CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE INSTRUCTIVO FINANCIERO CONTABLE CORPORATIVO IFC 105

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1 CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE INSTRUCTIVO FINANCIERO CONTABLE CORPORATIVO IFC 105 Tratamiento de las Facturas Cedidas a Terceros Revisión N 2 Entrada en

2 Pág. : 2 de 14 Índice de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE INFORMACIÓN GENERAL MARCO REGULATORIO DEFINICIONES PRINCIPIOS BÁSICOS TRATAMIENTO DE LAS OPERACIONES DE FACTORING RECEPCIÓN Y REGISTRO CONTROL DE FACTORING: RECHAZOS Y/O ACEPTACIÓN OTRAS DISPOSICIONES RESPONSABILIDADES ANEXOS: TRANSACCION USADAS EN PLATAFORMA DE CONTROL FACTORING REPORTABILIDAD FACTORING TRATADOS CONTROL DE CAMBIOS... 14

3 Pág. : 3 de OBJETIVO Establecer y estandarizar en la Corporación el tratamiento procedimental y financiero contable de las facturas cedidas a terceros mediante operaciones de Factoring, conforme al marco legal y regulatorio vigente, con el propósito de resguardar apropiadamente los intereses de la Corporación durante la ejecución de este tipo de operaciones. 2. ALCANCE Las instrucciones contenidas en el presente instrumento deberán ser observadas en toda la Corporación, especialmente por el personal del Centro de Cuentas por Pagar dependiente de la, como asimismo por el personal de la sección de recepción de notificaciones de Factoring de la Oficina de Partes de la Casa Matriz. También deberán tener presente estas disposiciones, otras áreas responsables de la recepción de correspondencia de la Corporación, en las áreas divisionales, y de la Vicepresidencia de Proyectos. 3. INFORMACIÓN GENERAL 3.1 MARCO REGULATORIO Ley y sus modificaciones posteriores Regulatoria de la Transferencia y Mérito Ejecutivo de Copia de la Factura. Código Civil, Libro IV, Titulo XXV - De la Cesión de Derechos. Código de Comercio, Libro II, Titulo IV - De la Cesión de Créditos Mercantiles. Norma Corporativa Codelco NCC N 15 - Normas Financieras Aplicables a las Adquisiciones y a los Contratos con Terceros. Financiero Contable IFC N 20 - Descuento por Pronto Pago a Proveedores y Contratistas Nacionales. 3.2 DEFINICIONES 1. Operación de Factoring: Consiste en la cesión a un tercero, de los créditos contenidos en facturas - provenientes de ventas de bienes muebles, de prestación de servicios o de realización de obras - por parte del vendedor o prestador del servicio. Para los efectos del presente instrumento, Codelco representa el comprador o beneficiario del servicio, destinatario de las facturas. 2. Cedente: Vendedor o prestador del servicio que cede los créditos contenidos en facturas antes mencionados. Para los efectos del presente instrumento, califica como Cedente cualquier Contraparte de la Corporación en un contrato u orden de compra (incluyendo aquellas misceláneas) que ceda los créditos contenidos en facturas.

