Norma y Estándares BASC como buenas prácticas en la seguridad del Comercio Exterior

Transcripción

1 Norma y Estándares BASC como buenas prácticas en la seguridad del Comercio Exterior

2 Objetivos del Curso 1. Proporcionar los principios y conceptos básicos del Sistema de Gestión en Control y Seguridad según la Norma y los Estándares BASC (V4-2012). 2. Presentar una interpretación de los requerimientos de la Norma y Estándares BASC (V4-2012) y su aplicación dentro de la organización.

3 Definición de Cadena de Suministro Para los propósitos de Business Alliance for Secure Commerce - (BASC), la cadena de suministro se define desde el punto de origen (fabricante/proveedor/vendedor) hasta el punto de distribución y reconoce los diversos modelos comerciales empleados por los miembros de BASC.

4 Quiénes son los actores en la cadena de suministro? Punto de origen Exportador Transportista Operador Logístico Transporte aéreo Agente de Aduanas En el comercio internacional cada empresa dentro de la cadena de suministro deberá identificar quienes son sus asociados de negocios. Puerto origen Transporte marítimo Puerto destino Distribuidor Punto destino

5 Amenazas al comercio internacional Falta de entrega Infiltración Robos Contaminación Contaminación Terrorismo Lavado Infiltración Averías Falta de entrega Terrorismo Lavado Estafa Contaminación Robos Infiltración Robos Infiltración Contaminación Falta de entrega Falta de entrega Robos Bioterrorismo Sabotaje Conspiraciones Lavado de Activos

6 I Interpretación de la Norma BASC (V4-2012)

7 Requisitos BASC V Norma BASC 20 Req. SGCS BASC Estándares Certificación = Cumplimiento de Norma + Estándares

8 NORMA Y ESTÁNDARES BASC V4-2012

9 ESTRUCTURA DE LA NORMA BASC 4.1 Generalidades 4.6 Mejoramiento continuo Mejora continua Acción correctiva y preventiva Compromiso de la Dirección 4.5 Verificación Seguimiento y medición Auditoría Control de Registros 44.2 Política de Control y Seguridad 4.3 Planeación Generalidades Objetivos del SGCS Gestión del Riesgo Requisitos legales Previsiones 4.4 Implementación y Operación Estructura, responsabilidad y autoridad Entrenamiento, capacitación y toma de conciencia Comunicación Documentación Sistema Control de Documentos Control operacional Preparación y respuesta a eventos críticos

10 NORMA BASC V REQUSITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD

11 P lan o 4.1 Requisitos Generales 4.2 Política de Control y Seguridad 4.3 Planeación 4.3.1Generalidades Gestión del Riesgo Requisitos Legales y de otra Índole Objetivos del SGCS Previsiones

12 Criterios Mínimos de Seguridad 4.1 Generalidades o Todos los requisitos del SGCS deben ser incorporados a los proceso de la organización. La forma y el alcance de su aplicación dependen de su ubicación y distribución geográfica, la naturaleza del negocio, riesgos y las condiciones del entorno en el cual opera.

13 Criterios Mínimos de Seguridad La organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente el SGCS determinando los siguientes o aspectos: a) Enfoque de procesos aplicado a la seguridad de la Organización. b) Documentar la secuencia e interacción de los procesos que realiza, a través de las técnicas de mapa y caracterización de procesos. c) Definir el alcance del SGCS. NOTA: Asegurar el control sobre los procesos contratados externamente no exime a la organización de la responsabilidad de cumplir con todos los requisitos del SGCS, legales y reglamentarios. El tipo y el grado de control a aplicar al proceso contratado externamente deben estar basados en el resultado de la evaluación de riesgo.

14 Criterios Mínimos de Seguridad 4.2 Política de Control y Seguridad La Alta Gerencia debe establecer, documentar, comunicar, publicar y respaldar su política de control y seguridad. Esta política debe estar orientada a la prevención de actividades ilícitas y ser adecuada al propósito, alcance del sistema de gestión y riesgos de la organización, incluyendo su compromiso con el mejoramiento continuo del sistema de gestión. La política debe ser marco de referencia para establecer y revisar los objetivos del SGCS.

15 Ejemplo de Política (simplificado para fines académicos) Empresa XXXXX, como integrante de la cadena logística de comercio exterior, tenemos como prioridad gestionar nuestros procesos de manera eficaz bajo el cumplimiento de los requisitos reglamentarios, normas legales vigentes e instrucciones aplicables, previniendo todo acto de actividad ilícita (narcotráfico, terrorismo, entre otros) en sus procesos, y se compromete a minimizar los riesgos de sus procesos, contar con colaboradores capacitados y mejorar continuamente la eficiencia de nuestro Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC.

