SERVICIOS DE SALUD DE NAYARIT MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

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1 SERVICIOS DE SALUD DE NAYARIT MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DE SU ELABORACION: JURISDICCION SANITARIA No. II COMPOSTELA FECHA DE ELABORACION: MANUAL ESPECIFICO DE ORGANIZACION DE RECURSOS MATERIALES 1

2 C O N T E N I D O PAG. INTRODUCCION 3 I. OBJETIVO DEL MANUAL 4 II. ANTECEDENTES HISTORICOS 5 III. MARCO JURIDICO 7 IV. ATRIBUCIONES 9 V. MISION Y VISION 11 VI. ESTRUCTURA ORGANICA 12 VII. ORGANIGRAMA 13 VIII. OBJETIVOS Y FUNCIONES 14 Departamento de Recursos Materiales Área de Inventarios de Bienes Muebles. 15 Área de Almacén. 16 Área de Registros. 17 IX. GLOSARIO DE TÉRMINOS 18 X. AUTORIZACIÓN DEL MANUAL 20 MANUAL ESPECIFICO DE ORGANIZACION DE RECURSOS MATERIALES 2

3 INTRODUCCION El Manual Específico de Procedimientos del Departamento de Recursos Materiales de la Jurisdicción Sanitaria No. II Compostela, constituye un instrumento formal para la prestación de servicios de salud asistencial, de protección contra riesgos sanitarios y de salud publica abierta del área de responsabilidad jurisdiccional. Este documento es de observancia general como instrumento de información y consulta para todas las áreas que conforman la Jurisdicción Sanitaria No. II Compostela. También presenta un apoyo administrativo en la organización, con lo que tanto la esfera de gobierno como la de la Dirección General, afirme su carácter de órgano de salud descentralizando y a su vez cuente con un documento normativo que en forma ordenada y sistemática, instituya la concurrencia de las diferentes áreas de la Jurisdicción Sanitaria No. II Compostela. Así mismo, el manual tiene como finalidad dar a conocer al personal activo y personal de nuevo ingreso de la Jurisdicción Sanitaria No. II Compostela, las instancias que conforman la estructura y las funciones a desarrollar en los diferentes niveles administrativos, así como las líneas de mando y comunicación en este organismo. El manual se presenta con una introducción y dividido en diez apartamentos: el primero: es el objetivo del manual; el segundo, corresponde a los antecedentes, donde se describe en forma breve la historia de esta Jurisdicción y sus principales modificaciones a la estructura; el tercero, se refiere al marco jurídico, en el cual se citan los ordenamientos jurídico Administrativos que fundamentan su existencia el cuarto, describe las atribuciones y funciones del Departamento de Recursos Materiales de la Jurisdicción; el quinto, corresponde a la misión y visión; el sexto, presenta la estructura orgánica, que identifica los niveles jerárquicos de la administración; el séptimo, se presenta el organigrama, que refleja la imagen de los diferentes órganos de la estructura, niveles jerárquicos, líneas de mando y tramos de control; en el octavo, se describen los objetivos y funciones de cada uno de los órganos de la estructura; en el noveno; se presenta el glosario de términos, que permite de alguna manera comprender el significado de algunas siglas o palabras técnicas incluidas en el manual, el décimo la autorización del mismo. Su consulta permite evitar la duplicidad de funciones; promover la adecuada selección del personal y proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus actividades. Por ser un documento de consulta frecuente, el manual deberá permanecer actualizando, lo que hace necesario que el departamento de Recursos Materiales de esta Jurisdicción, aporten la información necesaria para este propósito, manteniendo actualizados los cambios que tenga la normatividad aplicable en materia de salud, siendo la Dirección de Planeación al área responsable de llevarla a cabo. MANUAL ESPECIFICO DE ORGANIZACION DE RECURSOS MATERIALES 3

4 I. OBJETIVO DEL MANUAL Orientar al departamento de Recursos Materiales de la Jurisdicción II y personal de nuevo ingreso, sobre la organización y funciones de cada una de las áreas que integran este Departamento, facilitando el desarrollo administrativo y operativo de las áreas, para llevar un mejor control y así evitar la duplicidad de funciones de las mismas. MANUAL ESPECIFICO DE ORGANIZACION DE RECURSOS MATERIALES 4

