REGLAMENTO INTERNO PARA REFERIDOS AL PROGRAMA DE AYUDA A EMPLEADOS (PAE)

Transcripción

1 UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN AGUADILLA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS REGLAMENTO INTERNO PARA REFERIDOS AL PROGRAMA DE AYUDA A EMPLEADOS (PAE) Revisado: abril 2016 Aprobado mediante la Certificación Núm de la Junta Administrativa de la UPR en Aguadilla

2 TABLA DE CONTENIDO Introducción... 2 I. Base Legal y Política de la UPR en Aguadilla... 3 II. Derechos y Deberes de los Participantes... 6 III. Misión y Objetivos del PAE... 8 IV. Procedimiento de Aplicabilidad... 9 V. Política Anti-discrimen... 9 VI. Meta Del Programa de Ayuda a Empleados... 9 VII. Conceptos Básicos VIII. Estándares de la Administración del Programa IX. Servicios X. Reglamentación Interna para uso de Servicios XI. Vigencia

3 Introducción Vivimos en una sociedad de cambios constantes que inciden de diversas maneras en las condiciones de las personas. Al no lograr un ajuste adecuado a esos cambios, enfrentan situaciones en el diario vivir que se reflejan en las relaciones de familia, la convivencia con el resto de la sociedad y en la productividad laboral. Como resultado, surgen situaciones tales como el rompimiento de relaciones conyugales, la inhabilidad de cumplir con los compromisos económicos, condiciones mentales, uso y abuso del alcohol, adicción a sustancias controladas y otras drogas, ansiedad, depresión, entre otras. A su vez, el ámbito ocupacional se ve afectado significativamente evidenciado por tardanzas, ausentismo, deficiencias en la productividad, deterioro en las relaciones interpersonales, accidentes en y fuera del área de trabajo y otros cambios en los patrones de comportamiento en el área laboral. El Programa de Ayuda al Empleado se ha desarrollado dada la conciencia y preocupación por el bienestar de los empleados de la Universidad de Puerto Rico en Aguadilla, y a tenor con la Ley Núm. 167 de 11 de agosto de 2002, según enmendada la cual establece que la política pública del gobierno, es velar por la salud integral del servidor público. Los servicios a ofrecerse estarán disponibles a todo el personal docente y no docente que desee hacer uso de los mismos y a su vez, son extensivos a sus dependientes directos (hijos y cónyuges). Además, podrán beneficiarse aquellos empleados que lo deseen utilizar como medida preventiva. El Programa de Ayuda al Empleado aspira a ofrecer la asistencia necesaria para el manejo de circunstancias adversas y restaurar la productividad. Esta meta es lograda al brindar la ayuda profesional disponible y sugiriendo alternativas encaminadas a reducir o solucionar dichos problemas. Se exhorta a todos los empleados de la Universidad de Puerto Rico en Aguadilla a participar de los servicios que ofrece dicho Programa. 2

4 I. Base Legal y Política de la UPR en Aguadilla A. BASE LEGAL: Es política pública del gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico velar por la salud integral de los servidores públicos y su familia, aumentar su productividad y el ofrecimiento de servicios de excelencia a la ciudadanía del país. A través de la Ley de Personal de Servicio Público (Ley Núm. 5 del 14 de octubre de 1975) se aspira a mantener un clima de armonía y satisfacción en el trabajo que redunde en un alto grado de motivación entre los empleados y en el incremento en la calidad de los servicios. La Ley Núm. 167 del 11 de agosto de 2002, fue concebida para crear en las Agencias de Gobierno, Gobierno Municipal y en las Empresas Privadas, programas de ayuda al empleado. Corresponde a la Administración de Servicios de Salud Mental y Contra la Adicción (ASSMCA) ofrecer asesoramiento a estos fines. La Ley faculta a ASSMCA a establecer el Reglamento para la implantación de esta Ley (Reglamento 7312 del 6 de marzo de 2007). Es política de la Universidad de Puerto Rico en Aguadilla acatar las leyes y normas establecidas por el estado en pro de la salud y seguridad en los entornos de trabajo. Tanto el Convenio Colectivo de la Hermandad de Empleados Exentos No Docentes de la Universidad de Puerto Rico como el Convenio Colectivo del Sindicato de Trabajadores de la Universidad de Puerto Rico, estipulan cláusulas que promueven la salud y la seguridad de los empleados en sus áreas de trabajo, así se cumple con el compromiso contraído a través de la negociación colectiva. 3

