CÓDIGO DE ÉTICA INVERSIONES GLP SAS ESP VIDAGAS

Transcripción

1 CÓDIGO DE ÉTICA INVERSIONES GLP SAS ESP VIDAGAS 1

2 INDICE Página INTRODUCCIÓN.. 3 Artículo No.1 Relación con y entre empleados... 4 Artículo No.2 Relación con clientes.. 4 Artículo No.3 Relación con proveedores Artículo No.4 Relación con el mercado... 5 Artículo No.5 Defensa de la competencia y legalidad comercial. 5 Artículo No.6 Oportunidades corporativas 6 Artículo No.7 Relación con la comunidad... 6 Artículo No.8 Relación con medios de comunicación 7 Artículo No.9 Relación con la autoridad.. 7 Artículo No.10 Medio ambiente. 7 Artículo No.11 Información confidencial. 8 Artículo No.12 Conflicto de Intereses.. 8 Artículo No.13 Fraude y protección de activos... 9 Artículo No.14 Soborno y corrupción... 9 Artículo No.15 Cumplimiento normativo Artículo No.16 Lavado de activos y financiación del terrorismo Artículo No.17 Incumplimiento código de ética. 10 Artículo No.18 Comité de ética

3 INTRODUCCIÓN El presente Código de Ética contiene los lineamientos generales a los que debe sujetarse la actividad y conducta de cada uno de los trabajadores de INVERSIONES GLP SAS ESP, en adelante también denominada VIDAGAS o La Compañía, en cualquier lugar donde éstas se realicen. Este documento contiene la descripción referencial de los principios y valores que inspiran el actuar comercial, profesional y humano de la Compañía. Por lo mismo, las presentes pautas generales deben ser consideradas como referencia del comportamiento corporativo y especialmente para aquellas conductas que no estén expresamente descritas en este documento, en concordancia con los principios de honestidad, respeto, responsabilidad, lealtad, transparencia, veracidad y profesionalismo. En todo caso los empleados siempre deben guiarse por los siguientes principios básicos: - Evitar cualquier conducta que pueda dañar o poner en peligro a Inversiones GLP SAS ESP o a su reputación. - Actuar legal y honestamente. - Priorizar los intereses de La Compañía sobre los intereses personales o de otra índole. Todo empleado de VIDAGAS es responsable de dar a conocer los principios, normas y exigencias de este documento a sus colaboradores y proveedores y deben pedir asesoramiento en caso de tener alguna duda acerca del plan de acción en una situación determinada, ya que la responsabilidad absoluta de cada empleado es hacer lo correcto, responsabilidad que no puede delegarse. 3

4 1. RELACIÓN CON Y ENTRE EMPLEADOS Entre los trabajadores y colaboradores de la Compañía, cualquiera sea su función y/o jerarquía, se deberá observar un trato respetuoso y cordial. Las agresiones, conductas ofensivas o la injuria son conductas inaceptables para La Compañía, sea que tengan lugar de manera presencial o por cualquier medio de comunicación oral o escrita. Las decisiones de contratación o promoción deben basarse en motivos objetivos y empresariales, tales como la calificación, el talento y los logros demostrados, con pleno respeto a la legislación laboral vigente. Asimismo, La Compañía asume como propio el principio de igualdad de oportunidades para sus empleados y el respeto a la no discriminación en todos sus aspectos de las relaciones laborales, prohibiendo cualquier acto de discriminación sobre la base del sexo, credo, religión, raza u orígenes culturales. La Compañía respeta la dignidad personal, la privacidad y los derechos personales de cada empleado y está comprometida en mantener un lugar de trabajo en el cual no existan situaciones de discriminación y acoso laboral. La Compañía es pluralista y reconoce la diversidad de creencias y costumbres en todo ámbito, siempre que se practiquen en un marco de respeto recíproco y tolerancia. Los sistemas de comunicación e intercambio de información provistos por la Compañía deben ser usados con responsabilidad. Estos recursos se proveen con el objeto de facilitar la gestión de los colaboradores y no se deben utilizar para acceder o transmitir material inadecuado. Si bien la utilización ocasional, infrecuente y limitada de estos sistemas para fines personales es tolerada, los empleados y colaboradores deben estar en conocimiento que el tráfico de información en estos medios puede ser objeto de monitoreo, y/o examen, con el debido respeto a la honra e intimidad de los involucrados. 2. RELACIÓN CON CLIENTES El éxito de La Compañía, depende de la buena calidad de los servicios que prestamos a nuestros clientes. Nuestra superioridad en el mercado debe basarse en la calidad de nuestros productos y servicios y de la percepción de que éstos proporcionan valor a nuestros clientes. Utilizaremos nuestra vasta experiencia para brindar las soluciones requeridas por nuestros clientes. La publicidad de los productos y servicios que comercializa VIDAGAS deberá ser veraz. La Compañía, espera que sus empleados se comporten con el más alto nivel de profesionalismo y decoro cada vez que actúen en cumplimiento de sus funciones o en representación de La Compañía. 4

