ASESORIA ESPECIALIZADA C.A.E

Transcripción

1 OBJETO Establecer el procedimiento para prestar el servicio de asesoría integral en relación con el proceso de constitución de empresas en el.. ALCANCE Este procedimiento debe ser conocido y aplicado por los asesores especializados CAE, quienes son los responsables de la prestación del servicio de asesoría en el. Inicia con: Escuchar y analizar la necesidad del cliente y concluye con prestar la asesoría pertinente de conformidad a los requerimientos del cliente y con la potencial materialización de los trámites solicitados en caso de que así lo decida el mismo. 3. CONDICIONES GENERALES El cumplimiento del Decreto 898/0, la Circular única 010, así como lo dispuesto en el de Comercio y la Ley 019 de 01, normalizan los servicios que en el área de Registros Delegados se ofrecen a los Comerciantes del Departamento del Caquetá, siendo una premisa de esta Organización estar a la vanguardia en las actualizaciones de normas, software y demás herramientas que le permitan ofrecer servicios de calidad. 4. RESPONSABILIDAD

2 Es responsabilidad de los Asesores (as) Especializados, bajo la supervisión del Coordinador (a) y de Registros Públicos. 5. CONTENIDO 5.1. RECURSOS NECESARIOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE ASESORÍA ESPECIALIZADA Es requisito indispensable tener habilitado el portal con el fin de brindar la asesoría con base en el paso a paso establecido en ésta y de acuerdo con lo señalado en el presente procedimiento. Es requisito indispensable para la prestación del servicio de asesoría contar con la lista de chequeo para constituir empresa o Entidades sin Ánimo de Lucro ESAL (Anexo 1), instrumento que se establece como la herramienta clave para la gestión a realizar, este documento consta de 5 etapas las cuales se deben surtir en su totalidad para garantizar la óptima conclusión del proceso. Se recomienda contar con un sistema de relacionamiento con el cliente (CRM) con el objetivo de realizar las gestiones de seguimiento al cliente CAE. Previo a la prestación del servicio es necesario informarle al cliente sobre los diferentes canales / medios a través de los cuales el puede realizar sus consultas: - Presenciales: Sede CAE (Asesores especializados CAE) - Virtuales: Terminales de autoconsulta Portal - Telefónicas: Línea telefónica del Conmutador y respectivas extensiones del CAE

3 Recepcionar e indagar sobre la necesidad. Se debe aplicar el protocolo de Asesoría especializada CAE (específicamente contacto inicial - acogida). Se debe solicitar al cliente la siguiente información la cual deberá ser incluida en una herramienta que facilite el seguimiento al cliente CAE (CRM) para posterior seguimiento y/o retroalimentación del cliente: Nombres y apellidos y número de identificación Lugar de residencia (Ciudad + Dirección) Número telefónico + Correo electrónico de necesidad 6. ANALIZAR E INTERPRETAR LA NECESIDAD DEL CLIENTE. Tomando como referente la información suministrada por el cliente, analice e interprete la necesidad. Se debe aplicar el protocolo de Asesoría especializada CAE (específicamente la etapa de sintonía).

4 Como resultado de interpretar la necesidad del cliente se pueden presentar las siguientes situaciones que requiere el cliente: - Acompañamiento para fortalecer su idea de negocio. - Asesoría especializada en relación a pasos específicos del proceso de constitución de empresa. - Asesoría especializada integral para constituir su empresa. Registre el tipo de necesidad identificada en la herramienta que facilite el seguimiento al cliente CAE (CRM). 6.3 SUMINISTRAR INFORMACIÓN GENÉRICA AL CLIENTE. Suministre / brinde rápidamente al cliente la información básica genérica que requiere para realizar su trámite. Aplique los protocolos de atención diseñados para este servicio (específicamente la etapa de sintonía - desarrollo). 6.4 ASESORAR AL CLIENTE. Aplique los protocolos de atención diseñados para este servicio (específicamente la etapa de desarrollo). a) Para acompañamiento en el fortalecimiento de idea de negocio: Suministre al cliente información sobre los productos y/o servicios ofrecidos por la Cámara de Comercio, que satisfagan la necesidad del cliente. b) Para asesoría especializada en relación a pasos específicos del proceso de constitución de empresa: Suministre la información puntual sobre el trámite (paso) en el