5 II. ANTECEDENTES HISTÓRICOS En 1934, se expidió la Ley de Coordinación de Servicios Sanitarios (D.O.F. 25/08/34), mediante la cual se autorizó la celebración de convenios entre el Departamento de Salubridad Pública, los Gobiernos de los Estados y los Ayuntamientos, para la coordinación en la prestación de los servicios de salud. En 1934, se instituyeron los Distritos Sanitarios con el fin de promover, desarrollar y coordinar las acciones de salud a nivel regional. En 1959, desaparecen los Distritos Sanitarios y la Jurisdicciones Sanitarias quedaron bajo la responsabilidad de los Servicios de salud a nivel regional. En la década de los 70 s, se creo la primera Jurisdicción Sanitaria de la Delegación Gustavo A. Madero del Distrito Federal. En nayarit también, a partir de los 70 s se crean 9 Jurisdicciones Sanitarias, ubicadas en Amatlan de Cañas, Ixtlán del Rio, Compostela, Tepic, San Blas, Santiago Ixcuintla, Tuxpan, Tecuala y Acaponeta. En 1987, se realizo a nivel nacional un Diagnóstico Situacional de las Jurisdicciones Sanitarias, el cual demostró una gran diversidad organizativa y funcional así como escasez de lineamientos y procedimientos operativos. En 1989 y de acuerdo a la importancia que el Plan Nacional de Desarrollo le confirió al fortalecimiento de los Sistemas Locales de Salud (SILOS), como táctica operativa para avanzar a la descentralización y consolidar el Sistema Nacional de Salud, la Secretaría del Ramo decidió iniciar el Proyecto Estratégico de Fortalecimiento de las Jurisdicciones Sanitarias. En Septiembre de 1990, se definió un modelo de Estructura Orgánica de la Jurisdicción Sanitaria, así como las bases para la programación y asignación de recursos para su operación como órgano técnico administrativo. En 1993 en Nayarit, se reducen de nueve Jurisdicciones Sanitarias a tres, quedando ubicadas en las siguientes cabeceras Jurisdiccionales: en Tepic, con responsabilidad sobre municipios de San Blas, Santa María del Oro, Xalisco, La Yesca y El Nayar, la Jurisdicción de Compostela con responsabilidad de los municipio de Bahía de Banderas, San Pedro Lagunillas, Jala, Ahuacatlán, Ixtlán del Rio y Amatlan de Cañas y la Jurisdicción de Tuxpan con responsabilidad sobre los municipios de Santiago Ixcuintla, Ruiz, Rosamorada, Tecuala, Acaponeta y Huajicori. Los antecedentes históricos de la Jurisdicción Sanitaria datan del año 1993, en el cual las instalaciones de esta misma se encontraban en el Hospital Integral MANUAL ESPECIFICO DE ORGANIZACION DE RECURSOS MATERIALES 5

6 Comunitario de Compostela, y no fue hasta el año 2000 que por gestiones se dono un precio para la construcción de las oficinas Jurisdiccionales. Esta Jurisdicción cuenta con 3 Coordinaciones Municipales siendo estas la Coordinación de Amatlan de Cañas que tiene a su cargo el municipio de Amatlan de Cañas, ya que por accesibilidad solo tiene ese municipio a cargo, Coordinación Ixtlán del Río que tiene a su cargo los Municipios de Ahuacatlán, Jala e Ixtlán del Río, y por ultimo la Coordinación de Bahía de Banderas que tiene a su cargo el Municipio de Bahía de Banderas ya que por su extensión y su importancia en el turismo solo tienen ese municipio. Existen 52 Unidades de Salud, entre Unidades Auxiliares de Salud, Centros de Salud Rurales Concentrados y Centros de Salud Rurales Dispersos. Así como 1 Hospital Básico Comunitario en Compostela, y 2 Hospitales Integrales ubicados uno en Tondoroque y otro en Ixtlán del Rio, 2 Centros de Salud con Servicios Ampliados que se encuentran en La Peñita de Jaltemba y Amatlan de Cañas, 3 UNEME - CAPA que se encuentran en Ixtlan, Tondoroque y Compostela, 1 CESAME que esta en Tondoroque, 1 UNEME - CAPASITS en Tondoroque y 1 UNEME-EC (Antes SORID) en Compostela. En el año 2000 no existía un departamento de Recursos Materiales, solo había una bodega donde se resguardaba el material para su distribución, ubicada dentro de las instalaciones del Hospital Integral Comunitario Compostela y había solamente un encargado. En el año 2002 se realizo la construcción de las Oficinas Jurisdiccionales en el Ejido Librado Rivera, mas no se contemplo la ubicación del Departamento de Recursos Materiales por lo que se rento una casa para el resguardo de dicho material con un encargado y un almacenista. Debido a las condiciones en las que se encontraba dicha vivienda en donde ya no era suficiente el espacio para el resguardo de dicho material se renta la bodega en el mismo ejido, en donde actualmente se encuentra el Almacén Jurisdiccional con un encargado de almacén y tres almacenistas. De Mayo a Septiembre del 2005 por indicaciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales se cerro dicho almacén y todo lo que se encontraba en el fue trasladado al Almacén Estatal donde se hicieron cargo de sus resguardo y distribución. El 19 de Septiembre del 2005, se reabre el almacén donde se designa a una persona como encargado y dos bodegueros. En Mayo del 2007, se crea el Departamento de Recursos Materiales contemplando las siguientes áreas: Adquisiciones, Inventarios de Bienes Muebles, Registros y Sistemas. MANUAL ESPECIFICO DE ORGANIZACION DE RECURSOS MATERIALES 6

