INVENTARIOS. Conceptos básicos

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1 INVENTARIOS Conceptos básicos

2 2 INVENTARIOS CONCEPTOS BÁSICOS Índice de contenidos CONCEPTOS BÁSICOS Qué es un inventario? Inventarios manuales / inventarios con lector de códigos de barras (PDA) Cómo se lanza y/o crea un inventario? Cómo afecta un inventario a los movimientos de las referencias? Qué información se quiere mostrar en el inventario? Qué son los inventarios rotativos? Requisitos de las referencias para ser contadas Datos importantes sobre las referencias Quién realizará el recuento?

3 INVENTARIOS CONCEPTOS BÁSICOS 3 CONCEPTOS BÁSICOS Qué es un inventario? Un inventario es el recuento de las existencias (mercancía), dadas de alta en los Almacenes de la ficha de artículo (artic-gener) o que disponen de histórico de movimientos. En Isi Parts pueden incorporarse catálogos enteros de referencias pero los procesos relacionados con inventarios sólo tendrán en cuenta los artículos que hayan tenido algún movimiento o que estén dados de alta en el apartado de almacén dentro de su ficha; las referencias restantes se excluirán del proceso. Una de las opciones disponibles en la configuración de las referencias que se incluyen en un inventario es la activación del parámetro Incluir sin movimientos. Esta opción permite incluir en el recuento aquellas referencias que están dadas de alta en la ficha de artículo aunque no hayan tenido movimientos; es decir, aunque no se hayan comercializado. Inventarios manuales / inventarios con lector de códigos de barras (PDA) Antes que nada, el administrador debe decidir si la empresa realizará los inventarios manualmente o mediante lector de códigos de barras (PDA). Estas son las opciones disponibles: PDA o lector de códigos de barras: El operario que realiza el recuento dispone de un dispositivo lector de códigos de barras mediante el que realiza el escaneo de las piezas a contar. Al acceder al menú principal de la PDA se mostrará la opción Inventarios, tras la que se podrá seleccionar el inventario más antiguo para empezar a realizar el recuento. Al finalizar el recuento y haber introducido todas las cantidades, el operario podrá validar el inventario desde la PDA, actualizando los datos de existencias (registrando los movimientos cuando existan diferencias y grabando la fecha del inventario en la ficha de artículo). Automáticamente se creará un segundo inventario con las diferencias encontradas en el recuento. Esta gestión es la más rápida y eficaz, se elimina la impresión en papel y todo el proceso está informatizado. Para realizar los inventarios mediante PDA puede ser necesario: Disponer de código de barras: Para realizar la lectura de los artículos es aconsejable que las referencias tengan asociadas códigos de barras y que el usuario no tenga que teclear manualmente el código, minimizando así los errores en los inventarios. Disponer de etiquetas de ubicación: Sólo cuando en las Omisiones gestión logística PDA (omialmpda) se tenga desmarcada la opción No controlar ubicación, se estará indicando que se trabaja con ubicación.

4 4 INVENTARIOS CONCEPTOS BÁSICOS En consecuencia, la PDA no dejará introducir el recuento sin antes realizar la lectura de la etiqueta de ubicación. Manual: El operario realizará el recuento de modo manual, apuntando en papel las unidades contadas e introduciéndolas posteriormente en la función Introducir recuento (inven-entrada). El usuario deberá informar si quiere crear un inventario con las diferencias encontradas o no ya que, a diferencia del recuento mediante PDA, no se crea automáticamente este segundo inventario. Por fichero: Este sistema es similar al proceso anterior pero, en lugar de generar un reporte en papel, éste se envía a un fichero (texto CSV) que el operario utiliza para realizar el recuento físico; este fichero puede ser importado posteriormente. Cómo se lanza y/o crea un inventario? Independientemente de quién lo cree (operario o administrador) y del tipo de inventario realizado (PDA o manual) existen varias posibilidades para lanzar un inventario: El operario diseña y ejecuta el inventario: Si el usuario tiene permiso para ejecutar la función Lanzar inventario (inven-selec) podrá generar un inventario él mismo mediante los criterios de selección disponibles. El administrador diseña una plantilla de inventario y lo entrega en papel al operario: El administrador diseña el inventario desde la función Lanzar inventario (inven-selec), lo imprime y lo facilita al operario que debe realizar el recuento. También puede guardarlo como plantilla para posteriores usos. Las Tareas programadas lanzan un proceso de Inventario : Esta opción se basa en plantillas (criterios de selección) que el administrador ha guardado y vinculado con el programador de tareas para que lance el inventario y desencadene el proceso de recuento. Si se trabaja de modo manual se imprimirá el listado del inventario; si se trabaja con lector de códigos de barras, se cargará el nuevo inventario en el menú principal de la PDA. Cómo afecta un inventario a los movimientos de las referencias? El recuento de las existencias implica el bloqueo total o parcial de los movimientos y de las acciones que pueden realizarse con la mercancía. Cuando una referencia está siendo contada es necesario bloquearla de movimientos de reposición u extracción (movimientos de stock) para que los datos del recuento sean precisos y correctos. Este tipo de bloqueo parcial o total puede configurarse desde las opciones disponibles en las Omisiones de Almacén (omisiones-alm). El bloqueo parcial permitirá realizar ventas de la referencia, bloqueando todos los otros movimientos. También pueden permitirse los movimientos de entrada si así se desea. Importante: Al lanzar un inventario se parte de los datos de stock registrados en el momento de creación. Es recomendable que se realice el inventario de un modo más o menos inmediato para que el recuento sea preciso, teniendo en cuenta que algunos bloqueos de

