GUIA PER A L INTERCANVI ELECTRÒNIC DE DOCUMENTS AMB SUPERMERCATS ROGES. Versió 1

Transcripción

1 GUIA PER A L INTERCANVI ELECTRÒNIC DE DOCUMENTS AMB SUPERMERCATS ROGES Versió 1 Mayo 2014

2 CONTINGUTS 1. Propòsit d aquesta guia Com començar Comunicacions Missatges Punts Operacionals i Estructura Administrativa Guies de documents Guia de la Factura (del proveïdor a Supermercats Roges) Versió 1

3 1. Propòsit d aquesta guia L objectiu d aquesta guia es proporcionar a les empreses tota la informació necessària per a l intercanvi electrònic de documents en l estàndard EDI amb Supermercats Roges. Per a què els intercanvis es facin de forma eficient, considerem imprescindible que tots els departaments implicats de la seva organització coneguin el contingut d aquest document, i molt especialment l àrea informàtica. Aquelles companyies que ja disposin de sistemes EDI implantats i en funcionament, trobaran en aquesta guia la informació necessària per adaptar els seus sistemes als requeriments de Supermercats Roges, tant pel que fa a les comunicacions com a l estructura dels missatges. Si encara no son usuaris EDI però tenen la intenció de ser ho, aquesta guia els aportarà informació d interès que els ajudarà en aquest procés. Per a qualsevol tema relacionat amb el contingut d aquesta guia i amb la posada en marxa del projecte EDI, podeu contactar amb Supermercats Roges o amb el nostre proveïdor ediversa. Dades de contacte de Supermercats Roges Dades de contacte de ediversa Telèfons: Telèfons: / Fax: Fax: e mail: informatica@roges.cat e mail: ediversa@ediversa.com 3 Versió 1

4 2. Com començar Si la seva empresa ja disposa d un sistema EDI implantat, hauran de proporcionar al seu proveïdor de serveis la informació continguda en aquesta guia, amb l objectiu de que adaptin els seus sistemes als requeriments de Supermercats Roges. Per la posada en marxa ens hauran de proporcionar determinada informació referent al seu sistema EDI. Poden fer ho accedint al següent enllaç: Si encara no disposen d un sistema EDI, conservin aquesta informació pel moment de la posada en marxa. Hauran de tenir en compte que el nostre sector utilitza el sistema EDI d acord amb la normativa i recomanacions de GS1 (abans EAN Internacional). Aquestes recomanacions contemplen els codis EAN com a únic sistema per identificar els productes i les parts implicades en els intercanvis via EDI. Si la seva empresa no disposa de codis EAN, poden dirigirse a AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial, representant a Espanya de GS1) per realitzar les gestions oportunes per la seva adquisició. 4 Versió 1

5 3. Comunicacions Supermercats Roges disposa d un Punt Operacional central com a identificador per als intercanvis EDI i una bústia a la xarxa ediversa. PO Central: Red EDI: ediversa Direcció X 400 C ADMD PRMD O S G ES 400NET EDIVERSA X400 X400 CCED 5 Versió 1

6 4. Missatges Supermercats Roges intercanviarà en una primera fase el document de factura. La versió del document es la següent: Tipo de documento Significado De A INVOIC D.93A UN EAN007 Factura Proveedor Roges INVOIC D.93A UN EAN007 SUPERMERCATS ROGES PROVEÏDOR 6 Versió 1

7 5. Punts Operacionals i Estructura Administrativa Punto operacional central (UNB): A quién se factura (NAD+IV) y comprador legal (NAD+BCO): Quién paga (NAD+PR): Quién pide (NAD+BY) y puntos de entrega (NAD+DP): Ver lista de centros Descripció Direcció Població CP Provincia GLN 1002 PNO Sant Josep, Manresa Barcelona CSA Ctra. Santpedor, 149 Manresa Barcelona SLL Àngel Guimerà, 35 Sallent Barcelona SVI Pl. Ajuntament, s/n St. Vicenç de Castellet Barcelona SUR Sant Josep, 8 Súria Barcelona NVC Mossèn Sebastià Toscas, 14 Navarcles Barcelona PGR Passeig de la Via, Puig Reig Barcelona NAV Pau Duarri, Navàs Barcelona BAL Balconada Local núm. 2 Manresa Barcelona SAC Saclosa, 38 Manresa Barcelona MOI Ctra.Manresa Moià Barcelona SFR De la Pesca, 6 St. Fruitós de Bages Barcelona SOL Av. Pont, 9 Edf. Àries Solsona Lleida STJ Av. Montserrat, St. Joan Vilatorrada Barcelona IGU Odena, 8 Igualada Barcelona SRD Sardana, 9 Manresa Barcelona S. ESTEL Corbera de Llobregat, 7 Martorell Barcelona Versió 1