5 3. RELACIÓN CON PROVEEDORES La Compañía mantiene relaciones comerciales abiertas y francas con sus proveedores y se esfuerza por desarrollar relaciones mutuamente satisfactorias. La selección de proveedores se basa en la calidad, precios, servicios ofrecidos y en la integridad de su reputación. Por ello, Vidagas espera que sus proveedores adhieran a altos estándares éticos y eviten incurrir en cualquier actividad que involucre, aún la sola apariencia de algo indebido. La Compañía también espera que sus proveedores cumplan con todas las leyes y regulaciones aplicables y aseguren que todos los bienes y servicios provistos cumplan con dichos estándares legales. Nuestros proveedores deberán tomar conocimiento y aceptar el respeto de las disposiciones de este Código de Ética, siendo responsabilidad de quien los contrate darlo a conocer y asegurarse de su cumplimiento. 4. RELACIÓN CON EL MERCADO La Compañía, es una compañía que se desempeña en un mercado competitivo. En la relación con sus competidores, La Compañía y sus empleados deben observar las reglas que imponen el ordenamiento jurídico, el mercado y las buenas prácticas empresariales. Ninguno de los empleados de La Compañía, puede usar información sobre competidores si dicha información es propietaria, ni debe intentar adquirir información comercial confidencial de un competidor a través de medio ilícitos o contrarios a la ética empresarial, tales como robo, espionaje, intervención de comunicaciones, divulgaciones no autorizadas de parte de un colaborador o ex colaborador de un competidor o mediante el incumplimiento de algún deber de confidencialidad. La Compañía, respeta irrestrictamente los derechos de propiedad industrial e intelectual de los terceros con quienes se relaciona. 5. DEFENSA DE LA COMPETENCIA Y LEGALIDAD COMERCIAL Creemos en la importancia de la libre competencia, por eso La Compañía, está preparada para competir en forma exitosa en el mundo comercial actual y siempre lo hará en pleno cumplimiento de todas las leyes aplicables en materia de defensa de la competencia. Por lo tanto, los empleados deben adherirse en todo momento a las normas aplicables a la libre competencia y en particular a las siguientes: 5.1. La política comercial, las zonas en las que se venden los productos de la Compañía y los precios se establecerán en forma independiente y nunca serán acordados con los competidores. 5