5 B. POLÍTICA DE LA UPR EN AGUADILLA: La Institución reconoce que un empleado saludable física y mentalmente está en mejor posición de colaborar hacia el logro de las metas trazadas y puede rendir trabajo de alta calidad. Con la creación del Programa de Ayuda al Empleado de la Universidad de Puerto Rico en Aguadilla se ofrecerá una alternativa a los empleados para que puedan lidiar con las situaciones del diario vivir que afecten el desempeño laboral o requieran algún tipo de ayuda que no pueda ser provista por los supervisores u otro personal en el Recinto. La Institución reconoce que es necesario prevenir y educar para que se reciba la ayuda adecuada. Esta política institucional establece que: 1. Se garantiza el derecho a la confidencialidad. Los expedientes del PAE no formarán parte de otros documentos relacionados con el empleado que pertenecen a la Institución ni podrán ser vistos por personas fuera del programa sin el consentimiento por escrito del empleado, excepto cuando se requiera por Ley. La confidencialidad se libera de surgir alguna de las siguientes condiciones: Maltrato de menores, Ley Núm. 342 de 16 de agosto de 2002 Amenaza a un Director, Supervisor, Empleado, entre otros, Ley Núm. 408 de 2 de octubre de 2000, Artículos 2.14 al 2.18 Daño a la propiedad según lo dispone el Código Penal de 1974 Artículos 179 y 180 Idea o intento suicida, Ley Núm. 227 de 12 de agosto de

6 Violencia Doméstica, Ley Núm. 54 del 15 de agosto de 1989, enmendada Orden judicial, Ley Núm. 36 de 13 de junio de 1958 El empleado podrá autorizar la divulgación de información confidencial. El consentimiento especificará la información a divulgarse, el propósito y fecha en la cual se autoriza. 2. La petición de ayuda no afectará la seguridad de empleo ni las oportunidades de promoción. 3. La decisión de solicitar ayuda, aceptar el referido y la búsqueda de tratamiento es voluntaria y responsabilidad del empleado. a. Los/as empleados/as pueden acceder al PAE directamente visitando a la Oficina de Recursos Humanos o llamando por teléfono al , extensión También, pueden acceder información a través de la página web del colegio: 4. Una vez referidos al PAE, se requerirá que los empleados cumplan con los estándares de ejecución existentes. 5. Todos/as los/as supervisores/as, el personal docente y no docente, así como los representantes de la Hermandad de Empleados Exentos No Docentes y el Sindicato de Trabajadores tienen la responsabilidad de sugerir el uso del PAE y referir a aquellos empleados afectados en su desempeño. 6. Los expedientes del PAE no se utilizarán para fines de litigios, disputas o medidas disciplinarias que afecten al empleado. 5

7 7. Esta política aplica a todos los empleados de la Universidad de Puerto Rico en Aguadilla. II. Derechos y Deberes de los Participantes A. Derechos: El participante será informado por el profesional de la conducta sobre sus derechos, responsabilidades y la política institucional que gobierna los procedimientos del Programa. El acceso y la utilización de los servicios del Programa es voluntaria. El profesional de la conducta tiene la responsabilidad de ayudar al empleado a analizar su problema e identificar recursos dirigidos a la solución de ellos. Los empleados pueden reunirse con el Coordinador del PAE de la institución en horas laborables y sin cargo a licencia siempre que medie la autorización de su supervisor o fuera del horario de trabajo, en cuya situación se considerará como aportación del empleado a su desarrollo personal y no se compensará como tiempo adicional. Los servicios recibidos en horas laborables fuera de la Institución serán con cargo a licencia por enfermedad o lo que permita la reglamentación vigente. Los empleados tienen el derecho de asistir al PAE por su propia iniciativa bajo las condiciones antes descritas y el profesional de la conducta no podrá divulgar que se realizó ese contacto. Sólo se informará del contacto al supervisor por petición del empleado o cuando sea requerido por ley. 6