4 Pág. : 4 de Cesionario: Tercero - legalmente facultado para ello - que adquiere los créditos contenidos en facturas, cedidos por el vendedor o prestador del servicio, que regularmente operen como Empresas de Factoring, o Factoraje (típicamente bancos, cajas de ahorro u otras compañías especializadas). 4. Copia Cedible de la Factura: Aquella copia de la factura sin valor tributario que debe emitir todo vendedor o prestador de servicios que esté sujeto a la obligación de emitir el mencionado documento tributario, para los efectos de su transferencia a terceros o cobro ejecutivo, según lo dispuesto en la Ley y sus modificaciones posteriores. 5. Notificación: Es la comunicación por medio de la cual la cesión del crédito es puesta en conocimiento del obligado al pago y que origina el proceso descrito en el presente instrumento. Se trata de notificación notarial para el caso de cesión de créditos de facturas manuales, y de notificación electrónica para el caso de cesión de créditos de facturas electrónicas. 4. PRINCIPIOS BÁSICOS Los principios básicos que rigen la cesión de créditos contenidos en facturas, establecidos en la ley, son los siguientes: Cesión La copia de la factura será cedible, o sea apta para la cesión, si cumple los siguientes requisitos: Es emitida en conformidad a las normas que rigen la emisión de la factura original; Incluye en su cuerpo la mención cedible ; Está relacionada a la recepción del bien o servicio en una de las modalidades siguientes: - O consta en ella el recibo de mercadería/servicio, con datos completos de la empresa beneficiaria (RUT y domicilio, recinto de entrega - división), e identificación de la persona que recibe, más la firma de esta última; - O está acompañada por copia de la/s correspondiente/s guía/s de despacho, emitida en conformidad a la ley, en la que conste el recibo correspondiente.

5 Pág. : 5 de 14 Notificación La cesión del crédito deberá ser puesta en conocimiento del obligado al pago, en cualquiera de las siguientes modalidades: Por un Notario Público, personalmente y con exhibición de copia del título respectivo; Por un Oficial del Registro Civil (en las comunas donde no tenga asiento un notario), personalmente y con exhibición de copia del título respectivo; A través del envío de carta certificada de parte de los indicados en los puntos anteriores, por cuenta del cesionario de la factura, adjuntando copia del título respectivo, certificada por el ministro de fe. NOTA: Se tendrá por irrevocablemente aceptada la factura si no se reclamara en contra de su contenido dentro de los ocho días corridos siguientes a su recepción, o en el plazo que las partes hayan acordado, el que no podrá exceder de treinta días corridos (Art. 3, Ley ). Mérito Ejecutivo La copia de la factura tendrá merito ejecutivo, o sea, el importe del crédito en ella contenido podrá hacerse efectivo mediante notificación judicial, sin necesidad de un juicio sobre el fondo, en presencia de las siguientes condiciones: La copia de la factura cumple con los requisitos para la cesión de la misma; La factura original correspondiente no ha sido reclamada, conforme a lo establecido en la ley 1 ; La factura original correspondiente no está vencida (es actualmente exigible y la acción para su cobro no está prescrita): Después de la notificación judicial del pago: - El obligado a pagar no haya efectuado ninguna alegación dentro de los 3 días a partir de la fecha de la notificación; - La alegación eventualmente efectuada dentro de dicho plazo es rechazada por resolución judicial. Cesión de créditos contenidos en facturas electrónicas La aplicación de las disposiciones de la ley al caso de las facturas electrónicas, se basa en las siguientes condiciones: La cesión del crédito expresado en facturas electrónicas solamente podrá efectuarse mediante medios electrónicos; El recibo de todo o parte del precio deberá ser suscrito por el emisor con su firma electrónica; La recepción de la mercadería o servicios podrá verificarse con el acuse de recibo electrónico del receptor, o con guía de despacho, si éste hubiera sido el medio utilizado; La notificación de la cesión deberá efectuarse mediante su anotación en el Registro Público Electrónico llevado para este propósito por el Servicio de Impuestos Internos. 1 De acuerdo a la Ley, es posible reclamar en contra del contenido de una factura mediante algunos de los siguientes procedimientos: 1. Devolviendo la factura y la guía/s de despacho, si la hubiera, al momento de la entrega; 2. Por medio de carta certificada (u otro medio idóneo): - Enviada al emisor de la factura; - A la que se adjunte la misma factura y la guía/s de despacho, si la hubiera, o la solicitud de emisión de la nota de crédito si correspondiera; - Dentro de los ocho días corridos siguientes a partir de la recepción de la factura (o en el plazo que las partes hayan acordado, el cual no puede exceder los treinta días corridos cuyo tope Codelco usualmente lo estipula contractualmente en esos términos).

