REGLAMENTO DE LA JUNTA DE VIGILANCIA

Transcripción

1 REGLAMENTO DE LA JUNTA DE VIGILANCIA De conformidad con lo establecido en los artículos de los estatutos de la cooperativa; la Junta de Vigilancia establece el siguiente Reglamento Interno. CAPITULO I OBJETIVO, DEFINICIÓN Y CONFIRMACIÓN Artículo 1: Artículo 2: El objetivo del presente reglamento es regular y complementar las disposiciones concernientes a la Junta de Vigilancia. La Junta de Vigilancia es nombrada, por la Asamblea y es el órgano responsable de la fiscalización de la actividad económica y contable de la Cooperativa y velará por el estricto cumplimiento de la Ley, estatutos, reglamentos y decisiones de la Asamblea, de la Junta de Directores y demás órganos. Artículo 3: La Junta de Vigilancia de la Cooperativa se integra con tres (3) miembros principales elegidos en Asamblea y en su propio seno elegirá: Presidente Vicepresidente Secretario Además componen la Junta de Vigilancia dos (2) suplentes que son elegidos por un período de un (1) año, quienes cubrirán las ausencias temporales o definitivas que se produzcan. Artículo 4: La elección de los miembros principales será por (3) años, los cuales serán renovados cada año, en la forma que establece el Estatuto y podrán ser reelegidos por un período adicional consecutivo. CAPITULO II FACULTADES, DEBERES Y FUNCIONES Articulo 5: La Junta de Vigilancia tendrá las siguientes atribuciones: a. Supervisar, examinar y fiscalizar las operaciones de la Cooperativa y deberá velar por el estricto cumplimiento de la ley, el estatuto, reglamentos, decisiones de la Asamblea, acuerdos estipulados, con el fin de detectar e impedir desviaciones. 1 de 6

2 b. Velar que se practiquen auditorías en los libros de registros contables de la Cooperativa. c. Recibir los acuerdos tomados por la Junta de Directores y requerir las actas de los diferentes organismos. d. Vetar las decisiones y acuerdos tomados por la Junta de Directores, en un plazo no mayor de 48 horas después de haber recibido dicho acuerdo; si se ejecutara dicha acción, entonces someterá el caso en la próxima asamblea. e. Conocer las condiciones y requerimientos exigidos en los contratos, servicios y compromisos que adquiera la cooperativa, información que debe ser suministrada por la Gerencia. Artículo 6: Son deberes y funciones de la Junta de Vigilancia: a. Conocer la situación económica-financiera de la Cooperativa y rendir un informe escrito a la Junta de Directores sobre las violaciones, errores, supervisiones, observaciones y recomendaciones. b. Convocar a la Asamblea, cuando la Junta de Directores se negara a ello. c. Conocer los Estados Financieros Auditados que la Junta de Directores debe presentar a la Asamblea. d. Informar a la Asamblea las actividades realizadas durante el año de labores y dictaminar sobre los aspectos de su competencia. e. Velar porque se mantenga la aplicación correcta de filosofía, doctrina cooperativa, normas, procedimientos y disposiciones administrativas en todas las actividades, servicios y funcionamiento de la Cooperativa. Artículo 7: Es responsabilidad de la Junta de Vigilancia, además de sus facultades, deberes y funciones las siguientes: a. Supervisar el trabajo de los demás órganos de la Cooperativa en cuanto a los acuerdos tomados, metas, propuestas, créditos otorgados, etc. b. Asistir a la Asamblea puntualmente. c. Preparar un Plan de trabajo anual: De utilidad para informar a la administración sobre sus actividades generales señalando solamente el área a verificarse. Preparar el informe anual a ser presentando en la Asamblea por medio de la Junta de Directores. Plan de acción con objetivos, fechas, áreas y tipos de verificaciones, el cual será de su uso exclusivo. d. Las áreas mínimas sujetas a verificación son: Plan de acción con objetivos, fechas, áreas y tipos de verificaciones, el cual será de su uso exclusivo. 2 de 6

3 Efectivo (arqueo de caja, caja chica, otros fondos, ingresos y depósitos, conciliación bancaria etc.) Verificación de cuentas (certificados de aportación, ahorros, préstamos e intereses). Verificaciones y revisiones contables (libretas de recibos, hoja de ingreso diario, boletas de depósitos, cheque girados, libro de banco, auxiliar de asociados, otros auxiliares, libro de caja, diario y mayor general). Revisión de libros de actas (seguimiento de acuerdos). Otras revisiones (seguros, fianza, inversiones, archivos) e. Revisar los préstamos aprobados por el comité de crédito y cerciorarse de que están debidamente respaldados con la garantía apropiada. f. Denunciar cualquier violación a las disposiciones vigentes por parte de los directivos y gerente. g. Recibir y pronunciarse sobre las reclamaciones que presenten los asociados, cuando éstos consideren que sus intereses han sido o están siendo afectados. h. Proponer a la asamblea la expulsión de directivos y la Junta de directores la expulsión del Gerente, si han cometido irregularidades en el desempeño de sus funciones. Artículo 8: Además de las facultades, funciones, deberes y responsabilidades, son inherentes a los directivos de la Junta de Vigilancia, las siguientes atribuciones: A. Del Presidente: Presidir, abrir, suspender y levantar sesiones. Nombrar comisiones de estudio, cuando a su juicio proceda encargar a una de ellas un asunto especial y designar el coordinador de dicha comisión y plazo de entrega de informe. Conceder la palabra a los directores en el orden en que la soliciten, salvo que se trate de una moción de orden, en cuyo caso se le concederá al solicitante inmediatamente después de que hubiera terminado en el uso de la palabra quien la tuviere en ese momento. Conceder licencia a los directores para retirarse de las sesiones. Convocar a sesiones ordinarias y extraordinarias, según se establece en el capitulo II, artículo 6º, acápite b.) Llevar la representación de la Junta Vigilancia en actos protocolarios y otros semejantes, salvo que la junta disponga la delegación en otros directores. Decretar los recesos que estime conveniente. 3 de 6