5 cual el cliente tiene dudas. De ser posible emplee la lista de chequeo para crear empresa (lo anterior para efectos de dar una secuencia / orden lógico en el proceso, de igual manera para establecer la situación puntual del tramite a realizar o ya realizado). Alternativamente infórmele al cliente sobre los diferentes medios / canales en los cuales puede profundizar / complementar la consulta, para lo cual existen: - Presenciales: Sede CAE Virtuales: Terminales de autoconsulta Portal c) Para asesoría integral especializada para constituir empresa: Previo a la información sobre los diferentes pasos para constituir empresa se le debe informar al cliente sobre las diferentes obligaciones y/o responsabilidades que se adquieren como cliente. (Ver Anexo ). Posteriormente infórmele al cliente sobre las diferentes fases del proceso (emplee la lista de chequeo para crear empresa). Haga entrega al cliente de la lista de chequeo para crear empresa (lo anterior para efectos de dar una secuencia / orden lógico al proceso, de igual manera para establecer la situación puntual del tramite a realizar o ya realizado). Acompañe al cliente en el diligenciamiento de la lista de chequeo, apoyándose en las fases contempladas en el numeral 6.7 de este procedimiento: FASES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA LISTA DE CHEQUEO PARA CONSTITUIR EMPRESA O ESAL. 6.5 SUMINISTRAR INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA A LA CONSTITUCIÓN DE LA EMPRESA. Se debe informar sobre las acciones a seguir (ver anexo 4) por parte de la Cámara las cuales son:

6 Una vez constituida y matriculada la sociedad y su(s) establecimiento(s), la Cámara remite la información de matrícula y NIT a todas las entidades vinculadas al CAE. Nota: Informe al cliente sobre los tiempos definidos para el trámite (Un día hábil a partir del día siguiente a la matrícula). Posterior al día hábil a partir del día siguiente a la matrícula, se le debe informar al cliente que el debe: - Solicitar en la Cámara el certificado de existencia y representación legal. - Realizar la inscripción de libros de comercio de acuerdo con el tipo de empresa. - Dirigirse a la DIAN, para obtener de ser necesario, una resolución de facturación. (Ver anexo 3). Nota: En caso que el cliente requiera alguna consulta legal adicional debe ser direccionado al Director Jurídico de la sede. 6.6 CLIENTE INFORMADO (NECESIDAD ATENDIDA). Concluida la prestación del servicio aplique los protocolos de atención diseñados para este servicio, específicamente la etapa de conclusión. Registre la herramienta que facilite el seguimiento al cliente CAE (CRM), las gestiones realizadas y su estado de avance para posterior seguimiento y/o retroalimentación del cliente. Dependiendo de la política de seguimiento al cliente CAE definida en la Cámara de Comercio y con base en la herramienta en la cual se registre el cliente CAE asesorado (CRM), ejecute alguna de las siguientes acciones sugeridas:

7 Contacte al cliente CAE para hacer seguimiento sobre su proceso de creación, constitución y formalización de la empresa. Asesore al cliente CAE al identificar alguna dificultad que tenga. - Identifique y registre las causas identificadas que han dificultado la creación y constitución de la empresa (esta información sirve para tomar acciones correctivas y preventivas con el objeto de mejorar los servicios CAE) - Si el cliente, constituyo la empresa, aplique una encuesta de satisfacción. Registre toda la información sobre dichos relacionamientos con los clientes CAE en la herramienta diseñada por la Cámara. 6.7 FASES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA LISTA DE CHEQUEO PARA CONSTITUIR EMPRESA O ESAL (RP-R-38). Desarrolle cada una de las fases del proceso (tome como referente la lista de chequeo para constituir empresa o ESAL). Fase 1 Definir forma jurídica Se debe explicar el detalle de cada una de las diferentes formas jurídicas haciendo énfasis en términos de régimen, impuestos y responsabilidades inherentes a la forma jurídica seleccionada. (ver anexo ) Alternativamente infórmele al cliente sobre los diferentes medios / canales en los cuales puede complementar la información (si el cliente así lo desea). - Presenciales: Sede CAE (asesores especializados CAE) - Virtuales: Terminales de autoconsulta Portal atención telefónica.

