Técnica para diagramar procesos

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1 Técnica para diagramar procesos Página 1 de 15 T13-01/2016 Todos los derechos reservados.

2 Índice 1. Introducción 3 2. Objetivo 3 3. Temas 3 4. Resultados Ejemplo Consideraciones Recomendaciones Beneficios Formato Bibliografía 14 Página 2 de 15 T13-01/2016 Todos los derechos reservados.

3 Técnica para diagramar procesos Síntesis de la Notación BPMN - Nivel descriptivo 1. Introducción La notación BPMN está compuesta por una serie de símbolos que suelen ocuparse en las diferentes propuestas de diagramado de procesos, con la diferencia que a estos símbolos se les han definido significados concretos, tanto en forma individual como en su relación entre ellos. Esto permite que los procesos de negocio se documenten de manera estandarizada y agiliza su comunicación ya que con pocos símbolos se pueden expresar gran cantidad de ideas relacionadas con los procesos de negocio. 2. Objetivo Esta síntesis tiene la intención de presentar los elementos básicos de la notación BPMN para poder diagramar un proceso de negocio a nivel descriptivo, siguiendo los lineamientos generales que establece la notación. 3. Temas 3.1. Elementos básicos Los cuatro elementos básicos que se emplean en la notación son: Actividades Eventos Flujo de secuencia Compuertas La notación BPMN tiene alrededor de 100 símbolos distintos, muchos de ellos son variantes de los 4 que vamos a explicar a continuación. No es necesario aprenderse todos para modelar un diagrama, solo es necesario entender los elementos básicos y conforme se necesite utilizar sus variantes. Página 3 de 15 T13-01/2016 Todos los derechos reservados.

4 Eventos, actividades y flujos de secuencia Los rectángulos con esquinas redondeadas representan las actividades del proceso, estás representan una unidad de trabajo que se realiza en la organización, consume recursos y tiene duración. Consejo: Nombra las actividades con un verbo en infinitivo seguido de un sustantivo que típicamente es un objeto del negocio. Es posible usar verbos compuestos o adjetivos para los sustantivos, pero se recomienda no utilizar más de 5 palabras y omitir el uso de artículos. Los círculos que se muestran al inicio y al final del proceso son eventos, estos representan cosas que ocurren en el proceso de manera instantánea. En el diagrama anterior se muestra un evento inicial representado por un círculo con una línea delgada y al final un evento final representado por un círculo con una línea gruesa. Consejo: Etiqueta los eventos iguales de la misma manera ya que eventos finales de un proceso son eventos iniciales para otro. Las flechas que unen a los eventos y a las actividades indican el orden en el que se presentan los elementos, es el flujo de secuencia del proceso. Consejo: Traza siempre los flujos de secuencia de izquierda a derecha y de arriba abajo, esto mejorará la organización visual del diagrama facilitando su lectura. Compuerta Página 4 de 15 T13-01/2016 Todos los derechos reservados.

5 En este diagrama se representa con un rombo una separación en flujo del proceso que evalúa la actividad anterior, en este caso está evaluando si al checar stock se tiene existencia del producto solicitado. Este rombo se denomina compuerta, la notación la utiliza para indicar separaciones y uniones en el camino. Consejo: Las compuertas no son puntos de decisión, son un mecanismo de BPMN para evaluar información del proceso. Un concepto útil sugerido por la notación BPMN es el Token que sirve para seguir la secuencia lógica del proceso y es útil para encontrar errores en él. El Token se ha de entender como una canica que recorre el flujo de secuencia desde el inicio hasta uno de sus fines, éste representa una instancia del proceso, es decir un caso que se procesa y simultáneamente un proceso puede tener muchos Tokens activos, ya que procesa varios casos simultáneamente. Consejo: Utiliza el Token para realizar revisiones a tus diagramas y asegurarte que todos lleguen a un evento final y no queden atrapados dentro del proceso Uniones y separaciones El nivel descriptivo de la notación se utiliza la compuerta exclusiva y la paralela para realizar uniones y separaciones en flujo. a) Compuerta exclusiva: representada por el rombo con una X en su interior o con su interior vacío. Consejo: Elige solo una de estas opciones para modelar los procesos en tu organización. Compuerta exclusiva En la figura anterior se presenta un segmento de un proceso, al termina la actividad Registrar Pedido el proceso evaluará la información relacionada con la actividad y Página 5 de 15 T13-01/2016 Todos los derechos reservados.

