Aranda PRINT MANAGER PROFESSIONAL

Transcripción

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2 Aranda PRINT MANAGER PROFESSIONAL Versión 7.1 Aranda Software Corporation Todos los derechos reservados. Cualquier documentación técnica proporcionada por Aranda Software Corporation es un producto registrado por Aranda Software Corporation y pertenece a Aranda Software Corporation. El software descrito en este manual está protegido por los acuerdos y leyes que regulan la propiedad intelectual y los derechos sobre publicaciones tanto en Colombia como las leyes internacionales sobre estas materias y puede ser utilizado únicamente bajo los términos enunciados en la licencia adjunta. Está prohibida la reproducción total o parcial del presente manual por cualquier medio impreso, escrito, gráfico, electrónico o mecánico incluyendo fotocopiado, grabación o almacenamiento en cualquier forma-, sin la autorización previa y por escrito de ARANDA Software Corp. Aranda Software Corp. puede realizar cambios y mejoras en los productos descritos en el presente manual sin previo aviso. Tales cambios serán incorporados en nuevas ediciones de la publicación. 2

3 INTRODUCCIÓN Bienvenido al nuevo sistema de apoyo de control total de impresiones dentro de su empresa, diseñado por el equipo de trabajo de Aranda Software Corp. Aranda PRINT MANAGER (APRTM) es una herramienta que le permitirá auditar el uso de las impresoras al interior de su empresa y si usted lo desea, limitar estos recursos para una correcta utilización de los mismos. El sistema monitorea, controla e informa sobre cualquier actividad de las impresoras, realiza análisis de los trabajos y calcula los costos de impresión. A su vez, administra el acceso de los usuarios a dichas impresoras. La actividad de impresión es almacenada en una base de datos, la cual puede ser utilizada para la elaboración de informes. Adicionalmente, brinda varios informes de manera estándar, tanto gráficos como escritos, que pueden ser visualizados en pantalla, impresos o, exportados a otros formatos. 3

4 TABLA DE CONTENIDO ARANDA PRINT MANAGER PROFESSIONAL...2 VERSIÓN INTRODUCCIÓN...3 ARANDA PRINT MANAGER PROFESSIONAL...5 CONSOLA DE ADMINISTRACIÓN...5 Archivo... 5 VER...6 FUNCIONES...6 REPORTES...6 AYUDA...6 VER...7 Impresoras... 7 Información... 7 Actividad... 8 Reglas... 9 Suministros Usuarios Datos Usuario Cuota Actividad FUNCIONES Cuotas a Usuarios Reglas a Impresoras Licenciamiento REPORTES Consolidado Por Usuario Consolidado Por Impresora Historial de Usuario Consolidado Por Grupo Actividad Diaria ACERCA DE

5 Aranda PRINT MANAGER PROFESSIONAL Consola de Administración La consola permite configurar toda la operación del sistema Print Manager Professional. En ella usted encontrará una barra de menús (las funciones de la barra de herramientas están descritas con los íconos) donde están ubicadas las siguientes funciones: Archivo Ver Funciones Reportes Ayuda Archivo Cerrar Sesión Salir Permite cambiar de cuenta Finaliza el programa Aranda PRINT MANAGER 5