8 Fase Consultas Explique en detalle en qué consiste cada una de las consultas a realizar y su importancia. Acceda al sistema y dispóngase a realizar las diferentes consultas: - Homonimia - Marca - CIIU - Uso del suelo - Obtención del Pre-RUT En caso que el cliente desee acompañamiento en las consultas por parte del asesor tenga en cuenta que: Homonimia: El Control Nacional de Homonimia permite que el registro de nombres de sociedades y establecimientos de comercio sea controlado no solo en la jurisdicción en la cual se realiza la inscripción del mismo sino también a nivel nacional. Esta consulta permite conocer si existen o no otras empresas o establecimientos con el mismo nombre de la empresa que el cliente desea registrar. Tenga en cuenta que: De acuerdo a la Ley, la Cámara de Comercio no registra nombres iguales a otros que ya se encuentren inscritos. En consecuencia no se matricula a una persona natural o jurídica, ni a un establecimiento de Comercio, sucursal o agencia que tenga el mismo nombre de otro ya inscrito. La inscripción por parte de la Cámara de Comercio de un nombre no significa que él no genere confusión o error en el Mercado

9 Tenga en cuenta que la inscripción en el Registro Mercantil de un nombre similar a otro ya inscrito no impide la posible aplicación de sanciones por la autoridad competente Para evitar posibles sanciones legales, evite matricular nombres que puedan generar confusión con otros ya registrados Es conveniente que el nombre que se pretende utilizar sea tan distinto como sea posible de los que ya se encuentren registrados en la Cámara de Comercio La Cámara de Comercio no se encuentra autorizada para reservarle un determinado nombre. Si entre el tiempo de consulta del nombre y el momento en que se presente para la inscripción, el respectivo nombre ya se ha inscrito, no podrá accederse al registro. La consulta no le garantiza ninguna prioridad al nombre ni ningún derecho a usarlo. Para evitar este inconveniente realice su matrícula lo antes posible. No son diferenciadores las expresiones que identifican el tipo de sociedad o que por ley deben añadirse al nombre (Ltda., S.A., S en C.) Por ejemplo: carnes y carnes S en C se considera idéntico a Carnes y Carnes Ltda. Tenga en cuenta que en caso de duda conviene que se acerque a alguna de nuestras sedes para preguntar expresamente por la posibilidad de inscribir un determinado nombre Para realizar la consulta de Nombre, debe llevar a cabo los siguientes pasos: Para la consulta de homonimia solicítele al cliente el nombre de la empresa / establecimiento. Acceda al portal y realice la consulta de homonimia (siga la secuencia sugerida por el sistema). Verifique que tanto el nombre de la empresa / establecimiento NO se encuentre previamente registrado. Solicite al cliente la inclusión del resultado de la consulta en la lista de chequeo.

10 Infórmele al cliente acerca de que: - La entidad no se encuentra autorizada para realizar reservas de nombres (sugiérale al cliente que para evitar este inconveniente realice la matricula lo antes posible). - El nombre definido puede ser sujeto de cambio siempre y cuando entre el momento de la consulta hasta el de la inscripción otro cliente ya lo haya formalizado. (sugiérale al cliente que para evitar este inconveniente realice la matricula lo antes posible). - La consulta no le da derechos de exclusividad o de uso al cliente previos a la inscripción formal (sugiérale al cliente que para evitar este inconveniente realice la matricula lo antes posible). Alternativamente infórmele al cliente sobre los diferentes medios / canales en los cuales puede profundizar / complementar la consulta, para lo cual existen: - Presénciales: Sede CAE (asesores especializados CAE) - Virtuales: Terminales de autoconsulta Portal atención telefónica. Marca: Constituye una marca cualquier signo que sea apto para distinguir productos o servicios en el mercado. Pueden registrarse como marcas cualquier signo susceptible de representación gráfica. La protección de las marcas como bienes susceptibles de derecho de dominio se obtiene mediante el registro en la Superintendencia de Industria y Comercio. El CAE, por disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio, presta los servicios de recepción de solicitudes de antecedentes marcarios y de registro de marca, para lo cual se requiere lo siguiente:

