Módulo: Solicitud de Materiales, Hoja de Ruta

Transcripción

1 Sistema de Universidad Marítima Internacional de Panamá SISTEMA UMIP TRAMITA Sistema de Solicitud de Materiales Módulo: Solicitud de Materiales, Hoja de Ruta Junio 2012 Desarrollado por: (DTI) Responsable: Javier Batista Unidad de Desarrollo de Aplicaciones UMIP TRAMITA es propiedad de la Universidad Marítima Internacional de Panamá Derechos Reservados

2 Sistema de Introducción El sistema denominado es una aplicación web que permite realizar las Solicitudes de Materiales para luego procesarlas y enviarlas a los diferentes departamentos especificados en la Hoja de Ruta. El objetivo principal es brindar una Hoja de Ruta Electrónica donde los usuarios tendrán la opción de visualizar en que departamento se encuentran sus solicitudes de materiales y así darle un seguimiento a dichos trámites. Para utilizar el sistema se debe ingresar en la dirección y posteriormente introducir su usuario y contraseña: Imagen # 1 Si usted ya posee el ícono de en el escritorio de Microsoft Windows, puede ingresar a la pantalla de inicio de sesión mostrada en la Imagen # 1. Si no posee este ícono puede solicitarlo al o utilizar algún navegador web como Google Chrome o Mozilla Firefox. Solicitud de Materiales Módulo desarrollado para realizar las solicitudes de materiales de todos los departamentos de la Universidad Marítima Internacional de Panamá. A continuación detallaremos como se utiliza esta opción: Para ingresar a esta opción en el Sistema de UMIP TRAMITA deberá utilizar el ícono de Solicitud de Materiales mostrado en la pantalla inicial del Sistema. Después de ingresar aparecerá una pantalla donde podrá visualizar las solicitudes realizadas en su departamento o dirección: 2

3 Sistema de Imagen # 2 En el reporte mostrado en la Imagen # 2, adicional a las solicitudes realizadas, aparecen otros íconos donde cada uno representa opciones específicas, las cuales se detallan a continuación: Imagen Nombre Descripción Agregar Solicitudes Al presionar click sobre dicha imagen aparecerá el formulario electrónico de Solicitud de Materiales (Imagen # 3), el cual le permitirá crear y aprobar las solicitudes de su departamento. Editar Este ícono es utilizado para actualizar las solicitudes registradas. Hoja de Ruta Status activo Status Inactivo Excel Opción empleada para visualizar el estatus de la Solicitud de Materiales seleccionada, por medio de una Hoja de Ruta Electrónica. Esta imagen demuestra si la solicitud ya está pre-aprobada o aprobada. Si usted tiene el permiso asignado para pre-aprobar una solicitud, le aparecerá dicho campo en el formulario y al aplicarle el valor de "si", se visualizará el ícono de Status activo en el reporte de las solicitudes. De igual forma se aplica la misma regla para el campo de Aprobada, donde el ícono le indicará cuales solicitudes han sido aprobadas por los usuarios con el permiso correspondiente, las cuales se encuentran en el recorrido de la Hoja de Ruta. Las solicitudes aprobadas no se pueden editar nuevamente. A diferencia del ícono anterior, esta imagen indica que el registro o solicitud se encuentra inactivo, por ejemplo si una solicitud aun no ha sido preaprobada o aprobada. Como lo indica su nombre, la función de esta opción es generar un archivo en Excel de la solicitud de materiales especificada, con el objetivo de imprimirla. Ese archivo puede ser manipulado para mejorar la impresión en caso tener más de una página. 3