5 INVENTARIOS CONCEPTOS BÁSICOS 5 movimientos pueden permitir la venta o entrada de referencias. Cuanto más tiempo pase entre la creación y el recuento del inventario, más riesgo de que el stock registrado se vea alterado por la configuración de los permisos de movimientos de las referencias. Por otro lado, desde el Mostrador (ventas-contado) se emitirán mensajes de aviso cuando se intente crear un albarán o factura con una referencia incluida en un inventario en curso. En el supuesto que el bloqueo de movimientos esté configurado como un bloqueo parcial, se emitirá el mensaje pero se permitirá realizar la venta. El operario que realiza la venta deberá informar al operario que realiza el inventario de las unidades vendidas para que lo tenga en cuenta en el recuento. Tras la validación del inventario, y sólo para las referencias que tengan la S de Sí contadas (inventario manual) o la C de contadas (inventario con PDA), se registrará la fecha del último inventario dentro de la Ficha de artículo (artic-gener) y, en caso de existir diferencias, se generarán los movimientos de salida o entrada de stock hasta cuadrar existencias. SIP (Salida Inventario Permanente) EIP (Entrada Inventario Permanente) Ver más en Inventarios Guía para Administradores Qué información se quiere mostrar en el inventario? Existen dos posibilidades en cuanto a la información que puede (o no) ver el operario impresa en el papel o en la pantalla de la PDA. Poner 0,00 en el Stock informático de las referencias a contar: Esta opción mostrará 0,00 en las existencias informáticas registradas por el sistema, ocultando esta información para que el usuario que realiza el recuento esté obligado a contar. Esta configuración afecta al inventario manual y al realizado con PDA. Poner 0,00 en las casillas Stock recuento/stock real sólo para PDA: Esta opción pone a 0,00 todos los valores de la columna disponible en PDA para introducir las unidades contadas, haciendo obligatorio por parte del operario introducir un valor. Esta configuración afecta sólo al inventario en PDA. Ver más en Inventarios Guía para Administradores Qué son los inventarios rotativos? Los inventarios rotativos son inventarios cuyo recuento puede realizarse parcialmente. Isi Parts permite realizar recuentos de inventarios por ubicaciones, por fecha de último inventario, etc. y así hasta completar la totalidad de un recuento. Al tratarse de inventarios pequeños, la empresa puede realizarlos en pocas horas y no obstaculizar los movimientos que los inventarios suponen en la mercancía. Los inventarios rotativos hacen referencia a los inventarios parciales y con un orden de ejecución determinado para que, una vez

