ASAMBLEA LEGISLATIVA COMISIÓN DE RECOMENDACIÓN PARA CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS

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1 ASAMBLEA LEGISLATIVA COMISIÓN DE RECOMENDACIÓN PARA CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS RECOM San José, 03 de junio del 2015 Ingeniero Antonio Ayales Esna Director Ejecutivo Presente Estimado señor De conformidad con el artículo 3 del Reglamento Interno de Contratación Administrativa, publicado en la Gaceta Nº 211 del viernes 2 de noviembre del 2007, se presenta la propuesta de la Comisión de Recomendación para Contrataciones Administrativas para la Adjudicación de la Licitación Abreviada No. 2015LA Actualización de Software para Virtualización (VMWARE), el plazo para adjudicar la referida licitación vence el próximo 18 de junio de Se invitó a participar mediante invitación escrita de fecha 18 de marzo de 2015, oficios (AL- DPRO-OFI , DPRO-OFI DPRO-OFI , DPRO-OFI y DPRO-OFI ) folios del 86 al 90. El día 22 de abril del 2015 se realizó el acto de apertura de ofertas. Las empresas Net Way S.A., El Orbe S.A. y Central de Servicios P.C. S.A. atendieron la invitación, presentando su oferta. A continuación se presenta el detalle de los estudios legal, técnico y financiero, efectuado a las ofertas presentadas. ESTUDIO DEL DEPARTAMENTO DE ASESORIA LEGAL Fue realizado por el Departamento de Asesoría Legal y enviado a esta Proveeduría mediante oficio AL DALE-PRO del 04 de mayo, 2015; visible en los folios del 402 al 413. En los cuales se determinó lo siguiente: Oferta 1 Central de Servicios PC S.A. 1.- La empresa oferente no aporta los timbres del Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas por un valor de y un timbre de de la Cuidad de las Niñas, solicitados en el punto 1, g) del cartel. Deberá aportarlos. 2.-La empresa oferente no presenta el desglose de precios, como se estipula en el cartel de la licitación, lo cual le correspondería al Departamento de Financiero recomendar el apercibimiento respectivo. 3.- La documentación técnica solicitada en el punto 21 del cartel debe ser analizada por el Departamento de Informática.

2 Mediante oficio AL-DPRO de fecha 05 de mayo de 2015, folios 417 y 418 se apercibe a la empresa y mediante nota de fecha 05 de mayo de 2015, subsana las observaciones realizadas por el Departamento de Asesoría Legal, según consta en folio 433. Oferta # 2 Netway S.A. La empresa oferente no presenta el número de cuenta cliente, ni presenta el desglose de precios, como se estipula en el cartel de la licitación, lo cual le correspondería al Departamento de Financiero recomendar el apercibimiento respectivo. La documentación técnica solicitada en el punto 21 del cartel debe ser analizada por el Departamento de Informática. Mediante oficio AL-DPRO de fecha 05 de mayo de 2015, folio 419, se apercibe a la empresa y mediante nota de fecha 11 de mayo de 2015, subsana la observación realizada por el departamento de Asesoría Legal, según consta en folio 429. Oferta # 3 Componentes El Orbe S.A. De acuerdo al punto 26 del cartel de la licitación, la oferente tiene que presentar el desglose de la estructura del precio que le permite aplicar la fórmula señalada en el mimo punto, la empresa no presente este requisito, sin embargo es un requerimiento que deberá solicitar el Departamento Financiero. La documentación técnica solicitada en el punto 21 del cartel debe ser analizada por el Departamento de Informática. ESTUDIO DEL DEPARTAMENTO TÉCNICO Fue realizado por el Departamento de Informática y enviado a esta Proveeduría mediante oficio AL-DINF-OFI , de fecha 03 de mayo de 2015, folios del 397 al 401, suscrito por la licenciada Roxana Murillo Alvarez, Jefe de Área Soporte Técnico, la cual indica que las tres ofertas presentadas cumplen con las especificaciones técnicas solicitadas en el cartel y la empresa que ofertó el menor precio fue: Central de Servicios PC S.A: por lo que recomiendan se adjudique el presente negociado a dicha empresa. A continuación, cuadro realizado por el Departamento Técnico en el análisis de las ofertas presentadas: Especificaciones técnicas Netway S. A. Componentes El Orbe S. A. Ítem 1: Central de Servicios PC S.A. Ser un canal autorizado para distribuir y dar soporte al software ofertado, para lo cual deberá aportar una carta emitida por el fabricante respectivo del software. Estar catalogado por el fabricante al menos en el nivel de Solution Provider, para lo cual deberá aportar una carta emitida por el fabricante en la que se indique el cumplimiento de 2