6 Pág. : 6 de TRATAMIENTO DE LAS OPERACIONES DE FACTORING Con el objeto de resguardar el patrimonio de la Corporación y anticipar inconvenientes y riesgos patrimoniales relacionados con las operaciones de Factoring, se establecen las actividades que todo el personal debe tener presente, debiendo implementarlas ante la notificación de cesión de créditos contenidos en facturas, las que son indicadas en los numerales siguientes. En Anexo N 8.1 se describen todas las transacciones habilitadas en el sistema SAP para los efectos anteriores. 5.1 RECEPCIÓN Y REGISTRO A. CESIÓN DE CRÉDITOS DE FACTURAS MANUALES: A.1 La Corporación cuenta con una Ventanilla Única de Recepción de Notificaciones de cesión de créditos, para facilitar y agilizar el adecuado procesamiento de las mismas, el cual es responsabilidad del área de Control de Pagos del Centro de Cuentas por Pagar. Por lo anterior: Las Oficinas de Partes (u otras áreas responsables de la recepción de correspondencia), de Casa Matriz, Divisionales o de la Vicepresidencia de Proyectos, según corresponda, deberán remitir inmediatamente las notificaciones que eventualmente reciban, al Analista de Procesos (área de egresos) que la División determine al efecto (responsable local). Dicho analista, si eventualmente recibiere tales notificaciones, deberá estampar inmediatamente un timbre con, al menos, el lugar y la fecha de recepción (tratándose de carta certificada, se deberá tener especial precaución en conservar el sobre que contiene la notificación, toda vez que en él existe constancia expresa de fechas y/o correlativo de recepción) e inmediatamente remitir el documento al área de Control de Pagos del Centro de Cuentas por Pagar, con atención al Personal Encargado del procesamiento del Factoring (deberá enviar documento físico como también documento escaneado, vía correo electrónico). A.2 Diariamente, el Personal Encargado de Factoring del área de Control de Pagos deberá: Hacer el timbraje de toda notificación de cesión de crédito recibida directamente por el Centro de Cuentas por Pagar, donde se consigne expresamente, a lo menos, el lugar y fecha de la recepción. Tanto para las notificaciones recibidas directamente, como para aquéllas remitidas por las Divisiones, guardar versión digitalizada (escaneo) en los sistemas dispuestos al efecto (Carpetas de Red u otros); Ingresar las notificaciones mencionadas a la Plataforma de Control de Factoring, el mismo día en que sean recibidas. B. CESIÓN DE CRÉDITOS DE FACTURAS ELECTRÓNICAS: El Encargado definido por el área de Control de Pagos del Centro de Cuentas por Pagar, deberá diariamente (al principio del día) acceder a la Base de Datos de Cesiones de Crédito del SII, utilizando la clave otorgada al efecto.

7 Pág. : 7 de 14 Deberá bajar la información de las facturas emitidas a la Corporación y cedidas a factoring (dicha información refiere al día anterior). El formato de la información será en archivo TXT. Dichos datos deberán guardarse en un archivo XML, el que deberá ser ordenado, para después convertirlos nuevamente a TXT (deberán dejarse registrados en los sistemas dispuestos al efecto - Carpetas de Red u otros). Dicho archivo deberá finalmente ser cargado a la Plataforma Control de Factoring. 5.2 CONTROL DE FACTORING: RECHAZOS Y/O ACEPTACIÓN A través de la Plataforma de Control de Factoring, deberá diariamente verificarse el estado de los documentos de pago asociados a las notificaciones ingresadas, debiéndose al efecto distinguir las siguientes condiciones y acciones a tomar: Estado Documento Facturas cedidas efectivamente recibidas en Codelco y que se encuentran ya contabilizadas. Indicación en Sistema COLOR VERDE - estado FINA Acciones a Tomar El pago de dichos documentos se hará con depósito en cuenta corriente informada por el factoring. NOTA: Si bien, el documento ha sido contabilizado, este podría encontrarse bloqueado por alguna circunstancia justificada y que impide el pago (por ejemplo: responsabilidad subsidiaria, falta de ingreso de materiales, etc.) Esta información de bloqueo es proporcionada a las empresas de factoring mediante el Portal Proveedores de Codelco, antecedente de base para que se gestione con el proveedor la información faltante que impide el pago. Facturas efectivamente recibidas en Codelco, pero aún no contabilizadas. COLOR AMARILLO - estado RECI El Analista de Proceso que tiene en su poder la Factura cedida, deberá procesar esta última lo antes posible, para asegurar el cumplimiento de la obligación con la Empresa de Factoring.