16 Ejemplo de Objetivos (simplificado para fines académicos) OBJETIVOS DE SEGURIDAD INDICADORES DE GESTION POLITICA DE SEGURIDAD BASC OBJETIVOS INDICADOR DESCRIPCION /FORMULA META FRECUENCIA REGISTRO RESPON- SABLE Empresa XXXXX como integrante de la cadena logística de comercio exterior, tenemos como prioridad gestionar nuestros procesos de manera eficaz bajo el cumplimiento de los requisitos reglamentarios, normas legales vigentes e instrucciones aplicable, previniendo todo acto de actividad ilícita (narcotráfico, terrorismo, entre otros) en sus procesos, y se compromete a minimizar los riesgos de sus procesos, contar con colaboradores capacitados y mejorar continuamente la eficiencia de nuestro Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC Minimizar los riesgos de sus procesos Capacitar a los colaboradores Mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión Integrado. % de Cumplimiento del tratamiento de riesgos % de Cumplimiento del Plan Anual de Capacitacion % de Cunplimiento de las acciones correctivas y preventivas Nro. Total de riesgos tratados X 100%/Nro. Total de riesgos identificados No. Total de capacitaciones ejecutadas x 100%/ No. Total de capacitaciones programadas Nro. De acciones correctivas y preventivas ejecutadas x 100%/ Nro. Total de Solicitudes de acciones correctivas y preventivas planteadas > o =70% > o = 70% > o = 70% Anual Anual Anual Resporte de indicadores y Matriz de evaluacion y tratamiento de riesgos Plan Anual de capacitación con fechas de ejecución Solicitud de Acciones Correctivas y Preventivas Coordinador BASC Jefe de RRHH Coordinador BASC

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18 Criterios Mínimos de Seguridad 4.3 Planeación Generalidades El éxito o fracaso del SGCS depende de una adecuada planificación. Esto implica el cumplimiento de los requisitos en materia de control y seguridad, estableciendo criterios de desempeño, definiendo qué se debe hacer?, quién es el responsable?, cuándo se debe hacer? y cuál sería el resultado esperado?.

19 Criterios Mínimos de Seguridad 4.3 Planeación Objetivos del SGCS La Alta Dirección debe establecer y revisar los objetivos del SGCS en las funciones y los niveles pertinentes dentro de la organización. Dichos objetivos deben ser coherentes y permitir dar evidencia del cumplimiento de la política de control y seguridad a través de indicadores de gestión.

20 Criterios Mínimos de Seguridad 4.3 Planeación Gestión del riesgo La organización debe tener un procedimiento documentado para establecer e implementar un proceso de gestión de riesgo que permita la determinación del contexto, identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y comunicación de los riesgos. Debe realizar una revaluación de los riesgos mínimo una vez al año y/o cuando se identifiquen nuevas amenazas o vulnerabilidades en el SGCS.

21 Algunas Amenazas en la Cadena de Suministro NARCOTRÁFICO Conspiración Corrupción Contaminación de la carga TERRORISMO Conspiración Secuestros Atentados LAVADO DE ACTIVOS Conspiración Robos sistemáticos Piratería

22 Algunas Amenazas en la Cadena de Suministro CONTRABANDO Conspiración Informático Falsificación de documentos ESPIONAJE INDUSTRIAL Conspiración Sabotaje Fraude DELINCUENCIA COMÚN Robos Sistemáticos Conspiración Corrupción Falsificación de documentos

23 4.3.3 Gestión del Riesgo

24 Criterios Mínimos de Seguridad 4.3 Planeación Requisitos Legales y de otra índole La organización debe tener un procedimiento documentado para identificar, actualizar, implementar y comunicar los requisitos legales, reglamentarios, estatutarios al cual esté sometido y le sea aplicable al SGCS BASC. La organización debe asegurar el cumplimiento de las disposiciones y normas relativas a proteger la propiedad intelectual, incluyendo la propiedad de Norma y Estándares BASC y el uso adecuado del logo que identifica la marca y la imagen corporativa de la WBO.

25 Uso correcto del Logo BASC (Elementos que deben estar presentes) Código de letras y números que aparece en el Certificado BASC.

26 Criterios Mínimos de Seguridad 4.3 Planeación Previsiones La Organización debe hacer previsiones para cubrir los objetivos, planes y controles operacionales, para que la organización implemente, mantenga y mejore continuamente el Sistema de Gestión en Control y Seguridad.

27 D o 4.4 Implementación y Operación Estructura, Responsabilidad y Autoridad Entrenamiento, Capacitación y Toma de Conciencia Comunicación Documentación del Sistema Control de los Documentos Control Operacional Preparación y Respuesta a Eventos Críticos

28 4.4 Implementación y Operación Estructura, Responsabilidad y Autoridad La responsabilidad final por el control y seguridad de la organización, recae en el más alto nivel de la Dirección. La organización debe designar un representante de la Alta Dirección con el nivel de autoridad y responsabilidad para asegurar que el SGCS se implemente, mantenga y mejore continuamente. Debe establecer, documentar las responsabilidades, funciones y autoridad del personal que afecta la seguridad de la organización, identificadas en el análisis de criticidad del recurso humano, producto de la gestión de riesgos de la cadena de suministro y las actividades relacionadas con el comercio. Internacional.