3 esta condición. Contar con al menos dos ingenieros certificados por el fabricante del software VMWARE, para lo cual deberá aportar la documentación de acreditación respaldada por el fabricante. Contar con al menos un técnico certificado en VCP, esto debido a que la Asamblea Legislativa cuenta con la solución de VMWARE VSPHERE. Deberá aportar la documentación de acreditación respaldada por el fabricante. Contar con un centro de servicio autorizado por el fabricante del software VMWARE. Para lo cual, deberá aportar una nota emitida por el fabricante en la que indica el cumplimiento de esa condición. Especificaciones técnicas Netway S. A. Componentes El Central de Servicios Orbe S. A. PC S.A. Experiencia demostrable en el servicio. Para lo cual deberá aportar al menos 3 cartas de referencia que contengan nombre de la institución, nombre y puesto de la persona contraparte y número de teléfono. Ítem 2: Tiempo de Entrega: el tiempo de entrega del bien cotizado, deberá ser igual o menor a 30 días hábiles a partir de la fecha que reciba el comunicado por escrito para que retire la orden de pedido. Ítem 3: Garantía del producto: el tiempo de la garantía comercial del bien cotizado, deberá ser igual o mayor a 3 meses posteriores a la aplicación de la actualización, deberá cubrir la correcta operación del software después de actualizado. Ítem 4: El oferente debe indicar en la oferta las características exactas del bien cotizado. Especificaciones técnicas Netway S. A. Componentes El Orbe S. A. Ítem 5: Central de Servicios PC S.A. La Asamblea Legislativa adjudicará tanto la vigencia de la licencia y el plazo del contrato por un año. Dependiendo de la oportunidad y 3

4 conveniencia, los mismos se prorrogarán automáticamente por periodos iguales hasta completar un total der 4 años (primer año y tres prórrogas), en caso de que ninguna de las partes manifieste por escrito lo contrario, con al menos tres meses de anticipación al vencimiento del plazo y para lo cual se confeccionará cada año una orden de pedido. Costo Oferta Económica $ 7.432,57 $ 7.789,23 $ 6.615,00 ESTUDIO ECONÓMICO-FINANCIERO De acuerdo con el oficio AL-DFIN-OFI del 05 de mayo de 2015, folios del 426 al 428; el Departamento Financiero realiza estudio a las ofertas presentadas y solicita el apercibimiento de los siguientes aspectos: Oferta 1 Netway S.A. 1.- La empresa oferente no presenta la estructura de precio solicitada en el punto 27 del cartel. Mediante oficio AL-DPRO-OFI , folios 421 y 422, se apercibe a la empresa para que presente lo solicitado por el Departamento de Financiero y mediante nota de fecha 11 de mayo de 2015, la empresa cumple con lo solicitado, folio 430. Oferta # 2 Componentes El Orbe S.A. 1.- La empresa oferente no presenta la estructura de precio solicitada en el punto 27 del cartel. Mediante oficio AL-DPRO-OFI , folio 419, se apercibe a la empresa para que presente lo solicitado por el Departamento de Financiero y mediante nota de fecha 11 de mayo de 2015, la empresa cumple con lo solicitado, folio 432. Oferta # 3 Central de Servicios PC S.A. 1.- La empresa oferente no presenta la estructura de precio solicitada en el punto 27 del cartel. 2.-Presenta copias de los estados financieros, firmados por el Presidente, Director Financiero Corporativo y la Contadora Privada Incorporada, por lo tanto, el oferente no cumple con lo solicitado en el cartel de licitación. Mediante oficio AL-DPRO-OFI , folio 417, se apercibe a la empresa para que presente lo solicitado por el Departamento de Financiero y mediante nota de fecha 5 de mayo de 2015, recibida en la recepción del Departamento de Proveeduría el 11 de mayo de 2015, subsana lo solicitado, folios del 433 al Según el Estudio Económico Financiero realizado mediante oficio AL-DFIN-OFI de fecha 18 de mayo de 2015,visible en los folios del 468 al 471, al cumplir los oferentes con todos los requisitos solicitados en el Cartel de Licitación y al presentar la oferta con el mayor puntaje del Sistema de Evaluación, la Dirección Financiera recomienda que se adjudique de la siguiente forma: a. Netway S.A: Fue valuada económicamente en atención al punto 19 del cartel de licitación y no se le adjudica el ítem. b. Componentes El Orbe S.A: Fue valuada económicamente en atención al punto 19 del cartel de licitación y no se le adjudica el ítem 4

