Anexo 1 CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS

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1 Anexo 1 CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS El contrato del sistema para la gestión de peticiones, quejas, reclamos sugerencias y felicitaciones PQRSF comprende las siguientes especificaciones técnicas de la plataforma mínimas requeridas: PARAMETRIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN Instalación, configuración y puesta en funcionamiento del sistema de PQR de forma completa. Instalación en ambiente de pruebas y ambiente productivo (el esquema de licenciamiento es único por los dos ambientes) La instalación en el ambiente productivo debe estar implementado por lo menos en dos nodos en clúster modo Activo Activo en alta disponibilidad La base de datos debe ser desplegada al motor de base de datos de la Federación Colombiana de Municipios, la cual es Oracle y esta debe estar configurada igualmente en el ambiente de bases de daos de Pruebas/desarrollo y el ambiente Productivo. La instalación debe hacerse en la plataforma Virtual de la Federación Colombiana de Municipios y su sistema operativo no debe ser distinto al ambiente Linux RedHat y Ambiente Microsoft Datacenter que posee actualmente la Federación colombiana de Municipios. Todos los lineamientos tecnológicos concernientes al despliegue y puesta en funcionamiento de la plataforma solicitada deben hacerse por parte del proponente con los lineamientos y directrices tecnológicas que emita la Dirección de tecnologías de la información y las comunicaciones de la Federación Colombiana de Municipios. 02 Poseer un módulo de Administración del Sistema Permitir indicar los formularios que serán solicitados al usuario en cada una de las etapas del proceso Permitir la parametrización de los metadatos asociados a cada tipo documental y por cada metadato permitir la definición del tipo de dato, las validaciones que se deben realizar al ingresar la información y los posibles valores que debe permitir (si aplica). Permitir la definición de los diferentes estados que pueden estar asociados a los documentos.

2 06 Permitir la definición y administración de usuarios, roles y permisos Permitir la parametrización de los diferentes niveles de seguridad de la información. Permitir la parametrización de la estructura de carpetas en las cuales se almacenarán posteriormente los tipos documentales asociados a cada expediente. 09 La solución de PQR debe estar implantada sobre un sistema BPM que permita ampliaciones que se pudieran realizarse en el futuro e incorporar otros procedimientos La solución debe permitir la creación y administración del trámite de PQR contemplando los días de término (hábiles o calendario). Permitir la parametrización para el manejo de alertas sobre el cumplimiento de los tiempos previamente definidos y asociados a las PQR, según la normatividad legal que existe para estos casos. 12 Permitir la conversión de documentos electrónicos a formato PDF/A Generación de un número único para cada documento (número de radicación). Permitir el escaneo, carga y almacenamiento de documentos por puesto de trabajo integrado al sistema de gestión documental, con las interfaces de hardware y software estándar compatibles con los equipos y programas utilizados en la Federación Colombiana de Municipios. Además, de cumplir con los estándares y lineamientos establecidos por las Entidades del Estado para tal fin. 15 El sistema debe permitir heredar metadatos Consulta de documentos por los diferentes criterios a partir de los metadatos definidos. Disponer de un portal Web, para que el ciudadano mediante formularios electrónicos pueda realizar la tramitación de PQRSF online, con enlaces en los portales de la Federación Colombiana de Municipios y la Dirección Nacional Simit. El sistema deberá guiar a los usuarios que hacen la PQRSF en los distintos pasos a seguir en cada momento, para ello la solución deberá disponer de una bandeja de tareas pendientes donde encontrarán los trámites que tengan asignados.

3 19 El sistema debe automatizar la generación de documentos mediante el uso de plantillas normalizadas incorporadas en la definición de los procedimientos, o bien asistir al usuario en su generación. 20 El sistema debe integrar la firma digital longevas y validación del contenido de los expedientes y/o de los documentos asociados, mediante el uso de certificados válidos para la generación de firma digital reconocida, emitidos por una autoridad de certificación digital autorizada Soporte de múltiples firmas: un mismo expediente o documento deberá poder ser firmado múltiples veces por múltiples usuarios. Herramienta de validación de documentos: el sistema deberá incluir los mecanismos necesarios para la validación de documentos firmados digitalmente e impresos posteriormente. 23 El sistema debe disponer de mecanismos de firma digital de larga duración con formatos XADES, CADES y PADES, con el fin de dar cumplimiento a la ley 1437 de 21 y decreto 2609 de El sistema de firma digital deberá generar documentos electrónicos de larga duración, posibilitando la verificación de validez de los mismos a lo largo del tiempo, disponiendo por tanto de un documento electrónico con plenas garantías legales, pudiendo considerarlo como auténtico original. De acuerdo a la Ley 527 de 1999, Decreto 9 de 22, Ley 1273 de Debe permitir añadir la información de timestamping y estado de revocación de los documentos, con el fin de que los ficheros firmados resultantes dispongan de todos los datos necesarios para las validaciones sin necesidad de conectarse on-line a ningún servicio de la autoridad de certificación correspondiente. 25 La plataforma de firma electrónica debe estar acreditada Common Criteria, para los perfiles de protección PPSCVA-T2 y EAL1. Dicha certificación Common Criteria garantiza que la solución cuenta la máxima certificación de seguridad y la cual reconoce el cumplimiento de los más estrictos requisitos de seguridad y funcionalidad y que el área de Desarrollo de la compañía cumple con lo especificado en la Declaración de Seguridad, según exigen las garantías definidas.