29 4.4 Implementación y Operación Entrenamiento, Capacitación y Toma de Conciencia La organización debe determinar y demostrar las competencias requeridas del personal y en caso de no disponer de ellas debe tomar las acciones necesarias. El personal debe ser consciente de la responsabilidad por el control y seguridad en todos los niveles de la organización y de la influencia que su acción o inacción pueda tener sobre la eficacia del SGCS BASC.

30 4.4 Implementación y Operación Comunicación La Organización debe establecer condiciones para: a) Mantener una comunicación abierta y efectiva de información sobre Control y Seguridad en el Comercio Internacional. b) Lograr la participación y el compromiso de directivos, accionistas, empleados y asociados de negocio.

31 Criterios Mínimos de Seguridad 4.4 Implementación y Operación Documentación del Sistema La documentación es un elemento clave para permitir a una organización implementar de manera efectiva el SGCS. Es útil para consolidar y conservar los conocimientos sobre el tema, sin embargo es recomendable mantenerla reducida al mínimo requerido.

32 4.4 Implementación y Operación Documentación del Sistema (continuación) La documentación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC debe incluir: a) El manual del SGCS que contemple y describa el alcance y cómo la empresa cumple todos los requisitos de la Norma y los Estándares, así como las exclusiones debidamente justificadas. b) Los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta Norma y Estándares de seguridad. c) Los documentos que la organización determine sean indispensables para asegurar la eficacia del SGCS.

33 Estructura de la Documentación

34 4.4 Implementación y Operación Control de los Documentos La organización debe tener un procedimiento documentado que incluyan listados maestros de documentos que le permitan controlar todos los documentos requeridos para la implementación del SGCS BASC, y garantizar que: a) Se aprueben los documentos antes de su emisión. b) Puedan ser localizados oportunamente. c) Se revisen periódicamente y se actualicen cuando sea necesario.

35 4.4.5 Control de los Documentos d) Se encuentren legibles. y disponibles garantizando su preservación, custodia y confidencialidad. e) Sean oportunamente identificados y retirados los documentos obsoletos para evitar su uso no previsto; incluyendo aquellos que deban ser retenidos con propósitos de preservación legal o de conocimiento. f) Se controlen los documentos de origen externo. g) Se disponga de un sistema de protección y recuperación de la información sensible de la organización que incluya medios magnéticos y físicos.

36 4.4 Implementación y Operación Control Operacional La organización debe asegurar, con base en su evaluación de riesgos, responsabilidad y participación en la cadena de suministro y las actividades relacionadas con el comercio internacional, que los planes, programas y controles de seguridad se encuentran totalmente integrados en todo el ámbito de la organización y dentro de todas sus actividades. Al implementar la política y la gestión efectiva del control y la seguridad, la organización debe hacer lo necesario para garantizar que las actividades se realicen de manera segura.

37 4.4 Implementación y Operación Preparación y Respuesta a Eventos Críticos La Organización debe tener procedimientos documentados para: a) Identificar y responder oportunamente ante amenazas y vulnerabilidades. b) Responder oportunamente ante situaciones críticas, para mitigar el impacto y el efecto que estos eventos o situaciones puedan generar sobre las operaciones o la imagen de la Organización. c) Realizar ejercicios prácticos y simulacros que prueben la eficacia de las medidas de protección, así como las medidas previstas para dar respuesta a eventos críticos. d) Investigar todos aquellos elementos del Sistema que tuvieron relación, directa o indirecta, con la falla presentada. Nota: La respuesta a eventos críticos, debe estar sujeta a la gestión de riesgos a través planes de emergencia y contingencia.

38 C heck o 4.5 Verificación Seguimiento y Medición Auditoría Control de Registros

39 4.5. Verificación Seguimiento y Medición La organización debe tener procedimientos documentados para el seguimiento y medición de las características claves que puedan tener impacto significativo en el control y seguridad y se debe ajustar a las necesidades de la organización, estableciendo indicadores y metas que permitan determinar la eficacia del SGCS BASC.

40 4.5. Verificación Auditoría La organización debe tener un procedimiento documentado para realizar auditorías internas a los elementos del SGCS con el fin de verificar que esté conforme con: a) Los requisitos de la Norma y los Estándares de seguridad BASC. b) Los requisitos del Sistema de Gestión en Control y Seguridad establecidos e implementados por la organización. La organización debe elaborar y ejecutar un programa de auditorías internas, su enfoque y periodicidad debe ajustarse a la madurez del SGCS, resultados de auditorías anteriores, importancia y criticidad de los procesos identificados en el análisis y evaluación de riesgos con una frecuencia mínima de una vez al año.

41 4.5.2 Auditoría Las auditorías internas al SGCS BASC, deben ser realizadas por un equipo de auditores competentes, independientes a los procesos auditados, formados por instructores aprobados por WBO. Estos auditores internos deberían ser propios de la organización con el fin de garantizar la continuidad del SGCS y el seguimiento de los resultados obtenidos en los procesos de auditoría. Los auditores internos deben ser capacitados y entrenados en temas relacionados con auditorías de sistema de gestión y seguridad de la cadena de suministro y reentrenados cuando existan cambios procedimentales o normativos en WBO.