6 elegirá el camino adecuado. En este caso se tienen tres opciones y solo una de ellas se puede tomar. Consejo: Anota en cada una de las opciones la condición que se requiere para elegir ese camino. La siguiente actividad es Elaborar factura, ésta es común para las tres alternativas anteriores por tal motivo se coloca una compuerta exclusiva que une los tres flujos. Al llegar la instancia a esta segunda compuerta pasará de inmediato a Elaborar factura. b) Compuerta paralela: El gráfico de esta compuerta es un rombo con un signo más en su interior. Esta compuerta representa una separación paralela de los flujos que salen de ella, en este caso no es necesario anotar una etiqueta a los flujos ya que todos ellos se activarán. En el diagrama después de escribir el libro se separa el flujo en tres caminos que activan tres tareas, Diseñar portada, Programar difusión y Diseñar gráficos. La segunda compuerta unirá esos tres flujos y en este caso esperará a que las tres actividades terminen para poder iniciar la tarea Imprimir libro Elementos de información Compuerta paralela Página 6 de 15 T13-01/2016 Todos los derechos reservados.

7 Objeto de datos, Almacenamiento de datos y Anotaciones a) Objeto de datos: Este elemento muestra los datos que requiere una actividad para ejecutarse o los datos que genera una vez concluida. Su representación gráfica es un documento con la esquina superior derecha doblada, y se une a las actividades por medio de una línea punteada, denominada en BPMN asociación, a la cual se le puede agregar una flecha en alguno de los extremos para indicar si es un dato que requiere la tarea o si es un dato que produce la tarea. Consejo: Los objetos de datos pueden ser documentos del negocio o archivos. Por ejemplo: Orden de compra, Factura, inventario. Consejo: Los objetos de dato no sustituyen al flujo de secuencia y tampoco tienen influencia en él. Si es útil para el diagrama se pueden agregar estados a los objetos de datos, estos estados representan el progreso que tienen en el proceso, los estados se pueden anotar seguidos del objeto de dato dentro de corchetes. Por ejemplo: Pedido [pendiente], Pedido [entregado]. b) Objetos de almacenamiento: representan los lugares que contienen los objetos de datos que necesitan ser resguardados una vez que se termina la instancia, por Página 7 de 15 T13-01/2016 Todos los derechos reservados.

8 ejemplo, bases de datos para objetos electrónicos, o archiveros físicos. En la notación BPMN se representan con un cilindro vacío con tres líneas superiores. Consejo: El empleo de Objetos de datos y de almacenamiento no son indispensables, su uso puede complicar la lectura del diagrama, por ello se recomienda emplearlos cuando se quiere hacer observaciones sobre un problema o cuando el diagrama se utilizará para una automatización del proceso. c) Anotaciones: se utilizan para proporcionar información adicional al proceso, no tienen repercusión en el flujo de secuencia del mismo. Se representa por medio de un rectángulo abierto dentro del cual se coloca el texto (en algunos softwares lo emplean como un rectángulo cerrado) y se une con una línea punteada, asociación, al elemento del proceso. Se pueden usar por ejemplo para para referir a reglas de negocio Participantes Página 8 de 15 T13-01/2016 Todos los derechos reservados.

9 Pool y Lanes El participante de un proceso puede ser un recurso humano o tecnológico que realiza las actividades del proceso. En la notación BPMN se emplean dos elementos, el primero es el Pool que se representa por un recuadro con una banda a la derecha, éste se puede subdividir por medio de Lanes, el segundo elemento, que son bandas que dividen el Pool. Ambos tienen una etiqueta que puede representar a un rol, un puesto, un área, departamento o sistema de TI. En el caso del Pool también se puede asignar como etiqueta el nombre del proceso que contiene en su interior. En el diagrama anterior el Pool tiene la etiqueta Ventas ya que es un proceso que realiza el área, y está subdividido por 4 Lanes Comunicación externa Página 9 de 15 T13-01/2016 Todos los derechos reservados.

10 Flujos de mensaje En los diagramas de BPMN se pueden establecer comunicaciones entre los procesos, es decir entre los Pools. Estas se representan por una línea punteada y una flecha que se traza desde un Pool a otro, puede conectar elementos dentro del Pool o solo los límites del Pool. Su representación se hace por medio de una línea punteada y una flecha que se coloca en el destinatario del mensaje, a este elemento se le denomina Flujo de mensaje. Página 10 de 15 T13-01/2016 Todos los derechos reservados.

11 Estos flujos de mensaje son útiles para representar la comunicación existente entre diferentes procesos o diferentes partes que colaboran. En el ejemplo anterior, se agregó al cliente dentro de un Pool y se trazó un flujo de mensaje hacia el inicio del proceso de ventas, al que se le ha agregado un sobre dentro para representar el mensaje que recibe del cliente, el cual es el disparador de la instancia del proceso. Consejo: Los flujos de mensaje no se pueden utilizar dentro de un mismo Pool Variantes de los elementos Los elementos básicos de la notación BPMN tienen algunas variantes que permiten ser más precisos en la descripción del proceso. Las compuertas, como ya comentamos, pueden ser exclusivas o paralelas. Las tareas y los eventos también tienen variables que comunican más información de manera visual, veamos cuales de estas variables se utilizan en el nivel descriptivo de la notación. a) Actividades: En BPMN las actividades pueden ser tareas o procesos. Las tareas son elementos que representan una actividad concreta que no se divide en más actividades, en cambio el proceso si tiene en su interior más actividades. Tarea de usuario y Tarea de servicio Con BPMN podemos expresar que una tarea es realizad por una persona que interactúa con un sistema, esto se hace empleando un símbolo de usuario en la tarea, este tipo de tarea se denomina Tarea de Usuario. También se puede expresar que la tarea es realizada únicamente por un sistema sin la intervención humana, en este caso se emplea el símbolo de un engrane y el tipo de tarea se denomina Tarea de Servicio. No es obligatorio emplear un tipo de tarea en los diagramas, se pueden emplear las tareas sin especificar el tipo, a estás simplemente se les denomina Tarea. Página 11 de 15 T13-01/2016 Todos los derechos reservados.