6 5.2. Los clientes, territorios o mercados nunca serán distribuidos entre La Compañía y sus competidores, esto será el resultado de la competencia justa Los clientes y proveedores serán tratados en forma justa. 6. OPORTUNIDADES CORPORATIVAS Estamos comprometidos a fomentar los negocios de La Compañía. Los trabajadores no competirán con la Compañías ni tampoco tomarán ventaja personal de las oportunidades comerciales que se les presenten durante el transcurso de su relación laboral, a menos que La Compañía haya abandonado expresamente su interés de perseguir dicha oportunidad. Si los empleados desean perseguir oportunidades comerciales que pudieran ser de interés de La Compañía, los mismos deberán comunicarlo a su superior inmediato quien obtendrá una decisión gerencial respecto de si La Compañía desea o no perseguir la oportunidad. Aún en el caso de que La Compañía resuelva no perseguir la oportunidad, el empleado podrá hacerlo para su propio beneficio únicamente si resulta claro que esto no generará una competencia directa o indirecta para La Compañía. 7. RELACIÓN CON LA COMUNIDAD La Compañía provee servicios que proporcionan a la comunidad bienes y servicios que les permitan acceder a una mejor calidad de vida. La Compañía, se compromete con la comunidad a que sus usuarios obtengan las mejores prestaciones posibles. Asimismo, La Compañía y sus empleados participan en obras sociales y procuran mantener un alto sentido de responsabilidad social empresarial. La realización de las actividades de la Compañía deben efectuarse en forma responsable con las comunidades locales, procurando siempre constituir un aporte al crecimiento y sostenimiento de las mismas. Todo empleado o colaborador debe reflejar este compromiso en sus actividades cotidianas, respetando las diferentes culturas, así como la dignidad y derechos de los habitantes de todas las regiones y países donde operan. 6

7 8. RELACIÓN CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN La información que La Compañía, suministre al público a través de los medios de comunicación debe ser clara, honesta y oportuna. La Compañía, no dará a conocer informaciones falsas o engañosas destinadas a inducir a error o confusión al mercado, la industria, los accionistas o potenciales inversionistas. El vocero de la Compañía es el Gerente General. Salvo bajo autorización expresa, ningún ejecutivo o empleado puede dar a conocer públicamente su opinión personal sobre los asuntos de la Compañía, divulgar información de ésta o discutir asuntos relacionados con ésta en medios de comunicación y ante el público en general. La Compañía, deberá colaborar y transparentar siempre la información que le sea requerida por los medios de comunicación, manteniendo el pleno resguardo que demanden los aspectos confidenciales, la honra y dignidad de las personas. 9. RELACIÓN CON LA AUTORIDAD En las relaciones con el estado, sus organismos, municipalidades y otros entes fiscales, con o sin personalidad jurídica propia, La Compañía y sus empleados deberán conducirse con rectitud. Ello, no solo importa la expresa prohibición de realizar cualquier acto de incentivo indebido o cohecho, sino que además deberá proveerse de información fidedigna, actualizada y oportuna cuando le sea requerido. Si algún empleado (Gerentes, Directores, Jefes y trabajadores) es autorizado por la Gerencia General o de algún representante legal de contratar algún asesor u otro agente para actuar frente al Estado a su nombre, deberá cerciorarse de que dicho asesor o agente dirija su actuar bajos las mismas pautas. 10. MEDIO AMBIENTE La Compañía, conduce su accionar bajo parámetros ambientalmente sustentables. En este contexto el cuidado de la energía y el uso responsable de los recursos naturales debe ser un principio rector del actuar de los trabajadores y colaboradores de la Compañía. La Compañía, fomenta la innovación y el desarrollo en iniciativas que sean una contribución al desarrollo y manejo sustentable. 7