4 26 Los mecanismos de firma digital a aplicar deberán ser usables y garantizar una sencillez y velocidad de uso. Es por ello que la plataforma de firma digital a implantar, deberá disponer de los mecanismos de acceso vía PKCS#11, que permitan el acceso a los dispositivos criptográficos donde se almacenarán los certificados digitales, posibilitando la firma digital en bloque de documentos sin la necesidad de incorporar el PIN para la firma de cada uno de los documentos. 27 El Oferente debe proporcionar un visor electrónico de documentos firmados digitalmente de amplio alcance, que sea capaz de verificar y visualizar los documentos firmados digitalmente en formatos XADES, CADES y PADES. Cuya finalidad es que el proveedor entregue una herramienta sin costo alguno para la entidad (Usuarios internos- externos), de manera que los usuarios puedan verificar y visualizar los documentos firmados digitalmente. El visor electrónico que sea entregado a la entidad, debe ser propiedad del oferente o fabricado por él y debe contar con los derechos de autor para poder ceder los derechos de uso a la entidad. Dicho visor se trata de una aplicación dirigida tanto a usuarios internos como externos, Para lo cual el oferente deberá entregar junto con su propuesta las URL (uniform resource locator) donde la entidad pueda comprobar la descarga. 28 El sistema debe contar con auditoría de gestión, de cada una de las actuaciones de los usuarios sobre el sistema que garantice su trazabilidad. MÓDULO DE REPORTES La solución debe incorporar un módulo de Gestión de Reportes y consultas que permita monitorear determinados indicadores de los PQRSF, como por ejemplo: - Cumplimiento radicados vs respuestas por organismo de tránsito. - Porcentaje por PQRS atendidos por funcionario o grupo respecto a la totalidad de tramitados. - Niveles de variación entre diferentes periodos de tiempo (semanal, mensual, anual). 02 Debe generar reporte bimensual, por área y funcionario, sobre el tiempo en días hábiles empleado en la respuesta de los PQRSF. Debe contemplar que un PQR debe ser atendido en algunas ocasiones por más de un área. El sistema debe permitir la generación de reportes (gráficos, planos, formatos de exportación), como por ejemplo: - Pendientes por área, identificando los PQR vencidos y su respectiva fecha de vencimiento.

5 USUARIOS DEL SISTEMA Determinar si se trata de una petición, queja, reclamo o sugerencia, función que recae en el jefe o coordinador del área, debe contemplar los tiempos dados por la ley para cada caso. 02 Diligenciar los campos requeridos por la entidad La posibilidad de anexar documentos, (máximo 50 megas),que soportan la solicitud 04 La posibilidad de acreditar condiciones especiales 05 Creación automática del usuario para consulta de sus PQR. 06 Consultar en línea el estado de su solicitud 07 Datos de contacto para dar respuesta 08 La designación del número de radicado determinando fecha y hora de radicado. 09 Consultar el radicado de respuesta. 10 Posibilidad de desistir de la solicitud INTEGRACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Cuando ingresa el PQR el usuario debe comunicarse por medio de web service con el actual sistema de gestión documental, para que se radique en línea. 02 Mostrar el número de radicado dado por gestión documental al usuario. Cuando se dé la respuesta debe comunicarse por medio de web service con el actual sistema de gestión documental, para que se registre en línea la respuesta y la asocie al radicado de entrada. OTROS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS El lenguaje de definición de los procesos a poner en marcha sobre el Gestor de Expedientes será XPDL (XML Process Definition Language) que es un lenguaje estándar para la definición de Flujos de trabajo. 02 Arquitectura orientada a servicios SOA El diseñador de Workflows debe interpretar procedimientos diseñados en formato XPDL y debe soportar notación BPMN 2.0 El sistema debe ser capaz de trabajar con web services seguros, estándar WS- I. La plataforma debe trabajar con certificados digitales tanto en software (instalados en el navegador o en archivos P12 o PFX) como en hardware (tokens, smartcards).

6 06 Las herramientas deberán ser compatible con los navegadores web principales: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, en sus últimas versiones 07 Debe ejecutarse en ambiente full WEB a través de un Browser Debe permitir ser accedido mediante browser a través de una Intranet o Internet (Web Enabled) La plataforma deber ser en tecnología 100% web como J2EE, PHP,.NET, entre otras. La solución debe soportar ambientes virtualizados. DOCUMENTACIÓN Entrega de la documentación correspondiente al proyecto (actas de reunión, cronogramas, resultado de pruebas, informes, manuales de usuario, manuales de sistema, manuales de administración, guías, metodologías, documentos de capacitación), para cada una de las actividades contratadas. CAPACITACIÓN El proveedor entregará el plan de capacitación una vez se termine la etapa de levantamiento de información, especificando los temas a desarrollar de acuerdo al perfil de los usuarios, y el número de sesiones necesarias para desarrollar los temas. Deben incluirse 20 horas de capacitación sobre el uso de la plataforma. GARANTÍA, SOPORTE Y MESA DE APOYO Garantía y Soporte Técnico: El proveedor dará a la Federación colombiana de Municipios el soporte técnico de la solución objeto de estos términos, incluyendo las actualizaciones y mejoras de la solución suministrada, durante mínimo un (1) año, después de terminada la implementación. Elaboró: Francisco Lugo y Luis Enrique Parada Revisó: Alejandro Murillo Pedroza