8 Cuando el referido al PAE sea de índole administrativo, el profesional del PAE podrá brindar la siguiente información al supervisor: asistencia a la cita, duración de la intervención y si aceptación o rechazo de los servicios. El servicio se ofrecerá sobre las más estrictas normas de confidencialidad. No se podrá divulgar información a terceros; excepto, cuando sea requerido por orden del tribunal o en aquellas situaciones que indica la ley (amenaza suicida, amenaza homicida, maltrato de menores o envejecientes, entre otras). Se establece como norma, el manejo seguro de la información y de los expedientes. El empleado tiene derecho a recibir servicios de alta calidad y ser tratado con respeto por los profesionales del PAE. El empleado tiene derecho a recibir información y a participar en las decisiones relacionadas a su tratamiento. Los participantes de los servicios del PAE no serán discriminados por razón de raza, género, ideas políticas o religiosas, nacionalidad, origen, condición social, edad, impedimentos físicos o mentales, preferencia sexual o por ser víctima de violencia doméstica. B. Deberes: Demostrar compromiso con el proceso de ayuda y tratamientos sugeridos. Asistir a citas y excusarse debidamente al tener que ausentarse. Asistir con puntualidad. 7

9 III. Misión y Objetivos del PAE A. MISIÓN: La misión del Programa de Ayuda al Empleado es proveer un mecanismo que contribuya a prevenir y atender adecuadamente todas aquellas situaciones personales o de índole organizacional que interfieran con el funcionamiento óptimo de la fuerza laboral. También asistir en el proceso de educar y fomentar estilos de vida saludables con el propósito de crear un ambiente laboral que estimule la productividad de los empleados. B. OBJETIVOS: Proveer una herramienta que propicie el manejo adecuado de situaciones que afectan la productividad del empleado. Desarrollar estrategias que sirvan para identificar, prevenir y tratar la gama de situaciones en el ámbito laboral que afectan la productividad de los empleados. Proveer un mecanismo para la evaluación, intervención y referido de los casos que requieran la ayuda de un profesional de la conducta humana, bien sea, por referido de los supervisores o por iniciativa propia. Desarrollar un programa educativo encaminado a promover los servicios y mejorar la calidad de vida de los empleados. Ayudar al empleado cuyo funcionamiento en la Universidad se ha afectado por problemas de índole personal, familiar u ocupacional. Propiciar que el empleado se mantenga en su mejor estado emocional. Ofrecerle una oportunidad de disfrutar del ambiente de trabajo y de los beneficios que el mismo le puede ofrecer. 8

10 Desarrollar actividades educativas de alcance y de orientación al empleado como medida preventiva. IV. Procedimiento de Aplicabilidad Las normas establecidas en este Reglamento Interno aplicarán a todos los empleados de la Universidad de Puerto Rico en Aguadilla que libre y voluntariamente deseen acogerse a los servicios preventivos y de orientación que provee el Programa de Ayuda al Empleado debido a situaciones personales, laborales, problemas de ausentismo y de baja productividad que estén afectando su desempeño o el de otros. V. Política Anti-discrimen El Programa de Ayuda al Empleado de la Universidad de Puerto Rico en Aguadilla no discrimina en la prestación de los servicios por razones de índole político, religioso, raza, color, edad, condición social, sexo, nacionalidad, víctima de violencia doméstica, discapacidad física o mental o preferencia sexual. VI. Meta Del Programa de Ayuda a Empleados Restaurar el rendimiento de los empleados cuyos problemas afecten su desempeño en la Universidad de Puerto Rico en Aguadilla mediante la orientación profesional y presentándole opciones disponibles de acuerdo a nuestra red de proveedores. A su vez, proveer alternativas en la solución total o parcial de los problemas del empleado o sus dependientes directos. El Programa de Ayuda al Empleado de la Universidad de Puerto Rico en Aguadilla promueve un ambiente de trabajo en el que se protege la salud integral del empleado para aumentar su productividad y eficiencia con el fin de lograr ofrecer servicios de excelencia a nuestra comunidad universitaria y ciudadanía. 9

11 VII. Conceptos Básicos El Programa de Ayuda al Empleado asiste a la Universidad de Puerto Rico en Aguadilla para atender asuntos relacionados con la productividad y para ayudar a los empleados en asuntos que afectan sus relaciones interpersonales y, por ende, la labor que rinden como servidores públicos. A. El Programa enfoca la prestación de los siguientes servicios: Asesoramiento individual y/o familia inmediata Consultoría, orientación y asistencia a supervisores Consultoría a la administración universitaria de la UPR en Aguadilla Intervención en crisis Referidos a profesionales de la salud mental B. Estrategias: Identificación del problema en base al desempeño, actitud y relaciones laborales. Proveer a los supervisores y delegados de las distintas uniones las herramientas para utilizar el PAE en beneficio de sus respectivas matrículas. Técnicas para intervenir con el empleado. Establecer redes de servicios primarios y secundarios. Vínculos sostenidos entre los diferentes componentes que propiciará la prestación de servicios. Divulgación de políticas institucionales y velar por su cumplimiento. Avalúo del Programa. 10

