SISTEMA DE NOTIFICACIÓN EN LÍNEA

Transcripción

1 Punto 5 del orden del día IOPC/OCT17/5/1/1 Fecha 27 de septiembre de 2017 Original Inglés Asamblea del Fondo de A22 Comité Ejecutivo del Fondo de EC69 Asamblea del Fondo Complementario SA14 SISTEMA DE NOTIFICACIÓN EN LÍNEA Nota de la Secretaría Resumen: En las sesiones de octubre de 2016 de los órganos rectores, la Asamblea del Fondo de 1992 tomó nota de que el Director examinaría el Reglamento interior en lo que respecta a la presentación de informes sobre hidrocarburos para evitar la duplicación en la presentación de informes sobre hidrocarburos utilizando el sistema de notificación en línea (ORS) y los formularios de informes sobre hidrocarburos (IOPC/OCT16/11/1, párr ). El Director ha indicado que la verificación de las firmas de los contribuyentes y las normas técnicas mínimas necesarias para utilizar el ORS son las consideraciones principales para la eliminación de la doble presentación. El Director considera que para usar el ORS será necesario que los Estados Miembros verifiquen las firmas de los contribuyentes. Medidas que han de adoptarse: Asamblea del Fondo de 1992 y Asamblea del Fondo Complementario Se invita a la Asamblea del Fondo de 1992 y a la Asamblea del Fondo Complementario a que decidan si los Estados Miembros deberían presentar los informes sobre hidrocarburos según el método por ellos elegido, 1, 2 o 3 (descritos en el anexo). 1 Antecedentes 1.1 El Fondo de 1992 examinó por primera vez la posibilidad de un sistema de notificación electrónica para los Estados Miembros en las sesiones de 2007 de los órganos rectores, en las que se propuso que un sistema en línea reduciría parte de la carga administrativa de la notificación, y por tanto mejoraría los plazos de las presentaciones de informes (92FUND/A.12/28, párr c)). Asimismo, el ORS se consideró también una forma de mejorar la exactitud de la notificación al proporcionar a los Estados Miembros: acceso a los datos de los contribuyentes; un método centralizado de enviar las solicitudes anuales a los contribuyentes para que presenten informes; y datos sobre las notificaciones de años anteriores de todos los contribuyentes en su Estado. 1.2 El ORS convive actualmente con el sistema de notificación de hidrocarburos mediante formularios impresos, y oficialmente se encuentra todavía en la fase "piloto". Las dos funciones centrales del ORS para los Estados Miembros son la gestión de contribuyentes y la presentación de informes sobre hidrocarburos. Las funciones de la gestión de contribuyentes incluye la posibilidad de visualizar y modificar los datos de contacto de los contribuyentes, crear nuevos registros de contribuyentes o marcarlos para su fusión, y visualizar todos los tonelajes notificados previamente a los FIDAC con respecto a cada contribuyente. Con respecto a la notificación de hidrocarburos, actualmente los Estados Miembros pueden utilizar el ORS para enviar directamente a los contribuyentes un correo electrónico

2 - 2 modelo solicitándoles que presenten los informes. Al recibir los formularios cumplimentados, los Estados Miembros teclean directamente en el ORS los tonelajes notificados por los contribuyentes. En 2017, 35 de los 52 Estados Miembros registrados para utilizar el ORS presentaron información sobre la recepción de hidrocarburos correspondiente al año civil de 2016 a través del sistema en línea. 1.3 En las sesiones de octubre de 2016 de los órganos rectores, la Asamblea del Fondo de 1992 tomó nota de que el Director examinaría el Reglamento interior en lo que respecta a la presentación de informes sobre hidrocarburos para evitar la duplicación en la presentación de informes sobre hidrocarburos utilizando el ORS y los formularios de informes sobre hidrocarburos (IOPC/OCT16/11/1, párr ). 2 Finalidad del examen 2.1 En estos momentos todos los Estados Miembros, incluidos los que utilizan el ORS, están obligados a presentar un "Formulario de notificación de hidrocarburos sujetos a contribución" cumplimentado (formulario impreso) para cada contribuyente, además de la presentación a través del ORS. Se espera que la eliminación de la presentación duplicada aliente a más Estados Miembros a utilizar el ORS y favorezca su adopción como método oficial para la notificación de hidrocarburos sujetos a contribución. 2.2 Cabe señalar que la introducción del ORS no es obligatorio para los Estados Miembros. El método actual de presentación de informes mediante el formulario de notificación (formulario impreso) seguirá siendo una opción para los Estados que no deseen presentar sus informes electrónicamente. 3 Requisitos que deben cumplir los Estados Miembros 3.1 Como parte del examen se analizaron las perspectivas prácticas, técnicas y jurídicas. Para la transición hacia un proceso totalmente digitalizado de presentación de informes se han señalado dos consideraciones fundamentales: a) la verificación de las firmas; y b) el establecimiento de requisitos informáticos mínimos para utilizar el ORS. A continuación se analiza cada consideración detalladamente. 3.2 Firma de los contribuyentes y los Estados Miembros Con arreglo a lo dispuesto en el artículo 15.2 del Convenio del Fondo de 1992, todo Estado Contratante está obligado a comunicar información sobre toda persona (contribuyente) que respecto del Estado de que se trate deba pagar contribuciones al Fondo. En el artículo 4.2 del Reglamento interior del Fondo de 1992 se estipula que esta información será un informe sobre la recepción de hidrocarburos sujetos a contribución completado por los contribuyentes interesados y firmado por un oficial competente de la entidad que recibió los hidrocarburos y por un funcionario del Gobierno. Las firmas permiten verificar las dos etapas de presentación de datos: desde los contribuyentes a los Estados Miembros, y desde los Estados Miembros a la Secretaría. Cabe señalar que en el Convenio del Fondo de 1992 y el Protocolo relativo al Fondo Complementario no se menciona expresamente la necesidad de la firma del Estado Miembro. Etapa 1: Firma del contribuyente Corresponde a los contribuyentes firmar los informes sobre hidrocarburos. Estas firmas son necesarias en caso de que el Director se vea obligado a interponer una acción judicial contra los contribuyentes con contribuciones pendientes, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 13 del Convenio del Fondo de Los Estados Miembros que deseen recibir información de los contribuyentes en formato electrónico deben asegurarse de que el informe está firmado o autenticado de manera válida desde un punto de vista jurídico en virtud de la legislación nacional de ese Estado Miembro La falta de coherencia internacional con respecto a la validez jurídica de las "firmas electrónicas" impide la adopción de una solución única para la presentación electrónica por los contribuyentes en todos los

