Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales

Transcripción

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2 Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales Productos Ramo S.A. Ponqué Ramo de Antioquia S.A. Ramo de Occidente S.A. Inversiones Molano Camacho & CIA S.C.A. Avicultura Industrial Avinsa S.A. Molinos las Mercedes S.A. BOGOTÁ, 18 DE ABRIL DE 2013 Última actualización: 24 de julio de

3 I. INDICE 1. NOMBRE E IDENTIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS OBJETO DEL MANUAL ÁMBITO DE APLICACIÓN DEFINICIONES BASES DE DATOS: 9 6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DESIGNACIÓN DE DEPENDENCIA O PERSONA ENCARGADA DEL TRÁMITE PARA QUE EL TITULAR DE LOS DATOS EJERZA SUS DERECHOS DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS AVISO DE PRIVACIDAD MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADAS AL TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE QUE RIGE LA PROTECCIÓN DE DATOS SOBRE LA CUAL SE SUSTENTA LA CREACIÓN DE LA BASE DE DATOS FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DEL MANUAL. 23 3

4 II. CONTENIDO 1. NOMBRE E IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESAS: El presente Manual pertenece a todas las empresas que hacen parte del Grupo Empresarial Ramo, las cuales debido a su vinculación económica, comparten las mismas bases de datos y están sometidas a las mismas políticas y procedimientos de protección de datos personales. Las empresas mencionadas son las siguientes: 1. PRODUCTOS RAMO S.A. NIT: Dirección: CARRERA 27A NO , Bogotá. Teléfonos: habeasdata@ramo.com.co Página web: 2. INVERSIONES MOLANO CAMACHO & CIA S.C.A.: NIT: Dirección: CARRERA 27A NO , Bogotá Teléfonos:

5 Página web: 3. AVICULTURA INDUSTRIAL AVINSA S.A. NIT: Dirección: CARRERA 27A NO , Bogotá Teléfonos: Página web: 4. MOLINOS LAS MERCEDES S.A. NIT: Dirección: Calle 17 A No. 32 A-38, Bogotá Teléfonos: habeasdata@ramo.com.co Página web: 5. PONQUE RAMO DE ANTIOQUIA S.A. NIT: Dirección: Carrera 48 No. 145 Sur 101 Caldas, Antioquia 5

6 Teléfonos: (074) Página web: 6. RAMO DE OCCIDENTE S.A. NIT: Dirección: Carrera 35 No Palmira, Valle Teléfonos: (072) Página web: Para efectos de este Manual, en adelante nos referiremos indistintamente a cualquiera de las empresas mencionadas, o a todas ellas, como EL GRUPO RAMO. 2. OBJETO DEL MANUAL: El presente Manual tiene por objeto proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de propiedad del GRUPO RAMO, o cuyo tratamiento ha sido encargado a éste, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 (derecho a la intimidad) y 20 (derecho a la información) de la Constitución Política de Colombia. 6

7 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN: El ámbito de aplicación de este Manual de conformidad con la Ley 1581 de 2012, serán los datos de personas naturales registrados en todas las base de datos de propiedad del GRUPO RAMO, o cuyo tratamiento ha sido encargado a éste. El presente Manual aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. El régimen de protección de datos personales que se establece en el presente Manual no será de aplicación de: a) Las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los Responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la presente ley; b) Las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo; c) Las Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia; d) Las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales; e) Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008; f) Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de

8 4. DEFINICIONES: 4.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 8

9 4.8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. 5. BASES DE DATOS: 5.1. BASES DE DATOS EN LAS QUE GRUPO RAMO ACTUA COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: En el Tratamiento de los datos contenidos en las siguientes Bases de Datos, GRUPO RAMO actúa tanto en calidad de Responsable, toda vez que es quien recauda la información y toma las decisiones sobre el Tratamiento de los datos, como en calidad de Encargado, en la medida en que es quien realiza el Tratamiento de los datos. 9