7 III.- MARCO JURÍDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. D.O.F. 5/11/1917 reforma 27/IX/07. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Nayarit. P.O. 5/II/1918, reformada D.O.F. 28/X/06. L E Y E S Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gastos Público Federal. Ley de Presupuestación, Contabilidad y Gasto Público de la Administración de Gobierno del Estado. Ley General de Salud. Ley de Salud para el Estado de Nayarit. Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Nayarit. Ley de Planeación del Estado de Nayarit. Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Almacenes del Estado de Nayarit. Ley de Coordinación Fiscal. Ley de Transparencia y Acceso a la Administración Pública del Estado de Nayarit. Ley de Ingresos del Estado de Nayarit. R E G L A M E N T O S Reglamento Interno de los Servicios de salud del Estado de Nayarit. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Enajenaciones, Servicios y Almacenes de la Administración Pública del Estado de Nayarit. Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la información Pública del Estado de Nayarit. MANUAL ESPECIFICO DE ORGANIZACION DE RECURSOS MATERIALES 7

8 D E C R E T O S Decreto de Presupuesto de Egresos del Estado de Nayarit. Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación. Manual General de Organización de los Servicios de Salud de Nayarit. Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. MANUAL ESPECIFICO DE ORGANIZACION DE RECURSOS MATERIALES 8

9 IV.- ATRIBUCIONES Decreto No del Gobierno del Estado de Nayarit, Periódico Oficial del sábado 31 de Agosto de 1996, por el que se crea el Organismo Público Descentralizado denominado Servicios de Salud de Nayarit. 1. Organizar y operar en el Estado de Nayarit, los Servicios de Salud a población abierta en materia en salubridad general y de regulación y control sanitarios conforme a lo que establece el Acuerdo de Coordinación. 2. Organizar el sistema estatal de salud en términos de la Ley General de Salud y la Ley de Salud del Estado en vigor. 3. Realizar todas aquellas acciones tendientes a garantizar el derecho a la protección de la salud de los habitantes del Estado. 4. Proponer y fortalecer la participación de la comunidad en los Servicios de Salud. 5. Conocer y aplicar la normatividad general en materia de salud, tanto nacional como internacional a fin de proponer adecuaciones a la normatividad Estatal y esquemas que logren su correcto funcionamiento. 6. Realizar todas aquellas acciones que sean necesarias para mejorar la calidad en la prestación de los Servicios de Salud. 7. Promover la ampliación de la cobertura en la prestación de los servicios apoyando los programas que para tal efecto elabore la Secretaría de Salud del Gobierno Federal. 8. Promover, apoyar y llevar a cabo la capacitación en la materia, de los profesionales, especialistas y técnicos. 9. Integrar un acervo de información y documentación que facilite a las autoridades e instituciones, la investigación, estudios y análisis de ramas y aspectos específicos en materia de salud. 10. Difundir a las autoridades correspondientes y a la población en general, a través de publicaciones y actos académicos, los resultados de los trabajos de investigación, estudio, análisis y 11. Recopilación de información, documentación e intercambio que realiza. 12. Administrar los recursos que les sean asignados, así como las aportaciones que reciba de otras personas o instituciones, y MANUAL ESPECIFICO DE ORGANIZACION DE RECURSOS MATERIALES 9