8 Pág. : 8 de 14 Estado Documento Indicación en Sistema Acciones a Tomar Facturas cuya notificación de cesión, al momento del registro en la Plataforma, determinó un error en el sistema COLOR ROJO - estado ERROR Usualmente, lo anterior se debe a que el tercero cedente, en su registro en el Maestro del Proveedor no tiene activa la carpeta Recaudador Alternativo (en este caso, se solicita al área de Abastecimientos la activación del dato. Una vez realizado, deberá manualmente cambiarse de estado de la factura). Facturas cuya cesión no corresponde y no debe realizarse, por alguna de las siguientes condiciones: a. No ha sido recibida en Codelco Chile b. Fue rechazada por un Analista de Procesos c. Fue pagada antes de recibir notificación de cesión d. Fue contabilizada y posteriormente anulada por un Analista de Procesos. COLOR GRIS - estado RECHA Estas notificaciones serán automáticamente rechazadas por el sistema, dando aviso, a través de correo electrónico para factura electrónica y carta (sin perjuicio que ésta sea anticipada a su conocimiento a través de correo electrónico con este documento escaneado) para factura manual, tanto a la empresa de factoring como proveedor y notario cuando corresponda. El Encargado de Factoring del Centro de Cuentas por Pagar, en Casa Matriz, deberá monitorear diariamente el estado de los documentos de pago asociados a notificaciones de cesión de créditos, con el objetivo de detectar oportunamente cualquier situación que recomiende no continuar con el proceso de pago a factoring y/o alertar a las áreas respectivas toda situación que lo amerite. 6. OTRAS DISPOSICIONES 1. En ningún caso las facturas cedidas a factoring podrán ser objeto de solicitudes de descuentos por pronto pago. Solicitudes de la especie deberán por lo tanto ser rechazadas. 2. Aquellas notificaciones (usualmente provenientes de facturas manuales) que se refieran a documentos de pago cedidos y ya notificados deberán separarse al momento de ser recibidas y proceder a su destrucción, sin registro en el sistema. 3. En caso de notificación judicial del mérito ejecutivo de una copia de factura cedida, deberá informarse prontamente al Jefe del Centro de Cuentas por Pagar, como asimismo al personal de la Consejería Jurídica, proporcionando toda la información necesaria para formular, si correspondiere y en los plazo establecidos en la ley, las alegaciones que procedieran respecto de: Falsificación material de la factura, del recibo de la mercadería o servicio que cuente en esta última, o de la guía de despacho, según corresponda.