11 Para la consulta de marca solicítele al cliente el nombre de la empresa / establecimiento. Acceda al portal y realice la consulta de marca en el respectivo link de la SIC (siga la secuencia sugerida por el sistema). Verifique que tanto el nombre de la empresa / establecimiento NO se encuentre previamente registrado. Solicite al cliente la inclusión del resultado de la consulta en la lista de chequeo. Infórmele al cliente sobre: - La consulta es de carácter preventivo, no obstante se le sugiere al cliente complementar la consulta en la dirección Alternativamente infórmele al cliente sobre los diferentes medios / canales en los cuales puede profundizar / complementar la consulta, para lo cual existen: - Presenciales: Sede CAE (Asesores especializados CAE) - Virtuales: Terminales de autoconsulta Portal : atención telefónica

12 CIIU: El CIIU es la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (tener en cuenta la ultima revisión de Naciones Unidas) que tiene como propósito agrupar todas las actividades económicas similares por categorías, que por lo general están conformadas por letras y dígitos numéricos, permitiendo que todos los clientes puedan clasificarse dentro de actividades muy específicas que facilitan el manejo de información para el análisis estadístico y económico empresarial. Para describir la actividad económica a que se dedica, tenga en cuenta, sin importar el orden, los siguientes factores:

13 Actividad o proceso principal que realiza sobre el bien o servicio. Producto o servicio sobre el cual realiza la actividad o proceso. Características e insumo(s) principal(es) de los bienes Producidos o servicios prestados. Uso o destino de esos bienes y servicios. NOTA si usted realiza más de una actividad económica, describa hasta cinco en el formulario y en el orden de importancia. Señor cliente, clasificarse correctamente cuando diligencia su formulario de inscripción de matrícula mercantil (letra o dígitos), renovación o modificación (dígitos numéricos), es muy importante y le trae beneficios a su empresa, tales como: Ser ubicado fácilmente por clientes, tener mayores oportunidades para hacer negocios, incrementar sus ventas y contactos comerciales. Como herramienta que facilita el manejo de información, mediante el uso del código CIIU usted puede solicitar bases de datos en la Cámara de Comercio para estudiar su competencia, sus posibles proveedores, su mercado potencial y focalizar sus estrategias comerciales. Además, la Cámara también utiliza esta clasificación para determinar grupos objetivos a ser convocados a diversos eventos como ferias, misiones comerciales, cursos y seminarios especializados entre otros. El propósito del CIIU es agrupar todas las actividades económicas similares por categorías, están conformadas por (dependiendo la versión) letras y dígitos numéricos permitiendo que todos los clientes puedan clasificarse dentro de actividades muy específicas que facilitan el manejo de información para el análisis estadístico y económico empresarial.

14 Para la consulta del CIIU solicítele la descripción de la actividad económica de su empresa. Acceda al portal y realice la consulta del código en el respectivo link (siga la secuencia sugerida por el sistema). Solicite al cliente la inclusión del resultado de la consulta en la lista de chequeo. Infórmele al cliente sobre: - Señor cliente, clasificarse correctamente cuando diligencia su formulario de inscripción de matrícula mercantil (letras o dígitos), renovación o modificación ( dígitos numéricos según versión), es muy importante y le trae beneficios a su empresa, tales como: Ser ubicado fácilmente por clientes, tener mayores oportunidades para hacer negocios, incrementar sus ventas y contactos comerciales. - Como herramienta que facilita el manejo de información, mediante el uso del código CIIU usted puede solicitar bases de datos en la Cámara de Comercio para estudiar su competencia, sus posibles proveedores, su mercado potencial y focalizar sus estrategias comerciales. - Además, la Cámara también utiliza esta clasificación para determinar grupos objetivos a ser convocados a diversos eventos como ferias, misiones comerciales, cursos y seminarios especializados entre otros. Alternativamente infórmele al cliente sobre los diferentes medios / canales en los cuales puede profundizar / complementar la consulta, para lo cual existen: - Presénciales: Sede CAE (Asesores especializados CAE) - Virtuales: Terminales de auto consulta Portal y atención telefónica. Uso del Suelo: Esta consulta permite verificar si su empresa puede funcionar en la dirección propuesta para su funcionamiento.