8 6. Guies de documents Guia de la Factura (del proveïdor a Supermercats Roges) CAPÇALERA DE LA FACTURA 1 UNH Capçalera de missatge 0062 Obligatori Nombre de referència del missatge assignat per l emissor S Obligatori Identificador del tipus de missatge INVOIC INVOIC S Obligatori Nombre de versió del tipus de missatge D D S Obligatori Nombre de sub versió del tipus de missatge 93A 93A S Obligatori Agència controladora UN UN S Obligatori Codiassignat por la associació EAN007 EAN007 Segment obligatori en tots els casos Exemple: UNH INVOIC:D:93A:UN:EAN007' 2 BGM Nombre de document C Obligatori Tipus de document 380 = Factura comercial 380 C Obligatori Nombre de factura assignat per l emissor 123 C Opcional Funció del missatge 9 = Original 9 Segment obligatori en tots els casos Exemple: BGM ' 3 DTM Dates C Obligatori Qualificador de data 137 = Data factura E = Data servei C Obligatori Data C Obligatori Format de data 102 = AAAAMMDD 102 Obligatori indicar aquest segment al menys una vegada per indicar la data de factura. Opcionalment, es pot afegir un altre per indicar la data del servei. Exemple: DTM+137: :102' 8 Versió 1

9 CAPÇALERA DE LA FACTURA SG1 7 RFF Referències a altres documents C Obligatori Qualificador de referència ON = Nombre de comanda ON DQ = Nombre d albarà C Obligatori Nombre de referència 567 Obligatori utilitzar dues vegades aquest segment. Una vegada per indicar el nombre de comanda i un altre pel nombre d albarà. Exemple: RFF+ON:567' (per especificar el nombre de comanda on apareix la mercaderia facturada SG2 9 NAD Parts que intervenen a la factura 3035 Obligatori Qualificador de part SCO = Proveïdor legal BCO = Comprador legal BY = Comprador, qui demana SU = Proveïdor, a qui es demana IV = Receptor de la factura, a qui es factura II = Emissor de la factura, qui factura DP = Punt o magatzem d entrega de la mercaderia PR = Emissor del pagament, qui paga PE = Pagador, qui paga BY C Obligatori en Punt operacional que identifica a la part (GLN, Global tots els casos Location Number), en format EAN 13. excepte en SCO i BCO C Obligatori Agència responsable de la llista de codis, codificat 9 = EAN 9 C (els Obligatori en Nombre que identifica a la part ROGES dos primers SCO, BCO, II, SUPERMERCATS, S.L. 3036) IV C Obligatori en Registre mercantil (tercer i quart 3036) SCO i IV 9 Versió 1

10 CAPÇALERA DE LA FACTURA C Obligatori en SCO, BCO, II, IV 3164 Obligatori en SCO, BCO, II, IV 3251 Obligatori en SCO, BCO, II, IV SG2 9 NAD Parts que intervenen en la factura (continuació) Dirección de la part Pol. Ind. Illa Sud, c/ Tomàs Viladomiu, s/n Població Sallent Codi postal Obligatori utilitzar aquest segment per proveïdor legal (SCO), comprador legal (BCO), proveïdor (SU), comprador (BY), receptor de la factura (IV), emissor de la factura (II) i punt d entrega (DP). Indicar l emissor del pagament (PR) si es diferent al receptor de la factura (IV), i el receptor del pagament (II) si es diferent a l emissor de la factura (II). Exemple: NAD+BY ::9++ROGES SUPERMERCATS, S.L.+ Pol. Ind. Illa Sud, c/ Tomàs Viladomiu, s/n+sallent SG2 11 RFF Referències relacionades amb les parts C Obligatori Qualificador de referència VA = Nombre d identificació fiscal VA (NIF) C Obligatori Nombre de referència B Obligat utilitzar aquest segment per indicar el NIF, després dels segments NAD que identifiquen el comprador legal (BCO), proveïdor legal (SCO), receptor de la factura (IV) i emissor de la factura (II). Exemple: RFF+VA:B ' SG7 14 CUX Divises de la factura C Obligatori Qualificador d informació de divises 2 = Divisa de referència 2 C Obligatori Codi de moneda EUR = Euros EUR C Obligatori Qualificador de moneda 4 = Divisa de la factura 4 Segment opcional, per indicar la divisa de la factura. Si no és present, s assumeix l Euro. Exemple: CUX+2:EUR:4' 10 Versió 1

