PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Transcripción

1 PROCESOS ADMINISTRATIVOS Matricula Proyección de matricula Este proceso se realiza según las orientaciones y tiempos establecidos por la SED en la resolución de matrículas, se tiene en cuenta la matricula real del año lectivo vigente y la estadística de repitencia de los dos últimos años. La proyección resultante se presenta ante el consejo académico y consejo directivo para su análisis y aprobación.

2 COLEGIO ISLA DEL SOL MAÑANA GRADO OFERTA 2012 cupos grupos cupos MATRICULA 2012 TOTAL grupo s Repiten cia para 2012 ALUMNOS PROMOVI DOS 2012 (tener en cuenta repitencia) OFERTA ESTIMADA 2013 TOTAL (incluye ampliación) cupos cupos grupos DIFERENC IA (Cupos requeridos y Oferta estimada) cupos (puede ser positivo o negativo) CUPOS DISPONIBLES (No de alumnos que recibe de ser =) Disponibilidad para recibir cambio jornada (contraria) Disponibilida d para recibir convenio continuidad JARDIN Disponibil idad para recibir alumnos nuevos o traslados CUPOS FALTANTES (No de alumnos en déficit que se cubre así = ) Envía a convenio de continuidad ACELERAC IÓN 1ERAS LETRAS PRIMARIA ACELERAD A EDUCACIÓ N ESPECIAL TOTAL Envía a jornada contraria OFERTA Y CONTINUIDAD EDUCATIVA LOCALIDAD

3 COLEGIO ISLA DEL SOL TARDE GRADO OFERTA 2012 cupos grupos cupos MATRICULA 2012 TOTAL grupo s Repiten cia para 2012 ALUMNOS PROMOVI DOS 2012 (tener en cuenta repitencia) OFERTA ESTIMADA 2013 TOTAL (incluye ampliación) cupos cupos grupos DIFERENC IA (Cupos requeridos y Oferta estimada) cupos (puede ser positivo o negativo) CUPOS DISPONIBLES (No de alumnos que recibe de ser =) Disponibilida d para recibir cambio jornada (contraria) Disponibilida d para recibir convenio continuidad Disponibilid ad para recibir alumnos nuevos o traslados JARDIN CUPOS FALTANTES (No de alumnos en déficit que se cubre así = ) Envía a convenio de continuidad ACELERA CIÓN EDUCACIÓ N ESPECIAL TOTAL Envía a jornada contraria

4 Matricula estudiantes antiguos y nuevos El horario y fecha en que se realiza las matriculas serán publicados por la institución durante el segundo semestre de cada año de acuerdo a las orientaciones expedidas por la secretaria de Educación. El colegio entregara tanto a los estudiantes antiguos como nuevos un paquete de matricula que contiene: - La circular informativa del proceso de matricula que incluye cronograma y documentación requerida. - Hoja de matricula para estudiantes nuevos. - Hoja de renovación de matricula para estudiantes antiguos. - Orden de matricula. La renovación de la matricula para los estudiantes antiguos se realizara el día de la clausura y para los estudiantes nuevos la matricula se realizara según hora y fecha fijada por la institución. La documentación requerida es: - Hoja de matrícula o de renovación diligenciada a máquina de escribir. Cabe aclarar que el nombre del estudiante debe estar diligenciado en mayúscula sostenida y con la ortografía que aparece en el registro civil. - Registro civil actualizado con NIP/NUIP completo de once dígitos. - Certificados de años anteriores aprobados y firmados en el caso de estudiantes nuevos. - Fotocopia del carne de la ARS o EPS del estudiante. - Fotocopia ampliada al 150% de la tarjeta de identidad o cédula de ciudadanía. - Tres fotos 2x3, actualizadas y con uniforme de diario. - Carpeta tamaño oficio celuguia con marbete vertical y su respectivo gancho legajador. - En el caso de los niños y niñas que ingresan a grado cero deben tener 5 y 6 años cumplidos.

5 El proceso de matrícula de estudiantes nuevos y el proceso de traslados efectivos se harán conforme lo establezca la resolución emitida para tal fin por la Secretaria de Educación Auditoria de matricula En el colegio se realizan auditorias de matrícula con el objetivo de corroborar que los datos consignados a través del Sistema Integrado de Matrículas coincidan con los estudiantes que realmente asisten a clases. Este procedimiento es requisito solicitado por la Secretaria de Educación y la realizan los coordinadores directamente con cada uno de los cursos y con presencia de los directores de curso, quienes validan esta información con su firma, la cual es reportada a rectoría Control de Asistencia Control de asistencia docente Todos los docentes deben cumplir la jornada laboral y dedicar la totalidad del tiempo de su jornada a las funciones propias de su cargo, para que lo anterior sea posible el colegio establece ciertos controles qué garantizan el cumplimiento de las labores académicas, estos son: - Al ingreso a la institución el docente debe firmar una planilla de asistencia con hora de entrada y al finalizar la jornada laboral nuevamente firma con la hora de salida. - El docente por ley tiene derecho a permisos, por: calamidad domestica y citas médicas, estas pueden ser de medicina general que el profesor la debe solicitar en jornada contraria y con especialista según agenda disponible. - Para legalizar todo permiso el docente lo debe hacer por escrito - Cuando es permiso es por la jornada completa lo hace ante rectoría con 3 días de anticipación, debe dejar talleres de las asignaturas a su cargo. - Para los permisos por horas lo puede hacer ante coordinación por escrito y dejando talleres de las asignaturas a su cargo.

