LICITACIÓN OAMI N AO/035/12

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1 OFICINA DE ARMONIZACIÓN DEL MERCADO INTERIOR (MARCAS, DIBUJOS Y MODELOS) LICITACIÓN OAMI N AO/035/12 SERVICIOS BANCARIOS PARA LA GESTIÓN DE COBROS Y PAGOS (BSHIO) ANEXO II - PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS 1. ANTECEDENTES 1.1. La Oficina La Oficina de Armonización del Mercado Interior (OAMI) es la oficina oficial de registro de las marcas y de los dibujos y modelos de la Unión Europea. Es una agencia europea sin ánimo de lucro con sede en Alicante (España). Su misión consiste en registrar las marcas comunitarias (MC) y los dibujos y modelos comunitarios registrados (DCR), que son componentes esenciales del mercado único europeo, así como en mantener los registros públicos de estos derechos y procedimientos. Los registros proporcionan protección a las marcas, dibujos y modelos en toda la Unión Europea, que engloba a 27 países y casi 500 millones de habitantes. La Oficina trabaja asimismo en estrecha colaboración con las oficinas nacionales de la propiedad intelectual en los Estados miembros de la UE, con diversas oficinas internacionales, y con la Comisión Europea respecto a una amplia gama de cuestiones que afectan a los propietarios y los usuarios de los derechos de propiedad intelectual. Los primeros diez países en lo que se refiere al registro de marcas son: Alemania (18,1 %); Estados Unidos (17,3 %); Reino Unido (9,5 %); España (8,1 %); Italia (7,2 %); Francia (7,0 %), Países Bajos (3,8 %); Suiza (3,2 %); Austria (2,7 %) y Suecia (2,2 %). La inversión de la Oficina en sistemas de presentación de solicitudes en línea le permite colaborar con empresas de todo el mundo a través de Internet. Como agencia europea, la Oficina disfruta de autonomía jurídica, administrativa y Oficina de Armonización del Mercado Interior, Avda de Europa 4, E Alicante, España Tel.: ; Fax: Página 1 de 8

2 financiera. Las principales cifras de rendimiento de la Oficina en los tres últimos ejercicios se refieren en el cuadro que sigue: Principales cifras de rendimiento Solicitudes de marca presentadas % de solicitudes 91 % 94 % 95 % presentadas en línea Dibujos y modelos presentados Ingresos en millones de euros Gastos en millones de euros Personal 723 Hacia finales de 2009, la Oficina redujo las tasas en torno al 30 % Para más información sobre la Oficina, véase su página web en la dirección Sus datos financieros (cuentas anuales, presupuestos) pueden consultarse en: El modo de funcionamiento general de la Oficina con los bancos La Oficina opera con once bancos: tres de ellos para la gestión de operaciones de cobros y pagos (bancos operativos), y el resto, para la gestión de las situaciones de niveles máximos en la tesorería. A efectos del control interno, la gestión de las cuentas por cobrar, y la de las cuentas por pagar, se encuentran plenamente segregadas, y la Oficina dispone de cuentas bancarias diferentes asignadas a cada una de ellas. Por otra parte, en el caso de la gestión de las cuentas por pagar, se utilizan varias cuentas bancarias, como reflejo de la segregación interna de responsabilidades. Cobros: Las operaciones de la Oficina se financian en su totalidad mediante las tasas que abonan sus usuarios por el registro de sus marcas, dibujos y modelos. Estas tasas sólo pueden pagarse en euros, ya que no se admite ninguna otra moneda. Actualmente, la Oficina colabora con dos bancos, y los números de cuenta bancaria correspondientes se incluyen en todos los formularios de presentación de solicitudes y se encuentran publicados en Internet. Los cobros suelen efectuarse mediante las transferencias bancarias con origen en los bancos de los usuarios (con sede en España, Europa, e incluso fuera de Europa) a alguna de las dos cuentas bancarias publicadas de la Oficina. Han de abonarse en las cuentas de la Oficina, en el importe necesario para liquidar las tasas correspondientes. La Oficina ha puesto además a disposición de los usuarios la posibilidad de pagar las tasas con tarjeta de crédito durante el proceso de presentación en línea de solicitudes de marca, dibujo o modelo, así como en la renovación de marcas, dibujos o modelos registrados, y actualmente invierte en fomentar la utilización de esta opción de pago. «tender» Pliego de condiciones Página 2 de 8

