Poder Judicial Oficina de Control Interno Tel: / Fax:

Transcripción

1 San José, 16 de noviembre de 2009 Licenciada Milena Conejo Aguilar, Coordinadora Comisión de Control Interno Integrante Comisión de Buenas Prácticas Poder Judicial Estimada licenciada: Como es de su conocimiento una de las actividades realizadas por la Oficina de Control Interno, fue el desarrollo del Proyecto: Banco de Buenas Prácticas del Poder Judicial. El equipo de trabajo de Control Interno, el Departamento de Artes Gráficas, el licenciado Hugo Vega Castro del Departamento de Prensa y Comunicación Organizacional, el Despacho de la Presidencia y la Unidad de Protocolo, contribuyeron de manera constante, activa y eficiente para el éxito del mismo, en los talleres realizado y en el acto de premiación. A continuación nos permitimos remitirle el informe de las principales etapas que se dieron en la realización del Concurso denominado: Buenas Practicas en las oficinas del Poder Judicial, responsabilidad de nuestra oficina. 1

2 Desarrollo de las actividade a ctividades del Concurso El Concurso de Buenas Prácticas se inició en el mes de febrero culminando con la celebración del aniversario del Poder Judicial. Las principales etapas desarrolladas durante este proceso fueron las siguientes: I- Divulgación Entre el primero de febrero y el treinta de junio, el Departamento de Prensa y Comunicación Organizacional y el equipo de trabajo de Control Interno, coordinaron la divulgación de la información necesaria con respecto al concurso, cuyo principal fin fue incentivar la participación de las oficinas y despachos judiciales. Además de dar a conocer los lineamientos generales del concurso y los fines del Banco de Buenas Prácticas. II- Convocatoria e Inscripción Del primero de abril al treinta de junio, se dio asesoría de forma telefónica, personalizada y vía correo electrónico a los funcionarios(as) de la institución sobre las actividades y procesos de sus despachos u oficinas para que pudieran participar. III II- Selección y Validación de propuestas Entre el primero de mayo y hasta el treinta y uno de julio, el equipo de trabajo de Control Interno, realizó diferentes de visitas a los despachos y oficinas judiciales de todo el país, con el fin de valorar las Buenas Prácticas inscritas. Además de lo anterior, se realizaron actas de visitas de cada una de las buenas prácticas validadas, esto con el propósito de coadyuvar a los integrantes del jurado sobre el cumplimiento de los requisitos establecidos, la funcionalidad y los resultados observados de cada una de las buenas prácticas evaluadas. 2

3 IV- Talleres de Análisis de las Propuestas Seleccionadas. Como parte de las actividades propias del concurso se realizaron tres talleres de trabajo, en el que se presentaron cincuenta y una Buenas Practicas, a continuación se detalla el desglose de las mismas: Ámbitos Auxiliar de Justicia Defensa Pública Cantidad presentadas Defensa Pública Defensa Pública Ministerio Público 2 O.I.J. 7 Jurisdiccional Juzgado 17 Salas 3 Tribunales 2 Total 51 Excluidas por no cumplir con el requisito (3) En donde cada uno de los participantes tuvo la oportunidad de presentar su ponencia ante los cinco integrantes del jurado, los cuales seleccionaron las mejores veinticuatro Buenas Prácticas, de este año, clasificadas en Primer, Segundo lugar, Menciones Honoríficas y Reconocimientos por ámbito. También se hicieron presentes a dichos talleres integrantes de la Comisión de Buenas Prácticas, integrantes del Consejo Superior, invitados especiales y el equipo de trabajo de la Unidad de Control Interno. 3

4 V- Selección de la propuestas ganadoras. En la semana del veintiuno al veinticinco de setiembre los integrantes del Jurado procedieron al análisis y deliberación de cada una de las buenas prácticas, para esto tuvieron el acompañamiento de los funcionarios de Control Interno, a fin de aclarar dudas que se presentaran. El Jurado seleccionó las Buenas Prácticas ganadoras del primer y segundo lugar por ámbito que estimaron pertinente, además seleccionaron las oficinas o despachos distinguidos con Menciones Honoríficas y Reconocimientos VI- Premiación. La premiación se realizó el 15 de octubre de 2009, en el marco de la celebración del 183 Aniversario del Poder Judicial. Se efectuó la premiación de los primeros, segundo lugares por cada ámbito, así como la entrega de menciones honoríficas y reconocimientos de las mejores buenas prácticas inscritas. Al primer lugar de cada ámbito se les obsequió un premio por un valor de un millón de colones, consistente en activos para la oficina, según las necesidades manifestadas por los representantes de cada despacho ganador, tres lapiceros marca cross, grabado con el nombre Buenas Práctica-PJ, así como también un pin para cada uno de los ganadores con el logo de Buenas Prácticas y un certificado o diploma acreditativo. A la oficina ganadora se le otorgó la categoría de Oficina Modelo en la utilización de la Buena Práctica que implementó. Seguidamente se presenta el detalle de los premios otorgados por el Jurado: 4