9 Pág. : 9 de 14 Falta de entrega de la mercadería o de la prestación del servicio, según corresponda. Todo otro elemento relevante que liberara a Codelco de la obligación de pago. Notificaciones a la Corporación de embargos judiciales; en cuyo caso deberá informarse a la Encargada de Factoring del Centro de Cuentas por Pagar, para que, a partir de ese momento, rechace todas las cesiones de créditos de la empresa demandada. 4. En caso que, como resultado del control periódico de factoring, se detectaren situaciones especiales y/o irregulares por parte del cedente, el encargado de Factoring del Centro de Cuentas por Pagar informará inmediatamente a la Jefatura respectiva, para poner los hechos en conocimiento de la Consejería Jurídica correspondiente. Tal circunstancia, debidamente evaluada por la e informada a la Gerencia de Abastecimiento o Dirección de Abastecimiento correspondiente, podrá significar tanto el bloqueo de pagos pendientes a la empresa cuestionada eventualmente, como asimismo la eventual exclusión del Rut afectado para los efectos de futuras licitaciones, cuando existiere mérito suficiente para dicha sanción. 5. Para un mayor efectividad de esta actividad de control, hasta el tercer día hábil de cada mes, el encargado de Factoring del Centro de Cuentas por Pagar emitirá un informe que de cuenta de las cesiones de crédito tratadas el mes anterior (de acuerdo al formato indicado en el Anexo 8.2). Este informe será enviado con la misma periodicidad a los Jefes de Egresos y Directores de Abastecimientos Divisionales para los efectos de control que estimen necesarios. 6. Para las notificaciones de cesión de crédito de facturas electrónicas, de acuerdo a lo señalado en el Artículo 9, de la Ley N , la Base de Datos del SII es el único medio de notificación e información de cesión de créditos. Por lo tanto, toda notificación de cesión de créditos contenidos en facturas electrónicas que llegue a la Corporación por medios distintos del Sistema Electrónico del SII, no será válida. 7. RESPONSABILIDADES Se resumen a continuación las responsabilidades de los actores que participan en el tratamiento de las operaciones de Factoring: ACTOR RESPONSABILIDADES Oficinas de Partes de Casa Matriz Remitir al Encargado de Factoring del Centro de Cuentas por Pagar las notificaciones de Factoring recibidas. Jefe del Centro de Cuentas por Pagar Nombrar Analistas Divisionales responsables del Factoring, e informar de lo anterior al personal de las Oficinas de Partes (u otras áreas responsables de la recepción de correspondencia).

10 Pág. : 10 de 14 Procesar las notificaciones de Factoring el mismo día de su recepción. Efectuar el proceso de verificación de las notificaciones recibidas de acuerdo a lo indicado en el numeral 5 del presente instrumento. Rechazar inmediatamente las notificaciones que no cumplan con los requisitos fijados en la verificación, con las formalidades indicadas en el presente instrumento. Encargado de Factoring del Centro de Cuentas por Pagar Asistir a las Empresas de Factoring en el proceso de pago asociado, conforme a las normas internas y disposiciones legales sobre la materia, en los casos que corresponda. Mantener coordinación permanente con el responsable de ejecución de Propuestas de Pago Corporativas, de manera de advertir oportunamente eventuales irregularidades detectadas por el Control de Factoring (pagos a proveedores/contratistas de facturas ya cedidas,falta de oportunidad de la actualización de factoring en SAP, etc). Emisión del Reporte Mensual de Control de Factoring señalado en el punto 6 de este IFC. Consultar diariamente en SAP, al principio del día, con la Tx ZFIFAC03 el estado de situación de las facturas asignadas para su registro y gestión, a objeto de tratar y gestionar oportunamente el pago de éstas. Analistas de Proceso Mantener un canal de comunicación constante y permanente en el tiempo con el Encargado de Factoring del Centro de Cuentas por Pagar para las alertas oportunas sobre el proceso de control de Factoring, comunicando toda irregularidad que detectara o todo hecho relevante, para activar los mecanismos de control establecidos en el presente instrumento, como asimismo el monitoreo de los casos reportados en conjunto con el personal responsable y/o designado para el seguimiento de los mismos.

11 IFC 105 Tratamiento Administrativo de las Facturas Cedidas a Terceros Vigencia: 15/03/2012 Pág. : 11 de ANEXOS: 8.1 TRANSACCIONES USADAS EN PLATAFORMA DE CONTROL FACTORING ZFIFAC01 PROGRAMA DE CARGA PARA FACTORING RECIBIDOS CARGA DE FACTURAS ELECTRONICAS CEDIDAS A FACTORING Se obtiene la información del SII, se traspasa a un archivo TXT tabulado y se carga (La información extraída del SII tiene un desfase de 1 día) CARGA DE FACTURAS MANUALES CEDIDAS A FACTORING Estas notificaciones llegan en forma manual al usuario responsable quien las ingresa en la plataforma de control de Factoring.

