INDEPENDENCE WELL FONDO DE EMPLEADOS REGLAMENTO COMITÉ DE CONTROL SOCIAL

Transcripción

1 INDEPENDENCE WELL FONDO DE EMPLEADOS REGLAMENTO COMITÉ DE CONTROL SOCIAL El Comité de Control Social del Fondo de empleados Independence Well y/o Independence Well, en uso de sus atribuciones otorgadas por la Ley 454 de 1998, el Estatuto y C O N S I D E R A N D O: 1. Que los Asociados tienen derecho a ejercer la vigilancia social de su fondo, siguiendo los ordenamientos dispuestos por la Ley y por su Estatuto; 2. Que el ejercicio de la vigilancia social, interna y técnica a través del Comité de Control Social es un mecanismo de autocontrol y de participación democrática de los asociados y 3. Que para ejercer la vigilancia y control con mayor eficacia el Comité de Control Social requiere su propio reglamento, R E S U E L V E: ARTÍCULO 1. DEFINICIÓN. El Comité de Control Social es un organismo nombrado por la Asamblea General y tiene a su cargo velar por el correcto funcionamiento administrativo, social y filosófico de Independence Well, basado en los principios de autogestión, cuyos mandatos ejecutará y estarán sujetos a las limitantes, restricciones o condiciones que le impongan la Asamblea General, el Estatuto y la Ley. ARTÍCULO 2. COMPOSICIÓN: El Comité de Control Social estará integrado por tres (3) miembros principales y tres (3) suplentes, que serán elegidos por la Asamblea General por votación directa de los Asociados conforme al procedimiento señalado al efecto, para el período de un (1) año, contado a partir de la fecha de su elección por la Asamblea General, pudiendo ser reelegidos por períodos consecutivos. ARTÍCULO 3. SESIÓN DE INSTALACIÓN: El Comité de Control Social se reunirá por derecho propio dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su elección verificando su registro ante el organismo competente y sesionará, por primera nombrando los cargos dignatarios.

2 En la sesión de instalación, el Comité de Control Social procederá así: a. Elegir un (1) Coordinador y un (1) Secretario. b. Revisar la documentación pertinente como fuente de información. c. Elaborar un plan de trabajo. ARTÍCULO 4. RESPONSABILIDADES. Los integrantes del Comité de Control Social responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las funciones que les impone la Ley y el Estatuto, ejerciendo vigilancia social, enfocada principalmente al cumplimiento del objeto social del INDEPENDENCE WELL. El ejercicio de las funciones asignadas por la Ley a este órgano se referirá únicamente al control social, y no deberá desarrollarse sobre materias que corresponda a las de competencias de órganos de administración. ARTÍCULO 5. ORGANIZACIÓN INTERNA Y PLAN DE TRABAJO. Para efectos de una mejor organización y participación del Comité de Control Social, este funcionará como un equipo de trabajo conformado por los integrantes principales y suplentes, entre quienes se hace una distribución de labores o tareas conducentes a asegurar la ejecución del plan de trabajo aprobado para el ejercicio anual. Para efectos de la distribución del trabajo, un integrante puede delegar en los otros el desarrollo de las tareas específicas para luego discutirlas en conjunto. ARTÍCULO 6. FUNCIONES DEL COMITE DE CONTROL SOCIAL. a. Velar por que los actos de los organismos de administración se ajustan a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias y en especial a los principios y fines de la economía solidaria. b. Expedir su propio reglamento. c. Consignar en el respectivo libro de actas de dicho órgano, todo lo ocurrido en sus reuniones. d. Revisar, como mínimo semestralmente, los libros de actas de los órganos de administración con el objeto de verificar que las decisiones tomadas por éstos se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias.

3 e. Controlar que la Junta Directiva y/o el Gerente, desarrollen planes encaminados al beneficio social de los asociados. f. En caso de la no ocurrencia de los planes mencionados en el anterior numeral, sugerirá a la Junta Directiva y/o al Gerente el fomento de dichos planes. g. En caso de encontrar presuntas irregularidades o violaciones al interior de la entidad, adelantará o solicitará que se adelante la investigación correspondiente y pedirá al órgano competente la aplicación de los correctivos y/o sanciones a que haya lugar. h. De no aplicarse los correctivos o implementarse las sanciones enunciadas en el literal anterior, el Comité informará al organismo gubernamental correspondiente, remitiendo la investigación adelantada junto con las recomendaciones pertinentes sobre el particular. i. Rendir informes a la Asamblea General sobre el desarrollo de los planes sociales de INDEPENDENCE WELL. j. Verificar la lista de asociados hábiles e inhábiles y publicar la relación de éstos últimos con quince (15) días de anticipación de las Asambleas Generales Ordinarias y un día antes de las Asambleas Generales Extraordinarias. k. Hacer seguimiento semestral a las quejas presentadas por los asociados a la Junta Directiva a fin de verificar la atención a las mismas. l. Estudiar y adelantar las investigaciones pertinentes y solicitar a quien corresponda la solución de dichas quejas. m. Las demás inherentes al cargo y previstas por la ley. n. Rendir informe de actividades a la Asamblea General. o. Participar en las reuniones de la Junta Directiva y demás comités por derecho propio, con la representación de uno de sus integrantes con voz pero sin voto.