11 CAPÇALERA DE LA FACTURA SG8 15 PAT Condicions bàsiques de pagament 4279 Obligatori Qualificador de les condicions de pagament 10E ó 35 = Pagament únic 21 = Pagament en diversos venciments 35 Aquest segment s utilitza per indicar les condicions de pagament de la factura. Pot ser un pagament únic o en diversos venciments. Per a cadascun, s ha d indicar el segment PAT, seguit d un segment DTM (per indicar la data de venciment), i un segment MOA (per indicar l import) Exemple: PAT+35' SG8 16 DTM Dates de venciment C Obligatori Qualificador de data 13 = Data de venciment 13 C Obligatori Data C Obligatori Format de data 102 = AAAAMMDD 102 Segment relacionat amb l anterior, per indicar la data de venciment. Exemple: DTM+137: :102' SG8 17 MOA Import del venciment C Obligatori Qualificador de tipus d import 23 = Import del venciment 23 C Obligatori Import monetari del venciment Segment relacionat amb el PAT DTM anterior, per indicar l import del venciment. Exemple: MOA+23:2324.3' SG15 21 ALC Informació de descomptes o càrrecs globals 5463 Obligatori Indicador de descompte o càrrec A = Descompte A C = Càrrec 1227 Opcional Indicador de seqüència. Si no s indica, s assumeix 1. 1 = Primer pas de càlcul. S aplica sobre la suma dels nets per línia. 2, 3, 4, 5, etc. = S aplica sobre el resultat de l anterior pas de càlcul 1 11 Versió 1

12 CAPÇALERA DE LA FACTURA SG15 21 ALC Informació de descomptes o càrrecs globals (continuació) C Obligatori Tipus de descompte o càrrec EAB = Descomptes per comptat ABH = Rappel TD = Descompte comercial FC = Càrrec per ports PC = Càrrec per embalatges SH = Càrrec per muntatges IN = Càrrec per assegurances CW = Descompte per contenidor / envàs retornat FI = Càrrec financer ACQ = Royalties (SGAE) VEJ = Punt verd RAD = Càrrec per contenidor o envàs retornable TD IS = Càrrec per serveis de facturació (Despeses de gestió) AA = Abonament per publicitat PAD = Abonament promocional CRA, CRB, CRC, CRD = Càrrec de Ecotaxa Pneumàtic per tipus A, B, C i D respectivament. Aquest segment s utilitza per especificar qualsevol descompte o càrrec aplicable a la suma total dels importes nets per línia. Per indicar un descompte, es necessari utilitzar consecutivament aquest segment seguit dels dos següents: PCD per indicar el percentatge, i MOA per indicar l import total del descompte. Exemple: ALC+A+++1+TD' SG18 22 PCD Percentatge del descompte o càrrec C Obligatori Qualificador de percentatge 1 = Descompte 1 2 = Càrrec C Obligatori Percentatge 3.5 Aquest segment s utilitza per especificar qualsevol percentatge de descompte aplicat al segment ALC anterior. Exemple: PCD+1:3.5' 12 Versió 1

13 CAPÇALERA SG19 23 MOA Import del descompte o càrrec C Obligatori Qualificador de tipusd import 8 = Import del descompte 8 C Obligatori Import monetari del descompte 676 Aquest segment s utilitza per especificar l import monetari resultant d aplicar el percentatge indicat en el segment anterior a la suma total d imports nets per línia. Exemple: MOA+8:676' LÍNIA DE DETALL SG25 24 LIN Capçalera de línia de detall 1082 Obligatori Nombre de línia de la factura 1 C Obligatori Codi d article (GTIN, format EAN13) C Obligatori Tipus de nombre d article EN = EAN EN Segment capçalera de línia de detall, obligatori, on s identifica l article amb el seu codi GTIN (Global Trade Identification Number), en format EAN 13. Exemple: LIN :EN' SG25 26 IMD Descripció de l article 7077 Obligatori Tipus de descripció d article F = Forma lliure F 7081 Opcional Característica de l article M = Mercaderia M C Obligatori Descripció de l article Bossa de patates Segment obligatori per indicar en text lliure la descripció de l article. Exemple: IMD+F+M+:::Bossa de patates' SG25 27 QTY Quantitats C Obligatori Qualificador de quantitat 47 = Quantitat Facturada 46 = Quantitat Entregada = Quantitat retornada (abonaments) C Obligatori Quantitat segons el qualificador 15 C Opcional Especificador d unitat de mesura. Necessari només per quantitats d unitat variable. S ha d utilitzar al menys una vegada aquest segment per indicar la quantitat facturada. Exemple: QTY+47:15:PCE' PCE = Unitats (peces) KGM = Kilograms LTR = Litres PCE 13 Versió 1