5 Oficina Nombre de la Buena Práctica 1 Lugar Ámbito Administrativo Registro Judicial y Departamento de Tecnología de Información Menciones Honoríficas Departamento de Financiero Contable Administración Regional de Ciudad Judicial Reconocimientos Escuela Judicial Consejo Administración Puntarenas Servicio Médico para Empleados Segundo Circuito Departamento de Tecnología de la Información, Presidencia de la Corte.- Rediseño y automatización de la Administración y Control Electrónico de Juzgamientos. Sistema FINANGEST (Gestiones de Financiero Contable) Implementación de Sistema para tramitar reportes de mantenimiento y capacitación a obreros especializados "Una hora de música" Modelo de gestión Administrativa "Tomas de muestras de laboratorio". Sistema de sorteo de Magistrados Suplentes. 1 Lugar Ámbito Auxiliar de Justicia Recepción de Denuncias del Organismo de Investigación Judicial Identificación automática del Adulto Mayor. 2 Lugar Ámbito Auxiliar de Justicia Dirección General Defensa Pública Atención a las personas privadas de libertad, mediante el sistema de videoconferencia. 5

6 Menciones Honoríficas Sub-Delegación del O.I.J. Turrialba Sembrando por el futuro de la Naturaleza Reconocimientos Jefatura Departamental de Investigaciones Criminales del O.I.J Fiscalia Adjunta, Tribunal de Juicio y Juzgado Penal, todos de San Ramón Sección Delitos Económicos y Financieros O.I.J. Sección de Robo de Vehículos O.I.J. Campaña Promoción de Valores. Procedimiento de optimización del legajo de investigación. Implementación de guía de inducción. Implementación de capacitación especializada. 1 Lugar Ámbito Jurisdiccional Juzgado Penal Juvenil de Cartago "Red de apoyo institucional en el servicio a la comunidad". 2 Lugar Ámbito Jurisdiccional Juzgado Pensiones de Heredia Reducción de papel por medio del Sistema DESPANET. Menciones Honoríficas Juzgado Contencioso Administrativo y Civil Hacienda Sala Constitucional, Centro Jurisprudencial Constitucional Juzgado Penal Segundo Circuito Judicial. Tramitación y resolución de los procesos en forma especializada. Acceso a la información para personas con discapacidad. Confección y uso de sello en sustitución de minutas. 6

7 RECONOCIMIENTO Juzgado Civil Menor Cuantía Puntarenas Juzg. Pensiones Alimentarias del Segundo Circuito S.J. Juzgado Penal de Heredia Juzgado 5 Civil Mayor Cuantía Atención especial al usuario interno y externo. Implementación de manual inductivo. Optimización de debates señalados. Capacitación especializada. Oficina de Admisibilidad de Recursos de Amparo y Hábeas Corpus, Sala Constitucional Implementación de manual inductivo para letrados. Premios solicitados por cada oficina ganadora: Oficina Premio 1 Lugar Ámbito Administrativo Registro Judicial y Departamento 1. Video beam. de Tecnología de Información 2. Computador portátil Monto máximo del premio 1,000, Lugar Ámbito Auxiliar de Justicia Recepción de Denuncias del 1. Pantalla plana de 42 para atención Organismo de Investigación a usuario. Judicial Monto máximo del premio 1,000, Lugar Ámbito Auxiliar de Justicia Dirección General Defensa Mesas, sillas confortables similares a la de Pública las salas del tercer piso. 7