12 IFC 105 Tratamiento Administrativo de las Facturas Cedidas a Terceros Vigencia: 15/03/2012 Pág. : 12 de 14 ZFIFAC02 PROGRAMA DE MODIFICACION Y RECHAZO MANUAL DE FACTORING Esta transacción se utiliza tanto para Facturas Electrónicas como Manuales en los siguientes casos: - Modificar datos de aquellos Factoring que se hayan registrado y que no se encuentren en estado finalizado (existen situaciones especiales en que por ejemplo: hay diferencias de 1 peso en la contabilización, y las factura) - Realizar rechazo manual en el caso que corresponda - Cambiar el Estado de ERROR a RECI ó FINA según corresponda, cuando existe error de receptor alternativo Al ejecutar se desplegará la siguiente pantalla:

13 IFC 105 Tratamiento Administrativo de las Facturas Cedidas a Terceros Vigencia: 15/03/2012 Pág. : 13 de 14 ZFIFAC03 REPORTE QUE PERMITE VISUALIZAR LOS FACTORING CARGADOS Esta transacción permite visualizar todas las Facturas que hayan sido factorizadas y cargadas en la Plataforma de Control, su estado, sus datos, y toda la información correspondiente. Para generar el reporte, deberán seleccionarse los filtros indicados en la siguiente captura de pantalla: 8.2 REPORTABILIDAD FACTORING TRATADOS PROVEEDOR ESTADO DE NOTIFICACIONES ELECTRONICO FINA RECH RECI TOTAL GENERAL Promedio Diario ELECTRONICO PROVEEDOR ESTADO DE NOTIFICACIONES N Doc. Factorizados FINA 728 RECH 61 RECI 12 TOTAL GENERAL 801 Promedio Diario 26 N ELECTRONICO PROVEEDOR FINA RECH RECI TOTAL GENERAL Promedio Diario Monto Doc. Factorizados $ $ $ $ $ Monto N ELECTRONICO Doc. Factorizados MANUAL $ $ $ $ $ MANUAL Monto N Doc. Factorizados $ $ $ $ $ N Doc. Factorizados N MANUAL Monto $ Monto Doc. Factorizados $ $ $ $ $ Monto N MANUAL Doc. Factorizados TOTAL DOCUMENTOS FACTORIZADOS $ $ $ $ $ TOTAL Monto N Doc. DOCUMENTOS Factorizados FACTORIZADOS $ $ $ $ $ DOCUMENTOS FACTORIZADOS DOCUMENTOS TOTAL Monto DOCUMENTOS FACTORIZADOS FACTORIZADOS $ MONTO MENSUAL $ $ $ $ $ MONTO DOCUMENTOS TOTAL DOCUMENTOS MENSUAL FACTORIZADOS FACTORIZADOS $ $ $ $ $

14 IFC 105 Tratamiento Administrativo de las Facturas Cedidas a Terceros Vigencia: 15/03/2012 Pág. : 14 de CONTROL DE CAMBIOS Revisión Descripción 0 Emisión 1 Incorporación de mayor detalle y precisiones en la descripción del proceso de verificación de notificaciones recibidas (se incluye diagrama de flujo de este subproceso) y tratamiento de rechazo y aceptación. 2 Modificación de las disposiciones del presente instrumento de acuerdo al cambio en la modalidad de recepción de las notificaciones de Factoring por la Corporación (desde recepción en todos las Oficinas de Parte de Codelco, a Ventanilla Única de recepción en sección especial creada al efecto en la Oficina de Partes de Casa Matriz). Se modifica procedimiento administrativo para el tratamiento de Factoring de acuerdo a la automatización del proceso a través de la Plataforma SAP desarrollada por la Corporación al efecto.