10 BASE DE DATOS EMPLEADOS: Descripción: Esta base de datos corresponde a la información que se recolecta sobre los devengos y deducciones de los trabajadores del GRUPO RAMO. Es manejada por el Área de Impuestos. Contenido: Los datos que se recopilan en esta base de datos son los siguientes: Nombre, identificación, salario, devengos, deducciones, dirección de residencia. Forma en la que se recopilan los datos: Esta base de datos se alimenta de los reportes que entrega el Área de Nómina del Grupo Ramo. Finalidad: Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de enviar reportes a Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, a la Secretaria de Hacienda Distrital y en general entidades tributarias, en cumplimiento de la normatividad colombiana. Tratamiento: Esta Base de Datos es objeto del siguiente tratamiento: a) Se recolecta la información. b) Se almacena en un archivo electrónico. c) Se actualiza la información. d) Se hace una copia de seguridad. e) Se circula internamente entre las Áreas de Nómina e Impuestos de GRUPO RAMO. 10

11 f) Se usa para enviar reportes a DIAN, a la Secretaria de Hacienda Distrital y en general entidades tributarias. g) Es de uso exclusivo de las empresas del GRUPO RAMO y puede ser suprimida, de acuerdo con lo regulado por la ley al respecto. h) No se usa para ofrecer servicios o productos de terceros. i) No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en este Manual. Vigencia: Esta Base de Datos estará vigente mientras exista la relación laboral entre el empleado y el GRUPO RAMO, y por diez (10) años más contados a partir de la fecha de liquidación del contrato BASE DE DATOS PROVEEDORES: Descripción: Esta base de datos corresponde a la información que se recauda de las personas naturales que ofrecen, prestan servicios o venden productos a GRUPO RAMO. Esta base de datos es manejada por las áreas de Auditoría, Impuestos y Cartera. Contenido: Los datos que se recopilan en esta base de datos son: Nombre, identificación, régimen tributario, valor de compras, formas de pago, dirección, teléfono, , cuenta bancaria, establecimientos de comercio, estado de pedidos. Forma en la que se recopilan los datos: Esta base de datos se alimenta de los reportes que entrega el Área de Compras del GRUPO RAMO. 11

12 Finalidad: Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de llevar un control de los proveedores, facturarles los servicios o productos adquiridos, llevar control de pagos y de niveles de compras, y enviar reportes a DIAN, Secretaria de Hacienda Distrital y en general entidades tributarias, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana. Tratamiento: Esta Base de Datos es objeto del siguiente tratamiento: a) Se recolecta la información. b) Se almacena en un archivo electrónico. c) Se actualiza la información. d) Se hace una copia de seguridad. e) Se circula internamente entre las áreas de Compras, Auditoría, Impuestos y Cartera. f) Se usa para enviar reportes a DIAN, a la Secretaria de Hacienda Distrital y en general entidades tributarias. g) Es de uso exclusivo de las empresas del GRUPO RAMO y puede ser suprimida, de acuerdo con lo regulado por la ley al respecto. h) No se usa para ofrecer servicios o productos de terceros. i) No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en este Manual. Vigencia: Esta Base de Datos estará vigente mientras permanezca vigente la relación comercial con el proveedor, y por 10 años adicionales contados a partir de la fecha de última factura o liquidación de contrato respectivo. 12

13 BASE DE DATOS CONTROL DE ENTRADA Y SALIDAD DE VISITANTES: Descripción: Esta base de datos corresponde a la información que se recauda de los terceros que ingresan a las instalaciones del GRUPO RAMO. Es manejada por el Área Administrativa del GRUPO RAMO. Contenido: Los datos personales que se recopilan en esta base de datos son: Nombre, identificación, área que visita, fecha y hora. Forma en la que se recopilan los datos: Los datos se recopilan de manera verbal al momento de hacer el registro de ingreso de las personas, y se deja una relación de los mismos en Libro de Entradas y Salidas o bitácora que maneja GRUPO RAMO. Finalidad: Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de conocer y controlar quién ingresa y quién sale de la Planta de Producción, y poder salvaguardar la seguridad de las personas que se encuentren dentro de las instalaciones. Tratamiento: Esta Base de Datos es objeto del siguiente tratamiento: a) Se recolecta la información. b) Se almacena en un archivo físico. c) Es de uso exclusivo de las empresas del GRUPO RAMO y puede ser suprimida, de acuerdo con lo regulado por la ley al respecto. d) No se usa para ofrecer servicios o productos de terceros. 13