6 POR HORAS Docente hace solicitud en formato institucional ante coordinación Coordinación aprueba o no en el formato institucional Docente entrega plan de trabajo a coordinación SOLICITU D PERMISO POR DIAS Docente hace solicitud en formato institucional ante rectoría Rectoría aprueba o no en el formato institucional Docente entrega plan de trabajo a coordinación Los permisos se deben tramitar con anticipación por lo menos de tres días. POR COMISIONES LICENCIAS Docente presenta solicitud escrita a los consejos académico y directivo Docente entrega a rectoría copia de resolución de aprobación Consejos académico y directivo, aprueban o no con acta Docente radica actas de los Consejos académico y directivo, en la SED INCAPACID ADES Docente transcribe incapacidad en el centro médico Control asistencia estudiante Docente informa telefónica o por correo electrónico al colegio la novedad Docente entrega la incapacidad como soporte de su ausencia a coordinación o rectoría Rectoría tramita cubrimiento por horas extras Al inicio de la jornada escolar el docente que tiene la primera clase realiza el llamado de asistencia general, reportando a coordinación los nombres de los estudiantes ausentes, quien los registra en el formato control de asistencia estudiantil. Desde coordinación se procede a comunicarse telefónicamente con los padres de familia y/o acudientes para indagar el motivo de la inasistencia. Cuando la inasistencia es reiterada se aplica el protocolo de la resolución 1740/09. Cuando un alumno no viene al día siguiente debe traer la excusa la cual es presentada por el acudiente a coordinación, quien con su firma la válida para que esta sea presentada a los docentes con quien tuvo clase el día de la ausencia. Cuando el estudiante llega tarde a la Institución se le hace la respectiva anotación en el registro de asistencia de coordinación y también en el registro del docente cuando entra a

7 clases. Después de tres retardos la coordinación realiza citación al acudiente para firmar compromiso de asistencia y puntualidad. Cuando un estudiante necesita salir de la institución por motivo de salud o calamidad familiar, lo debe hacer con el acudiente o un familiar adulto, El coordinador hace un registro de salida que lo debe presentar en portería. Por ningún motivo un estudiante puede salir solo de la institución Los permisos de los estudiantes deben ser presentados por escrito en coordinación por el acudiente y con justa causa, para que el estudiante tenga derecho a presentar posteriormente las evaluaciones y trabajos que dejo de desarrollar durante la ausencia al colegio.

8 PROTOCOLO DE CONTROL DE ASISTENCIA ESCOLAR RESOLUCIÓN 1740 DE 15 DE JULIO DE 2009, Artículo 5 - PROCEDIMIENTO DETECCIÓN CONFIGURACIÓN DE LA DESERCIÓN ESOLAR ACUERDOS Y COMPROMISOS CORRECTIVOS Diariamente el docente de la primera hora de clase durante los primeros 15 minutos reportará a coordinación la inasistencia de los estudiantes. Ante la ausencia injustificada o el ingreso tarde de un estudiante durante UN día, el coordinador de la jornada se comunica telefónicamente con los padres para establecer las causas y hacer que regrese o asista puntualmente. El acudiente debe presentar personalmente al siguiente día y por escrito la justificación de la ausencia o ingreso tarde. Si el estudiante no asiste y el padre de familia no se presenta en los tres días siguientes coordinación reporta a rectoría para determinar la existencia de deserción. Rectoría envía citación por correo certificado al domicilio reportado por el acudiente Rectoría, coordinación y orientación realizan una reunión en la cual se establecen las causas de la deserción. Se definen y consignan las acciones y compromisos del colegio, los padres y el estudiante. Si se configura incumplimiento En caso de inasistencia de los padres o incumplimiento de los compromisos pactados se dejará constancia mediante acta firmada por rectoría, coordinación y orientación Se deja constancia escrita de las citaciones y respuesta del padre o representante legal en el formato control diario de asistencia El coordinador controla la inasistencia del día anterior y presentación de justificaciones. Procedimientos internos de control Coordinación y el director de grupo realizan seguimiento a los compromisos establecidos a través de actas firmadas. El colegio deberá remitir el caso a Defensoría o Comisaría de familia y comunicará a la Dirección Local de Educación.