10 13.-Las demás que este decreto y otras disposiciones le confieran para el cumplimiento de su objetivo. MANUAL ESPECIFICO DE ORGANIZACION DE RECURSOS MATERIALES 10

11 V.- MISIÓN Y VISIÓN MISIÓN Instrumentar la adquisición y entrega de los recursos materiales, estableciendo y vigilando mecanismos que permitan una adecuada administración, con el propósito de coadyuvar a fortalecer las funciones y actividades de las áreas, Unidades de Salud y Hospitales Integrales Comunitarios que componen a la Jurisdicción Sanitaria No. II Compostela. VISIÓN Ser un Departamento que corresponda a las necesidades de insumos para cada una de las áreas, Unidades de Salud y Hospitales Integrales Comunitarios de la Jurisdicción Sanitaria No. II Compostela, logrando con ello fortalecer los programas establecidos. MANUAL ESPECIFICO DE ORGANIZACION DE RECURSOS MATERIALES 11

12 VI. ESTRUCTURA ORGANICA 2BSSN BSSN0350/9 2BSSN0351/9/2 2BSSN0351/9/2/1 2BSSN0351/9/2/2 2BSSN0351/9/2/3 Jurisdicción Sanitaria No. II Compostela Administración. Departamento de Recursos Materiales. Área de Inventarios de Bienes Muebles Área de Almacén. Área de Registros. MANUAL ESPECIFICO DE ORGANIZACION DE RECURSOS MATERIALES 12

13 VII. ORGANIGRAMA J.J. JURISDICCION SANITARIA No. II COMPOSTELA A. J.D. A.A AREA DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES CLAVE J.J. A J.D. A.A SIGNIFICADO JEFE DE JURISDICCION ADMINISTRACION DEPARTAMENTO AREA DE APOYO 08 de Mayo de MANUAL ESPECIFICO DE ORGANIZACION DE RECURSOS MATERIALES 13

14 VIII. OBJETIVO Y FUNCIONES JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES. Objetivo: Consolidar la administración de los recursos materiales y los servicios generales, a través del desarrollo del sistema de abasto y el programa de servicios generales, para optimizar los recursos y eficientar su aplicación. Funciones: 1.-Supervisar la revisión periódica del material de escaso o nulo movimiento así como el próximo a caducarse para tramitar su reubicación. 2.-Supervisar que las entradas y salidas de activo fijo se hagan conforme a la normatividad y procedimiento vigente mediante la elaboración de resguardos de cada bien adquirido. 3.-Programar y coordinar trimestralmente el desarrollo de inventarios físicos de materiales y semestralmente el de los activos fijos con la finalidad de detectar faltantes o posibles desviaciones. 4.-Coordinar y supervisar la revisión periódica del material que se encuentre en mal estado o caducado para tramitar su baja. 5.-Aplicar los criterios que difunda la unidad de Asuntos Jurídicos, así como consultarla cuando los asuntos impliquen cuestiones jurídicas y proporcionarle la información que le solicite. 6.-Rendir informes al Administrador Jurisdiccional del avance de las actividades, así como de las demás que le solicite, en el ámbito de su competencia, y; 7.-Las demás que de manera expresa le confiera el Superior Jerárquico. MANUAL ESPECIFICO DE ORGANIZACION DE RECURSOS MATERIALES 14

15 AREA DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES Objetivo Mantener actualizado el inventario de bienes muebles de todas las unidades adscritas a la Jurisdicción Sanitaria No. II Compostela, para llevar el control de los bienes y poder tener información confiable, tanto física como contable. Funciones 1.-Apoyar al Área de Almacén en la entrega de mobiliario y equipo comprado directamente a las diferentes unidades adscritas a la Jurisdicción, y rotular el numero de inventario del mobiliario y equipo y elaborar las cedulas de resguardo, para posteriormente capturarlas en el inventario general y enviarlas al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de los Servicios de Salud de Nayarit. 2.-Elaborar los inventarios físicos semestrales de bienes muebles por cada unidad adscrita a la Jurisdicción No. II, para contar con la información confiable a la fecha. 3.-Elaborar actas y recolectar el mobiliario y equipo dado de baja en las unidades de la Jurisdicción, en coordinación con la Unidad de Contraloría Interna y el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de los Servicios de Salud de Nayarit. 4.-Rendir informes al Jefe de Departamento de Recursos Materiales del avance de las actividades, así como de las demás que le solicite, en el ámbito de su competencia, y; 5.-Las demás que de manera expresa le confiera el Superior Jerárquico. MANUAL ESPECIFICO DE ORGANIZACION DE RECURSOS MATERIALES 15