14 e) No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en este Manual. Vigencia: Esta Base de Datos estará vigente por un término de 1 año contado a partir del último ingreso de la persona a las instalaciones BASE DE DATOS COLABORADORES: Descripción: Esta base de datos corresponde a la información que se recauda de todos los personas con las que GRUPO RAMO tiene contrato o relación laboral. Es manejada por las Áreas de Gestión Humana y Auditoria de GRUPO RAMO. Contenido: Los datos que se recopilan en esta base de datos son: Nombres del trabajador, cónyuge, hijos y padres, identificación, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, sexo, estado civil, número de hijos, cargo, fecha de ingreso, fecha de terminación de contrato, procesos disciplinarios, fotografía y huella digital. Forma en la que se recopilan los datos: Los datos contenidos en esta base de datos se recopilan por medio de entrevistas realizadas durante el proceso de selección, datos contenidos en las hojas de vida y demás documentos soporte que suministran las personas para efectos de formalizar la vinculación laboral. Finalidad: Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de dar cumplimiento a todas las obligaciones que emanan de los contratos 14

15 laborales suscritos con los empleados, tales como pago de nómina, afiliaciones y pagos de seguridad social y prestaciones sociales, entre otras. Tratamiento: Esta Base de Datos es objeto del siguiente tratamiento: a) Se recolecta la información. b) Se almacena en un archivo electrónico. c) Se actualiza la información. d) Se hace una copia de seguridad. e) Se circula internamente entre las áreas de Auditoría y Gestión Humana. f) Es de uso exclusivo de las empresas del GRUPO RAMO y puede ser suprimida, de acuerdo con lo regulado por la ley al respecto. g) No se usa para ofrecer servicios o productos de terceros. h) No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en este Manual. Vigencia: Esta información es mantenida en la base de datos durante la vigencia de la relación laboral y por el tiempo que, de conformidad con el Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 100 de 1993 y la reglamentación del Archivo General de la Nación, se requiera o hasta por 50 años contados a partir de la terminación del contrato laboral BASE DE DATOS DE CLIENTES Descripción: En esta base de datos se maneja la información de los clientes de la Compañía. Internamente, esta base de datos es manejada por el área de Comercial Tecnología. 15

16 Contenido: Los datos que se recopilan por el GRUPO RAMO de los clientes, personas naturales, son los siguientes: Nombre, identificación, régimen tributario, valor de compras, formas de pago, dirección, teléfono, , cuenta bancaria, establecimientos de comercio, estado de pedidos. Forma en la que se recopilan los datos: Los datos de los clientes, personas naturales, para esta base de datos son tomados por el GRUPO RAMO al momento de Al momento de crear los clientes en base de datos y facturar sus compras Finalidad: Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de facturar los productos adquiridos por el cliente, hacerle seguimiento a la relación comercial entre el cliente y las empresas del GRUPO RAMO y atender eficientemente los clientes a nivel nacional. Tratamiento: Esta Base de Datos es objeto del siguiente tratamiento: a) Se recolecta la información. b) Se almacena en un archivo electrónico. c) Se actualiza la información. d) Se hace una copia de seguridad. e) No se usa para ofrecer servicios o productos de terceros. f) No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en este Manual. g) Dicha información es de uso exclusivo de las empresas del GRUPO RAMO y puede ser suprimida, de acuerdo con lo regulado por la ley al respecto. 16