5 c. Central de Servicios PC S.A: Fue valuada económicamente con un 100% en atención al punto 19 del cartel de licitación y se le adjudique el ítem #1. 6. El cuadro adjunto denominado Estudio Económico Financiero, forma parte integral de este oficio, el cual debe ser considerado para la evaluación final de este Cartel de Licitación. ASAMBLEA LEGISLATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO - CONTABILIDAD ESTUDIO ECONOMICO FINANCIERO LICITACION ABREVIADA Nº 2015LA ACTUALIZACION DE SOFTWARE PARA VIRTUALIZACION (VMWARE) PUNTO DETALLE C A N TID A D NET WAY S.A. COMPONENTES EL ORBE S.A. CENTRAL DE SERVICIOS PC S.A. Oferta Nº1 Oferta Nº2 Oferta Nº3 Tipo de Cambio de Venta del BCCR del 22-Abr PRECIO $ EVALUACION PRECIO $ EVALUACION PRECIO $ EVALUACION 21 Especificaciones Técnicas Ítem Nº1 Actualización del Software de Virtualización VMWARE 1 7, ,997, , ,189, , ,557, TOTAL OFERTA EN COLONES 3,997, ,189, ,557, TOTAL OFERTA EN DOLARES $7, $7, $6, Sistema de Evaluación Total Calificación 89.00% 84.92% % Resultado: ESTIMADA ESTIMADA ADJUDICADO 12 Garantía Participación 3.00% 3.00% 3.00% - Requerida $ $ $ Ofrecida $ $ $ Cumple Satisfactoriamente Satisfactoriamente Satisfactoriamente 27 Estructura de Precios - Presenta SI SI SI - Cumple Satisfactoriamente Satisfactoriamente Satisfactoriamente 18 Información Financiera Razón Corriente: AC/PC - Requerida Ofrecida Cumple Satisfactoriamente Satisfactoriamente Satisfactoriamente Prueba Ácida: (AC-I)/PC - Requerida Ofrecida Cumple Satisfactoriamente Satisfactoriamente Satisfactoriamente Notas: 1 2 Los montos presentados no incluyen el impuesto sobre la venta. El oferente Net Way S.A. Presenta oferta alternativa por un monto de $9.502,57, incluye capacitación y soporte en el uso de la herramienta VMWARE. Hecho por: Lic. Randall Rivera Ramírez Profesional Contabilidad Revisado por: Lic. Efraín Martínez Picado Jefe de Contabilidad 5

6 CRITERIO COMISIÓN DE RECOMENDACIÓN PARA CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS Con base en los estudios realizados por el Departamento de Asesoría Legal, el Departamento Financiero, el Departamento de Informática y de acuerdo a lo solicitado en el cartel, la Comisión recomienda al Director Ejecutivo adjudicar la Licitación Abreviada Nº 2015LA Actualización de Software para virtualización VMWARE de la siguiente forma: 1. A la empresa Central de Servicios PC S.A., Cédula Jurídica , la actualización de software para virtualización (VMWARE), de la siguiente forma: Ítem Único: Actualización de software para virtualización (VMWARE), código presupuestario Contrato Servicio Cobertura Cantidad Vigencia Basic Support/Subscription for VMWARE VSphere 5 Enterprise for 1 processor for 3 years VMware vsphere 5 Enterprise for 1 processor 2 27/2/2013 hasta 26/2/ Basic Support/Subscription for VMWARE VSphere 5 Enterprise for 1 processor for 3 years Basic Support/Subscription for VCenter Server 5 standard for vsphere 5 for 3 years Basic Support/Subscription VMware vsphere Storage Appliance (per instance) for 3 years VMware vsphere 5 Enterprise for 1 processor VMware vcenter Server 5 Standard for vsphere 5 (Per Instance) VMware vsphere Storage Appliance (per instance) 6 27/2/2013 hasta 26/2/ /2/2013 hasta 26/2/ /2/2013 hasta 26/2/2016 Considerando que la membresía de la Asamblea Legislativa se encuentra al día, pero vence en febrero del año 2016, cuando se solicita actualización, se refiere a la renovación de la membresía por al menos un año con la facilidad de prórroga y a la labor técnica bajar e instalar las versiones actualizadas del software que posee la Institución, en los respectivos servidores. Especificaciones: 1. El contratista debe ser un canal autorizado para distribuir, y dar soporte al software ofertado, para lo cual aporta una carta emitida por el fabricante respectivo del software. 2. El contratista debe estar catalogado por el fabricante al menos en el nivel de Solution Provider, para lo cual aporta una carta emitida por el fabricante en la que indica el cumplimiento de esa condición. 3. El contratista cuenta con al menos dos ingenieros certificados por el fabricante del software VMWARE, para lo cual, aporta la documentación de acreditación respaldada por el fabricante. 4. El contratista debe contar con al menos un técnico certificado en VCP, debido a que la Asamblea Legislativa cuenta con la solución de VMWARE VSPHERE, para lo cual aporta documentación de acreditación respaldada por el fabricante. 5. El total de profesionales con certificaciones emitidos por el fabricante son tres, de los cuales dos pueden contar con certificaciones de cualquier nivel pero uno de ellos debe contar con el certificado de VCP.y 6. El contratista cuenta con un centro de servicio autorizado por el fabricante del software VMWARE, para lo cual aporta una nota emitida por el fabricante en la que indica el cumplimiento de esa condición. 7. El contratista cumple con la experiencia en el servicio, requisito analizado en el cuadro comparativo del análisis técnico del Departamento de Informática. 6