3 Los cobros se incorporan automáticamente al sistema SAP de la Oficina, para su ulterior tratamiento. En este contexto, la información que transmiten los bancos a la Oficina resulta esencial para permitir la adecuada identificación de los pagos, y el posterior tratamiento automático de las tasas sin intervención manual. Los promedios anuales de número y volumen de cobros en los dos últimos ejercicios son los siguientes: Cobros Promedio anual Número de transferencias bancarias Volumen de las transferencias bancarias 164 millones de euros Número de pagos con tarjeta de crédito recibidos Volumen de los pagos con tarjeta de crédito 11,5 millones de euros recibidos El origen de estos cobros se refiere en el cuadro que sigue: Alemania Reino Unido España Italia Francia Países Bajos Suecia Bélgica Austria Polonia Dinamarca Finlandia Irlanda Resto 23,62 % 17,34 % 11,86 % 8,45 % 7,90 % 3,54 % 2,13 % 1,87 % 1,83 % 1,58 % 1,46 % 0,91 % 0,81 % 16,73 % Pagos: Por cuanto se refiere a los pagos, estos se realizan mediante transferencia a los proveedores y los miembros de la plantilla en España, la Unión Europea (países tanto de la zona euro, como no pertenecientes a ésta) y, en ocasiones, fuera de la Unión Europea. Dado el régimen fiscal de la Oficina, sus bancos han de tener en cuenta su condición de «no residente» al efectuar las transferencias. Por otro lado, se realizan pagos por el reembolso de tasas (con independencia del modo en que se abonaron éstas), debido a los pagos en exceso efectuados por los usuarios, o a los reembolsos de tasas de oposición con arreglo al resultado del respectivo procedimiento. Los promedios anuales de número y volumen de pagos en los dos últimos ejercicios son los que siguen: «tender» Pliego de condiciones Página 3 de 8

4 Pagos Promedio anual Número total de transferencias bancarias - Sueldos En España A proveedores, en países de la zona del euro y no pertenecientes a ésta Volumen de las transferencias 150 millones de euros bancarias En España 71 millones de euros Los pagos los genera el sistema contable SAP de la Oficina, y se incorporan a los sistemas en línea de los bancos mediante una validación por parte de dos personas autorizadas. En ciertas ocasiones, la Oficina ha de efectuar pagos en otras divisas, como el dólar de Estados Unidos, el franco suizo, el yen japonés o el yuan chino. Dada la creciente colaboración internacional de la Oficina con las oficinas de la propiedad industrial, puede preverse que los pagos en divisas extranjeras aumentarán ligeramente, tanto en volumen como en número de divisas distintas. Las soluciones de TI «a medida» adoptadas por los bancos de la Oficina (p. ej., intercambio diario de archivos en un formato conforme con el de la OAMI), así como una resolución ágil y rápida de las incidencias, le permiten a ésta gestionar sus operaciones financieras diarias de un modo eficaz. Las tarjetas de crédito para el pago de gastos, las garantías bancarias, la entrega de efectivo en euros y otras divisas, y un servicio de entregas personales periódicas completan los servicios que utiliza la Oficina en la actualidad. 2. LAS NECESIDADES CONCRETAS DE LA OFICINA El modo actual de funcionamiento de la Oficina debe adaptarse al aumento significativo del volumen de operaciones en comparación con las cifras de hace cinco años, y al nuevo panorama financiero que ha generado la aprobación de la Directiva sobre servicios de pago (Directiva 2007/64/CE del Parlamento Europeo y del Consejo sobre servicios de pago en el mercado interior, por la que se modifican las Directivas 97/7/CE, 2002/65/CE, 2005/60/CE y 2006/48/CE y por la que se deroga la Directiva 97/5/CE (texto pertinente a efectos del EEE). El objeto de la presente licitación es elegir un mínimo de tres contratistas, y un máximo de cinco, para la prestación de servicios bancarios, así como un contratista para los servicios de pago. Las operaciones han de realizarse de un modo eficaz, sobre la base de un intercambio de datos altamente automatizado entre el contratista y el sistema contable SAP de la Oficina. Es obligatorio, para ambos lotes, que el licitador demuestre en su oferta técnica cómo garantizará un intercambio adecuado y fluido a escala operativa para la realización de actividades diarias y la toma de decisiones durante el horario de «tender» Pliego de condiciones Página 4 de 8

