DISPOSICICIONES GENERALES

Transcripción

1 PROYECTO DE REGLAMENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN, VALIDACIÓN Y REGISTRO DE BUENAS PRÁCTICAS EN EL BANCO DE BUENAS PRÁCTICAS DE GESTION JUDICIAL Y ADMINISTRATIVA DE LA CORTE SUPERIOR DE JUSTICIA DE LA LIBERTAD ARTÍCULO 1. NATURALEZA DISPOSICICIONES GENERALES El Banco de Buenas Prácticas de gestión judicial y administrativa de la Corte Superior de Justicia de La Libertad, es una herramienta de gestión institucional que tiene por objeto el registro, difusión y réplica de las buenas prácticas ejecutadas en los Despachos Judiciales y/o Administrativos, que contribuyan a mejorar significativamente una tarea o solucionar una situación insatisfactoria en el ámbito del servicio de justicia. ARTÍCULO 2. FINALIDAD Establecer los procedimientos para la Identificación, Validación y Registro de buenas prácticas en el Banco de Buenas Prácticas de gestión judicial y administrativa de la Corte Superior de Justicia de La Libertad, proponiendo diversos mecanismos que permitan mejorar el servicio de administración de justicia. ARTÍCULO 3. AUTORIDAD RESPONSABLE La Comisión responsable de la identificación, validación y registro de buenas prácticas en el Banco de Buenas Prácticas de gestión judicial y administrativa de la Corte Superior de Justicia de La Libertad está conformada por el Presidente de la Corte Superior de Justicia, quien la preside, e integrada por el Jefe de la Oficina Desconcentrada de Control de la Magistratura, un representante de los Equipos Técnicos Distritales en materia Penal y Laboral, el Juez Superior Coordinador de las Salas Civiles y el Gerente de Administración Distrital, designados por el Consejo Ejecutivo Distrital. (En adelante la Comisión) ARTÍCULO 4. DEFINICIÓN DE BUENA PRÁCTICA Se entiende como buena práctica cualquier experiencia o actividad, creativa e innovadora, llevada a cabo por una dependencia, que contribuya a mejorar significativamente alguna situación insatisfactoria en el ámbito del servicio de Justicia, logrando eficiencia en la gestión, en aras de brindar un mejor servicio a la ciudadanía. También se identifica a la buena práctica como la experiencia de métodos de mejora de la gestión, en procura de mayor eficiencia de las áreas, optimización de procedimientos internos y racionalización de recursos. Esta experiencia

2 necesariamente debe estar orientada a mejorar una tarea o solucionar una dificultar de gestión relevante, con potencial de réplica en otros organismos. ARTÍCULO 5. OBJETIVOS 5.1. GENERALES: Posicionar el concepto de buena práctica en gestión pública como una herramienta eficaz de reforma del Estado. Estimular el dinamismo y la eficiencia de las labores judiciales y administrativas, así como la gestión con resultados concretos y verificables que beneficien a los ciudadanos Identificar, documentar, certificar y premiar experiencias exitosas en gestión puestas en marcha en la Corte Superior de Justicia de La Libertad Difundir, apoyar y promover la adopción y réplica de buenas prácticas en gestión judicial y administrativa en otros órganos jurisdiccionales y áreas administrativas de la Corte y del Poder Judicial Reconocer y promover a los servidores públicos como gestores que lideren cambios al interior de sus despachos Generar en la ciudadanía una creciente demanda por altos estándares de calidad en el servicio y buenas prácticas en las instituciones públicas ESPECÍFICOS En relación a los valores institucionales Fomentar la cultura institucional de los miembros de la Corte Superior de Justicia para la efectiva funcionalidad de las relaciones laborales y personales entre magistrados, personal jurisdiccional y personal administrativo. Fortalecer los valores de eficiencia, fiscalización, simplificación de trámites, sistemas de gestión interna, eficiencia en las adquisiciones y contrataciones, gestión ambiental efectiva, incidencia pública, inclusión social, transparencia y acceso a la información y servicio de atención al ciudadano. Incorporar la cultura de gestión por resultados en los despachos en lugar del trámite burocrático. En relación a los funcionarios y servidores públicos Fomentar el trabajo en equipo, la participación entre los colaboradores sobre aspectos de calidad de servicio y eficiencia en su laboral actual y futura Mejorar la motivación e identificación con la institución en la práctica de valores institucionales, así como promover una cultura de calidad y servicio en el personal jurisdiccional y administrativo frente a los nuevos retos que se plantean en el Poder Judicial