9 1.2. PROCESOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS Jornada escolar La jornada escolar, según al artículo 1º del decreto 1850 de 2002, es el tiempo diario que dedica el establecimiento educativo a sus estudiantes en la prestación directa del servicio público educativo, de conformidad con las normas vigentes sobre calendario académico y con el plan de estudios. El horario de la jornada escolar es definido por la rectora. La cual es adoptada mediante resolución rectoral al comienzo de cada año lectivo, de conformidad con las normas vigentes, el proyecto educativo institucional y el plan de estudios, y debe cumplirse durante las cuarenta (40) semanas lectivas establecidas por la Ley 115 de 1994 y fijadas por el calendario académico de la respectiva entidad territorial certificada. La jornada escolar del colegio es: PREESCOLAR PRIMARIA BACHILLERATO MAÑANA 6:30 a.m. 11:00 a.m. 6:30 a.m. 11:30 a.m. 6:30 a.m. 12:30 p.m. TARDE 12:30 p.m. 5:00 p.m. 12:30 p.m. 5:30 p.m. 12:30 p.m. 6:30 p.m Jornada laboral De acuerdo al artículo 9º del Decreto 1850 de 2002 la Jornada laboral de los docentes es el tiempo que dedican los docentes al cumplimiento de la asignación académica; a la ejecución de actividades curriculares complementarias tales como la administración del proceso educativo; la preparación de su tarea académica; la evaluación, la calificación, planeación, disciplina y formación de los alumnos; las reuniones de profesores generales o por área; la dirección de grupo y servicio de orientación estudiantil; la atención de la comunidad, en especial de los padres de familia; las actividades formativas, culturales y deportivas contempladas en el proyecto educativo institucional y la realización de otras actividades vinculadas a la institución. La jornada laboral de los directivos docentes de la institución es el tiempo que dedican al cumplimiento de las funciones propias de dirección, planeación, programación, organización, coordinación, orientación, seguimiento y evaluación de las actividades del colegio. Según el artículo 11 del decreto 1850 de 2002 los directivos docentes y los docentes del colegio deberán dedicar todo el tiempo de su jornada laboral al desarrollo de las

10 funciones propias de sus cargos con una dedicación mínima de ocho (8) horas diarias. El tiempo que dedicarán los docentes al cumplimiento de su asignación académica y a la ejecución de actividades curriculares complementarias en el establecimiento educativo será como mínimo de seis (6) horas diarias, las cuales son distribuidas por la rectora de acuerdo con lo establecido en el artículo 7º del decreto en mención. Para completar el tiempo restante de la jornada laboral, los docentes realizarán fuera o dentro de la institución educativa actividades propias de su cargo, indicadas en el artículo 9 del mismo Decreto como actividades curriculares complementarias. Los orientadores escolares cumplirán sus funciones de apoyo al servicio de orientación estudiantil conforme al horario asignado por la rectora, el cual será como mínimo de ocho (8) horas diarias en el establecimiento educativo. La jornada laboral de los directivos docentes y docentes del colegio es: FUNCIONARIO MAÑANA TARDE Coordinadores 6:10 a.m. 2:10 p.m. 10:45 a.m. 6:45 p.m. Orientadores 6:20 a.m. 2:20 p.m. 10:45 a.m. 6:45 p.m. Docentes 6:30 a.m. 12:30 p.m. 12:30 p.m. 6:30 p.m. La jornada laboral de los funcionarios administrativos es: La rectora de la Institución acogiendo las normas vigentes entre ellas: resolución 1795 de 2011, decreto 429 del 23 de septiembre de 2011, y la resolución 3516 de noviembre 8 de 2011, asigna y publica mediante resolución rectoral la jornada laboral de cada uno de los funcionarios administrativos atendiendo a las necesidades institucionales y del desarrollo del PEI. FUNCIONARIO LABORAL ALMUERZO SECRETARIA 7:00 a.m. 4:30 p.m. 12:30 p.m. 1:30 p.m. ALMACEN 8:00 a.m. 5:30 a.m. 12:30 p.m. 1:30 p.m. BIBLIOTECA 8:00 a.m p.m. 12:30 p.m. 1:30 p.m. PAGADORA 8:00 a.m. 5:30 p.m. 12:30 p.m. 1:30 p.m Periodos de clase Los períodos de clase de acuerdo al artículo 3º del Decreto 1850 de 2002 son las unidades de tiempo en que se divide la jornada escolar para realizar las actividades pedagógicas propias del desarrollo de las áreas obligatorias y fundamentales y de las asignaturas optativas contempladas en el plan de estudios. Los períodos de clase son de 55 minutos. PERIODO MAÑANA TARDE 1º 6:30 7:25 12:30 1:25

11 2º 7:25 8:20 1:25 2:20 3º 8:20 9:15 2:20 3:15 DESCANSO :45 3:15 3:45 4 9:45 10:40 3:45 4:40 5º 10: :40 5:35 6º 11:35-12:30 5:35 6:30 Para efectos de la organización del horario de clases se favorece la asignación de clases en bloques, los cuales equivalen a dos periodos de clase. Los horarios de clases de cada grupo se publican anualmente en las carteleras institucionales dispuestas para este fin. El descanso escolar corresponde a 30 minutos.