4 p. Velar si a los asociados se les permite el debido proceso. q. Revisar como mínimo cada seis meses los libros de actas de los organismos de administración. r. En caso de encontrar irregularidad o violaciones al interior de la entidad, solicitar investigación ante los organismos competentes. s. Realizar las investigaciones necesarias, respetando el régimen de sanciones, causales y procedimiento. t. Responder personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones que les imponga la ley. u. Hacer seguimiento semestral de las quejas presentadas por los asociados ante la junta directiva. v. Generar el informe de ese seguimiento y ponerlo a disposición de la Superintendencia de Economía Solidaria en el libro de actas. Para la realización de la Asamblea sus funciones mínimas son: 1. Verificación de la lista de asociados hábiles e inhábiles y emitir certificación de la misma a la Superintendencia de la Economía Solidaria. 2. Publicación de la lista de los asociados inhábiles con la anticipación que establece el estatuto. 3. Presentar su informe ante la Asamblea General. 1. Verificar que el acta de la Asamblea General sea formalizada. 2. Convocar a Asamblea General en forma subsidiaria en los términos expuestos en el Artículo 30 del Decreto Ley 1481 de Las demás que por disposición legal o estatutaria le sea asignada. Parágrafo 1: El Comité de Control Social ejercerá las funciones en complementación con las actividades del Revisor Fiscal. Parágrafo 2: Para el ejercicio de las funciones del Comité de Control Social, la Junta Directiva proporcionará los medios necesarios.

5 ARTÍCULO 7. FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL COMITÉ DE CONTROL SOCIAL. Son funciones del Presidente: a) Efectuar las Convocatorias para las reuniones del Comité de Control Social b) Presidir y ordenar las sesiones del Comité de Control Social. c) Hacer que los integrantes concurran puntuales y asiduamente a las reuniones y vigilar, con el concurso del Secretario el registro que se lleve para comprobar la asistencia. d) Dirigir el debate interno de las sesiones del Comité de Control Social e impedir que se aparten de los temas objeto de las mismas y orientarlas con discreción y ecuanimidad. e) Cumplir y hacer cumplir el reglamento. f) Suscribir en asocio del secretario las actas de las reuniones. g) En general, ejercer las demás atribuciones que le asigne la Ley y el Reglamento. ARTÍCULO 8. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ DE CONTROL SOCIAL. Son Funciones del Secretario: a) Tramitar con el Coordinador la convocatoria a reuniones y efectuar las citaciones a que haya lugar. b) Responsabilizarse de la preparación o recepción de las proposiciones, proyectos, correspondencia y otros documentos que deben ser conocidos y considerados por el Comité de Control Social. c) Elaborar oportunamente las Actas de las reuniones, en forma sucinta, pero sin restarle significado a los puntos objeto de las deliberaciones y acuerdos e incorporarlas al día en el respectivo Libro de Actas. d) Firmar las Actas, junto con el Coordinador y dar fe de los mismos. e) Responder por el manejo de los Libros de Actas y archivo de la correspondencia y documentos del Comité de Control Social. f) Enviar la documentación o informes que se acuerden, a los órganos o autoridades competentes.

6 g) Las demás que le asigne el Comité de Control Social. ARTÍCULO 9. REUNIONES DEL COMITE DE CONTROL SOCIAL. El Comité de Control Social se reunirá ordinariamente, una vez al mes, o en su defecto extraordinariamente cuantas veces sea necesario. ARTÍCULO 10. CITACIONES. Para las reuniones ordinarias convocará el Coordinador, con tres (3) días de anticipación, señalando la hora, fecha, orden del día y el sitio de la reunión. Para las reuniones extraordinarias convocará el Coordinador, pero con un (1) día de anticipación, fijando la fecha, sitio, hora y el tema o temas que van a tratar. A las reuniones se convocará a los suplentes, pero éstos no tendrán derecho a voto, mientras estén presentes los principales. PARÁGRAFO: Las citaciones para las reuniones ordinarias y/o extraordinarias se harán por escrito y se limitarán sólo a los temas para los cuales se hizo la convocatoria. ARTÍCULO 11. QUORUM. La concurrencia de los integrantes principales hará quórum para deliberar y decidir. La falta de un principal la suplirá el respectivo suplente numérico, quien actuará con voz y voto. ARTÍCULO 12. DECISIONES. Las decisiones del Comité de Control Social, deben ser aprobadas por mayoría y deben constar en el respectivo libro de actas. ARTÍCULO 13. ABANDONO DEL CARGO: Cuando un integrante principal del Comité de Control Social faltare cuatro (4) veces consecutivas a las reuniones, sin causa justificada, se considera abandono del cargo, en cuyo caso se convocará al suplente. PARÁGRAFO: Se tendrán como causas justificadas los casos de enfermedad, calamidad doméstica o licencias por parte de la institución empleadora.

