GIMNASIO CAMPESTRE BETH SHALOM "Formamos Líderes con visión de Reino" MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE MATRÍCULAS PARA PADRES DE FAMILIA

Transcripción

1 Página 1 de 8 OBJETIVO: Este manual tiene como fin describir los procedimientos de Matrícula Académica dando a conocer toda la información e identificando todos los pasos, requisitos que deben ser cumplidos por parte de todos los padres de familia del Gimnasio Campestre Beth Shalom. En adición sirve como apoyo para el análisis, revisión y mejoramiento de los procedimientos de la institución. 2. ALCANCE: Comprende los procesos de matrícula académica de los estudiantes del grado Pre kínder al grado Undécimo del Gimnasio Campestre Beth Shalom. 3. LUGAR, HORARIOS, FECHAS: 3. LUGAR: Instalaciones del Gimnasio Campestre Beth Shalom. Lote 2 puente el otoño, la LOMITA HORARIOS: De lunes a viernes, de 7:30 a.m. a 1:30 p.m., el día sábado de 8:00 a.m. a12:00 m 3.2. FECHAS: El sistema de matrículas se abrirá a partir del 4 de Diciembre. 10 y 11 : miércoles 10 de diciembre 9 y 8 jueves 11 de diciembre 6 y 7 viernes 12 de diciembre Sábado 13 de Diciembre todos los grados 4 y 5 lunes 15 de diciembre 2º y 3 martes 16 de diciembre Transición y 1 miércoles 17 de diciembre Pre kínder y Kínder jueves 18 de diciembre Cierre oficinas administrativas desde el día 19 de diciembre hasta el 19 de Enero de POR NINGÚN MOTIVO HABRÁ MATRÍCULAS EN EL MES DE ENERO, POR FAVOR PROGRAME BIEN SU TIEMPO Y RECURSOS PARA FORMALIZAR SU MATRÍCULA DENTRO DE LA JORNADA OFICIAL ESTABLECIDA POR LA INSTITUCIÓN. 4. DEFINICIONES E INFORMACIÓN IMPORTANTE: 4. FORMALIZACIÓN DE MATRÍCULA: La formalización de la matrícula le permitirá ser oficialmente estudiante para el siguiente año lectivo del Gimnasio Campestre Beth Shalom y por lo tanto pertenecer a la comunidad educativa de la institución y beneficiarse del servicio educativo ofrecido. Tantos padres de familia/acudientes como estudiantes deben cumplir con los siguientes requisitos: 4. Estudiante: Deberá haber cumplido con los requisitos académicos, anterior Padre de Familia/Acudiente: disciplinarios del año inmediatamente Entiéndase como ACUDIENTE, aquella persona mayor de edad que responde por el estudiante ante la institución y firma la Hoja Oficial de Matrícula; puede ser padre, madre o aquella persona que haya sido autorizada por éstos en el momento de la matrícula. En caso de existir alguna restricción especial deberá ser ingresada al sistema en el campo correspondiente y anexar el soporte legal en el momento de la matrícula. A no ser que exista una notificación formal, esta(s) persona(s) atenderá(n) cualquier situación referente al estudiante (permisos, salidas pedagógicas, autorizaciones de salida, novedades de cambios de dirección, emergencia, entre otros.). La persona responsable de los temas financieros puede ser el padre, madre o un tercero cumpla con los requisitos solicitados, por el colegio. En líneas generales se conoce que para poder tener un hijo(a) inscrito en Beth Shalom Gimnasio Campestre se debe reportar ingresos familiares mensuales de $ , si tienen más de un hijo(a) se debe sumar al valor anterior $ por cada hijo(a) adicional. Se debe tener presente lo anterior para cerciorarse que la documentación soporte cumpla con este requisito, de lo contrario se requerirá contar con un Codeudor (quien debe ser autorizado por el Colegio) que cumpla con estos requisitos o ayude a completar los ingresos. En adición a esto, el padre, madre y/o Acudiente debe cumplir con lo siguiente: que