6 Ver Impresoras Usuarios Permite conocer la información técnica de las impresoras que están en el sistema, registrar su actividad, modificar las reglas de uso y limitar su producción. Permite conocer cuál es la actividad que los usuarios registrados en el sistema han realizado y establecer límites para dicha actividad. Funciones Cuotas a usuarios Reglas a Impresora Permite establecer un tope de impresión para varios usuarios estableciendo una fecha determinada para el corte de dicho límite. Permite restringir trabajos de impresión para varias impresoras que se encuentran en el sistema. Licenciamiento Muestra la información de la vigencia de la licencia del programa y permite modificar los usuarios licenciados. Reportes Consolidado por Usuario Consolidado por Impresora Historial de Usuario Consolidado por Grupo Actividad Diaria Muestra los reportes de actividad de impresión de todos los usuarios por mes. Muestra los reportes en cifras y en gráfica de barras, de la actividad de todas las impresoras por mes seleccionado. Muestra la actividad de impresión de un usuario durante el mes. Muestra la actividad de impresión (en cifras y en gráfico de barras) de un grupo de trabajo (área, departamento, oficina, etc.). Esta función es ideal para el momento de evaluar el presupuesto de los departamentos o áreas de la compañía. Reporta por días, la actividad de un mes, de todas las impresoras que están en el sistema. Además, muestra dicha actividad en un gráfico de líneas. Esto, para establecer los picos del mes. Ayuda A cerca de Le permite consultar el manual y los derechos de Aranda PRINT MANAGER PROFESSIONAL. 6

7 Ver Impresoras En el lado izquierdo de la pantalla, en la pestaña [Listado] aparece el listado de los servidores de impresión que están conectados al sistema. En la pestaña [Búsqueda] podrá buscar el servidor del que desee obtener la información; al hacer clic en cada uno de ellos, aparecerán en la parte de abajo las impresoras que están conectadas a cada servidor. Al hacer clic en cada una de ellas, aparecerá la siguiente información al lado derecho de la pantalla: Información Nombre de la impresora Dominio Páginas por día Comentarios Controlador Puerto Procesador de Impresión Prioridad Nombre Compartido Estado Indica la referencia de la impresora Nombre o grupo de la red al interior de la empresa, a la cual pertenece la impresora. Esto sirve porque puede haber dos impresoras con la misma referencia, pero que pertenecen a diferente red. Es el máximo de páginas que la máquina puede imprimir por día. Muestra las notas del administrador respecto a la impresora. Por ejemplo, Esta impresora es para uso exclusivo de Gerencia. Muestra la referencia de la impresora. Muestra la descripción del puerto físico donde está conectada la impresora. Muestra qué procesador está utilizando la impresora. Esta información permite escoger en qué máquinas se pueden imprimir determinados gráficos y en cuáles no. Muestra cuál es la prioridad de la impresora en la ejecución de los documentos. Muestra el nombre con el que se comparte la impresora en la red. Esta opción permite Activar ó Desactivar la impresora. Es decir, si queda desactivada, Aranda PRINT MANAGER no permitirá imprimir algún documento en esa máquina. Además, no será incluida en el licenciamiento. 7

8 Actividad Seleccione la máquina, el año y el mes del cual desea saber la actividad de impresión. Además, mostrará el total de órdenes de impresión registradas en dicha selección. En la tabla del anterior gráfico, usted podrá obtener la siguiente información: Submmited Muestra la hora y la fecha de la impresión. PC alias Name User Name Document Total Pages Copies Is Color Is Printed Is Denied Cost Data Type Name Muestra el nombre del servidor al cual está conectada la máquina. Muestra el usuario que imprimió el documento. Muestra el tipo de documento que fue impreso. Por ejemplo, Microsoft Word - Statements.doc, si es en Word. Permite saber cuántas páginas fueron impresas en cada orden de actividad. Permite saber cuántas copias se sacaron del trabajo. Permite saber si la impresión fue a color. Permite saber si el documento se imprimió realmente. Permite saber si la orden de impresión fue negada. Permite saber cuánto dinero le representó la impresión. Es el formato con el cual la impresora recibe el trabajo. Job ID Muestra el número consecutivo del trabajo en la cola de impresión de Windows. Job Size Muestra el tamaño del trabajo en bytes. Is Land Scape Permite saber si el trabajo fue impreso horizontal o verticalmente. Pages Printed Permite saber cuántas páginas fueron impresas. Paper Kind Name Muestra el tipo de papel que se utilizó en la impresión. Paper Length Muestra el largo de la hoja en que fue impreso el documento. 8