42 4.5.3 Control de Registros La organización debe llevar los registros necesarios para demostrar conformidad con los requisitos del SGCS BASC y tener un procedimiento documentado, que incluya listado maestro de registros, para la identificación, mantenimiento, disposición de estos registros y para la entrega, control y archivo de la información, teniendo en cuenta los tiempos de conservación previstos en la legislación y definidos por las necesidades de la organización. Los registros deben ser legibles, identificables y rastreables de acuerdo con la actividad, producto o servicio involucrado y se deben almacenar en un lugar adecuado y seguro de forma que se puedan recuperar fácilmente y proteger contra daños, deterioro, pérdida o alteración.

43 A ct 4.6 Mejora Continua Mejoramiento Continuo Acción Correctiva, Preventiva y de Mejora Compromiso de la Dirección

44 4.6. Mejoramiento Contínuo del SGCS Mejora Continua La organización debe revisar y mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de Control y Seguridad BASC mediante el cumplimiento de la política y objetivos de control y seguridad. La organización debe establecer, documentar y mantener objetivos relacionados con la mejora continua.

45 4.6. Mejora Continua Acción Correctiva y Preventiva La organización debe tener procedimientos documentados para la implementación de acciones correctivas y preventivas, el cual debe ser aplicado cuando se evidencien no conformidades reales o potenciales en el SGCS teniendo en cuenta los siguientes aspectos: a) Revisar las desviaciones del SGCS b) Identificar la causa de las situaciones no conformes c) Identificar y aplicar las medidas pertinentes d) Registrar las acciones preventivas o correctivas e) Verificar la eficacia de las acciones tomadas

46 METODOLOGÍA PARA LA IDENTICACIÓN DE CAUSAS Lluvia de ideas Espina de pescado Diagrama causa y efecto 5 por qué?

47 4.6. Mejora Continua Compromiso de la Dirección La Alta Dirección debe realizar a intervalos planificados, mínimo una vez al año, revisiones del SGCS BASC y debe considerar el análisis de los siguientes aspectos: a) Desempeño global del Sistema; b) Desempeño individual de los procesos del SGCS; c) Resultados de las auditorías; d) Resultados de las acciones preventivas, correctivas y de mejora e) Cambios que puedan afectar el SGCS f) Resultados de la gestión de riesgos. g) Revisiones anteriores

48 4.6. Mejora Continua Compromiso de la Dirección (continuación) La revisión debe estar documentada contemplando las instrucciones y lineamientos gerenciales para asegurar la eficacia del SGCS y la coherencia con las proyecciones estratégicas. Como resultado de la revisión por la Alta Dirección se debe evidenciar la toma de decisiones y asignación de recursos para el cumplimiento de la Política de Control y Seguridad.

49 Mejora continua META Empresa diente de sierra Empresa escalera

50 Interpretación del Estándar BASC V4-2012

51 Estándares Internacionales BASC Agente Aduanal Agente de Carga Almacén Fiscal Empresas de Servicios Temporales Exportador Importador Operador Logístico Operador Portuario Agente de estiba Operador Portuario Servicios Portuarios y Marítimos Complementarios Puerto Marítimo Transportador Terrestre Transportador Aéreo Transportador Marítimo Transportador Férreo Vigilancia y Seguridad Privada Zona Franca

52 ESTÁNDARES BASC (C-TPAT) 8. Entrenamiento de seguridad y concienciación sobre amenaza 7. Seguridad en las tecnologías de información 3. Control de acceso físico 6. Seguridad Física 5.Seguridad en los procesos 4. Seguridad del personal propio, subcontratado y suministrado

53 Tipos de asociado de negocio CLIENTE MIEMBRO DE LA CADENA DE SUMINISTRO Asociado de Negocio PROVEEDOR DE INSUMOS PROVEEDOR DE SERVICIO

54 ASOCIADO DE NEGOCIO 1. Requisitos de Asociado de Negocio Debe existir procedimientos documentados y verificables para la selección de sus Asociados de Negocio (clientes/proveedores) y terceras partes vinculadas en la cadena de suministro.

55 ASOCIADO DE NEGOCIO 1.1 Procedimientos de seguridad Debe disponer de la documentación que permita comprobar la validez y vigencia del certificado, para aquellos asociados de negocios certificados BASC Debe establecer acuerdos escritos, que garanticen el cumplimiento de procedimientos de seguridad, para aquellos Asociados de Negocio que no cuenten con la certificación BASC. Estos acuerdos deben describir el cumplimiento de los criterios de seguridad que hayan sido establecidos como resultado de la evaluación de riesgos Debe verificar los procedimientos de seguridad que han implementado los Asociados de Negocio No Certificados BASC, estén siendo cumplidos.

56 1. ASOCIADO DE NEGOCIO 1.2 Punto de Origen Debe asegurar que los Asociados de Negocio desarrollen procesos y procedimientos de seguridad compatibles con el SGCS BASC, a fin de mantener la integridad de la carga desde el punto de origen Debería realizar verificaciones periódicas de los procesos e instalaciones de los Asociados de Negocio basado en un proceso de gestión del riesgo y éstos deberían mantener las normas de seguridad requeridas por el exportador.