3 Mejorar la competitividad de todos los Magistrados para el desarrollo de un servicio de calidad al usuario. Consolidar y masificar el uso de buenas prácticas en las reformas procesales incorporando los valores de los nuevos sistemas procesales En relación al usuario Identificar las necesidades y expectativas de los usuarios hacia lo servicios que requieren del Poder Judicial Mejorar la comunicación efectiva entre trabajador y usuario Valorar la importancia de la medición del servicio brindado Orientar la organización y el servicio hacia el usuario interno y externo ARTÍCULO 6. ALCANCE El Reglamento para la Identificación, Validación y Registro de buenas prácticas en el Banco de Buena Prácticas de gestión judicial y administrativa de la Corte Superior de Justicia es aplicable para todas las dependencias judiciales y administrativas de la Corte Superior de Justicia de La Libertad y entrará en vigencia al dia siguiente de su aprobación por el Consejo Ejecutivo Distrital. ARTÍCULO 7. BASE LEGAL 7.1. Resolución Administrativa N CE-PJ que aprueba el Plan de Desarrollo Institucional del Poder Judicial (PDI), actualizado mediante Resolución Administrativa Nº CE-PJ, de fecha 06 de julio de Resolución Administrativa N P-PJ que aprueba el Manual para la Formulación de Documentos Normativos de Gestión del Poder Judicial 7.3. Resolución Administrativa N CED-CSJLL-PJ que aprueba la creación del Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial y Administrativa de la Corte Superior de Justicia de La Libertad Manual para mejorar la atención a la ciudadanía en las entidades de la administración pública elaborado por la secretaria de gestión publica de la Presidencia del Consejo de Ministros. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS ARTÍCULO 8. IDENTIFICACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS Las buenas prácticas en la gestión judicial y administrativa en las dependencias jurisdiccionales y administrativas de la Corte pueden ser identificadas y puestas a conocimiento a la Comisión a través de diversas modalidades:

4 a) A través del Juez Coordinador Los Jueces Coordinadores, en el ámbito de su competencia, remitirán a la Comisión de manera permanente las buenas prácticas que implementen los jueces y el personal auxiliar en sus respectivas áreas, según Formato de identificación de buenas prácticas b) A través de los Equipos Técnicos Distritales Los Equipos Técnicos Distritales en materia Penal y Laboral, en el ámbito de su competencia, informarán a la Comisión todas las buenas prácticas que vienen implementando en el contexto de las reformas procesales. c) A través de los Administradores de Modulo y/o otros funcionarios Los Administradores de Módulo y/o otros funcionarios remitirán a la Comisión las buenas prácticas que hayan implementado en aras de brindar un servicio más eficiente de la gestión administrativa de los procesos, cuyo aporte supere el mero cumplimiento de sus funciones. d) Convocatoria a Concurso de Buenas Prácticas La incorporación de buenas prácticas se hará también por convocatoria a concursos. Con la finalidad de involucrar e incentivar a los Magistrados y servidores judiciales como líderes de la gestión de sus despachos, la Comisión promoverá anualmente dos (02) Concursos de Buenas Prácticas en todas las Dependencias de la Corte Superior de Justicia de La Libertad. Sin perjuicio de las Bases del Concurso que, en su oportunidad, se elaboren, se tendrá en cuenta lo siguiente: - Se premiará con un Reconocimiento institucional y un estímulo económico a los ganadores del Concurso de Buenas Prácticas. - La Comisión incorporará las buenas prácticas presentadas por los ganadores y de quienes considere cumplan con los criterios de validación establecidos en el presente Reglamento, al Banco de Buenas Prácticas de gestión judicial y administrativa de la Corte Superior de Justicia de La Libertad. - La Comisión acordará la réplica de la buenas prácticas ganadoras en las demás dependencias de la Corte a través de resolución ejecutiva del Consejo Ejecutivo Distrital. - La Comisión comunicará al Consejo Ejecutivo del Poder Judicial las buenas prácticas ganadoras a efectos que se tengan en cuenta para actividades similares a nivel nacional e internacional.