9 Paper Source Paper Width Priority Permite conocer la bandeja de almacenamiento de hojas que se utilizó para la impresión. Muestra el ancho del papel que se utilizó para la impresión. Muestra la prioridad de impresión del documento. Reglas Permite fijar restricciones a la actividad de la impresora así: Trabajos con máximo Trabajos a Color Debe seleccionar el número máximo de páginas que la máquina podrá imprimir por cada trabajo de impresión. Al seleccionar esta opción, restringirá la impresión de documentos a color. Trabajos que contengan las siguientes palabras en título de trabajo Al chequear esta opción, en el recuadro de abajo se deben escribir las palabras que estén contenidas en el título del documento. De esta manera, si un documento está guardado con una de las palabras que se restringieron, no se imprimirá. Si desea adicionar o borrar alguna (s) palabra (s) ingresada (s), selecciónela (s) y pulse [ADICIONAR] ó [BORRAR]. NOTA: Es indispensable que cualquier cambio que se haga en las reglas, sea guardado; de lo contrario, se perderá la configuración realizada. 9

10 Suministros Permite fijar un límite de costo y/o de número de hojas máximo para la impresora. En la opción Costo Recarga, digite la cifra que desee como límite de impresión. En la opción Hojas, introduzca el número de hojas máximo a imprimir en dicha máquina entre cambios de suministros. Si los topes que se fijaron no son coincidentes, el límite que se activará, será el que primero se cumpla. Usuarios En el lado izquierdo de la pantalla aparecen los grupos de trabajo que están conectados al sistema y, al hacer clic en cada uno de ellos, aparecerán los usuarios que tiene cada grupo. Al hacer clic en cada uno de los usuarios, aparecerá la siguiente información al lado derecho de la pantalla: Datos Usuario Muestra el nombre del usuario y el login con el cual inicia la sesión en Windows/Red. 10

11 Cuota Esta opción permite establecer los límites de impresión por usuario, tanto en costo, como en número de hojas. Así como también la configuración del restablecimiento de la cuota por usuario. Si los topes que se fijaron no son coincidentes, el límite que se activará, será el que primero se cumpla. Actividad Seleccione la máquina, el año y el mes del cual desea saber la actividad de impresión del usuario. Además, mostrará el total de órdenes de impresión registradas en dicha selección. La tabla que aparece en la pantalla, brinda información de las mismas características de la función Ver/impresoras/actividad, sólo que en este caso, reportará la actividad del usuario seleccionado. Funciones Cuotas a Usuarios En esta opción se fijan los límites de impresión por usuario. El valor agregado de esta función es que permite establecer dichos límites a varios usuarios al mismo tiempo. O Cómo? En la siguiente gráfica usted verá 3 botones señalados así: 11

12 Incluirá a todo un grupo de trabajo de la empresa en la configuración de límites que se realice. 2. Este botón incluirá a los usuarios o grupos que seleccione. 3. Excluirá de la configuración realizada a todos usuarios que haya agregado a esta lista. Reglas a Impresoras En esta opción se establecen los límites de impresión para varias impresoras. Cómo? En la siguiente gráfica usted verá 2 botones señalados que le indicarán lo siguiente: 12

13 Este botón agrega las máquinas a las cuales les quiere aplicar la configuración. 2. Este botón excluirá las impresoras de la configuración realizada en esta página. Esta opción también permite restringir las impresiones que en el título del documento contengan las palabras de prohibición que ingrese. Así como en la opción Ver/Impresoras/Reglas. Licenciamiento Estado de Licencia Esta opción permite conocer toda la información de las licencias de Aranda PRINT MANAGER que se tienen. Indica el nombre del producto, el nombre de la empresa proveedora de la licencia y cuántos días le restan para el vencimiento de la licencia. Así mismo, se muestra cuántos usuarios, servidores e impresoras están licenciados y los límites de la licencia. Usuarios Permite adicionar o excluir a los usuarios licenciados para el uso del sistema. En el lado izquierdo de la pantalla aparecen todos los usuarios y sus respectivos grupos de trabajo, o grupos de redes, según lo tenga organizado. En el lado derecho le mostrará la lista de los usuarios y/o grupos que están actualmente licenciados. ADVERTENCIA: Los usuarios/grupos que no están licenciados no pueden imprimir documentos en ninguna máquina que esté bajo el control de PRINT MANAGER. 13