17 Vigencia: Esta información es mantenida en las bases de datos durante la vigencia de la relación comercial con los clientes y por 10 años más, contados a partir de la expedición de la última factura de compra BASE DE DATOS DE CANDIDATOS: Descripción: En esta base de datos se maneja la información de los candidatos a ser contratados por las empresas del GRUPO RAMO, en los procesos de selección de personal. Internamente, esta base de datos es manejada por el área de Selección. Contenido: Los datos que se recopilan por el GRUPO RAMO de los candidatos, son los siguientes: Nombres del candidato, cónyuge, hijos y padres, identificación, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, sexo, estado civil, dirección residencia, teléfono fijo y/o celular, número de hijos, profesión, experiencia, referencias personales y empresariales, estudios, perfil psicológico. Forma en la que se recopilan los datos: La información personal de los candidatos para esta base de datos es tomada por el GRUPO RAMO de las hojas de vida que los candidatos envían directamente a las instalaciones de las empresas pertenecientes al GRUPO RAMO o a través de los medios habilitados por las empresas para la recepción de los documentos, o también son suministrados por empresas especializadas en el manejo de hojas de vida y administración de ofertas laborales, las cuales cuentan con la autorización previa del candidato titular de los datos para el suministro de información, o es tomada en las entrevistas y durante las pruebas sicotécnicas y de confirmación de datos. 17

18 Finalidad: Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de contar con la información sobre personal que eventualmente puede ser vinculado a cualquiera de las empresas del GRUPO RAMO, así como de llevar un registro de quienes han participado en los procesos de selección, y las razones por las cuáles no fueron tenidos en cuenta o fueron rechazados. Así mismo se recopilan para ordenar la realización de estudios médicos y de seguridad a terceros contratos por las empresas del GRUPO RAMO, durante los procesos de selección de personal. Tratamiento: Esta Base de Datos es objeto del siguiente tratamiento: a) Se recolecta la información. b) Se almacena en un archivo electrónico. c) Se actualiza la información. d) Se hace una copia de seguridad. e) No se usa para ofrecer servicios o productos de terceros. f) No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en este Manual. g) Dicha información es de uso exclusivo de las empresas del GRUPO RAMO y puede ser suprimida, de acuerdo con lo regulado por la ley al respecto. h) Los datos de los candidatos son suministrados por las empresas del GRUPO RAMO a los terceros con quienes tiene contratado los análisis y estudios de seguridad para que éstos procedan a realizar los mismos. El titular de los datos es informado previamente de este uso de su información personal y de la empresa o persona que utilizará sus datos para los efectos aquí previstos. Sin la autorización mencionada, no es llevado a cabo este uso. i) Los datos de los candidatos son suministrados por las empresas del GRUPO RAMO a los terceros con quienes tiene contratado los análisis y pruebas médicas para que éstos procedan a realizar los mismos. El titular de los datos 18

19 es informado previamente de este uso de su información personal y de la empresa o persona que utilizará sus datos para los efectos aquí previstos. Sin la autorización mencionada, no es llevado a cabo este uso. Vigencia: Esta información es mantenida en la base de datos durante el proceso de selección y por 10 años más después de terminado el mismo, si el candidato no es contratado. Así mismo cuando la información es recibida, sin que exista de por medio proceso de selección alguno, la información es mantenida en la base de datos por el término de 10 años a partir de la fecha de recepción de hoja de vida BASES DE DATOS EN LAS QUE SE RECOLECTAN DATOS ESPECIALES: BASES DE DATOS SENSIBLES: Para los efectos del manejo de los Datos Sensibles, GRUPO RAMO ha obtenido la correspondiente autorización de los Titulares cuya información reposa en las bases de datos y obtendrá la autorización de manera previa, siempre que se trate de nuevos datos. Para el tratamiento de los datos sensibles GRUPO RAMO ha cumplido con las siguientes obligaciones: -Informó al Titular que por tratarse de Datos Sensibles, no estaba obligado a autorizar su tratamiento. -Informó al Titular cuáles de los datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento. GRUPO RAMO no condiciona ninguna actividad a que el Titular suministre Datos Sensibles. 19