5 trabajo de la Oficina (medios técnicos disponibles/propuestos, demora en el establecimiento de comunicación para la toma de decisiones, etc.) SERVICIOS BANCARIOS CONVENCIONALES El servicio bancario que necesita la Oficina se describe en los apartados que siguen Operaciones de cobro Son los servicios que se refieren a continuación: la recepción de fondos mediante transferencia bancaria de terceros, en euros, procedentes de España, la Unión Europea (países tanto de la zona del euro, como no pertenecientes a ésta) y de fuera de la Unión Europea; la oferta, y en caso necesario, la adaptación de los servicios en línea del contratista, para posibilitar: o la recepción de los archivos de información de los extractos bancarios generados por el contratista, y su incorporación automática al sistema contable SAP de la Oficina, sobre la base, al menos, de SWIFT MT 940; la gestión y la resolución eficaces de los incidentes relacionados con las operaciones de cobro, incluidos la denegación o el reembolso de determinadas operaciones por parte de la Oficina Otros servicios relacionados con los cobros Se trata de los servicios adicionales que la Oficina puede requerir para atender sus obligaciones o elevar su eficacia operativa, como los que siguen: la creación y la gestión de diversas cuentas bancarias a petición de la Oficina, con arreglo a sus necesidades contables internas, y en euros; la aplicación de tipos de cambio con arreglo a los tipos diarios oficiales del BCE; el asesoramiento respecto a las mejoras relacionadas con los servicios prestados por el contratista, que permitan a ambas partes ganar en eficacia y reducir costes Operaciones de pago Son los servicios que se refieren a continuación: el pago de fondos mediante transferencia bancaria a terceros, fundamentalmente a proveedores y miembros de la plantilla, en euros y otras divisas, en España, la Unión Europea (países tanto de la zona del euro, como no pertenecientes a ésta) y, en ocasiones, fuera de la Unión Europea; deberá brindarse la posibilidad de efectuar pagos en otras divisas, concretamente en las monedas que siguen: USD, CHF, JPY, CNY, THB, DKK, SEK, GBP, LVL, LTL, RON, PLN, HUF, BGN, CZK, HRK; la oferta, y en caso necesario, la adaptación de los servicios en línea del contratista, para posibilitar: o el envío y la carga de los archivos de pago generados por el sistema contable SAP de la Oficina, sobre la base, al menos, de XML/ISO 20022; o la recepción de los archivos de información de los extractos bancarios generados por el contratista, y su incorporación automática al «tender» Pliego de condiciones Página 5 de 8

6 sistema contable SAP de la Oficina, sobre la base, al menos, de SWIFT MT 940; la gestión y la resolución eficaces de los incidentes relacionados con las operaciones de pago Otros servicios relacionados con los pagos Se trata de los servicios adicionales que la Oficina puede requerir para atender sus obligaciones o elevar su eficacia operativa, como los que siguen: la creación y la gestión de diversas cuentas bancarias a petición de la Oficina, con arreglo a sus necesidades contables internas, y en euros; la aplicación de tipos de cambio con arreglo a los tipos diarios oficiales del BCE; la entrega de efectivo a petición de la Oficina, en euros u otras divisas comunes; el pago del impuesto español de sociedades, y las cotizaciones a la Seguridad Social por cuenta de la Oficina; la facilitación de tarjetas de crédito; el establecimiento de garantías bancarias a solicitud de la Oficina; el asesoramiento respecto a las mejoras relacionadas con los servicios prestados por el contratista, que permitan a ambas partes ganar en eficacia y reducir costes Otros requisitos Los licitadores deberán cumplir los requisitos que siguen: la entidad bancaria se compromete a no ejecutar ningún pago que dé lugar a una posición de débito de una cuenta bancaria en la fecha de valor; no se aceptarán intereses ni comisiones asociados a posiciones de débito; la entidad bancaria se compromete a abonar los intereses una vez al mes, en un solo plazo y en la cuenta correspondiente; la entidad bancaria se compromete a cargar una vez al mes, en un solo plazo y en la cuenta correspondiente, todos los cargos y comisiones del mes correspondiente, con fecha de valor en el último día de cada mes. El cálculo de tales cargos y el extracto pertinente deberán enviarse, a más tardar, el día 15 del mes siguiente. La entidad bancaria deberá enviar antes del plazo límite antes referido un extracto de los cargos, en el que se indique: o el número de operaciones por tipo, con arreglo a los cuadros de precios cumplimentados anteriormente; o el coste unitario de cada tipo de operación; o su coste total; o la fecha de elaboración del extracto de cargos; o los pormenores de cualquier otro cargo; todos los cargos facturados se basarán en un precio fijo, y no dependerán del importe de la operación; confirmación a los auditores de la transmisión de saldo de cuentas; el coste de la gestión y la resolución de todo tipo de incidencias se considerará incorporado a los cargos de las operaciones de cobros y pagos Gestión de incidentes y servicio al cliente Los contratistas seleccionados deberán garantizar su capacidad para resolver los incidentes que surjan en la actividad operativa ordinaria de un modo rápido y eficaz, «tender» Pliego de condiciones Página 6 de 8