15 Esta consulta ofrece un link con Planeación en la que es posible consultar la norma que aplica a un sector de interés. Para llegar a la norma, es necesario ubicar la manzana donde se encuentra el predio objeto de la consulta mediante la dirección actual o nomenclatura. Luego se obtiene información sobre los diferentes elementos de la norma urbanística que definen obligaciones y derechos respecto de la utilización del suelo urbano, aspectos que a partir de la existencia del Plan de Ordenamiento Territorial (POT) se reflejan en la ficha reglamentaria que le corresponde a cada sector normativo. Nota: Es fundamental realizar una adecuada auto clasificación en el código CIIU (previa a la consulta de uso de suelo), lo anterior atendiendo a que la consulta de uso de suelo esta muy relacionada con la actividad económica (de no contar con su actividad económica bien definida la consulta de uso de suelo NO va a servir). Para la consulta de uso de suelo solicítele al cliente dirección de la empresa / establecimiento domicilio / ciudad. Acceda al portal y realice la consulta de usos de suelo en el respectivo link (siga la secuencia sugerida por el sistema). Tenga presente que un factor crítico de éxito en la consulta del uso del suelo es la adecuada auto clasificación en el CIIU. Verifique la normatividad y definiciones del uso del suelo Plan de Ordenamiento Territorial (POT). Solicite al cliente la inclusión del resultado de la consulta en la lista de chequeo. Infórmele al cliente sobre: - Se puede generar reporte impreso sobre la consulta realizada - Alternativamente infórmele al cliente sobre los diferentes medios / canales en los cuales puede profundizar / complementar la consulta, para lo cual existen: - Presénciales: Sede CAE (Asesores especializados CAE)

16 Virtuales: Terminales de autoconsulta Portal atención telefónica Fase 3 Pre RUT Explique en detalle en qué consiste el RUT y su importancia, tome como referencia el siguiente guión: El RUT es el número de identificación tributaria de una persona y sirve para ubicarla y clasificarla como contribuyente o no contribuyente del impuesto de renta o de otros tributos, del patrimonio, o si es responsable del Impuesto al Valor Agregado (IVA). El RUT lo deben obtener todas las personas que están obligadas a presentar declaración de renta, pagar impuestos, los exportadores, los vendedores y los trabajadores independientes que celebren contratos de prestación de servicios, que fije la ley. No olvide el RUT no es solamente para los clientes, ante la DIAN las personas naturales que deban declarar deben obtenerlo. Si tiene alguna duda consulte las páginas de la DIAN, y asesore además de cuáles son los topes legales en los ingresos para no declarar. La evasión de impuestos acarrea multas con intereses máximos, por lo cual evítese una sanción, recuerde no solo los clientes están obligados a declarar. Quiénes están obligados a tener el RUT? Según la DIAN los siguientes:

17 Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta - Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio, - Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado. - Los agentes retenedores, - Los importadores y exportadores, - Las demás personas naturales o jurídicas que participen en las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero, - Los profesionales en compra y venta de divisas, y - Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura. En caso que el cliente no posea aún el NIT confirme el tipo de contribuyente al igual que las responsabilidades asociadas de acuerdo con la forma jurídica y actividad económica a desarrollar: - Acceda al portal y realice la solicitud del pre RUT en el respectivo link (siga la secuencia sugerida por el sistema opción nuevos comerciantes y los demás requisitos contenidos en la resolución no 1383 del 011 expedida por la DIAN -). - Concluido el trámite el sistema confirma mensaje para trámite en Cámara. - Solicite al cliente la inclusión del resultado de la consulta en la lista de chequeo. - Imprima el formulario y haga entrega del mismo al cliente. - En caso de presentarse dificultades en la generación del formulario infórmele al cliente sobre la necesidad de dirigirse personalmente a la DIAN para efectos de aclarar la situación.