12 Subproceso colapsado y Subproceso expandido Las actividades también pueden representar Subprocesos, es decir un contenedor de otras actividades que podrían mostrarse o no en el diagrama. Los subprocesos se pueden presentar de dos formas, expandido y colapsado. Un Subproceso colapsado se representa con un signo más que nos indica que dentro de él se describen más actividades. En cambio, un subproceso expandido se visualiza como un recuadro que muestra las actividades en su interior. Consejo: Utiliza los procesos colapsados para disminuir la extensión del diagrama, y limita el uso de los procesos expandidos cuando se requiere entender la interacción que tiene con el proceso que lo contiene. b) Eventos: Evento inicial y final de mensaje Evento inicial de tiempo Evento de fin terminal Los eventos pueden mostrar en su interior diferentes símbolos que expresan una característica adicional que ofrece información relevante de manera visual. Con el símbolo del sobre se representan los mensajes que se reciben (con el sobre color blanco) y que se envían (con el sobre color negro). Con un reloj se expresa una medida de tiempo, por ejemplo: 2 días, todos los lunes, a principios de mes. Y con un circulo negro en el interior del evento final se representa la terminación inmediata de todas las actividades que se estén realizando en el proceso. Tanto los eventos iniciales como los finales tienen una gran variedad de símbolos que expresan con claridad determinadas circunstancias. Existen muchos más que se utilizan en diagramas analíticos o ejecutables. Página 12 de 15 T13-01/2016 Todos los derechos reservados.

13 Consejo: Existen eventos intermedios que se utilizan en la descripción analítica y ejecutable, pero es posible emplearlos en diagramas descriptivos. c) Compuertas: Compuerta Exclusiva Compuerta Paralela Como se mencionó anteriormente las compuertas controlan las uniones y separaciones en el flujo, los dos tipos de compuerta que se emplean en la notación a nivel descriptivo son la Compuerta Exclusiva y la Paralela. Existen otros tipos que se emplean en los niveles analíticos y ejecutables. Consejo: Es mejor limitar el uso compuertas a las exclusivas y paralelas, ya que las otras compuertas hacen el diagrama más complejo y requieren mayor atención para no generar modelos inválidos. 4. Resultados 5. Ejemplo Diagrama en notación BPMN En el desarrollo de este documento se han presentado diferentes ejemplos. 6. Consideraciones Los diagramas elaborados con la notación BPMN ofrecen gran cantidad de información respecto al proceso, se puede integrar información más detallada por medio de la definición de atributos. Por otro lado, la definición y gestión de reglas de negocio dará mayor capacidad de cambio al proceso y ofrecerá guías para conducir la conducta de sus actores; estas reglas se pueden administrar por medio de softwares o de la supervisión humana. 7. Recomendaciones Divulgar en la organización y principalmente entre las personas que utilicen los diagramas las bases incluidas en esta síntesis, para que el beneficio que ofrece la notación se extienda en la empresa. Utilizar un software que permita elaborar y modificar modelos en esta notación, existen algunos gratuitos fáciles de usar. Si se busca la automatización de procesos en un BPMS, evaluar el nivel de conformidad del sistema con la notación. Página 13 de 15 T13-01/2016 Todos los derechos reservados.

14 8. Beneficios Diagramación visual de procesos por medio de símbolos capaces de expresar amplias situaciones en los negocios. Agilidad y precisión en la comunicación entre las personas del negocio y de TI respecto a aspectos abstractos del negocio que suelen requerir muchas palabras para explicarlos. Consistencia en la expresión de los procesos de negocio, minimizando los errores de comprensión. 9. Formato Esta técnica no utiliza formatos, existen softwares con plantillas basadas en BPMN que te permiten elaborar diagramas con facilidad. 10. Bibliografía Dumas, M., Rosa, M. L., Mendling, J., & Reijers, H. A. (2013). Fundamentals of Business Process Management. Heidelberg: Springer. Object Management Group. (2011). Business Process Model and Notation (BPMN). Recuperado el 2 de noviembre de 2016, de Object Management Group: Página 14 de 15 T13-01/2016 Todos los derechos reservados.

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