20 BASE DE DATOS COLABORADORES: Esta base de datos se encuentra descrita en el numeral del presente Manual. Como allí se menciona, en ella se recolectan algunos datos de carácter sensible tales como: la fotografía y la huella digital de los trabajadores del GRUPO RAMO BASE DE DATOS DE HISTORIAS CLÍNICAS: Descripción: En esta base de datos se maneja la información sobre el estado de salud de los trabajadores, resultados de exámenes de laboratorio y especialistas ATEP y enfermedades comunes. Internamente, esta base de datos es manejada por el área de Salud Ocupacional. Contenido: Los datos que se recopilan por el GRUPO RAMO para esta base de datos, son los siguientes: Nombre, identificación, cargo, edad, enfermedades, historia clínica, origen de enfermedades, días de incapacidad, calificaciones de invalidez. Forma en la que se recopilan los datos: La información para esta base de datos es tomada por el GRUPO RAMO directamente de los trabajadores, cuando los mismos son atendidos por el médico de las empresas o de los reportes médicos enviados por los médicos tratantes de la ARP y EPS. Finalidad: Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de conocer, atender y acatar recomendaciones médico laborales de los 20

21 trabajadores, sus incapacidades y responder requerimientos de entidades del Sistema General de Seguridad Social. Tratamiento: Esta Base de Datos es objeto del siguiente tratamiento: a) Se recolecta la información. b) Se almacena en un archivo electrónico. c) Se actualiza la información. d) Se hace una copia de seguridad. e) No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en este Manual. f) Dicha información es de uso exclusivo de las empresas del GRUPO RAMO y puede ser suprimida, de acuerdo con lo regulado por la ley al respecto. Vigencia: Esta información es mantenida en la base de datos durante la vigencia de la relación laboral y por el tiempo que, de conformidad con el Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 100 de 1993 y la reglamentación del Archivo General de la Nación, se requiera o hasta por 30 años contados a partir de la terminación del contrato laboral BASES DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: Para los efectos del manejo de los Datos de niños, niñas y adolescentes, el GRUPO RAMO ha obtenido la correspondiente autorización de los Representantes Legales de los mismos y obtendrá la autorización de éstos, siempre que se trate de nuevos datos. Para el tratamiento de los datos de niños, niñas y adolescentes, GRUPO RAMO ha cumplido con los siguientes parámetros y requisitos: 21

22 -El tratamiento responde y respeta el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. -Asegura el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes BASE DE DATOS PROGRAMA ESCUELA RAMO: Descripción: La Base de Datos Escuela Ramo contiene toda la información relativa a los menores de edad que han participado en el programa Escuela Ramo. Contenido: Los datos que se recopilan en esta base de datos son: nombre, edad, sexo, escolaridad, perfil psicológico, estado físico y de salud, situación socioeconómica, perfiles ocupacionales, perfiles psicológicos. Información sobre afectación y amenaza de la integridad física y psicológica de los menores. Forma en la que se recopilan los datos: Los datos que se recopilan por las empresas del GRUPO RAMO para esta base de datos provienen de la información dada por los padres, acudientes del menor o adulto responsable del mismo a través del Formato de inscripción a Escuela Ramo y de las Visitas Domiciliarias o entrevistas personales y familiares. Finalidad: Los datos anteriormente mencionados se recopilan con el fin de hacerle seguimiento a los procesos de desarrollo y formación de los hijos de los colaboradores, que se inscriban en la Escuela Ramo. 22

23 Así mismo, la información es utilizada para realizar reportes a las autoridades competentes en caso de afectación y amenaza de la integridad física y psicológica de los menores que sea de conocimiento en el desarrollo del programa. Tratamiento: Esta Base de Datos es objeto del siguiente tratamiento: a) Se recolecta la información. b) Se almacena en un archivo electrónico y físico. c) Se actualiza la información. d) Se hace una copia de seguridad. e) No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en este Manual. f) Dicha información es de uso exclusivo de las empresas del GRUPO RAMO y puede ser suprimida, de acuerdo con lo regulado por la ley al respecto. g) Puede ser utilizada para dar aviso a las autoridades competentes en materia de menores respecto de situaciones que deban ser de su conocimiento. Vigencia: Esta información es mantenida en la Base de Datos durante la participación del menor en Escuela Ramo y por 10 años más contados a partir del último año de participación del menor en la Escuela Ramo. 6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS: Los Derechos que poseen los Titulares de los Datos son: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, 23