7 ARTÍCULO 14. INVITADOS. A las reuniones ordinarias o extraordinarias del Comité de Control Social, podrán invitar al Presidente de la Junta Directiva, al Revisor Fiscal, al Gerente, los Coordinadores de los comités, cuando sea el caso o cuando el Coordinador del Comité lo considere necesario, pero sólo tendrán derecho a voz. ARTÍCULO 15. SOLICITUD DE INFORMES. El Comité Control Social podrá solicitar informes a la Junta Directiva, a la Gerencia, al Revisor Fiscal y a los Comités. Siempre y cuando se haga por escrito y sobre aspectos específicos y que se relacionen con la vigilancia y el control social. ARTÍCULO 16. IRREGULARIDADES. El Comité de Control Social debe informar a la instancia pertinente sobre las irregularidades observadas o registradas en el funcionamiento del Fondo y podrá amonestar al órgano correspondiente por el incumplimiento de sus observaciones y dejar constancia en las actas para el informe a la Asamblea General. ARTÍCULO 17. MANTENIMIENTO DE LA DISCIPLINA SOCIAL Y SANCIONES. Todo acto de los asociados e integrantes de los diferentes comités, que implique violación del estatuto y los reglamentos, podrá ser sancionado de acuerdo con lo reglamentado por la Junta Directiva, contemplado en el Capítulo IV Régimen Disciplinario del Estatuto vigente. El Comité de Control Social podrá sancionar en los siguientes casos: a. Inasistencia a las Asambleas programadas por el INDEPENDENCE WELL sin justa causa. b. Inasistencia a las actividades programadas por el INDEPENDENCE WELL, después de haber confirmado asistencia, a excepción de quienes tengan causa justificada. c. Comportamientos inadecuados, tales como: maltrato e irrespeto físico y/o verbal hacia los empleados del INDEPENDENCE WELL, integrantes de los diferentes comités y demás asociados. Parágrafo: Se tendrán como causas justificadas los casos de calamidad doméstica, estudio, enfermedad y trabajo en la institución empleadora. Para efectos de justificación el asociado deberá anexar según el caso: certificado médico, certificado de estudio firmado por el decano de la Facultad y/o

8 institución educativa, (los cuales deben coincidir con la fecha de la asamblea), visto bueno del jefe inmediato que certifique el cumplimiento de labores en la fecha y horas convocadas a la Asamblea. ARTÍCULO 18. MODIFICACIONES Este reglamento podrá ser modificado parcial o totalmente por decisión unánime de los integrantes principales del Comité de Control Social. Dado en Bogotá, a los 25 días del mes de Abril de Pilar Castillo Presidente Jose Martinez Secretario

9 GLOSARIO AMONESTACIÓN: llamado de atención a un asociado para advertir sobre un hecho reprochable. ASAMBLEA GENERAL: (Artículo 27. Decreto Ley 1481/89) Es el órgano máximo de administración de los fondos de empleados, sus decisiones son obligatorias para todos los asociados, siempre que hayan adoptado de conformidad con las normas legales, estatutarias y reglamentarias y la conforma la reunión, debidamente convocada, de los asociados hábiles o de delegados elegidos directamente por éstos. AUTOCONTROL: es la facultad que el Estado da por intermedio de la Supersolidaria a diferentes entes para que ejerzan su propio control, en desarrollo de su objeto social. AUTOGESTIÓN: es la autoevaluación del desarrollo de las funciones propias de cada cargo dentro de la Junta o el Comité. COMITÉS: grupo de personas escogidos por la Asamblea o la Junta Directiva para velar por ciertas funciones específicas. DEBATIR: hablar o dialogar sobre algún asunto en busca del bien común. DECRETAR: resolver con autoridad alguna situación para que todos la cumplan. DELEGAR: transmitir a otro el poder para elegir, hablar o votar en nombre de otro. También se pueden delegar funciones, responsabilidades y derechos.

10 DELIBERAR: discutir un asunto pertinente para todos. Decidir sobre un asunto en particular de interés general. ECUANIMIDAD: igualdad de derechos para todos. ESTATUTO: conjunto de reglas y principios que rigen el correcto funcionamiento del INDEPENDENCE WELL. INSTANCIA: cualquiera de los órganos o niveles administrativos y de control del INDEPENDENCE WELL. INSTITUCIÓN EMPLEADORA: entidad a la que están vinculados laboralmente los asociados del INDEPENDENCE WELL. OBJETO SOCIAL: corresponde a la razón de ser del INDEPENDENCE WELL, que es promover la solidaridad, el compañerismo y elevar la calidad de vida de los asociados. PRESIDIR: dirigir las reuniones, juntas y/o asambleas. REGLAMENTO: colección ordenada de las reglas o preceptos a seguir para el cumplimiento de los objetivos del Comité de Control Social. RESTRICCIÓN: limitación impuesta por la Asamblea, Estatuto o la Ley. SANCIÓN: pena que el reglamento establece para sus infractores. SESIÓN: espacio de tiempo de una junta o reunión para determinar algo.

11 SUMARIO: resumen de un hecho o escrito. SUPLENTE: persona que ocupa el lugar de alguien para hacer sus veces. SUSCRIBIR: firmar al pie o al final de un escrito o acta