57 1. ASOCIADO DE NEGOCIO 1.3 Participación/Certificación en un programa de seguridad de la cadena de suministro administrado por una autoridad extranjera Debe tener conocimiento si un Asociado de Negocio participa o participará en un programa de seguridad reconocido internacionalmente.

58 1. ASOCIADO DE NEGOCIO 1.4 Procedimientos de Seguridad durante el transporte Debe verificar que el transportista contratado, así como otras terceras partes involucradas cumplan con el acuerdo de seguridad establecido. En caso que ellos subcontraten los servicios, debe asegurarse que cumplan con los mismos criterios de seguridad tal como se indica en los requisitos para Asociados de Negocio Como responsable de cargar los contenedores y furgones, debe trabajar con el transportista, para verificar que se apliquen procedimientos y controles de seguridad eficaces durante el proceso de llenado, cargue y transporte del contenedor o furgón.

59 1. ASOCIADO DE NEGOCIO 1.5 Otros criterios internos para la selección Luego de haber efectuado una evaluación de riesgos, debería verificar en sus Asociados de Negocio, solidez financiera, existencia legal, capacidad de cumplimiento de requisitos contractuales y capacidad para identificar y solucionar deficiencias de seguridad.

60 1. ASOCIADO DE NEGOCIO 1.6 Prevención del Lavado de Activos y financiación del terrorismo Debe aplicar en su proceso de selección y evaluación de Asociados de Negocio y nuevos socios (accionistas), que contenga criterios de prevención contra el lavado de activos y financiamiento del terrorismo tales como: a) Conocimiento de sus Asociados de Negocio (Identidad y legalidad de la empresa y sus socios). b) Antecedentes legales, penales y financieros. c) Monitoreo de sus operaciones (actividad económica, origen de sus ingresos, características de sus operaciones, otros clientes, cumplimiento de contratos, antigüedad en el mercado). d) Reporte oportuno a las autoridades competentes cuando identifique operaciones sospechosas.

61 1. ASOCIADO DE NEGOCIO 1.6 Prevención del Lavado de Activos y financiación del terrorismo Debe contemplar como mínimo los siguientes factores para la identificación de operaciones sospechosas: a) Origen y destino de la operación de comercio internacional, b) Frecuencia de las operaciones c) Valor y tipo de mercancías d) Modalidad de la operación de transporte e) Forma de pago de la transacción f) Inconsistencias en la información proporcionada por el Asociado de Negocio g) Requerimientos que no son normales o que salen de lo establecido. Nota: Para el reporte de la operación sospechosa no se requiere tener certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades. Este reporte debe hacerse ante las autoridades competentes de cada país.

62 2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y DE LA CARGA

63 2.1 Integridad del Contenedor Debe mantener la integridad de los contenedores, furgones, remolques y la carga para protegerlos contra la introducción de materiales y personas No autorizados Debe tener procedimientos documentados en el punto de llenado para sellar correctamente y mantener la integridad de contenedores y furgones Debe diseñar procedimientos para considerar el riesgo en aquellas áreas geográficas donde las evaluaciones de riesgo justifican inspeccionar los contenedores o furgones para detectar personas escondidas o contrabando u otras actividades ilícitas.

64 2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y LA CARGA 2.2 Inspección del contenedor y furgón Debe establecer un procedimiento documentado para verificar la integridad física de la estructura del contenedor antes del llenado, esto incluye la confiabilidad de los mecanismos de cerradura de las puertas.

65 2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y LA CARGA 2.2 Inspección del contenedor y furgón Debe cumplir un procedimiento de inspección para todos los contenedores que vayan a ser cargados, se recomienda la inspección de los siete (07) puntos: a.pared delantera b.lado izquierdo c.lado derecho d.piso e.techo interior/exterior f.puertas interiores/exteriores g.exterior/sección inferior

66 2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y LA CARGA 2.1 Inspección del contenedor Debe cumplir un procedimiento de inspección para todos los contenedores que vayan a ser cargados, se recomienda la inspección de los siete (07) puntos: Pared delantera Lado izquierdo Lado derecho Piso Techo interior/exterior Puertas interiores/exteriores Exterior/Sección inferior

67 Contaminaciones en el contenedor

68 Pintura nueva en partes

69 Sonidos Uniformes

70 2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y LA CARGA 2.3 Inspección del furgón o Remolque Debe establecer un procedimiento documentado para verificar la integridad física de la estructura del furgón o remolque antes del llenado, incluso la confiabilidad de los mecanismos de cerradura de las puertas antes de cargar el contenedor. Se recomienda la inspección de diez (10) puntos (7 + 3) para todos los furgones o remolque: Área de la quinta rueda, inspeccionar el compartimiento natural y placa del patín Pata mecánica Parte inferior

71 2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y LA CARGA 2.4 Inspección del camión o tractor Debe cumplir un procedimiento documentado de inspección física del camión. Se recomienda la inspección de diecisiete (17) puntos (7+3+7), antes que el camión abandone el punto de llenado con el contenedor/remolque cargado: a.parachoques b.área del motor c.llantas d.tanque de combustible e.cabina f.litera g.tanque de aire

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73 2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y LA CARGA 2.5 Sellos del Contenedor y Furgón Debe instalar un sello de alta seguridad a todos los contenedores y furgones cargados con destino a la exportación. El sello debe cumplir o exceder la norma ISO actual para sellos de alta seguridad Deben establecer procedimientos documentados que especifiquen cómo se controlan y aplican los sellos a los contenedores y furgones.