14 LÍNIA DE DETALL 28 DTM Data d entrega C Obligatori Qualificador de data 35 = Data d entrega 35 C Obligatori Data C Obligatori Format de data 102 = AAAAMMDD 102 Segment opcional para indicar la data d entrega de la mercaderia referenciada a l actual línia de detall. Exemple: DTM+35: :102' SG26 30 MOA Import net total de la línia C Obligatori Tipus d import 66 = Import net por línia 203 C Obligatori Import total net de la línia 135 Obligatori per indicar l import total net de la línia = (Quantitat facturada x preu brut unitari) Descomptes per línia + Càrrecs per línia = Quantitat entregada x preu net unitari. Exemple: MOA+203:135' SG28 31 PRI Preus unitaris C Obligatori Qualificador de preu AAA = Preu net unitari AAB AAB = Preu brut unitari C Obligatori Preu unitari, net o brut, segons el qualificador anterior 9 Obligatori utilitzar dos segments d aquest tipus. Un per indicar l import brut unitari, i l altre per l import net unitari (incloent hi descomptes). Exemple: PRI+AAB:9' SG28 31 RFF Referències a altres documents C Obligatori Qualificador de referència ON = Nombre de comanda ON DQ = Nombre d albarà C Obligatori Nombre de referència 567 Si a la mateixa factura apareixen articles de diferents albarans o comandes, s ha d indicar mitjançant aquest segment el nombre de comanda i albarà. Exemple: RFF+ON:567' (per especificar el nombre de comanda on apareix la mercaderia facturada) 14 Versió 1

15 LÍNIA DE DETALL SG33 36 TAX Informació d impostos per línia 5283 Obligatori Qualificador de funció d impostos 7 = Impost 7 C Obligatori Tipus d impost VAT = IVA IGI = IGIC ACT = Impost d alcohols EXT = Exempt d impostos RE = Recàrrec d equivalència ENV = Punt verd CSA = Cànon Sociedad de Autores VAT RET = Retencions per serveis professionals EPH = EcoPilhas ERE = EcoREEE ELB = EcoLub EVR = EvoValor C243 C278 Obligatori en Taxa de l impost 16 cas de que l impost s apliqui mitjançant un percentatge Segment obligatori per indicar l impost o impostos aplicats a la línia de detall. Exemple: TAX+7+VAT+++:::16' SG33 37 MOA Import de l impost C Obligatori Tipus d import 124 = Import de l impost 124 C Obligatori Import de l impost 21.6 S utilitza aquest segment a continuació del TAX anterior, per indicar l import total de l impost aplicat. Exemple: MOA+124:21.6' 15 Versió 1

16 LÍNIA DE DETALL SG38 38 ALC Informació de descomptes i càrrecs per línia 5463 Obligatori Indicador de descompte o càrrec A = Descompte A C = Càrrec 1227 Opcional Indicador de seqüència. Si no se indica, s assumeix 1. 1 = Primer pas de càlcul. S aplica 1 sobre el resultat del preu brut unitari per la quantitat entregada 2, 3, 4, 5, etc. = S aplica sobre el resultat de l anterior pas de càlcul C Obligatori Tipus de descompte ABH = Descomptes por volum o rappel TD = Descompte comercial ACQ = Canon Sociedad de Autores (SGAE) MC = Taxa farines càrniques VEJ = Punt verd AA = Càrrec per publicitat CTV (Canon per campanya de televisió) (FNAC) EAB = Descompte per pagament al comptat CRS = Gestió dels residus històrics PAD = Abonament promocional XZ1 = Càrrec Eco Piles CRA, CRB, CRC, CRD = Càrrec de Ecotaxa Pneumàtics per a tipus A, B, C i D respectivament. TD Aquest segment s utilitza per especificar qualsevol descompte o càrrec aplicable a l import total brut de la línia (quantitat facturada x preu brut unitari), o sobre el resultat d aplicar un descompte anterior. Per indicar un descompte, és necessari utilitzar consecutivament aquest segment seguit dels dos següents: PCD per indicar el percentatge, i MOA per indicar l import total del descompte. Exemple: ALC+A+++1+TD' 16 Versió 1