8 Monto máximo del premio 500, Lugar Ámbito Jurisdiccional Juzgado Penal Juvenil de 1.- Elaboración de un panfleto informativo Cartago del Instituto de la Suspensión de Proceso a Prueba. 2.- Compra de material didáctico para acondicionar la Sala Multiuso. 3.- Televisor y DVD para uso de la Sala Multiuso. 4.- Adquirir los siguientes enseres, -algunos de ellos en diferentes tallas. 2 Lugar Ámbito Jurisdiccional Monto máximo del premio 1,000, Juzgado Pensiones de Heredia Estantería, pintura para la oficina. Monto máximo del premio 500, Cabe mencionar que los premios solicitados por cada una de las oficinas ya se encuentran en trámite de acuerdo con los primeros lugares que eran los que se encontraban dentro de la planificación de este año, para el próximo año se podrá cumplir con los premios de los segundos lugares. Otras actividades Posterior al proceso de premiación de las mejores Buenas Prácticas, la Unidad de Control Interno en conjunto con el Departamento de Prensa y Comunicación Organizacional, divulgó la premiación de todas la buenas prácticas ganadoras, así 8

9 como también la elaboración de un plan de divulgación de las buenas prácticas que se encuentran en este momento en la pagina Web. Se actualizó la página Web de Buenas Prácticas, vinculada a la Pagina Web del Poder Judicial (interna y externa), Control Interno. De acuerdo con la gran disposición que se observó en los servidores (as) judiciales al proponer las excelentes Buenas Prácticas que se ejecutan en cada uno de los diferentes ámbitos (Administrativo, Auxiliar de Justicia, Jurisdiccional), para mejorar la atención a los usuarios y usuarias de los diversos servicios que se ofrecen en el Poder Judicial. Conclusiones El concurso de Buenas Prácticas ha permitido mantener el estímulo para una mejora sostenible de las oficinas y despachos judiciales, en procura de un mejor servicio público dirigido a los usuarios y usuarias del Poder Judicial, bajo la idea de una administración de justicia de calidad y de esta forma seguir mejorando la imagen de este poder de la República. Recomendaciones 1. Se estima que estas buenas prácticas tendrían mayor trascendencia si se logra agruparlas, unificarlas y adaptarlas a diferentes despachos u oficinas, para que se implementen a nivel general, en beneficio de las y los usuarios(as); así como de la imagen institucional 9

10 2. Que en las diferentes oficinas administrativas y despachos judiciales, se llevan a cabo buenas prácticas similares y otras que se relacionan entre sí, para lograr una estandarización en cuanto a procesos. 3. Que en cada oficina administrativa o despacho judicial se pueda realizar una buena práctica, dirigida a: establecer, mantener y perfeccionar sistemas tendientes a obtener resultados positivos en el equilibrio de estas Buenas Prácticas institucionales. 4. No uniformar estas Buenas Prácticas, impediría el logro de resultados positivos en los objetivos institucionales y de una rendición de cuentas transparente compatible con los compromisos constitucionales transferidos al Poder Judicial. 5. Que la normativa de control interno establece como una obligación de la administración activa el mejoramiento continuo y la procura de eficiencia y eficacia de las operaciones, así como el compromiso institucional con la calidad. 6. Que el Consejo Superior estudie la posibilidad de que un profesional competente o un grupo de ellos, analice y valore las diferentes propuestas del concurso: Buenas Prácticas desarrolladas por los diferentes despachos u oficinas del Poder Judicial, con el fin de establecer aquellas compatibles entre si y eventualmente unificarlas, para que una vez analizadas y avaladas, se remitan al Consejo Superior, para que sus integrantes, si así lo estiman, emitan una directriz que induzca a ejecutar las Buenas Prácticas de interés institucional en cada una de las oficinas y despachos judiciales, y con esto fortalecer el Sistemas de Control Interno y mejorar la gestión, permitiendo lograr los objetivos institucionales en beneficio de la sociedad costarricense. 7. Concientizar a las jefaturas sobre la importancia de utilizar las Buenas Prácticas que se encuentran en el banco. 8. Coordinar con las diferentes comisiones para valorar la idoneidad de la aplicación en otros despachos y programas institucionales. 10

11 9. Que por medio del correo electrónico activo se promuevan la existencia de un banco de Buenas Prácticas y su permanencia como un programa de la institución. Sin otro particular se suscribe; MBA Indira Alfaro Castillo Proyecto Banco de Buenas Prácticas Unidad de Control Interno 11