2 Página 2 de Deberá acercarse al lugar dispuesto por la institución donde se realizan las matrículas oficiales, dentro de las fechas y horarios informados para este fin Deberá ceñirse sin excepción al procedimiento instaurado para el buen desarrollo de la jornada de matrículas Deberá cancelar la totalidad de los costos derivados de la prestación del servicio educativo, informado en circular de costos Deberá por último firmar la matrícula y comprometerse a cumplir con el Manual de Convivencia y Declaración de Fe QUÉ VALOR DEBE CANCELAR DE MATRÍCULA: En la circular de costos educativos, enviada por Cibercolegios se muestra el resumen de los valores a pagar. IMPORTANTE: RECUERDE QUE POR MOTIVOS DE SEGURIDAD Y RECOMENDACIÓN DE LA POLICÍA NACIONAL, POR NINGÚN MOTIVO SE RECIBIRÁ EFECTIVO, para mayor comodidad existe el servicio PSE, que le permite realizar transferencia a Bancolombia desde cualquier banco (es importante revisar las políticas de uso de PSE de su banco), por otro lado dentro de las instalaciones, en Tesorería se cuenta con un datafono con el que se puede pagar con tarjeta débito o crédito de las franquicias Visa, Master Card y American Express. NO TENEMOS CONVENIO CON DINERS. De igual forma puede cancelar usando la tarjeta de recaudo de su hijo, en la cuenta de convenio de Bancolombia SERVICIOS COMPLEMENTARIOS EXTERNOS: Son aquellos servicios que apoyan la gestión académica y en su mayoría terceros. son prestados por Hacen parte de éstos, Asopadres, transporte escolar, restaurante, uniformes, campamentos entre otros. 5. PASOS PARA REALIZAR MATRÍCULA 5. SEPARACIÓN DE CUPO: Con esto el Gimnasio Campestre Beth Shalom desea conocer la intención de los padres de familia en continuar o no para el siguiente año. Este paso es indispensable para realizar matrícula. El Colegio posee una Capacidad Máxima Instalada, y conforme a los cupos que hayan o no sido separados, el sistema nos permite conocer cuántos cupos y de cuáles grados están disponibles para las familias aspirantes MATRÍCULA: Se desarrolla dentro de una jornada oficial que normalmente se hace en las primeras semanas del mes de diciembre. Con este proceso se pretende formalizar la cantidad de estudiantes hábiles para el siguiente año que harán parte de la institución. Para iniciar matrícula se debe estar a paz y salvo por todo concepto. A continuación los pasos a seguir: EL SISTEMA ESTARÁ DISPONIBLE DESDE EL DÍA 04 DE DICIEMBRE DE Ingrese a la página web del colegio dé un click sobre el link matrículas. MATRICULAS 2015

3 Página 3 de Luego se despliega el siguiente pantallazo. En el espacio "USUARIO" se debe colocar el código del estudiante en el colegio; En CONTRASEÑA coloque la contraseña general asignada al momento de separar el cupo BETHSHA. (En caso de haber modificado la contraseña esta es la que debe ir en este espacio) Encontrará el siguiente pantallazo con el nombre de su hijo(a) registrado en el sistema Dar click en el enlace matrículas parte superior izquierda.

4 Página 4 de Allí encontrará una pantalla como la siguiente con los datos del estudiante, por favor revise que la información suministrada sea la correcta, de lo contrario corríjala. Como se puede evidenciar existe una serie de pestañas que deben ser completadas para poder continuar con el proceso. Encontrará ocho pestañas iniciando con la pestaña datos personales, seguida de la pestaña historia clínica y terminando en la pestaña conceptos de facturación como se muestra a continuación (recuerde que para poder pasar a la siguiente pestaña debe diligenciar todos los campos obligatorios). Para navegar por la pestañas se deben usar únicamente las flechas de navegación señaladas con el número 2 en la imagen siguiente.

5 Página 5 de Una vez diligenciadas en su totalidad llegará a los conceptos de facturación (imagen que se puede ver a continuación). En esta pestaña encontrará los valores referentes a tipo de pago a realizar 6.7. Paso 1: Si usted desea cancelar la pensión anticipada, deberá colocar SI en pago anticipado, como se muestra en la imagen (1), y deberá señalar en descuentos si el pago de pensión será anual, semestral o mensual. En el caso que usted solo desee cancelar matrícula deberá colocar NO en pago anticipado. En la tabla los campos de matrícula seleccione los conceptos que desea cancelar.