7 así como una comunicación adecuada y fluida con el personal de la Oficina, tanto a escala operativa para abordar las tareas cotidianas, como para la toma de decisiones. No se requiere una presencia física en Alicante, pero el contacto por teléfono, correo electrónico u otro medio electrónico es obligatorio. Es obligatorio que el licitador pueda comunicarse en inglés. Todos los documentos oficiales deberán elaborarse en dicha lengua Fase de transición de los bancos actuales a los licitadores seleccionados Al inicio de la ejecución de los nuevos contratos marco, la Oficina deberá abordar la fase de transición de los bancos actuales a los licitadores seleccionados. La duración de tal etapa vendrá determinada por dos factores: el plazo necesario para la adaptación de los sistemas de TI, con el fin de procurar una compatibilidad adecuada en el intercambio de archivos electrónicos correspondientes a las operaciones de cobros y pagos. Esta fase puede durar varias semanas, en función de las posibilidades del licitador elegido para adaptarse a las necesidades y formatos de la Oficina. La duración máxima de esta etapa se fija en ocho semanas; la fecha de publicación y puesta a disposición de las nuevas cuentas bancarias para el pago de tasas, y la conducta de los usuarios de la Oficina, que deberán modificar sus instrucciones de pago a sus bancos, teniendo en cuenta los números de tales nuevas cuentas. La experiencia de la Oficina en el pasado pone de relieve que este cambio de conducta puede llevar varios meses. Esta fase de transición no generará cargo alguno para la Oficina CONTRATISTA DEL SERVICIO DE PAGOS Pago de tasas con tarjeta de crédito El sistema de presentación en línea de solicitudes de marcas, dibujos y modelos, así como de renovación de los mismos, permite a los usuarios efectuar sus pagos con tarjeta de crédito. La Oficina requiere un servicio que reúna las siguientes características: amplia gama de métodos de pago (p. ej., Visa, Amex, tarjetas de débito, monederos electrónicos u otros métodos de pago alternativos); soluciones personalizadas respecto a los informes de operaciones, que permitan la descarga de tales informes y su incorporación al sistema contable SAP de la Oficina; funciones de conciliación (identificador único de operaciones); control y gestión de operaciones (seguimiento de la actividad de las cuentas, comprobación de la situación de los pagos, estadísticas, etc.); mecanismos de seguridad y prevención de fraudes (conformidad con PCI, 3-D-secure); asistencia para la configuración, la ejecución y el mantenimiento del sistema de pagos; opciones de gestión de cuentas para cuestiones de configuración, gestión de usuarios y contraseñas; «tender» Pliego de condiciones Página 7 de 8

8 posibilidad de personalizar el diseño de la página de pagos Gestión de incidentes y servicio al cliente Los contratistas seleccionados deberán garantizar su capacidad para resolver los incidentes que surjan en la actividad operativa ordinaria de un modo rápido y eficaz, así como una comunicación adecuada y fluida con el personal de la Oficina, tanto a escala operativa para abordar las tareas cotidianas como para la toma de decisiones. No se requiere una presencia física en Alicante, pero el contacto por teléfono, correo electrónico u otro medio electrónico es obligatorio. Es obligatorio que el licitador pueda comunicarse en inglés. Todos los documentos oficiales deberán elaborarse en dicha lengua Fase de transición del proveedor actual al licitador seleccionado Al inicio de la ejecución del nuevo contrato marco, la Oficina deberá abordar la fase de transición del proveedor actual, al licitador seleccionado. La duración de esta fase de transición vendrá determinada por el plazo necesario para la adaptación de los sistemas de TI. Esta etapa puede durar varias semanas, en función de las posibilidades del licitador elegido para adaptarse a las necesidades de la Oficina. La duración máxima de esta etapa se fija en ocho semanas. Esta fase de transición no generará cargo alguno para la Oficina. «tender» Pliego de condiciones Página 8 de 8