4 Sistema de En la Imagen #3 podemos apreciar el Formulario Electrónico de Solicitud de Materiales, con sus respectivos campos: Imagen # 3 Por defecto aparecen 5 filas de las cuales utilizaremos las necesarias, si se necesitan otras, se utilizará el ícono de Agregar Fila. Para eliminar alguna fila se debe dar click en la opción de Eliminar. Por cada fila especificaremos el producto deseado, escribiendo su nombre o descripción en la lista seleccionable hasta localizarlo; si el producto no aparece en la lista deberá solicitar vía , al Departamento de Almacén o Tecnologías Informáticas, para que ingresen dicho producto en el listado. También se deben especificar la cantidad de unidades y el precio de cada producto; de forma automática el sistema hará los cálculos del costo total. En la parte inferior del formulario (Imagen # 4), aparecen el resto de los campos de la solicitud, incluyendo las opciones de Pre-aprobada y Aprobada, donde los usuarios que poseen dichos permisos, tendrán la autorización de especificar si la solicitud está lista para enviarse y recorrer los departamentos de la Hoja de Ruta. 4

5 Sistema de Imagen # 4 La opción Pre-aprobada simplemente indica que la solicitud ha sido aprobada por el jefe del departamento o el funcionario asignado; posteriormente el Director o el funcionario con el permiso de indicar la última aprobación, le aparecerá el campo denominado Aprobada en el formulario de solicitud, donde al especificar el valor de "si", la solicitud será enviada al primer departamento de la Hoja de Ruta (Almacén) para así iniciar el recorrido. Cuando se completan los campos del Formulario de Solicitud se presiona el botón de Aceptar y se espera a que se guarden los cambios. De igual forma, con el ícono de editar podrá volver a cargar el formulario con los datos ingresados y modificarlos, en caso de que la solicitud no haya sido aprobada. Las solicitudes que son para Orden de Suministro terminan en Almacén, pero las de Trámite de Requisición avanzan por los departamentos de la Hoja de Ruta. Como se indicó anteriormente, para revisar el estatus de la solicitud se utiliza el ícono Imagen # 2 y luego se mostrará la siguiente imagen: que aparece en la pantalla de la 5

6 Sistema de Imagen # 5 En esta Hoja de Ruta aparecen todos los departamentos involucrados en el trámite de la Solicitud de Materiales, donde podrá observar las observaciones de cada uno, incluyendo la fecha y firma en que la solicitud fue procesada en el departamento correspondiente. De esta forma podremos saber en que lugar de la Hoja de Ruta se encuentran nuestras solicitudes y darle un seguimiento adecuado. 6

7 Sistema de Módulo de Actualización de Solicitudes para los Departamentos de la Hoja de Ruta Los usuarios que laboran en los departamentos especificados en la Hoja de Ruta tendrán unas opciones adicionales para actualizar el Estatus de las Solicitudes de Materiales y así garantizar el recorrido de dichas solicitudes. Según el departamento aparecerán los íconos correspondientes de la imagen # 6: Imagen # 6 Si el usuario labora en Compras, sólo aparecerán los íconos de Compras, si trabaja en Almacén saldrá sólo el ícono de ese departamento y así sucesivamente. Al dar click sobre el ícono seleccionado, se mostrarán todas las solicitudes que han llegado a ese departamento, tal como se muestra en la Imagen # 7: 7

8 Sistema de Imagen # 7 Las solicitudes marcadas en "negrita", cuyo estatus dice Entrada, son aquellas que aún no se han procesado y las que aparecen como Salida son las que ya fueron actualizadas y avanzaron al siguiente departamento de la Hoja de Ruta. Para actualizar el estatus de la solicitud simplemente se selecciona el ícono de Editar y aparece el formulario de Solicitud de Materiales, tal como se muestra en la Imagen # 8: Los únicos pasos a realizar cuando ya la solicitud ha sido procesada en el departamento correspondiente, es actualizar es estatus a Salida y escribir las observaciones 8

9 Sistema de correspondientes, las cuales son obligatorias. El departamento de Almacén debe especificar el número de requisición y también tiene la opción para regresar la solicitud y que sea corregida en caso de ser necesario. Los demás departamentos visualizarán el número de requisición pero sólo tienen las opciones para indicar la Salida de la solicitud (tramitada) o Cancelarla (anularla), indicando de igual forma las observaciones correspondientes. Con estas opciones se permitirá actualizar el estatus de las solicitudes de materiales para que sean revisadas por los usuarios que realizaron dichas solicitudes por medio de la Hoja de Ruta Electrónica. 9