8 El medio ambiente, debe ser respetado en todos los ámbitos, envergadura o incidencia de la labor productiva. sin importar la 11. INFORMACION CONFIDENCIAL La información sensible de nuestra Compañía debe ser tratada con confidencialidad y responsabilidad. Entendemos por información sensible, toda aquella información que no ha sido dada a conocer públicamente por la administración, en especial planes comerciales, proyectos, inversiones, secretos de marca e innovación, carteras de clientes, y en general todo secreto de aquellos denominados industriales, etc. De la misma manera, la información de terceros de la cual se tome conocimiento, debe ser usada sólo para los fines para los cuales fue provista, aun cuando no esté expresamente protegida por un Acuerdo de Confidencialidad. En ningún caso se podrá comercializar o difundir información de terceros. La información confidencial a la que se tenga acceso, por cualquier motivo o medio, no podrá ser utilizada en beneficio personal ni tampoco en desmedro de otro. Igualmente se reconoce que dicha información es de propiedad exclusiva de la Compañía. La información personal de nuestros empleados siempre deberá ser tratada con respeto y confidencialidad. 12. CONFLICTO DE INTERESES Un conflicto de intereses se produce cuando los intereses personales de un trabajador o los intereses de un tercero compiten con los intereses de La Compañía. En esta situación podría resultar difícil para el trabajador actuar plenamente en función de los mejores intereses de La Compañía. La Compañía y sus empleados se deberán abstener de participar en situaciones que impliquen reales o potenciales conflictos de intereses, siempre se actuará en función de los mejores intereses para La Compañía. Los Gerentes, Directores, Jefes y trabajadores deben abstenerse de utilizar sus cargos, posición o función, como fuente de influencia para la obtención de ventajas personales, para sí o para terceros relacionados en razón de vínculos familiares o cercana amistad. No se recibirán obsequios de parte de proveedores, salvo aquellos que por su naturaleza correspondan a regalos de un valor limitado y razonable. Si se hubiera producido un Conflicto de Interés o si un empleado se encontrara frente a una situación que pueda involucrar o dar lugar a un conflicto de interés, el empleado deberá comunicar a su superior inmediato y este a su vez a las gerencias Jurídica, Auditoría y Compliance y Recursos Humanos; a fin de resolver la situación en forma justa y transparente. 8

9 13. FRAUDE Y PROTECCIÓN DE ACTIVOS Los trabajadores nunca deberán verse envueltos en un accionar fraudulento u otra conducta deshonesta que involucre los bienes o activos o los registros financieros y contables de La Compañía o de un tercero. Esto no solo puede dar lugar a la aplicación de sanciones disciplinarias sino también resultar en la formulación de cargos penales. Los registros financieros de La Compañía, constituyen la base para administrar los negocios de La Compañía y para cumplir con sus obligaciones hacia las distintas partes interesadas. Por lo tanto, todos los registros financieros deben ser precisos y conformes a los principios contables de La Compañía. Los trabajadores deben proteger los bienes de Inversiones GLP SAS ESP y utilizarlos únicamente en forma adecuada y eficiente. Todos los trabajadores intentarán proteger los bienes de La Compañía contra daño, uso incorrecto, robo, fraude, malversación y destrucción. Estas obligaciones cubren tanto a los activos tangibles como los intangibles, incluida la marca, el know-how (Plusvalía), la información confidencial o privilegiada y los sistemas informáticos. La Compañía se reserva el derecho a controlar e inspeccionar el modo en el que los empleados utilizan sus activos, incluido el derecho a inspeccionar todos los correos electrónicos, datos, y archivos de la red y computadores de la compañía. 14. SOBORNO Y CORRUPCIÓN Los trabajadores, en forma directa o a través de intermediarios, nunca deben ofrecer ni prometer un favor personal o financiero impropio u otro tipo de favor a fin de obtener o conseguir un negocio u otra ventaja de parte de un tercero. Los trabajadores tampoco deben aceptar dicha ventaja a cambio de un trato preferencial de parte de un tercero. Los trabajadores deben saber que la entrega o recibo de beneficios impropios a fin de influenciar la decisión del receptor, no solo puede dar lugar a la aplicación de sanciones disciplinarias sino también resultar en la formulación de cargos penales. 15. CUMPLIMIENTO NORMATIVO La Compañía, ejecutivos y trabajadores deben cumplir con las leyes aplicables a los negocios que la sociedad desarrolla. Cumplir con la ley no sólo significa respetarla, sino que conducir los negocios de la empresa de modo que La Compañía, sea reconocida como una empresa que conoce y cumple sus obligaciones legales; el cumplimiento de todas las leyes y regulaciones aplicables nunca deben comprometerse. En este sentido, todo ejecutivo y trabajador, debe sujetarse a las 9