17 LÍNIA DE DETALL SG40 40 PCD Percentatge del descompte o càrrec de la línia C Obligatori Qualificador de percentatge 1 = Descompte 1 2 = Càrrec C Obligatori Percentatge 10 Aquest segment s utilitza per especificar qualsevol percentatge de descompte aplicat al segment ALC anterior. Exemple: PCD+1:10' (percentatge del descompte del 10%) SG41 41 MOA Import del descompte o càrrec C Obligatori Qualificador de tipusd import 8 = Import del descompte o càrrec 8 C Obligatori Import monetari del descompte 15 Aquest segment s utilitza per especificar l import monetari resultant d aplicar el percentatge indicat en el segment anterior a la suma total d imports nets per línia. Exemple: MOA+8:15' (import del descompte: 15 ). 17 Versió 1

18 SECCIÓ DE RESUM 44 UNS Separador seccions de detall i resum 0081 Obligatori Identificació de secció S = Separador detall / resum S Segment obligatori. Exemple: UNS+S' SG48 46 MOA Imports totals de la factura C Obligatori Qualificador de tipus d import 79 = Import net total = Total càrrecs globals 260 = Total descomptes globals 125 = Base imposable total 176 = Import total d impostos 139 = Import total a pagar C Obligatori Import monetari 135 Aquest segment s utilitza diverses vegades, per indicar a cada una els totals de la factura. És obligatori indicar: Import net total (79): sumatori dels imports nets per línia (es tenen en compte els càrrecs i descomptes per línia, però no els globals) Total càrrecs globals (259): suma dels càrrecs globals de la factura (obligatori indicar ho si existeixen càrrecs globals). Total descomptes globals (260): suma dels descomptes globals de la factura (obligatori indicar ho si existeixen descomptes globals). Base imposable total (125): import net total + càrrecs globals descomptes globals ( ). Import total d impostos (176): total de quota d IVA, IGIC i recàrrec d equivalència. Import total a pagar (139): suma de la base imposable més l import total d impostos. Exemple: MOA+79:135' (Import total net de la factura: 135 ) 18 Versió 1

19 SECCIÓ DE RESUM SG50 47 TAX Informació d impostos totals 5283 Obligatori Qualificador de funció d impostos 7 = Impost 7 C Obligatori Tipus d impost VAT = IVA IGI = IGIC EXT = Exempt d impostos ACT = Alcohols TA1 = Farines càrniques RE = Recàrrec d equivalència ENV = Impost de residus i envasos (punt verd) VAT RET = Retencions per serveis professionals TA2 = Informatiu de residus elèctrics OTH = Altres impostos TA3 = Reciclatge d olis TAA, TAB, TAC, TAD = Reciclatge pneumàtics tipus A, B, C i D respectivament TA6 = Reciclatge de piles i acumuladors usats TA4 = Residus aparells elèctrics y electrònics C243 C278 Obligatori en Taxa de l impost 16 cas de que l impost s apliqui mitjançant un percentatge Segment obligatori per indicar l impost o impostos totals de la factura. S ha d indicar un segment d aquest tipus per cada impost i percentatge diferent, seguit d un segment MOA per indicar l import de l impost, i un altre del mateix tipus per indicar la base imposable sobre el que s aplica. Exemple: TAX+7+VAT+++:::16' 19 Versió 1

20 SECCIÓ DE RESUM SG50 48 MOA Import de l impost C Obligatori Tipus d import 124 = Import de l impost = Base imposable C Obligatori Import segons el qualificador anterior 21.6 S utilitza aquest segment a continuació del TAX anterior, per indicar l import total de l impost aplicat, o a la base imposable del mateix, obligatoris ambdós. Exemple: MOA+124:21.6' 49 UNT Fi del missatge 0074 Obligatori Nombre de segments del missatge Obligatori Nombre de referència del missatge assignat per l emissor Segment obligatori que indica la fi del missatge. Exemple: UNT ' 20 Versió 1