4 b. Del vicepresidente: r al Presidente y demás responsabilidades que se le asignen. c. Del secretario: Llevar el libro de actas al día y demás responsabilidades que se la asignen. Recibir y tramitar toda la correspondencia que venga dirigida a la Junta de Vigilancia. CAPITULO III ASISTENCIA, QUÓRUM A SESIONES Y ACTA Artículo 9: En su primera sesión ordinaria de cada año la Junta de Vigilancia determinará el día y hora de sus sesiones ordinarias, que efectuarán una vez por mes como mínimo. El Presidente de la Junta es el encargado de hacer la convocatoria a las sesiones, pero podrá delegar dicha función al Secretario de la Junta. Las sesiones extraordinarias deberán ser convocadas por el Secretario a solicitud del Presidente. Dos de sus directores podrán solicitarlo por escrito, especificando el objetivo de la sesión y la hora en que debe verificarse. Artículo 10: El quórum de las sesiones ordinarias y extraordinarias se formará con dos directores. Artículo 11: La calidad de director de la Junta de Vigilancia se perderá: a. Ausencia a la Asamblea sin causa justificada. b. Retirarse de la Asamblea injustificadamente. c. Ausencia o retiro injustificado a tres reuniones consecutivas o cuatro alternas durante el año del período del directivo. d. La morosidad calificada, en un término de 60 días. Artículo 12: Las ausencias temporales o definitivas serán cubiertas por los suplentes de la junta, quienes reemplazarán a los titulares en caso de producirse la misma. Artículo 13: Se considerarán causa justificadas: a. Que su horario de trabajo y descanso coincidan con el horario de la reunión. b. Enfermedad justificada del directivo o familiar cercano. c. Fallecimiento de familiar cercano. d. Desastres naturales. 4 de 6

5 e. Desordenes públicos que impidan su llegada al punto de reunión. f. Actos de guerra. g. Otra causa que, previo análisis de la junta, se considere justificada. Artículo 14: Las sesiones ordinarias deberán desarrollarse conforme al siguiente orden del día, que para tal efecto prepara el secretario, previo conocimiento del presidente, el cual puede alterarse a criterio de los directivos. El presidente de la Junta de Vigilancia tiene la autoridad de llamar a sesión extraordinaria cuando lo considere necesario y el orden del día será preparado por el mismo. El orden del día de las sesiones ordinarias se formará así: a. Lectura y discusión y aprobación del acta de la sesión anterior y de las extraordinarias si las hubiere. b. Informe de ejecución de acuerdos. c. Informe de la sesión de la Junta de Directores d. Asuntos de resolución e. Mociones de los señores directivos f. Asuntos varios Artículo 15: La Junta de Vigilancia podrá sesionar en lugares distintos de las oficinas de la Cooperativa. Artículo 16: Los debates y resoluciones y demás actuaciones de la Junta de Vigilancia deberán consignarse en un acta que redactará el secretario. Artículo 17: Copia del Acta preliminar que elabore el secretario, se enviará a cada uno de los directivos, por lo menos con (3) tres días de anticipación a la sesión siguiente. Una vez aprobada el acta la misma se transcribirá en el libro de actas y será responsabilidad del presidente y del secretario que la trascripción se haga con absoluta fidelidad. CAPITULO IV OTROS Artículo 18: El directivo moroso no podrá desempeñar cargos en la Junta de Vigilancia Artículo 19: Los miembros de la Junta de Vigilancia no pueden actuar como fiadores o co-deudores en ningún préstamo que otorgue la cooperativa. 5 de 6

6 Artículo 20: Los viajes de supervisión que requiere efectuar la Junta de Vigilancia serán rotativos en los autos de los propios miembros, mientras la cooperativa no disponga de vehículos propios. Articulo 21: La labor de la Junta de Vigilancia puede ser ejercida en cualquier hora del día, todos los días del año. Articulo 22: Este reglamento ha sido aprobado por la Junta de Vigilancia y deberá ser presentado al IPACOOP para su calificación y registro. La Junta de Vigilancia pondrá en conocimiento, a la Junta de Directores, su Reglamento de Funcionamiento y el mismo procedimiento se adoptará en los casos de modificaciones. Juan Carlos García Tomás Rivera Presidente Secretario 6 de 6