14 Reportes En cada una de las siguientes opciones aparecerá esta barra de herramientas: Muestra la página actual y el número total de página del reporte. Este botón permite actualizar la información. Este botón permite imprimir el reporte. Este botón permite visualizar cómo quedará el reporte impreso en una hoja Este botón permite configurar la página y varias características de impresión del reporte. Este botón guarda el reporte en la carpeta que usted elija. 14

15 Consolidado Por Usuario El consolidado por usuario muestra el total de páginas impresas por cada usuario, si las impresiones fueron a color o a blanco y negro y, el costo de las mismas en un mes y año determinado. Así: Usuario Es el nombre del usuario al cual se le reporta la actividad. Total Páginas Muestra el total de páginas que imprimió el usuario. Total Color Muestra el total de páginas a color que imprimió el usuario. Total B/N Muestra el total de páginas de un solo color que imprimió el usuario. Costo Muestra el costo total de las impresiones por usuario. Totales Muestra el resultado de la sumatoria de la actividad de impresión de todos los usuarios. Consolidado Por Impresora El consolidado por impresora muestra el total de páginas impresas por cada máquina que esté licenciada en la empresa, si las impresiones fueron a color o a blanco y negro y también, el costo de las mismas en un mes y año determinado. Debajo de la tabla y en gráficas de barra, se muestran los resultados de las páginas por impresora y del costo de actividad por impresora. Así: 15

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17 Historial de Usuario Para ver el reporte total por cada usuario, primero lo debe buscar en el recuadro en blanco que aparece en la parte superior derecha de la pantalla y darle clic a este botón: encuentra ubicado enseguida del recuadro. que se De inmediato aparecerá una ventana con la lista de todos los usuarios que están en el sistema, se debe escoger sólo uno y hacer clic en el botón aparecerá en el recuadro blanco.. El nombre del usuario seleccionado El siguiente paso es hacer clic en el botón, ubicado en la parte superior izquierda. Después de unos segundos aparecerá en la tabla el reporte de actividad de impresión del usuario seleccionado. También en gráfica de torta (la distribución del color) y en líneas (los picos de los días de mayor actividad de impresión). 17

18 Day Total Pages Total Full Color Total Monocolor Cost Total Muestra el día de la actividad reportada. Muestra el total de páginas que imprimió el usuario. Muestra el total de páginas a color que imprimió el usuario. Muestra el total de páginas de un solo color que imprimió el usuario. Muestra el costo total de las impresiones por usuario. Muestra el resultado de la sumatoria de la actividad de impresión de todos los días. 18

19 Consolidado Por Grupo El consolidado por grupo muestra el total de páginas impresas por cada grupo que esté registrado en el sistema, si las impresiones fueron a color o a blanco y negro y, el costo de las mismas en un mes y año determinado. Este reporte es ideal cuando se hacen balances por departamento o área y, se evalúa el presupuesto o la gestión de cada uno de ellos. Debajo de la tabla y, en gráficas de barra, se muestran los resultados de las páginas por grupo. 19

20 Actividad Diaria Muestra el total diario de páginas impresas, si las impresiones fueron a color o a blanco y negro y el costo de las mismas en un mes y año determinado. Debajo de la tabla y en líneas, se muestran los resultados de las páginas por día. Esto permite analizar los picos, es decir, los días de mayor actividad de impresión. Acerca de Permite consultar el manual y verificar la versión del programa, así como los derechos de Aranda PRINT MANAGER PROFESSIONAL. 20