16 AREA DE ALMACEN Objetivo Recibir los materiales adquiridos directa o indirectamente para su resguardo y entrega a las unidades solicitantes. Funciones 1.-Recibir insumos de acuerdo a la orden de compra o requisición acorde a lo solicitado por las diferentes áreas. 2.-Clasificar y manejar adecuadamente el almacenaje según las características de los insumos (si requieren refrigeración). 3.-Llevar a cabo la distribución de insumos de las diferentes áreas de forma correcta previa autorización de la Coordinación de Servicios de Salud y Administración Jurisdiccional. 4.-Realizar trimestralmente un inventario físico de bienes muebles y equipo del almacén para detectar posibles desviaciones o deterioro de materiales. 5.-Llevar a cabo la revisión periódica del material de escaso o nulo movimiento así como el próximo a caducarse para tramitar su reubicación. 6.-Clasificar y resguardar todos los archivos de años anteriores (archivo muerto) para dar cumplimiento a los años establecidos por la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico (SHCP). 7.-Registrar los contenidos, fechas y áreas responsables de cada caja donde se guardan los documentos para cuando sea solicitada se cuente con la ubicación oportuna. 8.-Realizar las actas para la destrucción de la documentación que cumplió con los periodos establecidos por la SHCP enviando una copia al departamento que le corresponda dicha documentación. MANUAL ESPECIFICO DE ORGANIZACION DE RECURSOS MATERIALES 16

17 9.-Rendir informes al Jefe de Departamento de Recursos Materiales del avance de las actividades, así como de las demás que le solicite, en el ámbito de su competencia, y 10.-Las demás que de manera expresa le confiera el Superior Jerárquico. AREA DE REGISTROS. Objetivo Mostrar la secuencia cronológica de actividades a desarrollar en el registro individualizado de los insumos adquiridos por la Jurisdicción Sanitaria No. II, clasificándolos de acuerdo a la partida presupuestal, así como la asignación de clave, basándose en los catálogos de insumos manejados a nivel nacional. Funciones 1.-Asignar claves a los insumos requeridos para la realización de pedidos, y registrar entradas y salidas de insumos a través de Tarjeta Kardex adquiridos por la Jurisdicción Sanitaria No. II Compostela para el mejor control de los insumos. 2.-Actualizar los catálogos de insumos de acuerdo a modificaciones realizadas a nivel nacional para dar de alta a los productos no incluidos en el. 3.-Archivar y enviar documentación soporte de movimientos realizados de manera mensual por los insumos entregados directamente al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de los Servicios de Salud de Nayarit para su afectación en los sistemas contables. 4.-Rendir informes al Jefe de Departamento de Recursos Materiales del avance de las actividades, así como de las demás que le solicite, en el ámbito de su competencia y; 5.-Las demás que de manera expresa le confiera el Superior Jerárquico. MANUAL ESPECIFICO DE ORGANIZACION DE RECURSOS MATERIALES 17

18 IX. GLOSARIO DE TERMINOS Reglamento Interno: Reglas o preceptos para ejecución de una ley. Organismos Públicos: Institución para el servicio publico. Estructura Orgánica: Orden que se da por jerarquía en una corporación. Decreto: Disposición de carácter legislativo. Coordinaciones Municipales: Instancia administrativa de supervisión y apoyo logístico para las unidades de atención medica de cada uno de los municipios; desconcertada de las Jurisdicciones Sanitarias. Estudio de Regionalización Operativa (ERO): Documento que demuestra la población y área geográfica de responsabilidad de cada unidad en primer lugar y segundo nivel de atención. Jurisdicciones Sanitarias: Instancias Administrativas desconcertadas por función y por territorio, con autonomía operativa. Programas Prioritarios: Son aquellos que por su magnitud y trascendencia requieren de su atención preferencial. Programas Sustantivos: Son aquellos que sus acciones van directamente a incidir sobre la salud de la población. SADA: Sistema de Abasto de Descentralizado de Almacén. Seguros Populares: Es un seguro para la atención de la salud de la población que no cuenta con seguridad social. Plantilla Tipo: Determina clave presupuestal y código funcional del puesto. MANUAL ESPECIFICO DE ORGANIZACION DE RECURSOS MATERIALES 18

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