5 - La Comisión designará un Jurado Calificador, el cual deberá tener participación de la sociedad civil organizada. El Jurado tendrá en cuenta los criterios de validación señalados en el artículo 9 del presente reglamento. La Comisión resolverá toda incidencia que se presente en el concurso. Artículo 9. PRESENTACIÓN DE LAS BUENAS PRÁCTICAS Las prácticas remitidas o seleccionadas en la forma que se indica en el artículo precedente deberán presentarse en un formato con la siguiente información: a. Nombre de la buena práctica b. Nombre de la dependencia o despacho judicial c. Nombres de los servidores y/o jueces que ejecutan o diseñaron la buena práctica d. Proceso que se quiere mejorar o problema que se pretende solucionar e. Explicación detallada de la buena práctica propuesta f. Mecanismos o indicadores de medición de resultados y éxito de la practica g. Precisión del área temática a la que pertenece la práctica h. Fecha desde la cual se viene ejecutando la práctica, sin perjuicio que sea nueva. ARTÍCULO 10. VALIDACIÓN DE LAS BUENAS PRÁCTICAS Criterios de validación La Comisión al momento de evaluar las buenas prácticas remitidas o seleccionadas, para su posterior registro en el Banco de Buenas Prácticas de gestión judicial y administrativa de la Corte Superior de Justicia de La Libertad tendrá en cuenta los siguientes criterios: - Relevancia del problema de gestión a mejorar. La práctica presentada o seleccionada debe estar orientada a mejorar una tarea o solucionar una dificultar de gestión relevante en la praxis judicial. Tiene que describir los problemas centrales y secundarios que hicieron necesaria la implementación de la práctica, los problemas para la implementación de la misma, así como las soluciones a cada uno de estos problemas. - Innovación y creatividad. La práctica debe ser innovadora y original, es decir, debe mostrar creatividad en el diseño, implementación y monitoreo de la experiencia postulada. La práctica debe considerar actividades o acciones que vayan más allá del cumplimiento de una obligación legal o labores propias del cargo; no serán consideradas las prácticas que sean directrices o programas institucionales de aplicación obligatoria para un despacho en concreto.

6 - Resultados obtenidos. Serán evaluados en base a los indicadores de medición del éxito de la práctica propuesta en relación al problema o dificultad a superar. - Capacidad de réplica. La práctica debe demostrar ser potencialmente replicable en otras dependencias de la Corte y el Poder Judicial. - Satisfacción del usuario final. La práctica debe está orientada a mejorar el servicio que se brinda a los usuarios del sistema de justicia. Se debe describir las consecuencias positivas que los resultados tuvieron para el usuario. - Eficiencia. La práctica debe mostrar eficiencia en el uso de los recursos. Se tomará en cuenta la cantidad y calidad de los recursos utilizados, el presupuesto, así como las facilidades con que cuenta cada área y/o dependencia. En todo caso, la implementación de estas prácticas no debe representar un aumento significativo del presupuesto institucional - Compromiso del Equipo trabajo en la buena práctica. En las practicas que impliquen la participación de varias personas se evaluará el nivel de participación y colaboración de cada uno de los participantes Verificación in situ. La Comisión, si así lo cree conveniente, hará las verificaciones in situ de la implementación de la práctica en el despacho u oficina que corresponda, pudiendo solicitar cualquier aclaración o información adicional. ARTÍCULO 11. ÁREAS TEMÁTICAS Las dependencias de la Corte Superior de Justicia de La Libertad pueden presentar como prácticas para que sean consideradas en el Banco de Buenas Prácticas de gestión judicial y administrativa de la Corte Superior de Justicia de La Libertad, las experiencias en las siguientes áreas temáticas: Mejoras en la Gestión administrativa Mejoras en la Gestión del Despacho judicial - Modelo tradicional (procedimientos internos, disminución de actos procesales, etc.) - Modelo oral (gestión de audiencias, despacho corporativo, procedimientos, etc.) Mejoras en la atención al usuario Mayor aprovechamiento de la tecnología disponible Mejoras en la gestión del despacho contralor ARTÍCULO 12. REGISTRO DE LAS BUENAS PRÁCTICAS