7 OFERTA ECONOMICA Contrato Bien o Servicio Cantidad Precio Unitario Precio anual Basic SupportlSubscription VMware vsphere 6 Enterprise for 1 processor for 2 $604,00 $1.208,00 3 years Basic SupportlSubscription VMware vsphere 6 Enterprise for 1 processor for 6 $604,00 $3.624,00 3 years Basic SupportlSubscription VMware vcenter Server 6 Standard for vsphere 6 1 $1.049,00 $1.049,00 (Per Instance) for 3 years Basic SupportlSubscription VMware vsphere Storage Appliance (per 1 $734,00 $734,00 instance) for 3 years Total en Dólares de Estados Unidos, sin impuesto de ventas $6.615,00 Total en letras SEIS MIL SEISCIENTOS QUINCE con 00/ Precio: Anual $ Precio total de la oferta: $ (Seis mil seiscientos quince dólares con 00/100) 3. Impuestos de ventas: El precio no incluye el impuesto de ventas dado que la Asamblea Legislativa está exenta del mismo. 4. Forma de Pago: La usual de la Asamblea Legislativa. 5. Plazo de Garantía: La garantía del servicio ofertado será de doce meses posteriores a la aplicación de la actualización, cubre la correcta operación del software después de actualizado. 6. Plazo de entrega: El tiempo de entrega del servicio cotizado será de 30 días hábiles a partir de la fecha que reciba el comunicado por escrito para que se retire la orden de pedido. 7. Clausua penal: La Asamblea Legislativa aplicará al contratista, una sanción económica del 0.5% por cada día de atraso y hasta acumular un máximo del 25% sobre el monto proporcional según las fechas señaladas en el cronograma, cuando se compruebe que el mismo se debe a situaciones imputables al contratista. 8. Fiscalizador del contrato: Será la Directora del Departamento de Informática, o la persona que este designe, para lo cual establecerá los sistema de verificación adecuados para determinar su fiel cumplimiento de conformidad con los parámetros establecidos en el cartel y la oferta respectiva. 7

8 9. Plazo del contrato: La Asamblea Legislativa adjudicará tanto la vigencia de la licencia y el plazo del contrato por un año. Dependiendo de la oportunidad y conveniencia, se prorrogará automáticamente por períodos iguales, hasta por un plazo máximo de 4 años (primer año del contrato más tres prórrogas anuales), en caso de que ninguna de las partes manifieste por escrito lo contrario con al menos tres meses de anticipación al vencimiento del plazo. Al inicio de cada año prorrogado, el contratista deberá actualizar la vigencia de la garantía de cumplimiento y depositar lo correspondiente a timbres fiscales, comprobantes que de inmediato entregará en el Departamento de Proveeduría, para que se adjunten al respectivo expediente. 10. De acoger la Dirección Ejecutiva la recomendación de la Comisión de Recomendación para Contrataciones Administrativas es necesario tomar en cuenta que la oferta presentada por la empresa Central de Servicios PC S.A. fue presentada en dólares, por tal razón, se deberá realizar el ajuste en el precio de conformidad con el tipo de cambio al momento de confeccionar la orden de pedido Sin otro particular, se despiden de usted Cordialmente, Licda. Reyna Marín Jiménez Directora Departamento Asesoría Legal MBA. Mario Delgado Umaña Director Departamento Financiero Licda. Ana Castro Vega Directora Departamento Informática MBA. Melvin Laines Castro Director Departamento Proveeduría MBA. Pedro Solano García Director División Administrativa 8