74 2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y LA CARGA 2.4 Sellos de Contenedores Debe tener procedimientos para reconocer y reportar a la autoridad competente cuando los sellos, contenedores o furgones han sido comprometidos Debe manejar los sellos, solo con empleados designados, con el fin de mantener la integridad de los mismos Debe establecer procedimientos documentados para el registro, control, almacenamiento, inventario y disposición final de los sellos.

75 Sellos de Plástico tipo Cometa - Correa

76 Sellos de alta seguridad - Botella

77 Sellos de alta seguridad - Botella

78 Otros Sellos y Precintos

79 Otros Sellos y Precintos

80 Otros Sellos y Precintos A) El Precinto Electrónico deriva del precinto mecánico, se ha añadido una parte electrónica en el propio precinto. Las partes electrónicas no son visibles y no se puede acceder desde el exterior B) La electrónica es completamente pasiva (sin baterías) y no necesita mantenimiento. C) La comunicación se produce a través de un campo de radiofrecuencia y no es necesario el contacto entre el lector y el precinto. D) El lector portátil con batería memoriza todas las actividades de control que mas tarde se descargaran en el PC. E) Se garantiza que el numero de serie es único. Esta escrito a nivel de silicio y no se puede modificar.

81 Sellos y Precintos El Problema: Los Sellos son fácilmente clonados por los delincuentes. En los documentos de embarque solo se registra el número del precinto. No se registra el tipo, color o forma del sello. En el destino, los cargamentos son aceptados como intactos, si el número del precinto concuerda con la documentación.

82 2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y LA CARGA 2.6 Almacenaje del Contenedor y Furgón Debe mantenerlos en un área segura y controlada Debe establecer procedimientos documentados para neutralizar y denunciar la entrada no autorizada a los contenedores o furgones en las áreas de almacenaje de éstos.

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84 3. CONTROL DE ACCESO FÍSICO El control de acceso debe impedir la entrada no autorizada a las instalaciones, incluyendo la identificación y registro de los empleados, visitantes y proveedores en las entradas y salidas.

85 3. CONTROL DE ACCESO FÍSICO 3.1 Empleados Debe existir un sistema de identificación de empleados con el objetivo de controlar el acceso Deben tener acceso solamente a aquellas áreas donde desempeñan sus funciones Debe establecer, procedimientos documentados para la entrega, devolución y cambio de dispositivos de acceso como tarjetas de identificación, llaves, tarjetas de proximidad, etc.

86 3. CONTROL DE ACCESO FÍSICO Fecha Entrada Salida Nombre Razón de Visita Identificación Empleado Autorizó # de Pase 5/2/2014 9:00 17:00 Jorge Pérez Auditoria BASC Gerente de Planta 3

87 3. CONTROL DE ACCESO FÍSICO 3.2 Visitantes Debe presentar una identificación vigente y con fotografía al momento de ingresar a la instalación Debe ejercer el control al visitante mientras se encuentre al interior de las instalaciones. Deberían ser acompañados durante su permanencia en la organización Debe exhibir en un lugar visible su identificación temporal Debe existir procedimientos para controlar la entrega, devolución y cambio de tarjeta de identificación de los visitantes.

88 3. CONTROL DE ACCESO FÍSICO 3.3 Identificación de Personal de Entregas y Correos Todos los vendedores, proveedores y contratistas deben presentar una identificación vigente con fotografía, con fines de registrar su ingreso Debería ser examinado todo correo y paquete recibido, antes de ser distribuido.

89 3. CONTROL DE ACCESO FÍSICO 3.4 Inspecciones Deben inspeccionar todos los vehículos y personas que entren y salgan de su instalación, manteniendo registros de ingreso y salida de personas y vehículos Debe establecer procedimientos documentados para inspeccionar y definir cuándo un contenedor y/o la unidad de transporte no son aptos para ser cargados o para permitir el ingreso y salida de la instalación.

90 3. CONTROL DE ACCESO FÍSICO 3.5 Identificación y Retiro de Personas no Autorizadas Debe establecer un procedimiento para identificar y dirigirse a personas no autorizadas o no identificadas de acuerdo a las circunstancias.