6 6 INVENTARIOS CONCEPTOS BÁSICOS completado el recuento de todo el almacén, se vuelva a empezar por el mismo inicio. Requisitos de las referencias para ser contadas Las referencias entran en un proceso de inventario si básicamente cumplen estos requisitos: Cuando entra por criterio de selección: Los artículos se incluyen si cumplen los criterios de selección del inventario; existen diferentes posibilidades de poder excluir referencias, por ejemplo sustituidas, obsoletas, con stock a cero, etc. Si ha tenido movimientos o están dadas de alta en el almacén: Sólo entran en la selección aquellos artículos que tienen un registro creado en el apartado Almacenes de su ficha de artículo (artic-gener). Este registro se crea de forma automática cuando la referencia tiene su primer movimiento o por creación manual del usuario dentro de la ficha de artículo. De esta manera se puede tener un catálogo íntegro de un fabricante creado en la base de datos y tratar sólo aquellas referencias que alguna vez haya comercializado la empresa. En el ejemplo se muestra como la referencia 010w712 está dada de alta sólo en el almacén 01 dentro de la ficha de artículo (artic-gener). Esto indica que esta referencia solo podrá incluirse en inventarios del almacén 01. Si no pertenece a otro inventario en curso: Cada vez que una referencia entra en inventario se le asigna el número del inventario al que pertenece; por tanto, si ya pertenece a uno no puede volverse a contar hasta que no se finalice el primero. Si las referencias disponen de Ubicación : Esta información será un requisito exigido al realizar el recuento o crear un inventario por Ubicación o Sectores. Sólo si se trabaja con PDA y se controla la Ubicación. Datos importantes de las referencias Dentro de la estructura básica que tiene un artículo existen varios parámetros que van directamente ligados a la ficha de la referencia y que tienen una incidencia directa sobre el proceso de recuento.

7 INVENTARIOS CONCEPTOS BÁSICOS 7 La sección: La sección permite diferenciar diferentes gamas de productos, agrupándolos en función de diferentes criterios como la necesidad de la empresa; ejemplo de ello serían: mecánica, eléctrica, maquinaria, etc. La marca: La marca es un concepto que viene dado por el fabricante o proveedor. La familia: El concepto de familia normalmente se utiliza para agrupar aquellos artículos que tienen una misma utilidad y por lo general unas mismas condiciones comerciales generales (política de descuentos), aunque puede darse el caso de que para la misma familia existan condiciones diferentes; ejemplo de ello pueden ser: alternadores, baterías, filtros, frenos, etc. Almacén (codificación por almacén): Los siguientes campos que se describen se codifican para cada código de almacén, es decir, pueden ser diferentes en cada una de las sucursales donde se encuentre la referencia. Depósitos: Permite diferenciar el stock en cuatro clasificaciones diferentes y responden normalmente a ubicaciones físicas diferentes: Clientes, Proveedores, Representantes y Garantías. Ubicación: Es un concepto fundamental en la gestión de inventarios ya que permite poder realizar recuentos parciales y de pocas referencias, mediante la selección de ubicaciones concretas a inventariar. Isi Parts contempla la posibilidad de gestionar la Multiubicación de las referencias y realizar recuentos de inventarios mediante PDA. Disponer de esta información facilitará la creación del inventario, posibilitando el filtro de las referencias por los conceptos aquí definidos. Por ejemplo, se podrán realizar pequeños inventarios por marca y familia, por sección, por ubicación, etc. Quién realizará el recuento? Los usuarios que estén asignados a un almacén y/o a un sector. Los operarios/usuarios autorizados a realizar inventarios están asignados a un almacén concreto dentro de su ficha Mnto. Usuarios y Seguridad (gseguridad) y a uno, varios o todos los sectores (planta, piso, ubicación dentro del almacén), previamente creados en las Omisiones gestión logística PDA (omialmpda) y seleccionables sólo desde la PDA. En el ejemplo el usuario DAVID tiene asignado el Almacén 01.

8 8 INVENTARIOS CONCEPTOS BÁSICOS Crear y asignar Sectores El administrador, desde las Omisiones gestión logística PDA, crea previamente los sectores de la empresa (planta, piso, etc.) y éstos tienen que coincidir con los primeros caracteres de las ubicaciones. Teniendo en cuenta que la longitud máxima de las ubicaciones será de 15 dígitos, la codificación y longitud de los sectores será libre y se aceptarán caracteres alfanuméricos. Suelen crearse sectores de entre 1 y 3 caracteres. Al realizar un inventario aparecerán los sectores asignados en el desplegable "Sector", ubicado en el margen superior derecho. En el ejemplo, el usuario tiene Todos los sectores asignados.

9 INVENTARIOS CONCEPTOS BÁSICOS 9 Seleccionando el tercer icono margen inferior derecho (pantalla inicial PDA) se abre la ventana de asignación de sectores al usuario. Ventana de asignación de sectores al usuario.