12 VIII. Estándares de la Administración del Programa A. Personal del Programa: Empleado del PAE La Autoridad Nominadora designará al personal necesario para cumplir con las metas y objetivos del programa de acuerdos a sus recursos fiscales. Requisitos generales del Coordinador: o El profesional que dirija al PAE debe ser especialista en una de las áreas de conducta humana y/o aquella otra dispuesta por ley. o Su comportamiento se regirá por los estándares éticos de su profesión. o Deberá tener licencia, colegiación o certificación vigente, según aplique. o Deberá participar anualmente en un mínimo de 15 horas de adiestramiento en el Programa de Educación Continua coordinadas por ASSMCA y OCALARH. o Deberá mantener al día sus conocimientos sobre nuevas tendencias en el campo, participando de actividades de capacitación y relacionándose con otros profesionales. o Custodiar los expedientes de los empleados. Funciones del Coordinador del PAE: o Elaborar el plan de trabajo del Programa. o Coordinar actividades dirigidas a promover los servicios del Programa que incluyan: orientaciones a empleados, capacitaciones a supervisores y distribución de material educativo. 11

13 o Realizar entrevistas iniciales para identificar aquellas situaciones personales u organizacionales que afecten a los empleados. o Manejar situaciones de los empleados que no requieren ser referidos a proveedores de servicios privados. o Referir a los proveedores de servicios del plan médico aquellos empelados cuyas situaciones requieran ayuda profesional externa. o Ofrecer seguimiento al progreso en tratamiento de los empleados referidos mediante el contacto con el proveedor de servicios privado. o Ofrecer seguimiento del progreso en el área ocupacional a aquellos empleados referidos por los supervisores. o Informar a los supervisores de la participación y asistencia de los empleados a su cargo que han sido referidos al Programa. o Rendir los informes estadísticos sobre la labor realizada por el Programa. Comité de Apoyo: o La Autoridad Nominadora designará un comité de apoyo con la recomendación del Coordinador del PAE. o Los miembros del comité de apoyo deberán participar de adiestramientos sobre los servicios que ofrece el PAE y el funcionamiento del mismo. o Se recomienda que los representantes de las organizaciones sindicales sean parte del comité de apoyo. 12

14 o El comité de apoyo es responsable de colaborar en la planificación y el desarrollo del plan de trabajo del programa. o El comité de apoyo colaborará en la realización de actividades dirigidas a promover la salud integral de los empleados: Talleres psicoeducativos Orientaciones, paneles y foros Organizar grupos de apoyo de acuerdo a necesidades identificadas Actividades recreativas Actividades de apoyo espiritual Días familiares Clínicas y Ferias de salud Distribución de material educativo Proyectos especiales Otros IX. Servicios A. Promoción del Programa: El PAE ofrece orientaciones a los empleados y capacita a los directores, coordinadores y supervisores para la promoción de los servicios. El Programa tiene la responsabilidad de proveer disponible material promocional y ofrecer actividades educativas de promoción de los servicios. El PAE, en coordinación con la Oficina de Recursos Humanos posee un programa educativo dirigido a promover un ambiente de trabajo saludable que estimule la productividad de los empleados. 13

15 B. Capacitación para los Decanos, Directores, Coordinadores, Supervisores y Representantes de las Organizaciones Sindicales. El PAE coordinará con el área de adiestramiento de la Oficina de Recursos Humanos y los decanos, un programa de capacitación para los directores, coordinadores, supervisores y los representantes de las organizaciones sindicales que incluya, entre otros, los siguientes temas: impacto del Programa en la ejecución de los empleados, proceso de referido al PAE, confidencialidad, rol del supervisor en la prevención y el manejo de problemas de ejecución de los empleados y reintegración del empleado a la fuerza laboral. C. Intervención en crisis: El Coordinador del PAE preparará una guía que especifique el rol del Programa, de los directores, coordinadores y supervisores en situación de crisis. D. Consultoría Organizacional: El Coordinador del PAE será pro-activo ofreciendo consultoría a la gerencia sobre asuntos, prácticas o eventos internos o externos que puedan impactar el bienestar y la productividad de los empleados. El Coordinador del PAE ofrecerá consultoría a la gerencia de la Universidad de Puerto Rico en Aguadilla sobre la implantación y revisión de políticas organizacionales y de procedimientos que impacten los servicios que éste ofrece. 14