91 4. SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO, SUBCONTRATADO Y SUMINISTRADO

92 4. SEGURIDAD DEL PERSONAL 4.1 Verificación preliminar al empleo Deben existir un procedimiento documentado para evaluar a los candidatos con posibilidades de empleo Debe contemplar en el procedimiento la verificación de referencias laborales y la información contenida en la solicitud de empleo Debe mantener una lista actualizada de empleados propios y subcontratados que incluya datos personales de mayor relevancia de acuerdo a lo que permita la Ley.

93 4. SEGURIDAD DEL PERSONAL 4.2 Verificación e investigación de antecedentes Deben verificar e investigar conforme lo permita la legislación local los antecedentes penales de los candidatos con posibilidades de empleo Deben actualizar los datos básicos y antecedentes de los empleados como mínimo una vez al año Debe mantener registros actualizados de afiliación a instituciones de seguridad social y demás registros legales de orden laboral Debería realizar pruebas para detectar consumo de alcohol, drogas y otras adicciones, al personal de áreas críticas, antes de la contratación, Aleatoriamente y cuando haya sospechas justificable.

94 4. SEGURIDAD DEL PERSONAL

95 4. SEGURIDAD DEL PERSONAL 4.2 Verificación e investigación de antecedentes Debe contar con un programa de concientización sobre adicciones al alcohol, drogas, juego, entre otras adiciones, que incluya avisos visibles y material de lectura Debe realizarse una visita al domicilio del personal que ocupa u ocupará posiciones críticas o que afectan a la seguridad y actualizarla mínimo cada dos años Debe disponer de un archivo fotográfico actualizado del personal e incluir un registro de huellas dactilares y firma.

96 4. SEGURIDAD DEL PERSONAL 4.3 Procedimientos de terminación de empleo Debe establecer procedimientos documentados para retirar la identificación y eliminar el permiso de acceso a las instalaciones y sistemas a los empleados que han sido desvinculados de la organización Debe controlar el suministro, manejo, entrega y devolución de uniformes de trabajo que contengan logos o representa la imagen corporativa de la organización.

97 5. SEGURIDAD EN LOS PROCESOS

98 5. Seguridad en los procesos Debe contar con procedimientos documentados que establezcan las medidas de seguridad para controlar la integridad de los procesos relacionados a la producción, empaque, embalaje, almacenaje y transporte de la carga en toda la cadena de suministro.

99 5. Seguridad en los procesos 5.1 Procedimientos para la documentación e información Debe establecerse procedimientos para garantizar que toda la información y documentación utilizada en la producción, empaque, embalaje, almacenaje y transporte de la carga, sea legible, completa, exacta y protegida contra las modificaciones, pérdidas o introducción de información errónea. Debe existir una política de firmas y sellos que autoricen los diferentes procesos de la organización.

100 5. Seguridad en los procesos 5.2 Procedimientos para asegurar manifiestos oportunos y exactos Debe contar con procedimientos para asegurar que la información recibida de los Asociados de Negocio en cuanto a la integridad de la carga, sea reportada en forma exacta y oportuna.

101 5. Seguridad en los procesos 5.3 Recepción y Despacho de Carga Debe describir con exactitud la carga contra la información del manifiesto Debe describirse con exactitud, indicando cantidad, peso, etiquetas, marcas, frente a los documentos de la carga (facturas, certificados, listas de empaque, entre otros) Deben compararse las órdenes de compra o de entrega frente a la carga Debe identificarse plenamente a los conductores o choferes antes de que reciban o entreguen la carga Debe establecerse un procedimiento para la trazabilidad oportuna de la carga Debe existir un registro fotográfico o fílmico antes, durante y después del proceso de cargue y descargue.

102 Conductor

103 5. Seguridad en los procesos 5.4 Discrepancias en la Carga Debe existir un procedimiento para investigarse y solucionar todos los casos de faltantes o sobrantes y otras discrepancias o anomalías de la carga Debe notificar oportunamente a las autoridades competentes si se detectan anomalías o actividades ilegales o sospechosas relacionadas a faltantes o sobrantes de carga.

104 5. Seguridad en los procesos 5.5 Control de Materias Primas y Material de Empaque Debería establecer diferencias del material de empaque de exportación y del producto normal Debe controlar y revisar el material de empaque y embalaje antes de su uso Debe contar con procedimientos documentados para el manejo y control de materias primas y material de empaque Deben controlar conforme a las regulaciones locales las sustancias precursoras para la fabricación de los productos utilizados en los diferentes procesos.

105 6. SEGURIDAD FÍSICA Las instalaciones en donde se produce, empaca, embala y almacena carga deben tener barreras físicas y elementos de disuasión para resguardarlas contra el acceso no autorizado. El exportador debe incorporar los siguientes criterios de seguridad física del SGCS BASC en todas sus cadenas de suministro, según corresponda.

106 6. SEGURIDAD FÍSICA 6.1 Seguridad del Perímetro Debería implementar una cerca perimétrica en las áreas de manejo y almacenamiento de carga Debería utilizar cercas o barreras interiores para segregar la carga doméstica, internacional, de alto valor y peligrosa Debe inspeccionar periódicamente todas las cercas y barreras para verificar su integridad e identificar daños.