10 directrices que el ordenamiento jurídico establece para el desarrollo de su actividad y no podrá propiciar directa o indirectamente incumplimientos a la legalidad. Frente a un conflicto entre lo dispuesto por la ley y las prácticas habituales de la industria, debe prevalecer el criterio legal. Todos los trabajadores de La Compañía, declaran conocer el Reglamento Interno de Trabajo, la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo, la Política de no consumo de Alcohol y Drogas, la Política de Trabajo de Horas Extras y Descanso, y deberán propiciar su conocimiento y respecto de parte de sus compañeros de labor, los clientes y proveedores con los que se relacionen. 16. LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Los trabajadores, deberán abstenerse de participar en actividades, negocios contratos u operaciones de La Compañía que puedan involucrarla en riesgo de lavados de activos y financiación de terrorismo afectando su buen nombre; así como también deberán reportar e informar cualquier actividad u operación que en el desarrollo de su cargo parezca inusual o cree serias sospechas, y colaborar con las autoridades competentes en el control de lavados de activos provenientes de actividades ilícitas y actividad terrorista; además de cumplir con los demás deberes que deba adoptar en el cumplimiento de las disposiciones legales emitidas sobre control y prevención de lavados de activos y financiación de terrorismo, así como de las políticas y procedimientos internos adaptadas por La Compañía para la implementación del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. 17. INCUMPLIMIENTO AL CODIGO DE ETICA Las directrices contenidas en este Código deberán ser respetadas por todos los Gerentes, Directores, Jefes, trabajadores y personas relacionadas con La Compañía. En caso que se tome conocimiento de una infracción real o potencial de este Código o bien se tenga dudas respecto del posible alcance de una conducta, sea propia o ajena, en relación a las estipulaciones del mismo, se deberá informar de inmediato a la administración de la Compañía, de alguna de las siguientes formas: 1. Comunicación directa, sea verbal o escrita, con el Gerente General, Gerente de Recursos Humanos y Gerente de Auditoría y Compliance de La Compañía. 2. Comunicación a través del canal de recepción de antecedentes previsto en el sitio: 3. Se mantendrá la confidencialidad de la comunicación y de su autor, en caso de así ser requerido. Sin embargo, se deja constancia que en caso de una denuncia anónima, la empresa puede no ser capaz de responder adecuadamente la inquietud planteada o bien no pueda proseguir con la investigación por falta de información. 4. Las denuncias deben efectuarse de buena fe, esto es, con convicción de veracidad, y fundada en antecedentes concretos. 10

11 18. COMITÉ DE ETICA INVERSIONES GLP SAS Se crea un Comité de Ética, en adelante el Comité, que tendrá por misión velar por el cumplimiento del presente Código, interpretar el correcto sentido y alcance de sus disposiciones, así como el sancionar las conductas que se aparten de las directrices aquí señaladas. El Comité estará compuesto por el Gerente General, el Gerente de Recursos Humanos, el Gerente Jurídico y Gerente de Auditoría y Compliance. Cualquier Gerente Funcional de La Compañía, podrá solicitar participar del Comité cuando un empleado de su área haya cometido una infracción a este Código. El Comité conocerá de las denuncias y solicitará todos los antecedentes de la situación y si lo estima necesario escuchará a las partes involucradas. Luego procederá a su adecuada resolución y determinará las medidas que corresponda adoptar y/o las sanciones que apliquen en caso de existir fundamento para ello, conforme la normativa vigente y los reglamentos internos aplicables. Tratándose de conductas constitutivas de delito, deberán ser puestas en conocimiento de los abogados y autoridades respectivas, quienes determinarán el inicio de las correspondientes acciones legales. 11