16 E. Educación: El Coordinador del PAE desarrollará un plan de trabajo, en el cual incluirá actividades educativas dirigidas a promover la salud integral de los empleados. X. Reglamentación Interna para uso de Servicios A. ELEGIBILIDAD: El PAE está dirigido a todos los empleados de la Universidad de Puerto Rico en Aguadilla. Los servicios serán provistos de forma gratuita. No obstante, algunos proveedores externos podrían requerir el pago del deducible, según la cobertura del plan médico. Principios que guían el ofrecimiento de los servicios: o Los servicios son de carácter voluntario. o Se garantizará la confidencialidad de los participantes y se informará a los solicitantes los límites de la confidencialidad. o Las intervenciones serán cortas. o Los servicios serán provistos por profesionales de la conducta humana. o Los empleados participantes del PAE, cumplirán con las normas de asistencia, ejecución y tareas esenciales del puesto. o Tanto los empleados como los dependientes directos que se vean afectados pueden disfrutar de este beneficio, siempre y cuando haya un vínculo entre la situación que afecta al empleado en su desempeño laboral. Procedimiento para recibir servicios: o Voluntariamente (auto referido) 15

17 Los empleados pueden asistir directamente a la Oficina del PAE ubicada en la Oficina de Recursos Humanos y solicitar una cita por escrito o por teléfono. El empleado debe: o Asistir a las citas cuando se haya referido a los recursos apropiados para brindar la ayuda, evaluación y seguimiento. Referido administrativo: o El supervisor u otro recurso orientará al empleado sobre los beneficios del PAE. Si el empleado está de acuerdo en hacer uso del servicio, se cumplimentará el formulario Hoja de Referido a la Oficina de Recursos Humanos al PAE. Los supervisores garantizarán la confidencialidad del referido y otros aspectos del caso. o El empleado será citado mediante el formulario Hoja de Referido al Proveedor de Servicios. De no asistir, se enviará una segunda citación con copia al supervisor que lo refirió. o El supervisor será informado de la comparecencia a la cita. o El profesional de la conducta humana evaluará la situación con el empleado, se procesarán los documentos necesarios, se escuchará la situación presentada por el empleado y se citará al mismo para discutir sus alternativas. En la segunda cita, de ser necesario, se referirá al empleado a un profesional de la conducta humana externo. El empleado decidirá si acepta o rechaza los servicios del centro externo. En el caso de que el empleado acepte los servicios del centro externo: 16

18 o Se realizará un referido al centro externo que el empleado seleccione. o El centro de ayuda externa evaluará y dará seguimiento al caso. o El centro emitirá informes de seguimiento al PAE de la Universidad de Puerto Rico en Aguadilla y otro informe al momento de cerrar el caso. Si el empleado no acepta los servicios se documenta el ofrecimiento y se hace constar que el empleado declinó los mismos. Los días que el empleado utilice para asistir al centro de ayuda B. MANEJO DE EXPEDIENTES: externo serán descontados de su licencia por enfermedad. Los expedientes se mantendrán en un archivo bajo llave, en un lugar seguro y disponible sólo para el personal autorizado. Se organizará un sistema de archivo asignándole un número a cada caso. Se mantendrá un listado donde se tendrá el nombre de la persona y el número del expediente asignado. La administración y disposición de los expedientes se hará de forma segura y confidencial. La información recopilada no se utilizará para fines de litigio, disputas o medidas disciplinarias que puedan afectar al empleado. 17

19 C. ÉTICA: Los empleados con responsabilidades para ofrecer servicios del PAE deberán cumplir con los cánones de ética de conformidad con sus respectivas profesiones. Por ejemplo, Junta Examinadora de Consejeros Profesionales de Puerto Rico, Junta Examinadora de Psicólogos de Puerto Rico o según corresponda. XI. Vigencia Este Reglamento Interno para el Programa de Ayuda al Empleado comenzará a regir inmediatamente después de su aprobación, según consta en la Certificación Núm