MÓDULO 2 GOOGLE CALENDAR

Transcripción

1 TEMA 1 INTRODUCCIÓN A Introducción a Google Calendar Por el agitado ritmo con el que las actividades se llevan en la vida actual es muy común que las personas olviden algunos compromisos importantes o que no administren eficazmente su tiempo. El utilizar una herramienta que apoye a organizar nuestras actividades y tiempo constituye una opción útil para combatir esta deficiencia muy común actualmente por las todas las obligaciones. La agenda es una herramienta útil para quienes pertenecen al mundo laboral y empresarial, así como para aquellos que poseen compromisos escolares, personales, en sus hogares, etc. Ahora imagine que trabaja con un grupo de personas en un proyecto y cada una de ellas posee responsabilidades, pero que las actividades de ellos y las suyas se pueden poner en una sola agenda, permitiéndole saber cuales son los espacios idóneos donde usted puede organizar una reunión o pedir apoyo a un miembro de su equipo sin molestar su flujo de trabajo. Eso es posible a través de agendas compartidas por internet. En el presente modulo aprenderemos a hacer uso de Google Calendar, una herramienta de trabajo compartido desarrollada por Google, que nos ayudará a manejar de manera eficaz nuestras actividades y compromisos. Qué es Google Calendar? Google Calendar, es un servicio gratuito de agenda y calendario en línea desarrollado por Google. Permite para generar calendarios en donde se pueden anotar eventos importantes, 1

2 como cumpleaños o reuniones. También permite enviar invitaciones fácilmente, compartir la agenda con familiares y amigos y realizar búsquedas de eventos. En la actualidad contamos con muchas herramientas para optimizar nuestro tiempo. Y la tecnología nos ayuda muchísimo en este aspecto. Si usted tiene una cuenta de correo electrónica en GMAIL (Para utilizar Google Calendar preferiblemente use una cuenta de Google), tiene entonces a su disposición el Calendar Google, que es una potente herramienta y le ayuda a usted a organizarse mejor, es como tener una agenda electrónica que en cualquier parte del mundo. A continuación sabrá paso a paso la forma en que usted puede aprovechar a éste valioso recurso, para que le sea de utilidad para organizarse mejor y pueda ahorrar tiempo en sus actividades diarias. Ingresar a Google Calendar. Esta es una herramienta de trabajo compartido disponible desde Internet. Para ingresar a Google Calendar escriba en su navegador una de estas URL, o lo buscas en Una vez cargada la pagina tendrás una pantalla que te invitará a escribir tu correo electrónico y tu contraseña. 2

3 Si tienes una cuenta de correo electrónico de Gmail este proceso lo tendrás fácil, a continuación procede a escribir tu correo electrónico de Gmail y tu contraseña. Si tu hasta este punto careces de una cuenta en gmail y estas interesado en usar Google Calendar, tienes dos alternativas; crear una cuenta de gmail o hacerlo con tu propia cuenta de correo electrónico. A continuación de damos unas pistas de cómo lograr ambas alternativas. a) Crear una cuenta de gmail. Revisa en el Modulo I, el Tema 2. b) Registrarte con tu propia cuenta de correo electrónico. Escribe en tu navegador en URL te aparecerá la siguiente pantalla donde deberás pinchar en CREAR CUENTA 3

4 A continuación deberá presentarse una ficha para completar el registro para una Google accounts. La ficha se divide en dos etapas: Primera etapa: Información obligatoria para la cuenta de Google. Dirección de correo electrónico actual. Escribir la contraseña y volver a escribirla en el recuadro que aparece debajo. Segunda etapa: Empezar a utilizar Google Calendar. Nombre, Apellidos. Ubicación, Zona horaria, Fecha de nacimiento. Escribir en el recuadro correspondiente los caracteres que aparecen en la imagen. Aceptar las condiciones del Servicio Para finalizar hacer clic en el botón Crear mi cuenta. Una vez que tengas una cuenta con cualquiera de los métodos antes descritos, puedes retomar la dirección de Google Calendar y accesar a la pagina que te pedirá correo electrónico y contraseña, una vez escrito pincha en el botón Acceder y estarás adentro de la herramienta. 4

5 Una vez hecho esto se abrirá la aplicación Google Calendar, la cual de primeramente se muestra como una agenda común, de momento destacaremos las herramientas mas accesibles y utilizadas en esta pantalla. 1. Visualización por día, semana o mes: estas pestañas permiten visualizar el calendario por día, semana, mes o los próximos cuatro días. La pestaña Agenda muestra los eventos en forma de lista y se podrá personalizar la vista Próximos cuatro días en función de las propias necesidades. 2. Avanzar y retroceder: estas flechas permiten avanzar y retroceder en el tiempo. 5