24 fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012; c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y la Constitución Política de Colombia; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 24

25 7. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN: 7.1. Consulta de información: Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, podrán consultar la información personal que repose de ellos en las Bases de Datos aquí descritas. El GRUPO RAMO deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por medio de comunicación escrita o electrónica, dirigida a la persona indicada en el capítulo 6 del presente Manual. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Se podrán consultar de forma gratuita los datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas en este Manual que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el GRUPO RAMO podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. 25

26 7.2. Reclamos: El Titular, de los datos sus causahabientes, sus representantes o apoderados que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la legislación aplicable, podrán presentar un reclamo ante EL GRUPO RAMO, de acuerdo con el siguiente procedimiento: El reclamo se formulará mediante solicitud escrita o electrónica dirigida a la persona mencionada en el capítulo 6 del presente Manual, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga reclamo en trámite y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 26

27 PARÁGRAFO.-REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. 8. DESIGNACIÓN DE DEPENDENCIA O PERSONA ENCARGADA DEL TRÁMITE PARA QUE EL TITULAR DE LOS DATOS EJERZA SUS DERECHOS DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS. La dependencia encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de trabajadores, clientes, proveedores, y demás titulares de los datos personales que maneja EL GRUPO RAMO en sus bases de datos, será SISTEMAS DE GESTION de GRUPO RAMO. La persona encargada será: HECTOR FABIO ECHEVERRI SANZ Sus datos de contacto son: Teléfonos Mail: hechever@ramo.com.co; habeasdata@ramo.com.co Dirección: Kilometro 20 Carretera de Occidente, Mosquera (Cundinamarca) 9. MODELO DE AVISO DE PRIVACIDAD: Esta leyenda se encuentra impresa en todos los formularios o documentos por medio de los cuales se recolecta información de los trabajadores, clientes, proveedores y demás titulares de los datos personales que manejan cada una de las empresas de EL GRUPO RAMO. Cuando se recolectan de manera verbal, esta leyenda es comunicada al Titular de igual forma, y de la autorización se deja constancia a través de medios técnicos dispuestos para el efecto. 27

28 Aviso de Privacidad: Declaro bajo la gravedad de juramento que todos los datos aquí contenidos son exactos y veraces y que la empresa ( NIT ), me ha informado de manera previa y expresa que: i) Los datos personales suministrados por mí serán utilizados por la empresa para las siguientes finalidades: ; ii) mis datos serán objeto del siguiente tratamiento: ; iii) el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de mis datos serán ; iv) tengo derecho a conocer, actualizar, rectificar, revocar, solicitar la supresión, presentar quejas y reclamos y demás derechos contenidos en la ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, respecto de los datos suministrados; v) puedo conocer el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de los Datos de la empresa a través del siguiente link: http: ; vi) los datos de contacto de la empresa son los siguientes: Atn., mail, tel, fax:, y dirección:. Autorización: En los anteriores términos, autorizo expresamente de manera libre, previa, voluntaria y debidamente informada, a la empresa, con NIT., para que realice el Tratamiento de mis datos, de acuerdo con las finalidades y condiciones mencionadas en el aviso de privacidad. Firma Fecha: 10. MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADAS AL TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS: El GRUPO RAMO protege la información mediante mecanismos que conservan su confidencialidad, integridad y disponibilidad, utilizando los siguientes mecanismos: Backup diario, semanal, mensual y anual, mediante respaldo en cinta que son custodiadas en caja fuerte por el departamento de tesorería del Centro Administrativo Ramo. 28

29 11. LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE QUE RIGE LA PROTECCIÓN DE DATOS SOBRE LA CUAL SE SUSTENTA LA CREACIÓN DE LA BASE DE DATOS: Actualmente en Colombia la legislación vigente que rige la protección de datos personales es la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DEL MANUAL: El presente Manual rige a partir del 18 de abril de 2013 y estará vigente mientras se encuentren vigentes las Bases de Datos a las que hace referencia. 29