6 Página 6 de Paso 2: Para imprimir el recibo de pago dar click sobre el botón imprimir recibo, el cual se encuentra señalado en la siguiente imagen con el numero 3 (botón con forma de signo pesos), este paso generara un documento en PDF que deberá ser impreso Paso 3: Después de imprimir el recibo debemos imprimir los documentos necesarios para la matricula, para descargarlos debemos ir a la pestaña documentos a imprimir. En esta pestaña deben aparecer los siguientes documentos: Contrato de prestación de servicios Pagaré. Carta instrucciones Pacto de convivencia Ficha enfermería 6.9. IMPORTANTE PARA TENER EN CUENTA AL MOMENTO DE DILIGENCIAR LA INFORMACIÓN: I. Información Personal: Cerciórese que los teléfonos, direcciones y demás información se encuentren bien escrita, actualizada y activa. El colegio puede necesitar ubicarlo de manera urgente. Si en el transcurso del año se presenta alguna modificación, favor realizar la respectiva actualización a través de nuestro Sistema. II. Coherencia en la información: Los espacios solicitados en los formularios deben estar totalmente diligenciados y tener coherencia, quiere decir que si usted por error digita un número más en su teléfono o en el espacio de ingresos usted pone -0- se hará repetir el formulario. III. Pagaré y Carta de Instrucciones: Estos dos documentos podrán ser diligenciados y firmados SOLAMENTE por los padres de familia y/o Acudiente y/o Codeudor del estudiante, en la parte de información de FIRMA, DIRECCIÓN Y TELÉFONOS; no puede ser perforado. En el espacio de Codeudor deberá registrarse la firma de quien ejerza este rol. Este es solicitado de manera escrita por parte del colegio a aquellas familias que lo requieran o aquellos que no tengan los ingresos familiares requeridos. Por favor coloque huella al lado de cada firma como corresponda.

7 Página 7 de 8 IV. Ingresos Familiares Requeridos: Los ingresos familiares deben sumar $ si tienen un hijo, si tienen dos hijo(a)(s) o más se requieren $ más por cada hijo(a) Paso 4: Una vez diligenciados todos estos documentos se remítase al formulario de matrícula, para ello deberá dar click en el botón formulario de matrícula numero 4 en la imagen. Este paso da como resultado un archivo PDF que debe ser impreso. 6.1 Paso5: Ahora se debe remitir a la Hoja de matrícula, para ello deberá dar click en el botón Hoja de matrícula numero 5 en la imagen. RECUERDE QUE TODOS ESTOS DOCUMENTOS MENCIONADOS DEBEN SER TRAIDOS EL DIA DE LA MATRÍCULA. Nuevamente le recordamos los documentos que deben traer para el día de la matrícula: ESTU D IA N TES A N TIG U O S Favor organizar los documentos por estudiante en el orden registrado a continuación, dentro de un sobre manila debidamente marcado con nombres y apellidos completos, y grado al que ingresa: DOCUMENTOS ACADEMICOS: Formulario de Matrícula (Descargado del Sistema) Fotocopia del Registro Civil de Nacimiento para estudiantes con edad hasta 6 años, o Fotocopia ampliada al 150% de la Tarjeta de Identidad del estudiante. Carta de recomendación del pastor de la congregación donde asiste la familia. (Con fecha de expedición no mayor a dos meses) Certificado Médico Fotocopia cuadro de vacunas (Preescolar y Primaria) Certificados de Audiometría y Ortóptica (Preescolar y Primaria)

8 Página 8 de Fotos 3x4 y Foto familiar tamaño Jumbo 15x10 (En sobre resellable, marcadas al respaldo con nombre y grado a cursar) 8. Ficha de Enfermería (Descargada de Sistema) 7. DOCUMENTOS FINANCIEROS: Formulario Financiero (Descargado del Sistema y Firmado) 2. Fotocopia de la cédula de los padres de familia y codeudor en caso de requerirse. 3. Fotocopia del recibo de teléfono del último mes de servicio, no se requiere que esté pago. 4. Pagaré (Únicamente con firma y huella. Sin diligenciar, sin enmendaduras, sin perforaciones) 5. Carta de Instrucciones (Descargada del Sistema y Firmada) 6. Contrato de Prestación de Servicios (Descargado del Sistema y Firmado). Si es empleado (Aplica para el Acudiente y el Codeudor en caso de ser solicitado). Certificado laboral de padre, madre y/o acudiente (Máximo 30 días de expedido). 2. Certificado de Ingresos y Retenciones año inmediatamente anterior. Si es independiente Declaración de Renta y Estado de PyG al 31 de Octubre del año en curso. 2. Copia de la Tarjeta Profesional y Cédula del Contador Público 3. Certificado de Cámara y Comercio (Máximo de 3 meses de expedido).