6 3. Elección de los días que se desean visualizar: se podrá especificar los días que a visualizar en el calendario principal resaltando fechas de interés en el mini calendario. TEMA 2 USANDO NUESTRA AGENDA EN LÍNEA Añadiendo un Evento Para añadir un evento nuevo, seleccionar el botón Crear. Luego pasaremos a una ventana donde tendremos que rellenar algunos campos para hacer efectivo la creación de un evento. 1. Añadir título del evento, fecha y franja horaria. Al seleccionar la opción Repetir se puede repetir el evento para varios días, meses o años. 6

7 2. Elegir el lugar, en que calendario se agregará el evento, una descripción y un color para diferenciarlo de otro. También se puede programar si se quiere recibir un recordatorio del evento, minutos, horas, semanas antes del mismo, en forma de correo electrónico o como una ventana emergente. La privacidad del evento permite configurar si se quiere que figure como espacio ocupado o disponible. 3. Invitar personas al calendario. 4. Guardar o descartar el evento. Al seleccionar Guardar se volverá automáticamente a la vista de la agenda. El evento se verá en el calendario. Ver el Calendario El calendario puede visualizarse por día, semana, mes, 4 días o agenda. Para modificar una vista, seleccione la opción que se desea. 7

8 Invitando a un contacto a uno de nuestros eventos. Google Calendar permite invitar a otros usuarios a cualquier evento del calendario con solo añadir sus direcciones de correo electrónico en la sección Invitados del evento. Seleccionar un Evento. 8

9 Se abrirá la ventana del evento. En Añadir invitados agregar las direcciones de correo electrónico y luego Añadir. Los invitados se van agregando a la lista. 9

10 Al seleccionar Enviar un mensaje a los Invitados, se enviará a un correo electrónico. Seleccionar las acciones que pueden realizar los invitados: > Editar evento. > Invitar a otros. > Ver la lista de invitados Creando un nuevo calendario Google Calendar permite tener más de un calendario. Esta funcionalidad es útil ya que permite administrar diferentes tipos de eventos. (Calendario para eventos del proyecto tal.) En la sección Mis calendarios, seleccionar Añadir. 10

11 Se abrirá una nueva ventana: 1. Agregar el nombre del calendario. 2. Añadir una descripción del mismo. 3. País y zona horaria del calendario. 4. Seleccionar esta opción para que el calendario sea público, para todos los usuarios de GMail. (el calendario aparecerá en los resultados de búsqueda públicos de Google) 5. En caso de querer elegir a los usuarios con los que se quiere compartir el calendario, completar la dirección de correo electrónico en el espacio habilitado, y luego elegir qué funciones puede realizar el usuario con el calendario: o Realizar cambios y administrar el uso compartido o Realizar cambios en los eventos. 11

12 o Consultar todos los detalles del evento. o Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles). o Al finalizar seleccionar Añadir persona. 6. Crear calendario o cancelar la acción. Agregando un calendario de interés En la opción Otros calendarios, en Añadir el calendario de un amigo, se puede escribir el correo electrónico de un usuario conocido. De esta manera, se podrán ver, junto con los eventos del usuario, los eventos de esta persona. Éste se agregará en Mis calendarios. Por otro lado, desplegando la opción Añadir, aparecen: Añadir el calendario de un amigo. Explorar calendarios interesantes. Añadir por URL (si se conoce la URL del calendario que se quiere añadir). Si selecciona, Añadir el calendario de un amigo. Si selecciona, Añadir por URL. 12

13 Si se elige la opción, Explorar calendarios interesantes, aparecerá un lista con diversos calendarios por temas de interés. Para agregarlo, seleccionar Suscribirse. TEMA 3 PUBLICANDO UN CALENDARIO EN UN BLOG O EN UNA PÁGINA WEB Publicando un Calendario en un Blog o Pagina Web Seleccionar el calendario que se quiere publicar de la lista de Mis calendarios y desplegar la flecha de la derecha. Seleccionar la opción Compartir este calendario. 13

14 Se abrirá una nueva ventana. En la pestaña Detalles del calendario. Copiar el código que aparece en Incrustar este calendario. Pegarlo en el blog o sitio Web. Se puede personalizar el color, tamaño y otras opciones. 14

15 Si quieres personalizar tu calendario de acuerdo a las condiciones y estilo de donde piensas integrarlo, solo tienes que pinchar en el vinculo, personaliza el color, el tamaño y otras opciones y aparecerá una pagina de edición como la siguiente imagen. 15