 Página: 8 de 9 5. ANEXOS 5.1 MODELO DE NOTA INTERNA PARA SOLICITUD DE ANTICIPO

9 Página: 9 de FLUJO DEL PROCESO DE SOLICITUD, PAGO Y AMORTIZACIÓN DEL ANTICIPO