18 Alternativamente infórmele al cliente sobre los diferentes medios / canales en los cuales puede profundizar / complementar la consulta, para lo cual existen: - Presénciales: Sede CAE (Asesores especializados CAE) - Virtuales: Terminales de autoconsulta Portal : atención telefónica Fase 4 Acta de constitución y estatutos Se debe informar que según la normativa 1014 de 006, más conocida como Ley de Emprendimiento, las nuevas sociedades podrán llevar a cabo su constitución a través de documento privado, siempre y cuando cumplan una de las siguiente condiciones: - Contar con activos inferiores a quinientos (500) SMLV. - Tener una planta de personal no superior a diez (10) trabajadores. En caso contrario la constitución de la sociedad deberá llevarse a cabo por medio de escritura pública autenticada ante juez o notario (pagar derechos notariales y si se aportan bienes inmuebles pagar impuesto de registro en la respectiva entidad pública responsable de esta gestión). Se debe informar sobre los requisitos para la elaboración del documento público o escritura privada. Solicite al cliente la inclusión del resultado de la gestión en la lista de chequeo. Alternativamente infórmele al cliente sobre los diferentes medios / canales en los cuales puede profundizar / complementar la consulta, para lo cual existen: - Presénciales: Sede CAE (Asesores especializados CAE) - Virtuales: Terminales de autoconsulta Portal atención telefónica Nota: Con base en la información ya verificada en los anteriores pasos se debe orientar al cliente en el diligenciamiento de los formularios para el registro mercantil:

19 Registro Único Empresarial, carátula única - Registro de notificación con otras entidades Fase 5 Requisitos de inscripción Con base en la lista de chequeo se debe informar al cliente sobre los requisitos para formalizar el proceso, los cuales son: - Formulario impreso del Pre-RUT. En caso que la persona natural o jurídica ya tenga NIT, deberá adjuntar el certificado RUT. - Los requisitos contenidos en la resolución no 1383 del 011 expedida por la DIAN - Formulario Registro Único Empresarial y anexo. - Documento privado, acta de constitución, copia autenticada de la escritura de constitución de la sociedad (No aplica para personas naturales). - Cartas de aceptación con el número de documento de identidad, si las personas designadas para cargos de junta directiva o representante legal no son socios firmantes. (En caso de no aceptar dentro del mismo documento). - Original del documento de identidad de la persona que firma el formulario, según el caso. Nota: En el caso de enviar a un tercero, el pre RUT debe contar con reconocimiento de contenido y firma ante notario, juez o secretario general definido en la Cámara. Solicite al cliente la inclusión del resultado de la gestión en la lista de chequeo. Con base en la lista de chequeo se debe informar al cliente sobre los costos para formalizar el proceso, los cuales son: - Derechos de matrícula ante la Cámara de Comercio liquidados sobre el valor total de activos (NO aplica frente a sociedades civiles y ESAL)

20 Impuesto de registro y Estampilla a favor del departamento Caquetá, con base en la cuantía del documento únicamente para aquellas matrículas que requieran la inscripción del documento de constitución (personas jurídicas). - Derechos de inscripción para personas jurídicas - Formulario Registro Único Empresarial - Derechos por registro de matrícula de establecimientos de comercio, sucursales y agencias según el nivel de activos vinculados al establecimiento de comercio, si es el caso. 6.8 FIN. 7. ANEXOS Anexo 1. Protocolos de servicio al cliente Asesor Anexo. Formas Jurídicas Anexo 3. Obligaciones comerciante Anexo 4. Información complementaria a la constitución de la empresa