3 - 3 Estados Miembros. En ese sentido, el Director estima que los Estados Miembros deberían prepararse para recibir el "Formulario de notificación de los hidrocarburos sujetos a notificación" que presentan los contribuyentes de la forma que mejor se adapte a su legislación nacional, y que el Estado Miembro debería asumir la responsabilidad de verificar las firmas electrónicas de los contribuyentes El Director no tiene la intención de establecer requisitos para las firmas electrónicas; ahora bien, lo que sí requiere es que el Estado Miembro confirme que las firmas de los contribuyentes presentadas por los Estados Miembros sean jurídicamente vinculantes. Etapa 2: Firma de los Estados Miembros Las firmas de los Estados Miembros ofrecen al Director la garantía de que el Estado ha verificado la información presentada por el contribuyente. Los Estados Miembros actualmente registrados para utilizar el ORS reciben las cuentas y contraseñas a través de su dirección oficial de correo electrónico. Toda la actividad realizada en el ORS, incluida la presentación de tonelajes, se registra en una "pista de auditoría" que refleja las cuentas de los diferentes usuarios. La Secretaría propone que el registro de actividad de un usuario en la pista de auditoría de ese Estado baste como firma electrónica del Estado Miembro Con objeto de mantener la integridad de los tonelajes presentados en el sistema de notificación electrónica, se establecerán parámetros de seguridad para garantizar que la persona que presenta los informes en línea sea la misma que hubiera firmado previamente los informes sobre hidrocarburos. 3.3 Norma técnica mínima A fin de cumplir las normas de seguridad y garantizar la eficacia del sistema, para utilizar el ORS se establecerán determinadas normas técnicas mínimas. Puede que entre estas normas se incluya la instalación de versiones concretas de navegadores o las últimas versiones de lectores de PDF. 4 Métodos de presentación propuestos 4.1 La Secretaría ha investigado los cambios que sería necesario introducir en el ORS para facilitar su uso como método de presentación oficial. La seguridad del sistema es una prioridad, junto con la facilidad de administración y adopción por la mayoría de los Estados Miembros. Entre otras opciones, se está considerando la posibilidad de cambiar el método de presentación: que el Estado Miembro cargue los PDF, lo que le relevaría de la necesidad de cumplimentar los asientos de datos de los tonelajes. Una vez acordado el proceso para la aprobación de firmas y la presentación de informes, se establecerán planes para elaborar los pormenores técnicos. 4.2 Se propone que haya tres métodos de presentación de informes, lo que permitiría a los Estados Miembros elegir el que mejor se adapte a sus necesidades. A continuación se describe brevemente cada método y en el anexo se reproduce un diagrama de cada uno de los procesos. Primer método 4.3 El primer método es el sistema actual sobre papel, que exige que tanto los contribuyentes como el Estado Miembro estampen físicamente las firmas en los formularios de notificación. Los contribuyentes remiten al Estado Miembro un informe impreso firmado, que a continuación los Estados Miembros firman y presentan a la Secretaría de los FIDAC (por correo ordinario o escaneado y enviado por correo electrónico).