107 6. SEGURIDAD FÍSICA 6.2 Puertas y Casetas Deben estar controladas, monitoreadas y supervisadas las puertas de entrada y salida de vehículos y de personal Debe mantener al mínimo necesario la cantidad de puertas habilitadas para entradas y salidas (cumpliendo estándares de seguridad industrial).

108 6. SEGURIDAD FÍSICA 6.3 Estacionamiento de Vehículos Deben estar alejados de las áreas de manejo, almacenaje de carga y de las adyacentes a éstas, los estacionamiento de los vehículos privados (empleados, visitantes, proveedores, y contratistas).

109 6. SEGURIDAD FÍSICA 6.4 Estructura de los Edificios Las instalaciones deben construirse con materiales que resistan la entrada forzada o ilegal Debe realizar inspecciones y reparaciones periódicas para mantener la integridad de las mismas.

110 6. SEGURIDAD FÍSICA 6.5 Control de Cerraduras y Llaves Las ventanas, puertas y cercas interiores y exteriores de áreas críticas deben estar controladas y contar con mecanismos de cierre Debe mantener un control sobre las cerraduras, llaves y claves de acceso Los edificios de oficinas deben tener horarios de acceso limitados.

111 6. SEGURIDAD FÍSICA 6.6 Iluminación Debe existir una adecuada Iluminación dentro y fuera de la instalación, incluso en las siguientes áreas: a.entradas y salidas b.áreas de manejo y almacenaje de carga c.barreras perimetrales d.áreas de estacionamiento.

112 6. SEGURIDAD FÍSICA 6.7 Sistemas de Alarmas y Videocámaras de Vigilancia Debe considera el uso de elementos de seguridad electrónica en su evaluación de riesgos Debería utilizar sistemas de alarmas y cámaras de vigilancia para supervisar y monitorear las instalaciones y prevenir el acceso no autorizado a las áreas críticas.

113 Circuito Cerrado de Televisión

114 6. SEGURIDAD FÍSICA 6.8 Otros criterios de Seguridad Debe tener un Jefe o responsable de la seguridad, con funciones debidamente documentadas Debe disponer de un plano con la ubicación de las áreas sensibles de la instalación Deben estar controladas y separadas las áreas de lockers de las áreas de almacenamiento y operación de carga Debe tener un servicio de seguridad competente, propio o contratado de preferencia certificado BASC.

115 6. SEGURIDAD FÍSICA 6.8 Otros criterios de Seguridad (continuación) Debe disponer de sistemas adecuados que permitan la comunicación oportuna con los supervisores, encargados de seguridad y con las autoridades nacionales y extranjeras Debe garantizar una acción de respuesta oportuna y disponible por parte del personal de seguridad durante 24 horas al día Debe establecer procedimientos documentados y dispositivos de alerta, acción y evacuación en caso de amenaza o falla en las medidas de protección.

116 7. Seguridad en las Tecnologías de Información

117 7.SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 7.1 Protección con Contraseña Debe asignar cuentas individuales que exijan un cambio periódico de la contraseña, para los sistemas automatizados Debe establecer políticas, procedimientos y normas de tecnología de información utilizadas en la organización, las cuales deben darse a conocer mediante capacitación.

118 7.SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 7.2 Responsabilidad El control de la documentación y la información en los equipos de cómputo, debe incluir protección contra el acceso no autorizado Deben establecer un sistema para identificar el abuso de los sistemas informáticos a fin de detectar accesos no autorizados, manipulación indebida o la alteración de los datos del negocio Deben estar sujetos a apropiadas medidas disciplinarias, los infractores del sistema de seguridad de tecnologías de la información Debe considera en su evaluación de riesgos, contar con una copia de respaldo fuera de sus instalaciones. Debería disponer de copias de respaldo de la información sensible de la organización.

119 7.SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 7.3 Protección a los sistemas y datos Software anti-virus y anti-espia entre otros deben ser instalados y mantenidos en los sistemas de computación susceptible a la infiltración Debe observar el cumplimiento de las disposiciones y normas relativas a proteger la propiedad intelectual

120 8. Entrenamiento de Seguridad y Concienciación Sobre Amenazas

121 8. ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENCIACIÓN SOBRE AMENAZAS 8.1 Capacitación Debe contar con un programa de capacitación anual a fin de que todo el personal sepa reconocer y reportar amenazas y vulnerabilidades en la cadena de suministro Debe hacer conocer a los empleados los procedimientos para identificar y reportar una actividad sospechosa.

122 8. ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENCACIÓN SOBRE AMENAZAS 8.1 Capacitación Debe capacitar a los empleados que laboran en las áreas de envíos y recibo de carga y correspondencia Debe disponer de empleados que tengan las competencias necesarias para implementar y mantener el SGCS BASC.

123 8. ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENCACIÓN SOBRE AMENAZAS Debe ofrecer capacitación para mantener la integridad de la carga durante la producción, empaque, embalaje, almacenaje y transporte de la carga; reconocer conspiraciones internas y protección de los controles de acceso Deberían ofrecer incentivos por la participación activa de los empleados.

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