7 Las prácticas que hayan superado el test de validación realizado por la Comisión serán registradas en el Banco de Buenas Prácticas de gestión judicial y administrativa de la Corte Superior de Justicia de La Libertad. Las buenas prácticas seleccionadas serán archivadas y documentadas por la Secretaría Ejecutiva de la Comisión en un archivo creado para tal efecto. La versión digital de la buena práctica en será registrado en la Página Web de la Corte Superior de Justicia de La Libertad, en el link denominado Banco de Buenas Prácticas de gestión judicial y administrativa de la Corte Superior de Justicia de La Libertad. La actualización del Registro virtual estará a cargo de la Oficina de Imagen Institucional de la Corte Superior de Justicia de La Libertad, previa y estricta coordinación con la Comisión. ARTÍCULO 13. DIFUSIÓN DE LAS BUENAS PRÁCTICAS Las buenas prácticas que se registren en el Banco de Buenas Prácticas de gestión judicial y administrativa de la Corte Superior de Justicia de La Libertad serán comunicadas a todas las dependencias de la Corte Superior de Justicia a través del correo electrónico, diario oficial, circulares, etc. También están disponibles en la página web de la Corte Superior de Justicia de La Libertad. ARTÍCULO 14. RÉPLICA DE LAS BUENAS PRÁCTICAS Replica voluntaria. Todas las dependencias judiciales o administrativas de la Corte Superior de Justicia podrán replicar las buenas practicas que han sido seleccionadas y registradas en el Banco de Buenas Prácticas de gestión judicial y administrativa de la Corte Superior de Justicia de La Libertad con el propósito de mejorar la gestión de sus respectivos despachos, en aras de brindar un servicio eficiente a la ciudadanía Replica institucionalizada. La Comisión acordará por Resolución del Consejo Ejecutivo Distrital que determinada práctica, por su trascendencia y logros presentados, sea implementada de manera obligatoria por todas las dependencias judiciales y administrativas que correspondan. ARTÍCULO 15. DISTINCIÓN DE LAS MEJORES PRÁCTICAS La Comisión a través de resolución del Consejo Ejecutivo Distrital anualmente extenderá un reconocimiento a todos los jueces y auxiliares judiciales y administrativos que hayan presentado alguna buena práctica y esta haya sido incorporada al Banco de Buenas Prácticas de gestión judicial y administrativa de la Corte Superior de Justicia de La Libertad.

8 DISPOSICIONES FINALES PRIMERA: La Comisión mediante comunicación escrita requerirá a los Jueces coordinadores, Equipos Técnicos Distritales, Administradores de Módulo, Jefes de Unidad la presentación de las buenas practicas que la fecha vienen implementando en sus respectivos ámbitos de competencia. SEGUNDA: La Comisión, una vez aprobado el presente Reglamento, dispondrá la Primera Convocatoria a Concurso de Buenas Prácticas, designando el Jurado Calificador correspondiente