4 - 4 Segundo método 4.4 Los Estados Miembros que no reconocen jurídicamente las firmas electrónicas o que deseen una transición gradual hacia un proceso totalmente digitalizado tendrían a su disposición un proceso parcialmente electrónico. El contribuyente imprime el formulario de notificación y lo firma físicamente, y a continuación lo presenta al Estado Miembro. El Estado Miembro verificará el tonelaje y cargará en el ORS el informe escaneado. La firma del Estado Miembro no es necesaria puesto que la presentación del formulario escaneado a través del ORS permitirá la verificación (véase el párrafo 3.2.6). El Estado Miembro deberá conservar el ejemplar impreso del informe sobre hidrocarburos con la firma del contribuyente, y la Secretaría verificará dicha firma a partir del informe escaneado. Tercer método 4.5 En este proceso plenamente electrónico el contribuyente presenta el tonelaje y firma el informe electrónicamente. El Estado Miembro verifica el tonelaje y la firma electrónica del contribuyente antes de presentar el informe a través del ORS. 4.6 De la investigación preliminar realizada por la Secretaría con información procedente de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional y las guías jurídicas publicadas por Thomson Reuters y Adobe, se desprende que hasta el 98% de los hidrocarburos notificados al Fondo de 1992 en 2016 fue notificado por Estados Miembros que reconocen jurídicamente las firmas electrónicas. Por lo que respecta a los miembros del Fondo de 1992, 39 de los 55 Estados Miembros que notificaron hidrocarburos sujetos a contribución al Fondo de 1992 en 2016 reconocen las firmas electrónicas. 5 Enmienda al Reglamento interior Para que los FIDAC puedan llevar adelante sus planes de permitir la notificación electrónica, será necesario enmendar el Reglamento interior a fin de que sea posible presentar informes sobre hidrocarburos bien mediante los formularios de notificación (formularios impresos) o por medios electrónicos. Se prevé que las enmiendas se presenten en las sesiones de 2018 de los órganos rectores y que estén en vigor a partir de la presentación en 2019 de los informes sobre los hidrocarburos recibidos en el año civil de Consideraciones del Director 6.1 El Director cree que la introducción de un sistema de presentación electrónica para la notificación de hidrocarburos es un paso importante en la modernización de las prácticas de los FIDAC. La Secretaría aceptará informes firmados electrónicamente por los contribuyentes siempre y cuando el Estado Miembro haya confirmado que la firma es jurídicamente vinculante en ese Estado. En opinión del Director un cambio en la práctica actual, en la que la Secretaría asume la responsabilidad de verificar las firmas de los contribuyentes, es fundamental para la futura adopción de un sistema digitalizado. 6.2 Con respecto a la firma de los Estados Miembros, puesto que el Convenio no la exige y no es probable que el Director incoe acciones judiciales contra los Estados Miembros, parece sencillo sustituir la firma por un formulario electrónico de autenticación. 6.3 El Director agradece toda observación que los Estados Miembros tengan a bien formular sobre los cambios propuestos en el sistema de presentación de informes sobre hidrocarburos sujetos a contribución. Recomendación del Director 6.4 El Director recomienda que los Estados Miembros presenten sus informes sobre hidrocarburos según el método 1, 2 o 3 por ellos elegido (véanse los párrafos y el anexo).

5 - 5 7 Medidas que se han de adoptar: Asamblea del Fondo de 1992 y Asamblea del Fondo Complementario Se invita a la Asamblea del Fondo de 1992 y a la Asamblea del Fondo Complementario a que decidan si los Estados Miembros deberían presentar los informes sobre hidrocarburos según el método por ellos elegido, 1, 2 o 3 (descritos en el anexo). * * *

6 ANEXO Métodos para la presentación de informes sobre hidrocarburos desde los contribuyentes a los Estados Miembros y de estos a la Secretaría de los FIDAC 1. Estados Miembros que desean mantener un procedimiento en dos etapas con formularios impresos 2. Estados Miembros que desean recibir documentos impresos de los contribuyentes y presentar documentos electrónicos a la Secretaría 3. Estados Miembros que desean adoptar un procedimiento electrónico en dos etapas El tonelaje del contribuyente se recoge en un formulario impreso, que se firma y se presenta al Estado Miembro El tonelaje del contribuyente se recoge en un formulario impreso, que se firma y se presenta al Estado Miembro El tonelaje del contribuyente se recoge en un formulario electrónico y se presenta electrónicamente al Estado Miembro El Estado Miembro verifica el tonelaje y firma el formulario impreso El Estado Miembro verifica el tonelaje El Estado Miembro verifica la firma electrónica y el tonelaje y presenta el formulario a través del ORS El Estado Miembro envía a la Secretaría por correo ordinario los formularios impresos (o por correo electrónico un formulario escaneado) El Estado Miembro escanea el formulario, lo carga en el ORS y mantiene la copia impresa (no es necesario enviarla por correo ordinario o electrónico) La Secretaría verifica la firma del contribuyente La Secretaría verifica la firma del contribuyente comprobando el informe escaneado en el ORS